Сборник статей по бронированию (КУС)

Бронирование: способы и этапы (КУС)

Как бронировать в «Кинт: Управление санаторием»

Как бронировать в «Кинт: Управление санаторием»

Стандартный цикл бронирования

Основные этапы стандартного цикла бронирования в «Кинт: Управление санаторием»:

1. Создание заявки на бронь.
2. Заполнение заявки: контрагент, договор, параметры пребывания гостей и т.д.
3. Бронирование заявки.
4. Создание счета на оплату путевки и прием оплаты.
5. Создание путевок или карт гостей.

Дополнительно на этапе бронирования (после операции бронирования заявки) можно провести назначение медицинских услуг на контрагента или оформить продажу дополнительных немедицинских услуг.

Создание заявки на бронь (способы)

Бронирование выполняется через создание и проведение документа «Заявка».

Способ создания заявки зависит от выбранного варианта бронирования:

• Бронирование в номер – используется, когда требуется сразу закрепить за гостем конкретный номер проживания.
• Бронирование в категорию номеров – используется, если достаточно указать только тип размещения, а выбор конкретного номера можно провести ближе к заезду гостей.

В Шахматке гостиницы

Бронирование в номер

Бронирование в номер

Для бронирования в номер используется Шахматка гостиницы:

1. Откройте Шахматку гостиницы.
2. Выделите места в выбранном номере на необходимый период.
3. В контекстном меню выберите команду Создать заявку.

   

В Шахматке категорий интерфейса «Менеджер продаж»

Бронирование в категорию номера

Бронирование в категорию номера

Для бронирования в категорию номеров используется Шахматка категорий интерфейса «Менеджер продаж»:

1. Откройте интерфейс «Менеджер продаж» на закладке Шахматка категорий.
2. Задайте период заезда и при необходимости корпус санатория.
3. Выберите категорию номеров и выделите период бронирования.
4. В контекстном меню выберите команду Заявка на бронь.

   

5. Заполните параметры заявки.

   

Дополнительные способы

Создание «пустого» документа «Заявка» по кнопке Создать доступно в разделах программы:

• в журнале заявок;
• в интерфейсе «Администратор гостиницы» на закладке Прибывающие;
• в интерфейсе «Менеджер продаж» на закладке Заявки.

Все способы создания заявок перечислены в описании документа «Заявка».

Заполнение заявки

После создания заявки заполните её основные реквизиты и параметры:

• Добавьте контрагента — внесите юридическое лицо или физическое лицо, оплачивающее бронь.
• Договор с контрагентом обычно заполняется автоматически при заполнении контрагента. Если договор не заполнился автоматически при выборе контрагента, значит, у контрагента нет действующих договоров (договоры закрыты). В этом случае можно создать новый договор с контрагентом.
• Внесите данные гостей (ФИО, категория гостя), если они известны. Не обязательны к заполнению на этапе бронирования. Могут быть внесены ближе к заезду гостей.
• Подберите номера проживания, если требуется. На этапе бронирования достаточно указать категорию номеров. Номера можно подобрать ближе к заезду гостей.
• Внесите соплательщиков, номера БСО, статус заявки (не подтверждена, частично подтверждена, подтверждена) и комментарии к заявке, если необходимо.
• Скорректируйте, если требуется, параметры пребывания гостей и стоимость пребывания.

Отличия в заполнении заявок от юрлиц и физлиц

Особенности бронировании для юридических лиц:

• Гости часто неизвестны изначально, вносятся позже.
• Поле «Контрагент» в заявке заполняется выбором контрагента из справочника «Контрагенты» или созданием нового контрагента — юридического лица (через кнопку Создать).
• У контрагента-юридического лица может быть несколько договоров — в этом случае требуется выбрать нужный договор.

Особенности бронировании для физических лиц:

• Гости обычно известны, можно заполнить сразу.
• Один из гостей часто является плательщиком — можно установить его контрагентом заявки через кнопку Контрагент.

Подбор номера в заявке

Чтобы подобрать для гостей номера проживания указанной категории, можно использовать опцию подбора мест.

Она позволяет автоматически подобрать свободный номер указанной категории или открыть форму «Поиск мест» для выбора номера в ручном режиме.

При наличии меток характеристик номера (вид из номера, оборудование) можно выбрать нужные перед подбором — программа предложит для выбора только подходящие номера.

Бронирование заявки

После заполнения заявки нажмите кнопку Забронировать. После этого:

1. В шапке заявки активируются кнопки Создать путевки и Зарегистрировать — для создания путевок или карт гостя по заявке.
2. На закладке Услуги и оплата активируются кнопки:
   • для проведения взаиморасчетов: Счет на оплату, Счет на аванс, Прием аванса, Прием платежей.
   • для назначения медицинских услуг на контрагента: Назначить, Шахматка сеансов (подробнее — в статье «Назначение услуг контрагенту»).
   • для продажи дополнительных услуг — Оперативная реализация (подробнее — в статье Документ «Оперативная реализация»).
3. В Шахматке гостиницы забронированные места отобразятся цветом в состоянии «Бронь» (если для гостей указаны номера проживания).
4. Данные заезжающих гостей отобразятся в интерфейсе «Администратор гостиницы» на закладке Прибывающие.
5. Документ «Заявка» будет считаться проведенным.

Перечисленные выше функции доступны не только в заявке на бронь, но и в связанных интерфейсах.

Создание счета на оплату и прием оплаты

Создание счета

Создание счета на оплату путевки становится доступно после бронирования заявки.

1. В документе «Заявка» на закладке Услуги и оплата нажмите кнопку Счет на оплату.

   

2. Проведите сформированный документ «Счет на оплату».

   

Печать и отправка счета

В документе «Счет на оплату» нажмите кнопку Печать и в открывшемся списке доступных печатных форм выберите «Счет на оплату».

В печатной форме используйте:

• Кнопки Печать или Печать сразу для печати документа.
• Кнопку Получить ссылку для формирования ссылки на печатную форму счета, которую можно отправить клиенту любым удобным способом.
• Кнопку Отправить для открытия формы «Рассылка» сообщений, через которую файл документа можно отправить на электронную почту или в телеграм клиента (если настроена интеграция с телеграм-ботом).

Например, для отправки счета на электронную почту в форме рассылки выберите вид сообщения «Электронное письмо», заполните адрес электронной почты и нажмите кнопку Отправить.

Прием оплаты по счету

1. Для приема оплаты создайте документ «Прием платежей»:
   • В документе «Счет на оплату» по кнопке Создать на основании — Прием платежа.
   • В заявке на бронь на закладке Услуги и оплата по кнопке Прием платежей.

   

2. В документе «Прием платежей» нажмите Печать чека, чтобы сформировать и пробить кассовый чек.

Создание путевок или карт гостей

После проведения бронирования на форме заявки активируются кнопки:

• Создать путевки (в шапке документа) — создать документы «Путевка» на каждого гостя заявки.
• Зарегистрировать (в шапке документа) — создать карты гостя для каждого гостя заявки.
• Создать путевку (над таблицей) — создать документы «Путевка» на гостей в выделенных строках.
• Зарегистрировать (над таблицей) — создать карты гостя для гостей в выделенных строках.

Гости, для которых оформлены путевки или карты гостя, выделяются в заявке цветом.

Сценарии бронирования

Группы гостей в заявке

В заявке можно создавать группы гостей, добавляя подчиненные строки к основному гостю: для этого установите курсор на строку и кнопкой добавьте необходимое количество подчиненных строк.

Возможности для группы гостей:

• Создание одного общего документа «Путевка» с одним номером БСО на основную и подчиненные строки (при нажатии на кнопку Заполнить номера БСО номера путевок присваиваются только основным строкам). Опция включается в разделе «Параметры пребывания» на закладке Гостиница интерфейса «Администратор системы». При выключенной опции на связанные строки будут создаваться отдельные путевки со своими номерами БСО.
• Снятие брони только по основной строке автоматически снимает бронь по всем подчиненным строкам.
• Бронирование в один номер — автоматический подбор одного номера для основной и подчиненных строк. Опция включается в разделе «Параметры пребывания» на закладке Гостиница интерфейса «Администратор системы». При выключенной опции гостям могут быть подобраны разные номера проживания.

Бронь с переселением

Бронирование с переселением

Бронирование с переселением

В программе предусмотрена возможность еще на этапе бронирования запланировать переселение гостя в другой гостиничный номер с определенной даты.

Для этого в документе «Заявка» выполните следующие шаги:

1. Выберите нужную строку. В ней обязательно должен быть заполнен номер проживания.
2. Проверьте, чтобы в качестве даты выезда была установлена дата, с которой планируется переселение гостя. При необходимости скорректируйте дату и время выезда.
3. Нажмите кнопку Добавить переселение — добавится подчиненная строка по гостю для внесения номера проживания.
4. Если необходимо, в созданной подчиненной строке для переселения замените категорию гостиничного номера.
5. Подберите гостиничный номер для переселения.
6. Если требуется, в подчиненной строке для переселения измените вариант лечения и вариант питания.

Дата и время выезда по основной строке и дата и время заезда по подчиненной строке с переселением всегда будут совпадать.

По гостю, для которого в заявке запланировано переселение, становится недоступным создание путевки. Доступна только операция регистрации.

В карте гостя после регистрации отображаются как минимум две операции: «Регистрация» и «Переселение». Если при планировании переселения изменялись вариант лечения и вариант питания, соответствующие операции также будут отображены.

При необходимости операцию переселения в карте гостя можно отменить или изменить.

Для внесения изменений нажмите кнопку Открыть — откроется заявка гостя на переселение. Отмените ее проведение и внесите необходимые корректировки.

См. также

• Документ "Заявка" (КУС)
• Документ "Путевка" (КУС)

Документ "Заявка" (КУС)

В системе ведётся учёт заявок на пребывание в санатории от физических и юридических лиц.

В документе «Заявка» фиксируется информация от потенциального клиента о желании приобретения путёвки с указанием необходимых требований. Все заявки, принятые от клиентов, регистрируются в системе. Затем по заявкам создаются путевки клиентам и бронируются номера гостиницы, или сразу регистрируются карты гостя.

В заявке может находится информация об одном или нескольких потенциальных гостях. В заявке отображается не количество занятых номеров, а количество мест. В одной строке в заявке содержится информация об одном госте на одном месте в номере, а не об одном госте в определенном номере. В ячейке «Номер гостиницы» указывается гостиничный номер, в который заселяется гость, в ячейке «Вариант проживания» отображается вид места — «Основное», «Дополнительное», «Без проживания» и др., в ячейке «Гость» — гость, заселенный на это место.

Юридические лица (разные компании, организации) часто группами отправляют на лечение в санаторий своих сотрудников. Для таких компаний составляется заявка на большое количество человек. Например, в начале года компания может оставить в санатории заявку о том, что она хочет направить к ним на отдых и лечение в течение года 40 человек: 10 в мае, 10 в августе, 15 в сентябре и 5 в октябре.

С помощью заявки осуществляется предварительное бронирование гостиничных номеров.

Статусы заявки:

• «Черновик» — новая заявка от создания до ее регистрации.
• «На исполнении» — заявка от регистрации до бронирования гостиничных номеров для людей из нее и создания им путевки(-ок).
• «Исполнена (закрыта)» — отработанная заявка, по которой созданы путевки и забронированы номера гостям, либо оформлен отказ. Такие заявки скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав на верхней панели инструментов журнала кнопку Все.

Способы создания заявок

• Загрузка заявок из файла Excel
• Создание заявок онлайн:
  • Получение онлайн-заявок из Google Таблицы (КУС)
  • Создание заявки с помощью сервиса онлайн-бронирования TravelLine.
• Создание заявки в программе «Кинт: Управление санаторием»:
  • В Шахматке гостиницы выделите мышью предполагаемый период проживания гостя в желаемом им номере и в контекстном меню выберите пункт Заявка.
  • В Интерфейсе «Менеджер продаж» на закладке Заявки нажмите кнопку Создать.
  • В журнале заявок нажмите кнопку Создать.

Заполнение заявки

1. Заполните поля «Контрагент», «Договор» и закладку Гости.
2. Если для номеров настроены метки, то их можно отмечать при подборе номера для гостя: нажмите на нужные метки, а затем нажмите кнопку Поиск мест — Заполнить номер в строке. Программа автоматически заполняет строки свободными номерами гостиницы с учетом количества дней от последнего выезда, а также с учетом установленных меток.
3. Чтобы вручную выбрать подходящий под заданные метки номер, выберите команду Поиск мест — Открыть форму поиска мест. В открывшемся окне появится список доступных номеров с учетом выбранных меток. Выделите номер и нажмите Выбрать.
4. Если включен учет бланков строгой отчетности, то в поле «Серия БСО» выберите серию путевок, в поле «С номера» выберите с какого номера начать нумерацию путевок гостей в заявке и нажмите кнопку Заполнить номера БСО.
5. Нажмите кнопку Забронировать.

Если в интерфейсе «Администратор системы» учет номенклатуры пребывания рассчитывается по койко-дням, то при регистрации документа «Заявка» сумма документа распределяется на каждый день проживания. Посмотреть суммы с разворотом по дням можно в отчете «Номенклатура оказанных услуг».

Группы гостей в заявках

Группы гостей в заявках

Метки номера и автоматическое заполнение строк в путевке

Метки номера и автоматическое заполнение строк в путевке

Снятие заявки

Снятие заявки на бронирование

Журнал заявок

Заявки хранятся в журнале заявок, который находится в основном разделе БРОНИРОВАНИЕ, или его можно найти поиском по интерфейсу.

Чтобы открыть заявку, дважды щелкните по ней в журнале мышью или установите на нее курсор и нажмите клавишу Enter.

Отработанные заявки со статусом «Исполнена (закрыта)», по которым созданы путевки или карты гостя, скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав на верхней панели инструментов журнала кнопку Все.

Форма заявки

Документ «Заявка на бронь» выглядит следующим образом:

Заполненность параметров зависит от способа создания документа.

Реквизиты документа

Раздел «Реквизиты документа» по умолчанию свернут, раскрывается и сворачивается щелчком мыши по его заголовку.

Номер и дата документа

Заполняются программой автоматически.

Номер и дата входящего документа

Заполняются, если заявка была создана онлайн: через Google Таблицы или онлайн-бронирование. Если эти реквизиты заполнены, именно они становятся номером и датой документа «Заявка» и отображаются в названии документа. Если нет — номер и дата заявки автоматически присваиваются программой. По этим реквизитам можно будет отличать онлайн-заявки от заявок, созданных в КУС. Номер и дату входящего документа можно менять у проведенной и забронированной заявки. (см. рис. выше)

Вид заявки — способ, которым была создана заявка:

• Google — заявка поступила в программу из Google Таблицы.
• TravelLine — заявка поступила в программу из сервиса онлайн-бронирования TravelLine.
• Онлайн-бронирование Кинт — заявка была создана с помощью виджета онлайн-бронирования компании «Кинт».
• Файл — заявка была загружена в программу из файла Excel.

Квота

Квота, по которой создана заявка.

Агент

Компания-агент, продающая путевки. Для агента рассчитывается вознаграждение.

Договор агента

Номер и дата договора с компанией-агентом.

Канал продаж

Канал продаж — источник продажи броней.

Реквизиты заявки

Соплательщики

Статус

Выбор текущего статуса заявки на бронь — «Не подтверждена», «Частично подтверждена» или «Подтверждена».

Направление в

Организация, куда оформляется заявка на бронь.

Прайс

Выбор прайса

Серия БСО

Выберите серию БСО — бланков строгой отчетности. Для выбора отображаются серии документов, у которых включено свойство «Учет номеров в рамках серии».

С номера

Выберите с какого номера бланка присваивать номера путевок гостям в заявке.

Номер и серия бланка переходят в путевку при подтверждении заявки (нажатии на кнопку Путевка у выбранного в списке гостя на закладке Гости).

Заполнить номера БСО

В столбце «Номер БСО» заполните номера путевок гостей, начиная с номера, указанного в поле «С номера».

Контрагент

Контрагент гостя — физическое или юридическое лицо, оплачивающее путевку. Контрагентом гостя может быть не сам гость.

Договор

Договор с контрагентом, по которому будет вестись оплата путевки. В поле для выбора отображаются договоры контрагента с организацией, в которую оформляется заявка (из поля «Организация»). Если с организацией существует несколько договоров, автоматически подставится основной договор, но с помощью кнопки можно выбрать любой.

Комментарий заявки

Поле для внесения дополнительной информации

Кнопки

— создать основной договор с контрагентом.

Забронировать

Зарегистрировать заявку в системе. При регистрации заявки выполняется проверка на повторную регистрацию гостя: если на человека, выбранного в таблице в поле «Гость» уже зарегистрирована и действует карта гостя (гость еще не выселен), программа выдаст предупреждение «Гость Фамилия Имя Отчество уже зарегистрирован. Продолжить?».

Создать путевки

Забронировать номер и создать путевку на каждого человека в заявке. Путевки отображаются в заявке на закладке Документы. Для информирования клиента о получении путёвки из документа «Путевка» можно создать уведомление и отправить его клиенту по электронной почте.

Зарегистрировать

Создать карты гостя по выделенным или по всем строкам заявки. Регистрация гостей в этом случае происходит напрямую из заявки на бронь. Этап с созданием документов «Путевка» минуется.

Выполняется проверка на повторную регистрацию гостя: если на человека, выбранного в таблице в поле «Гость», уже зарегистрирована и действует карта гостя (гость еще не выселен), программа выдаст предупреждение «Гость Фамилия Имя Отчество уже зарегистрирован. Продолжить?».

Подбор мест

Подобрать номера проживания. По кнопке доступен список команд:

• Заполнить номера в строке. Строки автоматически заполняются свободными номерами гостиницы с учетом количества дней от последнего выезда.
• Открыть форму поиска мест. Откроется форма «Поиск мест», отберите в корзину на этой форме номера для гостей и в корзине нажмите кнопку Выбрать — выбранные номера перенесутся в заявку и присвоятся гостям по порядку: первый номер из корзины установится для первого гостя в списке в заявке, второй номер из корзины — второму гостю и т.д.

Стоимость

Пересчитать стоимость во всех строках заявки. Изменится столбец «Номенклатура, Стоимость».

Снять брони

Отмена всей заявки. Это делается, если в санатории нет мест или если клиент сам позвонил и по какой-то причине отказался ехать в санаторий. Нажмите кнопку и в появившемся окне укажите причину отказа (причины выбираются из справочника «Причины»). Операция отказа от заявки отображается на форме заявки на закладке Операции. У заявки с отказом устанавливается статус «Исполнена (закрыта)». Заявки с отказами по умолчанию скрыты из списка в Журнале заявок. Их можно увидеть, нажав кнопку Все — они отображаются в журнале серым шрифтом. Заявки с отказами доступны для просмотра, но работать с ними больше нельзя.

Создать заявку по снятой брони

Создать заявку, в которую попадут гости ранее отказавшиеся от этой заявки — по которым была оформлен отказ с помощью кнопки Снять бронь в таблице гостей. Кнопка активна, если по заявке созданы отказы, и неактивная (серая, закрытая), если по данной заявке не было создано ни одного отказа.

Еще

Открыть полный список доступных команд.

Связанные документы

Список документов, связанных с заявкой.

Приложения

Список всевозможных файлов разных форматов, приложенных к заявке. С помощью кнопки Добавить можно добавить файл на закладку. С помощью панели инструментов на закладке можно работать с файлами.

Дополнительные свойства

Этот раздел находится внизу формы путевки и открывается и скрывается щелчком мыши по его названию.

В разделе находится список дополнительных свойств к путевке, значения которых можно выбирать. Таким образом можно указать некоторые дополнительные параметры к путевке, отражающие требования гостя. Дополнительные свойства создаются программистами или администратором системы (см. добавление доп. свойств к документу), а на этой закладке только отображаются и доступны для использования. Пример дополнительного свойства: «Вид из окна», его значения — на лес, на озеро, во внутренний двор, на фонтан, на бассейн. С помощью этого дополнительного свойства можно указать какой вид из окна своего номера хочет гость и подобрать ему именно такой номер.

Закладка Гости

Список отдыхающих по заявке.

Кнопки:

— добавить гостя.

— добавить подчиненную строку.

— добавить переселение.

— добавить гостя копированием выбранного (того, на котором стоит курсор).

— удалить гостя.

— подобрать гостиничный номер для гостя: заполнить номер в строке автоматически или открыть форму «Поиск мест» для выбора номера вручную.

— установить одно значение в колонке для всех гостей.

— добавить метки гостю для обозначения дополнительных характеристик, которые необходимо учесть при обслуживании, например, . Установленные метки будут отображаться во всех основных документах гостя: карточке физического лица, карте гостя и карте пациента.

Контрагент — установить контрагентом заявки гостя (физическое лицо) из текущей строки.

Создать путевку — забронировать номер и создать путевку на выбранного гостя.

Зарегистрировать — зарегистрировать гостя в выбранной строке, создать карту гостя.

Расшифровка стоимости заявки — откроется документ «Расшифровка цены» для выбранного гостя — в нем будет расписано, из чего она состоит, складывается.

Снять бронь — оформить отказ от заявки выбранного гостя. Выберите курсором гостя, который хочет отказаться от заявки, и нажмите эту кнопку. Откроется окно, в котором будет указан гость и в поле «Причина» укажите причину отказа от заявки (причины выбираются из справочника «Причины»). Гость, отказавшийся от заявки, отображается в заявке серым цветом. Операция отказа отображается на закладке Операции.

Показать в шахматке — открывает шахматку гостиницы с выделенным периодом заселения выбранного гостя.

Все параметры — отобразить в таблице гостей скрытые столбцы (их названия отображаются курсивом): «Время заезда, Время выезда», Вариант питания», «Стоимость проживания», «Стоимость лечения», «Стоимость питания», «График пребывания, Расчетных дней», «Лечащий врач». Повторное нажатие на эту кнопку скроет эти столбцы.

Выпадающий список выбора вариантов лечения и питания формируется с учетом настроек популярных значений.

Таблица со списком гостей

В табличной части заполняются параметры пребывания гостя (категория номера, номер гостиницы, период проживания, вариант проживания и другие), параметры путевки, а также характеристики гостя:

«Гость»

ФИО гостя. На этапе бронирования допускается не указывать, так как часто неизвестно, кто именно приедет по заявке. ФИО можно будет ввести либо в путевке, оформляемой по заявке, либо в карте гостя. Гости выбираются из справочника «Физические лица». Если вводимого человека нет среди физ.лиц, нужно сначала создать такое физ.лицо (создать его карточку) с помощью предлагаемой ссылки Создать, и затем выбрать его в этом поле. При выборе гостя рядом с именем отображается дата его рождения, если она введена в карточке физ.лица. Это позволяет отличать гостей с одинаковыми именами.

Если в качестве гостя выбирается физ.лицо, по которому уже создана бронь или есть действующее заселение, программа выдаст соответствующее сообщение.

«Основная метка гостя»

Отображение/установка основной метки гостя (до релиза 25.10 — приоритета гостя).

«Категория гостя»

Отображение/установка категории гостя. Выбирается из справочника «Категории физлиц». Указание категории может влиять на стоимость путевки и наличие льготы по туристическому налогу.

«Возрастная группа»

Отображение/установка возрастной группы гостя. Допустимо указание возрастной группы без указания гостя: это позволяет рассчитывать цены путевок для гостей по возрасту.

«График пребывания»

Скрытый столбец. Отображается при нажатии на кнопку Все параметры. При варианте проживания «Без проживания» у гостя в этом столбце можно выбрать график пребывания гостя в санатории (выбор происходит из справочника «Графики»). Это влияет на количество дней пребывания гостя: из периода пребывания вычитаются неактуальные дни выбранного графика. Дата закрытия периода контролируется по дате заезда.

«Номенклатура»

Номенклатура пребывания.

«Номер БСО»

Номер бланка строгой отчетности — номер путевки. Столбец появляется при введении серии бланков в поле «Серия БСО».

Номера БСО для гостей заявки можно проставить автоматически, нажав кнопку Заполнить номера БСО, а можно выбрать вручную. Номер можно выбрать вручную даже после автоматического проставления номеров.

Если для контрагента заявки были выпущены определенные номера бланков, на выбор здесь отобразятся они и номера бланков для всех контрагентов.

Если для контрагента заявки не были выпущены определенные номера бланков, здесь отобразятся номера бланков, которые доступны всем контрагентам.

«Лечащий врач»

Скрытый столбец. Отображается при нажатии на кнопку Все параметры. Позволяет назначать лечащего врача на этапе бронирования. Внесенное значение будет установлено с даты заезда гостя. Если гость заезжает повторно, лечащий врач автоматически установится в заявку на бронь по данным предыдущего заезда при нажатии кнопки Забронировать или кнопки Записать.

Группы гостей, подчиненные строки

В заявке можно создавать группы гостей, добавляя подчиненные строки к основному гостю: для этого установите курсор на гостя, к которому нужно создать подчиненные строки, и нажмите кнопку .

• На связанные строки создается один общий документ «Путевка» (с одним номером БСО на основную и подчиненные строки) или «Отказ по заявке». При необходимости эту функцию можно отключить в разделе Параметры пребывания интерфейса «Администратор системы», тогда на связанные строки будут создаваться отдельные путевки со своими номерами БСО.
• При нажатии на кнопку Заполнить номера БСО номера путевок присваиваются только основным строкам.

Бронирование номеров для гостей

При создании заявки через интерфейс «Менеджер продаж» бронирование осуществляется в категорию номеров. Гостиничные номера в такой заявке не устанавливаются, их необходимо подобрать.
В интерфейсе «Администратор системы» в настройках раздела Параметры пребывания доступна опция бронирования в один номер. Включение опции позволяет программе подбирать для группы гостей в заявке один гостиничный номер. Если по гостю созданы подчиненные строки, то при включенной опции категория номера и сам гостиничного номер устанавливаются только основному гостю.

Бронирование с переселением

В заявке можно запланировать переселение гостя в другой гостиничный номер с определенной даты: для этого установите курсор на гостя, которому нужно оформить переселение, и нажмите кнопку .

Подробнее про оформление переселения в заявке — в разделе Бронь с переселением.

Автоматическое заполнение таблицы гостей

С помощью команды Заполнить можно автоматически заполнить таблицу гостей необходимым количеством строк с одинаковыми параметрами. Команда доступна в меню по кнопке Еще.

В появившемся окне введите количество гостей и необходимые параметры их пребывания.

Жирным шрифтом отображаются параметры, обязательные для заполнения.

«Подчиненных строк» — количество подчиненных строк, которые будут созданы на каждую основную.

«Стоимость (ручная)» — в поле можно ввести стоимость путевки — она установится для всех гостей в заявке и будет считаться суммой путевки, введенной вручную.

Нажмите кнопку Выполнить и в таблице гостей появится количество строк, равное указанному количеству гостей, и каждая строка будет заполнена указанными параметрами.

Массовое изменение одного параметра пребывания для нескольких гостей

Иногда требуется изменить один параметр пребывания для множества гостей (установить одно значение в колонке для нескольких гостей), например, изменить у нескольких гостей вариант проживания, или очистить ячейки в одной колонке у нескольких гостей. Для этого:

1. Установите курсор на одну из ячеек, значение в которой надо изменить.
2. Выделите мышью в списке нужных гостей (с помощью клавиш Shift или Ctrl).
3. Нажмите кнопку . Доступна в списке команд по кнопке Еще.
4. В открывшемся окне:
   • выберите нужное значение,
   • укажите — установить выбранное значение или очистить значения в выделенной колонке у выбранных гостей,
   • укажите, для каких ячеек выполнить действие — для заполненных или незаполненных или и у тех и других (можно установить обе галочки, тогда указанное значение установится во всех выбранных ячейках в колонке),
5. Нажмите кнопку Установить.

Таким образом можно быстро и удобно изменять значение ячеек у большого количества гостей.

Сумма документа

Детализация стоимости (КУС)

Отображение строк, по которым сформированы путевка или карта гостя

Строки заявки, по которым сформированы путевка или карта гостя, выделяются синим цветом, что позволяет визуально отличать строки с зарегистрированными гостями от строк со снятой бронью и тех, по которым регистрация еще не проведена.

Закладка Услуги и оплата

Отображает список услуг на этапе бронирования и статус взаиморасчетов: выставленные счета на оплату, документы приема и возврата платежей.

Оперативная реализация

Добавить в список услуг гостя услуги санатория. Создается документ «Оперативная реализация».

Снятие оперативной реализации

Отменить все или несколько единиц услуги, назначенных документом «Оперативная реализация». Выберите в списке услугу и нажмите эту кнопку. Создастся документ «Снятие оперативной реализации», с помощью которого можно отменить услугу: установите в нем количество единиц услуги, которые нужно отменить, и проведите документ.

Реализация по путевкам

Создать документ «Реализация товаров и услуг» по путевкам заявки.

Раздел Счета на оплату

Позволяет создавать счета и принимать платежи. Отображает текущий статус взаиморасчетов.

Счет на оплату

Создать счет на оплату по документу (заявке). При наличии соплательщиков создадутся счета для контрагента и для каждого из соплательщиков.

Счет на аванс

Создать счет на внесение аванса по заявке.

Сторно-счет

Создать сторно-счет на возврат платежа клиенту (например, за отмененные платные услуги).

Прием платежей

Создать документ приема оплаты услуг.

Прием аванса

Создать документ приема аванса.

Корректировка аванса

Создать документ корректировки аванса, позволяющий перенести принятый от контрагента аванс на другой договор или на другого контрагента.

Корректировка аванса

Корректировка аванса

Раздел Назначения услуг

Предоставляет возможность подбирать и назначать услуги на этапе бронирования.

Назначить

Создает документ «Назначение услуг», закрепленный за контрагентом (в документе не указывается пациент).

Шахматка сеансов

Открывает шахматку сеансов, в которой можно выбрать необходимую услугу, подобрать и назначить сеансы, автоматически сформировав документ «Назначение услуг».

Отмена

Создает документ «Отмена назначений услуг», если требуется отменить проведенный ранее документ «Назначение услуг».

Сформированный в заявке документ «Назначение услуг» после регистрации гостя должен быть привязан к карте гостя ( в карте гостя для этого предусмотрена опция «Привязать назначение услуг контрагента»).

Формирование счета по невыставленным услугам

Если требуется создать счет на оплату по всем услугам, по которым еще не выставлены счета, сформируйте счет непосредственно из таблицы.

Закладка Операции

Типовые операции, совершенные по данной заявке.

Движения

Список движений выбранной операции в разных бухгалтерских регистрах.

Отменить

Отменить операцию. Отменить можно только последнюю операцию.

Закладка Документы

Списки путевок, уведомлений и справок по заявке.

Закладка Дополнительно

Содержит дополнительные параметры для заполнения, а также раздел «Приложения» для прикрепления файлов к заявке.

См. также

• Восстановление брони (КУС)
• Документ "Регистратор операций" (КУС)
• Бронирование (КУС)

Документ "Путевка" (КУС)

После создания заявки бронь необходимо подтвердить, чтобы убедиться в действительности заезда гостя и закреплении номера его проживания. Путевка в печатном виде выдается человеку при его прибытии в санаторий.

Путевки хранятся в журнале «Бронирования», который находится в разделе БРОНИРОВАНИЕ и открывается ссылкой Путевки.

Ценообразование путевки

Ценообразование путевки

Порядок работы и действия с путевкой

1. Создайте путевку любым способом:
   • из заявки на бронь.
   • из Шахматки гостиницы;
   • из интерфейса «Администратор гостиницы»;
   • из журнала «Бронирования».
2. Заполните в ней необходимые поля и реквизиты.
3. Забронируйте места в гостинице санатория для гостей из путевки. Для этого нажмите кнопку Забронировать.

   Она активна, если путевка создается не после регистрации заявки, а из журнала путевок или из шахматки гостиницы.

4. Для бронирования мест из путевки в ней уже должны быть проставлены гостиничные номера у всех гостей. Это можно сделать двумя способами:
   1. Номер можно выбрать вручную из появляющегося списка номеров в ячейке «Номер гостиницы» для каждого гостя.
   2. Подобрать номера воспользовавшись кнопкой Поиск мест. Раскроется список команд:
      • Заполнить номера в строке. Строки автоматически заполняются свободными номерами гостиницы с учетом количества дней от последнего выезда.
      • Открыть форму поиска мест. Откроется форма «Поиск мест», на которой удобно выбрать номера для гостей.

   Нельзя забронировать путевку без номера.

5. Когда гости (гость) приедут, нажмите кнопку Зарегистрировать, чтобы зарегистрировать путевку. При регистрации путевки для каждого из указанных в ней гостей создается карта гостя.
6. Распечатайте путевку гостю. Путевка печатается на бланке строгой отчетности государственного образца. Чтобы распечатать путевку, на ее форме нажмите кнопку Печать и выберите бланк «Санаторно-курортная путевка».
7. Настройте рассылку уведомлений гостям о снятии брони в интерфейсе «Администратор системы» — закладка Параметры учета — Гостиница — Уведомления.

Форма путевки

Документ «Путевка» выглядит следующим образом:

Реквизиты документа

Раздел «Реквизиты документа» по умолчанию свернут, раскрывается и сворачивается щелчком мыши по его заголовку.

Серия — серия путевки.

• По умолчанию подставляется серия, указанная в поле «Основная серия» в карточке вида документа «Путевка» в справочнике «Виды документов». Ее можно исправить на необходимую.
• Если включен контур Учет бланков строгой отчетности, настроены серии документов (включено свойство «Учет бланков строгой отчетности») и Регистратор бланков, в этом поле можно выбрать серию путевок. В поле отображаются серии документов, у которых включено свойство «Учет номеров в рамках серии».

Номер — номер путевки вычисляется автоматически нумератором 1С в пределах выбранной серии с учётом префикса периода (если он настроен).

Квота — квота, к которой относится бронирование.

Агент — компания-агент, продающая путевки. Для агента рассчитывается вознаграждение.

Договор агента — номер и дата договора с компанией-агентом.

Канал продаж — источник продажи броней.

Реквизиты путевки

Контрагент — контрагент гостя — физическое или юридическое лицо, которое оплачивает путевку. Контрагентом гостя может быть не сам гость. По умолчанию вставляется в «Счёт на оплату», созданный по данной путевке.

Договор контрагента — договор, по которому будет вестись оплата путевки. В поле для выбора отображаются договоры контрагента с организацией, в которую оформляется путевка (из поля «Организация проживания»).

Если с организацией существует несколько договоров, автоматически подставится основной договор, но с помощью кнопки можно выбрать любой.

Если организация договора не совпадает с организацией путевки, при бронировании путевки появится сообщение «Организация договора не соответствует организации документа».

Телефон контрагента — телефон контрагента из его карточки.

Дней, Ночей — количество дней и ночей пребывания гостей в санатории. Вычисляется автоматически в зависимости от периода проживания.

Заезд, Выезд — время заезда и выезда гостей из санатория.

• Заезд во второй половине дня уменьшает количество дней пребывания на 1.
• Выезд во второй половине дня увеличивает количество дней пребывания на 1.

Период проживания — даты начала и конца периода проживания гостей в санатории. Вычисляется автоматически в зависимости от количества дней и ночей — изменится дата конца периода. Дата закрытия периода контролируется по дате заезда.

Категория путевки — реквизит для классификации путевок. Данные в поле выбираются из справочника «Категории путевок» Используется в ценообразовании, номенклатуре путевки, отчетах и печатных формах.

На категорию путевки документом «Установка цен» можно установить определенную цену, тогда от категории путевки будет зависеть цена путевки.

Направление в — организация, куда оформляется путевка.

Прайс — элемент справочника «Прайсы». Определяет прайс, по которому будет высчитываться стоимость путевки, а также надбавки и скидки.

Основание — заявка на бронь, на основании которой создана путевка.

Кнопки

Забронировать — забронировать гостиничные номера для гостей из путевки — при этом для них создается реальная, а не предварительная бронь. Для бронирования мест из путевки в ней уже должны быть проставлены гостиничные номера у всех гостей.

Зарегистрировать — зарегистрировать путевку. При регистрации путевки для каждого из указанных в ней гостей создается карта гостя.

Выполняется проверка на повторную регистрацию гостя: если на человека, выбранного в таблице в поле «Гость», уже зарегистрирована и действует карта гостя (гость еще не выселен), программа выдаст предупреждение «Гость Фамилия Имя Отчество уже зарегистрирован. Продолжить?».

Подбор мест — подбор гостиничных номеров для гостей из путевки. Откроется форма «Поиск мест», на которой можно подобрать подходящие номера.

Печать — печать путевки. Путевка печатается гостю на бланке строгой отчетности государственного образца. В программе у путевки может быть несколько форм для печати. Выберите форму «Санаторно-курортная путевка».

Связанные документы — список документов, связанных с путевкой.

Обмен — применяется, когда прием оплаты выполняется не в программе «Кинт: Управление санаторием», а в другой программе. При нажатии на нее счета на оплату путевки, которые еще не были отправлены, отправятся в программу, в которой принимаются платежи. Настройки обмена данными выполняются в справочнике «Настройки обменов».

Создать на основании — создать по путевке следующие документы:

• Уведомление — контрагенту гостя создается уведомление о согласии/отказе приехать в санаторий. Уведомления хранятся в журнале уведомлений.
• Справка в ИФНС — контрагенту гостя создается справка об оплате медицинских услуг для представления в налоговые органы.
• Напоминание — создается уведомление пользователям программы.

Снять бронь — отменить бронь всей путевки. Откроется окно, где можно указать причину снятия брони, а также действия с БСО:

• Вернуть в оборот.
• Зарезервировать за контрагентом.
• Списать.

При снятии брони можно управлять необходимостью отправки уведомлений. В зависимости от настройки, в открывшемся окне появятся строки:

• Отправить уведомление на телефон.
• Отправить уведомление на электронную почту.

Чтобы отправить уведомление, отметьте в строке вариант Да.

Если по путевке уже были выполнены некоторые операции, например, выставлен счет на оплату и выполнен платеж, то после нажатия на кнопку Выполнить появится сообщение с выбором действий с подчиненными документами:

• Пометить на удаление — помечает все подчиненные документы на удаление
• Открыть список — открывает список подчиненных документов, где пользователь может самостоятельно выбрать, что сделать с подчиненными документами.

Соплательщики

Соплательщики — это контрагенты, которые оплачивают путевку гостя либо частично, либо полностью. В этом разделе находится список соплательщиков. При бронировании сумма путевки делится на основного плательщика и плательщиков, перечисленных в этой табличной части, в соответствии с указанными суммами по каждому плательщику.

Во всплывающем окне можно просмотреть соплательщиков (из справочника «Контрагенты»).

• В столбец «Сумма оплаты» автоматически подставляется сумма из карточки договора контрагента, если она в нем указана. При необходимости ее можно изменить.
• В столбец «% оплаты» автоматически подставляется процент из карточки договора контрагента, если он там указана. При необходимости его можно изменить.
• Внизу окна жирным шрифтом отображается основной плательщик (текущий контрагент) и сумма, которую он должен заплатить за путевку. Она уменьшается в зависимости от появляющихся сумм соплательщиков.
• Суммы соплательщиков и текущего контрагента вместе составляют стоимость путевки.
• При наличии соплательщиков при создании счетов на оплату путевки создадутся счета для контрагента и для каждого из соплательщиков.

При создании путевок по заявке суммы соплательщиков переносятся в путевку пропорционально суммам гостей.

• Например, в заявке указано 3 гостя и сумма путевки для каждого из них 25 000 р., и соплательщик, у которого указана сумма 30 000 р. По этой заявке создастся путевка для каждого гостя, у гостя будет стоять сумма 25 000 р., и в каждой путевке будет соплательщик, у которого будет указана сумма 10 000 р.
• Другой пример: в заявке 3 гостя, для первого сумма путевки 30 000 р., для второго 20 000 р., для третьего 10 000 р., соплательщик может оплатить 30 000 р. По заявке создастся путевка для каждого из гостей, суммы путевок у гостей те же, у первого гостя у соплательщика будет указана сумма 15 000 р., у второго 10 000 р., у третьего 5 000 р.

Закладка Гости

Здесь находится таблица с информацией о параметрах пребывании гостя по путевке.

Синим шрифтом отображается зарегистрированный гость — гость, для которого создана и зарегистрирована карта гостя.

Столбцы в таблице:

«Проживание» — вариант проживания гостя. Устанавливается в зависимости от параметров путевки.

«Лечение» — вариант лечения гостя. Устанавливается в зависимости от параметров путевки. Список выбора вариантов лечения в данном столбце формируется с учетом настроек популярных значений.

«Питание» — вариант лечения гостя. Устанавливается в зависимости от параметров путевки. Список выбора вариантов питания в данном столбце формируется с учетом настроек популярных значений

«Стоимость» — стоимость путевки вычисляется или вводится вручную в этом столбце. С помощью кнопки Стоимость можно пересчитать цену путевки выбранного курсором гостя в зависимости от параметров путевки.

— этот значок появляется около цены путевки в таблице в столбце «Стоимость», если цена путевки введена вручную.

• Если цена введена вручную, она не пересчитывается даже при изменении параметров путевки.
• Если цена была рассчитана по ценообразованию, но для новых параметров ценообразование не настроено — стоимость путевки обнулится.
• Если стоимость путевки равна нулю, то при изменении параметров стоимость будет пересчитана по ценообразованию.

«Категория номера/Номер гостиницы» — место проживания гостя.

«Гость» — ФИО гостя. Можно не указывать, потому что часто бывает неизвестно, кто приедет по путевке. ФИО нужно обязательно вводить в карте гостя, оформляемой по этой путевке.

Гости выбираются из справочника «Физические лица». Если вводимого человека нет среди физ.лиц, нужно сначала создать такое физ.лицо (создать его карточку) с помощью предлагаемой ссылки Создать, и затем выбрать его. При выборе гостя рядом с именем отображается дата его рождения, если она введена в карточке физ.лица. Это позволяет отличать гостей с одинаковыми именами.

Нельзя указывать одинаковых гостей в нескольких строчках.

Если в качестве гостя выбирается физ.лицо, по которому уже есть бронь или заселение, программа выдаст соответствующее сообщение.

«Основная метка гостя» — установка основной метки гостя (до релиза 25.10 — приоритета гостя) из списка настроенных меток, например:

• важный
• контрольный
• платный
• пожилой
• лежачий
• не указан
• другие.

После регистрации путевки основная метка переходит в карту гостя, а также будет отображаться в карточке физического лица.

«Возрастная группа» — в столбце указывается возрастная группа гостя. Это позволяет рассчитывать цены путевок для гостей по возрасту без указания гостей.

«Номенклатура» — номенклатура путевки, по которой выставляется счёт на оплату (см. Настройка номенклатуры путевки (КУС)).

«Карта гостя» — ссылка на карту гостя. Появляется после регистрации.

Зарегистрировать — создать карту гостя для выбранного человека из путевки.

— подбор номера в гостинице санатория для гостя. Откроется форма «Поиск мест», на которой подбирается подходящий номер для гостя.

Расшифровка — расшифровка ценообразования путевки выбранного гостя. На новой закладке в программе откроется документ "Расшифровка стоимости бронирования", в котором можно посмотреть, из чего сложилась цена за путевку.

Контрагент — установить контрагентом путевки (в реквизит «Контрагент») контрагента выбранного гостя. У каждого физического лица в его форме прописан контрагент. По умолчанию подставляется контрагент первого в списке гостя. При выборе любого гостя из списка и нажатии на кнопку Контрагент в путевку установится контрагент выбранного гостя. Если у гостя нет контрагента, при нажатии на эту кнопку контрагентом назначается сам гость (в карточке этого физ.лица автоматически создастся идентичный ему контрагент).

Стоимость — пересчитать цену путевки выбранного гостя в зависимости от параметров путевки.

Показать в шахматке — открывает шахматку гостиницы с выделенным периодом заселения данного гостя.

Сумма документа

Детализация стоимости (КУС)

Закладка Услуги и оплата

Список услуг к путевке и кнопки, с помощью которых можно создавать документы взаиморасчетов: счет на оплату, прием платежей и прием аванса от контрагента путевки.

— показать настройки таблицы услуг для выбора режима отображения.

Счет на оплату — создать счет на оплату. Будет предложен выбор режима создания: по услугам документа или по всем невыставленным услугам.

Счет на аванс — создать счет на внесение аванса (на произвольную сумму с указанием произвольной номенклатуры; не создает движений в оперативном учете).

Прием платежей — создать прием платежей по одному из существующих счетов (его надо будет выбрать в появившемся списке). Если счетов нет — при нажатии на кнопку ничего не произойдет.

Прием аванса — принять аванс от контрагента. Аванс — это прием платежа от контрагента без основания. Создастся документ «Прием платежей» без основания (в поле «Основание» будет пусто).

Услуги

• Оперативная реализация — добавляет в список услуг гостя услуги санатория. Создается документ «Оперативная реализация». Добавленные услуги санатория сразу считаются оказанными. Документ реализации создается или по всем невыставленным услугам, или по номенклатуре документа. Если текущая дата больше даты выезда, документ реализации по путевке или карте гостя будет сформирован на текущую дату, при формировании по месяцам - на конец каждого месяца.
• Снятие оперативной реализации — отменить все или несколько единиц услуг, назначенных документом(-ами) «Оперативная реализация». Создастся документ «Снятие оперативной реализации». С его помощью можно отменить услуги: отредактируйте в нем список услуг, для каждой услуги установите количество единиц услуги, которые нужно отменить, и проведите документ.
• Реализация товаров и услуг — создание документа «Реализация товаров и услуг».
• Шахматка сеансов — переход в Шахматку сеансов.

На закладке доступен функционал для подбора и назначения услуг на этапе бронирования:

Назначить

Создает документ «Назначение услуг», закрепленный за контрагентом (в документе не указывается пациент).

Шахматка сеансов

Открывает шахматку сеансов, в которой можно выбрать необходимую услугу, подобрать и назначить сеансы, автоматически сформировав документ «Назначение услуг».

Отмена

Создает документ «Отмена назначений услуг», если требуется отменить проведенный ранее документ «Назначение услуг».

Сформированный в путевке документ «Назначение услуг» после регистрации гостя должен быть привязан к карте гостя ( в карте гостя для этого предусмотрена опция «Привязать назначение услуг контрагента»).

Закладка Операции

На закладке отображаются все операции с путевкой: бронирование, регистрация (создание карты(-т) гостя(-ей) по этой путевке), снятие брони.

Движения — Список движений выбранной операции в разных бухгалтерских регистрах.

Отменить — Отменить последнюю операцию. Она исчезнет из списка. Отменить можно только одну последнюю проведенную операцию.

Совместное пребывание

На закладке отображаются люди с закладки Семья из карточки физ.лица гостя, если они заезжают совместно с гостем, для которого выпускается путевка.

Информация на закладке появляется только после выполнения операции бронирования путевок.

См. также

• Настройка номенклатуры путевки (КУС)
• Курортный сбор (КУС)

Интерфейс "Менеджер продаж" (КУС)

Чтобы открыть интерфейс «Менеджер продаж», в разделе БРОНИРОВАНИЕ нажмите ссылку «Интерфейс «Менеджер продаж»».

Шахматка категорий

На закладке расположена шахматка, позволяющая отслеживать количество свободных мест по категориям номеров, а также проводить бронирование в категорию номеров.

В ячейках шахматки отображается количество свободных мест в категории номера на каждый день выбранного периода. Свободные места = Общее кол-во мест - Места по Заявкам на бронь - Места по Путевкам - Места по Картам гостей - Места в особом состоянии (ремонт, служебный номер).

Если для категории номеров настроен овербукинг, количество свободных мест отображается с количеством мест по овербукингу например, 7+4, 23+20.

Если по категории выделена квота, в ячейке с наименованием категории появляется возможность раскрыть дополнительные строки с детализацией:

• Вне квот — количество свободных мест вне выделенных квот. Общее количество свободных мест в категории складывается из свободных мест по всем квотам и свободных мест без квот.
• Наименование квоты — количество свободных мест в квоте.
• Ремонт — отображается, если есть номера в категории, закрытые на ремонт.

Строки детализации выделены цветом. Для квот можно произвольно выбрать цвет отображения. Серым цветом отображается количество мест в номерах, которые закрыты на ремонт (количество мест отображается со знаком «минус», так как закрытие номеров на ремонт сокращает номерной фонд, доступный к заселению).

В настройках можно сменить режим отображения шахматки: с количества свободных мест на количество свободных номеров.

На этой закладке можно:

• Забронировать номера в категорию номеров.
• Узнать стоимость путевки.
• Выделить квоту в категорию номеров.

Выделите необходимый период в нужной категории номеров и нажмите соответствующую кнопку или команду контекстного меню выделенных ячеек:

Заявка на бронь

Узнать стоимость

Выделить квоту

Дважды щелкнув мышью по названию квоты в столбце «Категория номера», можно открыть карточку этой квоты, в которой можно посмотреть все ее параметры и все относящиеся к ней документы установки квоты — в них можно посмотреть, какими документами, когда, на какой период и какие номера были добавлены в эту квоту.

Дополнять открытые заявки

Данная опция изменяет поведение команды Заявка на бронь при наличии открытых заявок.

Если опция включена и есть открытая заявка, то по команде Заявка на бронь выделенный интервал будет добавляться в открытую заявку.

Если опция выключена или открытых заявок нет, будет создаваться новая заявка.

Скрыть/отобразить дерево номеров — открывает/скрывает дерево номеров шахматки. Позволяет отображать в шахматке только выбранный корпус/этаж/номер в зависимости от настроенных для отображения уровней номерного фонда. Настроить уровни номерного фонда можно в настройках интерфейса «Менеджер продаж».

Узнать стоимость путевки

1. Установите параметры путевки, расположенные ниже шахматки.
2. Выделите необходимый период у нужной категории номера.
3. Нажмите кнопку Узнать стоимость.

Отобразятся цены на проживание, лечение и питание и общая цена брони на одного человека.

Бронирование в категорию

Из шахматки категорий номеров можно осуществить бронирование в категорию номеров — создать заявку на бронь в категорию номеров без указания конкретных гостиничных номеров.

Это можно сделать следующими способами:

Способ 1

1. Выделите необходимый период в нужной категории номера.
2. В контекстном меню периода выберите пункт Заявка на бронь.

   

3. Появится окно «Параметры заявки». Заполните параметры и нажмите кнопку Выполнить. Жирным шрифтом отображаются параметры, обязательные для заполнения.

   

4. Создастся заявка с указанными параметрами.

В примере на рисунке создастся заявка на два основных места в трехместном номере категории стандарт.

Способ 2

1. Установите параметры путевки, расположенные ниже шахматки.
2. Выделите необходимый период в нужной категории номера.
3. Нажмите кнопку Заявка на бронь.
4. Создастся заявка, в которую подставятся период, категория номера и параметры, выбранные ниже шахматки.

Заявки

Список заявок, созданных менеджером за период, указанный в интерфейсе. Отображается состояние заявки: количество мест, по которым требуется создать путевки, количество отказов и созданных путевок. Состояние взаиморасчетов с контрагентом заявки.

Брони

Список путевок, созданных менеджером за определенный период.

Счета на оплату

Список счетов на оплату и состояние оплаты этих счетов.

Двойной клик мышью по счету или нажатие на нем Enter — открытие счета.

Щелчок мышью по заголовку столбца сортирует данные в нем в прямом или обратном порядке. Благодаря этому можно сортировать счета в списке по значениям в столбцах «Выставлено», «Оплачено», «Долг» и «Срок оплаты» и использовать это как вам удобно в работе.

Прием платежей

Создать документ «Прием платежей» по выбранному курсором счету.

Возврат платежей

Создать документ «Возврат платежей» по выбранному курсором счету.

Проверка данных

Проверка данных

Эта ссылка появляется только у администраторов системы. Отображает результаты последней проверки данных.

Внизу окна отображается определение выбранной курсором проверки.

При нажатии на кнопку Исправить откроется соответствующий объект, в котором можно исправить данные.

Овербукинг (КУС)

Овербукинг — это возможность создать предварительную бронь на большее количество мест, чем предусмотрено вместимостью номерного фонда категории. Настроить количество мест овербукинга можно для различных периодов.

Настройка овербукинга

Настроить овербукинг можно следующими способами:

• В карточке категории номеров в разделе Настройка овербукинга нажмите кнопку Изменить.
• В журнале «Установка значений свойств» нажмите кнопку Создать.

В открывшемся документе «Установка значений свойств» для свойства «Настройка овербукинга»:

• В столбце «Владелец» выберите категории номеров.
• В столбце «С даты» укажите дату начала овербукинга (устанавливается только дата начала действия свойства).
• В столбце «Значение свойства» укажите количество номеров овербукинга для данной категории номеров.
• Нажмите кнопки Записать, Провести или Провести и закрыть.

Над таблицей в поле «Установить с до» устанавливается общий срок всего документа.

Отображение овербукинга в программе

Овербукинг отображается:

1. В интерфейсе «Менеджер продаж» около категории номеров — отображается «+[количество номеров овербукинга]», например, +10, +20, +4.

   

2. В карточке категории номеров в разделе Настройка овербукинга отображаются данные из документа «Установка значений свойств», которым установлен овербукинг для этой категории номеров: период и количество номеров.

   

Изменение параметров путевки (КУС)

Статья описывает изменение параметров в документе «Путевка». Аналогичные действия можно выполнить в документе «Заявка».

Для изменения условий брони (путевки) выполните следующие шаги:

1. Откройте документ «Путевка».
2. Внесите в документ необходимые изменения:
   • период пребывания
   • количество дней
   • параметры в таблице гостей (категория номера или номер проживания, варианты проживания, лечения и питания, ФИО гостя, его категорию и метку)
   • любые другие реквизиты документа «Путевка» (совместное пребывание, дополнительные свойства).
3. Нажмите кнопку Записать.

Порядок действий, если требуется изменить условия уже оплаченной путевки и вернуть часть денежных средств гостю.
На примере ситуации: гость сообщил о переносе даты заезда и сокращении срока своего пребывания.

1. Не отменяйте бронирование: нет необходимости отменять операцию бронирования или удалять заявку на бронь (путевку) и создавать новый документ.
2. Измените даты проживания в заявке на бронь (путевке): установите корректные даты периода проживания и сохраните документ. Стоимость путевки автоматически пересчитается.
3. Перейдите на закладку Услуги и оплата заявки на бронь (путевки), в настройках выберите расширенный режим вывода данных. В табличной части появится ссылка на формирование сторно-счета.
4. Создайте и проведите сторно-счет на сумму возврата гостю.
5. На основании сторно-счета создайте документ «Возврат платежа».

Поиск мест (КУС)

С помощью формы Поиск мест удобно подбирать гостиничные номера для гостей.

Открытие формы:

• из заявки и путевки при нажатии на кнопку Поиск мест;
• из карты гостя в поле «Номер гостиницы» при нажатии на кнопку .

Установка параметров поиска номеров

В левой части формы укажите параметры поиска и подбора мест размещения:

• срок проживания гостей
• время суток заезда и выезда
• количество требуемых мест основных и дополнительных
• можно выбрать квоту
• пол (по желанию)

В одном номере — при выборе этого режима в таблице отобразятся номера, в которых можно разместить двух и более человек в одном номере.

Только свободные — в таблице отобразятся только полностью свободные номера.

В области Развороты можно выбрать курсором определенную категорию номера — в таблице отразятся номера выбранной категории.

В таблице справа отображаются номера, соответствующие заданным параметрам.

При изменении параметров таблица обновляется автоматически. Если этого не происходит или для надежного отображения актуальной информации нажмите кнопку Обновить — в таблице отобразятся номера, соответствующие параметрам.

Выбор номера

Выберите курсором номер и нажмите кнопку Выбрать или дважды щелкните мышью по номеру. Он установится в нужное поле в документ, откуда была вызвана эта форма.

Шахматка гостиницы (КУС)

Шахматка гостиницы наглядно отображает состояние номерного фонда за определенный период времени.

Интерфейс шахматки гостиницы

Структура представления данных

Вверху по горизонтали отображаются дни выбранного периода. Текущий день выделен розовым цветом.

Слева по вертикали расположены гостиничные номера. Количество строк для каждого номера соответствует числу основных мест в нем.

Отображение состояния ячеек

• Свободные места не выделяются цветом и не содержат статуса.
• Забронированные и заселенные места отображаются в цветных ячейках (для каждого состояния — уникальный цвет) с соответствующим статусом. По ним также доступны примечания с дополнительными сведениями.
• Места, по которым выполнены операции выселения или переселения, а также номера, закрытые на ремонт, аналогично помечаются цветом и содержат статус.

Статусы занятости мест

• Бронь — если создана заявка на бронь или путевка.
• Заселен — если гость зарегистрирован.

Особые состояния номеров

• Грязные номера, требующие уборки, выделяются коричневым цветом. Номер автоматически становится грязным после оформления операции выселения гостя. Состояние уборки можно переключать вручную через команду Сервис — Переключить состояние уборки.
• Номера, закрытые на ремонт, отображаются со статусом «Ремонт».

Изменение внешнего вида шахматки

Настройки позволяют:

1. Просматривать цветовую схему, где каждому состоянию соответствует определенный цвет.
2. Выбирать, какой набор информации должен отображаться в ячейке — Представление данных.

   Например, можно вывести состояние оплаты по документу бронирования или регистрации:

   — нет оплаты

   — частичная оплата

   — оплата 100%.

3. Настраивать информацию, выводимую в примечаниях, через Представление примечания.
4. При необходимости отображать в шахматке заявки с бронированием в категорию номеров (где не указаны конкретные номера, и может отсутствовать контрагент).

Взаимодействие с шахматкой гостиницы

• Если дважды щелкнуть мышью или нажать Enter на забронированных ячейках, откроется либо документ «Заявка», либо документ «Путевка» (в зависимости от созданного документа бронирования). Его можно дополнить, изменить нужным образом и зарегистрировать. Это позволит выполнить регистрацию гостя в номере на забронированный период проживания.
• Если дважды щелкнуть мышью или нажать Enter на заселенной ячейке, откроется карта гостя, заселенного на место в номере.
• Перемещать курсор по шахматке гостиницы можно с помощью мыши или клавишами со стрелками вправо, влево, вверх и вниз.
• Способы выделения ячеек:

1. мышью,
2. удерживая клавишу Shift и нажимая клавиши со стрелками вправо, влево, вверх и вниз.

Поля-фильтры для отображения данных в шахматке

Период

Период времени, за который отобразить шахматку. Можно задать даже период в прошлом, не обязательно только будущий. В шахматке отобразится состояние номерного фонда за выбранный период. При закрытии шахматки период запоминается.

Категория номера

Выберите категорию(-ии) номера(-ов) и в шахматке отобразятся номера этих категорий.

Список категорий номеров для отбора формируется с учетом отбора по корпусу. Т.е. если в соседнем поле выбран корпус(-ы), здесь для выбора отобразятся категории номеров из этих корпусов.

Корпус

Выберите корпус(-ы) и в шахматке отобразятся номера, находящиеся в этом корпусе (этих корпусах).

Список корпусов для отбора формируется с учетом отбора по категории номера. Т.е. если в предыдущем поле выбрана(-ы) категория(-ии) номеров, здесь для выбора отобразятся корпус(-ы), в которых есть эти категории номеров.

Этаж

Выберите этаж(-и) и в шахматке отобразятся номера, находящиеся на этом этаже (этих этажах).

Номер гостиницы

Выберите номера и в шахматке отобразятся только они.

Кнопки и опции:

Создать — кнопка отображается, если курсор стоит на ячейках шахматки в состоянии «Свободно».

Выполнить — кнопка отображается, если курсор стоит на ячейках шахматки в состоянии:

• «Заселен» — в этом случае в выпадающем меню кнопки отображаются команды для выполнения гостиничных операций с номером.
• «Забронирован» — в этом случае в выпадающем меню кнопки отображается одна команда Снятие брони.

Сервис — в выпадающем меню этой кнопки отображаются команды, которые применимы ко всему номеру в строках которого стоит курсор на шахматке:

• Закрыть на ремонт — отметить, что номер закрыт на ремонт.
• Переключить состояние уборки — изменить статус номера с «Грязного» на «Чистый» и наоборот. Название грязного номера, требующего уборки, отображается на коричневом фоне. Команда доступна, если включена настройка «Учет состояния уборки помещений» в Параметрах работы системы для модуля «Гостиница».

Обновить — обновить шахматку для отображения актуальных данных.

— настройка шахматки гостиницы.

Дополнять открытые заявки

Данная опция изменяет поведение команды Создать заявку при наличии открытых заявок.

Если опция включена, то по команде Создать заявку выделенный интервал будет добавляться в открытую заявку.

Если опция выключена или открытых заявок нет, будет создаваться новая заявка на бронь.

Дополнять открытые заявки

Дополнять открытые заявки

Скрыть/отобразить дерево номеров

Открывает/скрывает дерево номеров шахматки. Позволяет отображать в шахматке только выбранный корпус/этаж/номер в зависимости от настроенных для отображения уровней номерного фонда. Настроить уровни номерного фонда можно в настройках шахматки гостиницы.

Действия с номерами

Операции, которые можно делать с номером, в зависимости от даты, отображаются в его контекстном меню. Чтобы его вызвать выделите мышью диапазон ячеек — период, в течение которого нужно сделать с номером определенную операцию, и нажмите правую клавишу мыши.

Набор доступных операций (состав контекстного меню) зависит от состояния номера в выбранный период (см. рисунки ниже).

Действия со свободным номером

Контекстное меню свободных ячеек:

Создать заявку

Создать заявку на посещение санатория. Откроется документ «Заявка». Заполните ее и нажмите кнопку Забронировать. Заявка зафиксируется в программе.

При включенной опции «Дополнять открытые заявки» команда позволяет вместо создания новой заявки добавлять выделенные интервалы к уже открытой заявке.

Создать путевку

Создать путевку в санаторий. Забронировать номер.

Зарегистрировать

Создать карту гостя. Зарегистрировать и заселить гостя. Создастся карта гостя, в которой будут установлены выбранные период проживания гостя и гостиничный номер и по умолчанию установлены стандартные варианты проживания, питания и лечения. Значение любого поля можно изменить. Заполните все необходимые поля карты гостя — ФИО гостя и другие и нажмите кнопку Регистрация. Путевка при этом не создается.

Выделить квоту

Выделить квоту на отмеченные номера на выделенный период. Создастся документ «Установка квоты», и номера, отданные под квоту, будут отображаться в шахматке цветом, указанным в документе.

Действия с заселенными местами

Заселенные места гостиничного номера отображаются со статусом «Заселен».

В контекстном меню заселенного места отображаются команды для выполнения гостиничных операций.

При выполнении операций «Выбытие», «Переселение», «Сокращение пребывания» номеру автоматически присваивается статус «Грязный».

Открыть основание

Открыть документ-основание, в соответствии с которым место занято (карту гостя).

Действия с предварительно забронированными местами

Предварительно забронированные места — это места в номерах, указанные в заявках на бронь, по которым не создавалась путевка.

Основные действия с ними:

• Создание путевок по заявке
• Регистрация гостей по заявке
• Снятие брони

Контекстное меню предварительно забронированных ячеек:

Действия с забронированными местами

Забронированными считаются места, по которым для гостей созданы путевки.

Основные действия с ними:

• Регистрация гостей по заявке
• Снятие брони

Контекстное меню:

Бронирование мест в номерах

Забронировать можно только свободные места в номерах проживания.

Выделите курсором ячейки на шахматке, соответствующие периоду пребывания гостя и желаемому им номеру, и в контекстном меню выделенных ячеек выберите команду Создать заявку.

Откроется форма нового документа «Заявка» с выбранными периодом проживания и номером, а также стандартными вариантами проживания, лечения и питания. Значение любого из параметров можно изменить.

Заполните необходимые данные, добавьте контрагента и гостя, затем нажмите кнопку Забронировать. В шахматке гостиницы соответствующие ячейки будут выделены как забронированные.

Настройка шахматки гостиницы

См. страницу Настройка шахматки гостиницы.

Квота (КУС)

Квота — это заранее выделенное количество мест в номерах заданной категории для определённой организации, контрагента или канала продаж на установленный период.

Квоты позволяют управлять доступностью мест и предотвращать овербукинг.

Примеры использования

• Онлайн-бронирование через сайт или агрегаторы (Travelline).
• Выделение номеров для руководства или специальных гостей.
• Резервирование номеров для контрагентов, агентств, туроператоров.

Особенности квот

• Бывают двух типов: жёсткие — при которых места в квоте считаются занятыми при бронировании вне квоты, и превышение квоты невозможно; и мягкие — когда места в квоте доступны для общего бронирования, если основных мест не хватает.
• Могут выделяться как на конкретные номера, так и на категории номеров.
• Интегрируются с сервисом онлайн-бронирования Travelline. Travelline поддерживает только квоты, выделенные на категории номеров, а не на конкретные номера.
• При создании квоте присваивается цвет, который используется для её отображения в интерфейсе «Менеджер продаж».
• Номера (места), выделенные в квоту, не требуют предварительной оплаты.
• При бронировании из квоты её количество уменьшается пропорционально сделанному бронированию.
• Если по квоте создаются заявки на бронь, путёвки или карты гостей, в соответствующих документах отображается информация о квоте.

Порядок работы с квотой

1. Перейдите в раздел программы БРОНИРОВАНИЕ — Квота номеров — «Квоты».
2. Выберите ранее созданную квоту из списка или создайте новую. Подробнее о создании квоты — здесь.
3. Создайте документ установки квоты, в котором указывается период, категория номера и количество мест, выделенных в квоту. При необходимости можно указать конкретные номера, включаемые в квоту. Подробное описание документа — здесь.
4. Места (номера), включённые в квоту, отображаются цветом в шахматке категорий в интерфейсе «Менеджер продаж». Если квота задана по конкретным номерам, она также отображается цветом в шахматке гостиницы.
5. Если используется онлайн-бронирование, квоты выгружаются в личный кабинет соответствующего сервиса (Travelline). Выгрузка квот осуществляется в разделе программы БРОНИРОВАНИЕ — Онлайн-бронирование — «Настройка интеграции Travelline». Подробнее о выгрузке квоты — здесь.
6. При бронировании через интерфейс «Менеджер продаж» выберите в шахматке категорий нужную категорию номеров, квоту, период и создайте заявку на бронь. Если заявка по квоте создается из шахматки гостиницы или в журнале заявок, в реквизитах документа выберите нужную квоту.

См. также

• Справочник "Квоты" (КУС)
• Документ "Установка квоты" (КУС)
• Отчет "Использование квоты номеров" (КУС)

Документ "Установка квоты" (КУС)

Документом «Установка квоты» добавляются номера гостиницы в квоту.

Журнал «Установка квоты»

Журнал документов «Установка квоты» находится в разделе БРОНИРОВАНИЕ — Квота номеров, или его можно найти поиском по интерфейсу.

Чтобы открыть документ, установите на него курсор и дважды щелкните мышью или нажмите Enter.

(см. также Универсальная форма списка)

Создание документа «Установка квоты»

1. Создать документ «Установка квоты» можно следующими способами:
   • В карточке квоты в разделе Документы установки квоты нажмите кнопку Создать.
   • В журнале «Установка квоты» нажмите кнопку Создать.
2. Если документ «Установка квоты» был создан из карточки квоты, то в него передут все параметры квоты.
   1. Если этот документ был создан из журнала «Установка квоты», в поле «Квота» выберите квоту — в документ перейдут все параметры квоты.
   2. В таблице «Периоды квоты» заполните временные периоды и параметры номеров.
   3. Если вы создаете квоту по номерам (а не в категорию номеров), в таблице «Периоды квоты» устанавливайте курсор на каждую строку и в разделе «Номера гостиницы» нажимайте кнопку Заполнить — программа найдет и отобразит номера, соответствующие параметрам. Можно также выбрать номера с помощью кнопки Выбрать.
3. Нажмите кнопку Записать, Провести или Провести и закрыть.

Форма документа «Установка квоты»

Квота

Квота, для которой выделяются номера.

Параметры квоты

Параметры переходят в этот документ из квоты, выбранной в поле «Квота».

Периоды квоты

Табличная часть. В ней надо написать периоды квоты и параметры и количество квотируемых номеров.

В столбце «Количество номеров» по умолчанию отображается количество свободных номеров, соответствующим предыдущим параметрам в строке: в указанной в строке категории, корпус, этаж, на указанный период. Больше этого количества установить нельзя.

Категория номера, корпус и этаж предлагаются из номерного фонда организации проживания (указана в поле «Организация проживания»).

Номера гостиницы

Список гостиничных номеров, соответствующих параметрам, заданным в таблице выше. Список номеров предлагается из номерного фонда организации проживания (указана в поле «Организация проживания»).

Заполнить

Устанавливайте курсор на каждую строку с параметрами и нажимайте эту кнопку — программа найдет и отобразит номера, соответствующие параметрам.

Выбрать

Выберите номера вручную.

Очистить

Очистить список номеров.

Показать все номера

Отобразить полный список подобранных номеров по всем строкам с параметрами.

Установка квоты по номерам

Установка квоты по номерам (добавление в квоту номеров):

Квотированные номера отображаются в шахматке гостиницы указанным в квоте цветом (цветом, указанным в карточке квоты):

Установка квоты в категорию номеров

Установка квоты в категорию номеров:

Квотированные места (номера) отображаются в интерфейсе «Менеджер продаж» указанным в квоте цветом (цветом, указанным в карточке квоты):

В шахматке гостиницы квоты в категорию номеров не отображаются.

Отчеты по квотам

Отчет "Использование квоты номеров" (КУС)

См. также

• Справочник "Квоты" (КУС)
• Квота (КУС)

Отчет "Использование квоты номеров" (КУС)

Находится в основном разделе программы БРОНИРОВАНИЕ — Квота номеров или его можно найти поиском по интерфейсу.

Отображает количество доступных мест в квоте на каждую дату и документы, которыми была использована квота. Отчет создается по документам «Установка квоты».

Если в столбце «Мест использовано» не пусто, это значит, что по квоте созданы путевки или карты гостя. В столбце отображается общее количество использованных мест по квоте.

На рисунке отображается следующий пример: на июнь 2021 г. создано 3 квоты «Кинт API Санаторий "Родные просторы" по категориям», «Квота для ООО "Пони"», «Квота по категориям для Туров России». Квота для ООО «Пони» с 7 по 20 июня на 5 мест в стандартных одноместных номерах (Ст 1м) и на 6 мест в улучшенных двухместных номерах (Ул 2м) (на 3 двухместных номера), в ней использован период с 7 по 11 июня документами «Заявка на бронь 21/00080 от 04.05.2021» и путевка «Операция бронирование №21/00282 от 04.05.2021» по одному месту в каждом документе. Период с 12 по 20 июня в Ст 1м пока свободен. «Квота по категориям для Туров России» с 1 по 10 июня на 10 мест в стандартных одноместных номерах, на весь период в квоте создана заявка на 3 места, таким образом из этой квоты 3 места занято, 7 свободно.

См. также

• Справочник "Квоты" (КУС)
• Документ "Установка квоты" (КУС)
• Универсальная форма отчета

Справочник "Квоты" (КУС)

Справочник предназначен для хранения квот. При необходимости дополняется вручную.

Находится в разделе БРОНИРОВАНИЕ — Квота номеров — «Квоты», или его можно найти поиском по интерфейсу.

Чтобы открыть карточку квоты, установите на нее курсор и дважды щелкните мышью или нажмите Enter.

(см. также Универсальная форма списка)

Создание квоты

1. В справочнике «Квоты» нажмите кнопку Создать.
2. В карточке квоты:
   • Заполните обязательные параметры: наименование, организация проживания.
   • Установите флаг «По категориям номеров», если требуется выделить в квоту места без привязки к конкретным комнатам.
   • При необходимости укажите тип онлайн-квоты (Тревеллайн, KintAPI).
   • Остальные параметры являются опциональными. Все они при создании документа установки квоты «Установка квоты» перейдут в этот документ.
   • Нажмите кнопку Записать или Записать и закрыть.

Карточка квоты

Карточка квоты содержит параметры квоты.

Добавление мест (номеров) в квоту осуществляется документом «Установка квоты». Этот документ создается из карточки квоты в разделе Документы установки квоты с помощью кнопки Установка квоты.

Удаления мест (номеров) из квоты производится аналогичным образом, через документ «Удаление из квоты», который создается по кнопке Удаление из квоты.

Параметры квоты:

По категориям номеров

Выделить квоту в категорию(-ии) номеров или по конкретным номерам.

• При установленной галочке квота производится в указанные категории номеров на указанное количество номеров. При этом в документе «Установка квоты» не отображается раздел Номера гостиницы. Квота в категорию номеров отображается в интерфейсе «Менеджер продаж» и не отображается в шахматке гостиницы.
• Если галочка не установлена в документе «Установка квоты» в разделе Номера гостиницы можно указать конкретные номера, на которые нужно выделить квоту.

Жесткая квота

Если галочка установлена, места, выделенные в жесткую квоту, будут считаться занятыми при бронировании вне квоты. Запрещено превышение количества доступных мест при бронировании по квоте.

Если галочка не установлена, квота является мягкой, то есть места, зарезервированные в квоте, остаются доступными для бронирования вне квоты, если основных мест не хватает.

Цвет квоты

Цвет квоты, которым она будет отображаться в шахматке гостиницы и интерфейсе «Менеджер продаж».

Онлайн-квота

Выберите оператора онлайн-бронирования, для которого выделяется квота. Указанные в квоте номера будут отображаться на сайте этого оператора онлайн-бронирования в этой системе онлайн-бронирования и их можно будет забронировать. Номера, забронированные по онлайн-квоте, фиксируются в программе «Кинт: Управление санаторием» как заявки и отображаться в шахматке гостиницы, интерфейсе «Менеджер продаж» и журнале заявок.

Сейчас поддерживается интеграция с сервисом онлайн-бронирования Travelline.

Кинт API — онлайн-квота, номера из которой отображаются на сайте онлайн-бронирования компании «Кинт».

Travelline не поддерживает бронирование в конкретные номера, поэтому при создании онлайн-квоты необходимо делать ее в категорию номеров.

Организация проживания

Организация, в номера которой выделяется квота. Выбирается из справочника «Организации».

Группа

Группа квот в справочнике «Квоты».

Прайс

Прайс, по которому будет считаться стоимость номеров.

Контрагент

Контрагент, для которого выделяется квота.

Договор

Договор с контрагентом.

Документы установки квоты

Все документы установки квоты и удаления из квоты, относящиеся к этой квоте, связанные с ней.

См. также

• Документ "Установка квоты" (КУС)
• Квота (КУС)
• Отчет "Использование квоты номеров" (КУС)

Загрузка заявок на бронь из Google Таблиц и Excel (КУС)

Для автоматизации и оптимизации процесса бронирования реализована возможность загрузки заявок на бронь из табличных документов: Google Таблиц и файлов Excel.

Загрузка Заявок из Google Таблицы

Загрузка брони из google-таблицы

Загрузка брони из google-таблицы

Порядок выполнения

1. Создайте Google-форму для приема заявок от гостей или агентов. Эта форма может собирать ответы в связанную с ней Google Таблицу.
2. Установите уровень доступа к таблице «Для всех, кто имеет ссылку» — «Редактировать», чтобы была возможность подключаться к ней без авторизации, под анонимным пользователем по ссылке, и заполнять колонку ДатаВыгрузки.
3. Также можно добавить права на редактирование таблицы для почтового адреса kus.robot@gmail.com.
4. В интерфейсе «Администратор системы» на закладке Интернет-сервисы в разделе «Онлайн заявки»:
   • Укажите ID таблицы. Пример таблицы: ID таблицы в этом примере: 15AZ4IEh3EXPUvvchPLZJRzmQ2ElWttVtP7rW5-0cfUo
   • Определите, нужно ли объединять гостей одного контрагента в одну заявку. Если опция «Объединить заявки с одинаковыми полями» неактивна, по каждой строке таблицы создается отдельный документ «Заявка». Если опция активна, строки таблицы с одинаковыми полями (Продавец, Квота, ОрганизацияПребывания, Прайс, Контрагент, СерияБСО) загружаются в одну заявку.

   

5. После этого перейдите в раздел программы БРОНИРОВАНИЕ — Сервис и выберите пункт «Загрузить онлайн-заявки».

   

Правила оформления Google Таблицы

• В первой строке может быть написано что угодно, это поле для заголовков вопросов.
• Во второй строке — технические названия полей.
  • Названия должны быть как в разделе «Доступные параметры» ниже.
  • Не должно быть пустых значений. В ячейке должно быть написано хоть что-то. Если программа найдет параметр по названию в заявке — она его заполнит. Если нет — пропустит.
  • Название поля не должно начинаться с символа, только с буквы.
• Отправка заявок работает по двум колонкам:
  • ДатаСоздания — это дата и время создания строчки в таблице. В данной ячейке необходимо добавить дату.
  • ДатаВыгрузки — это дата и время выгрузки строчки в КУС. Данная ячейка добавляется автоматически. Колонка является обязательной для работы.
• По одной строке из Google Таблицы создается одна заявка.
• Если в колонках нет критичных для бронирования параметров (например КатегорииНомера), то Заявка создастся, но будет в статусе «Черновик» (не проведена).
• Если КУС определит заголовок таблицы (например, КатегорияНомера) — то он заполнит соответствующий реквизит в документе «Заявка». Если не сможет определить, то данные из этой колонки попадут в реквизит «Описание заявки».

Доступные параметры

• ДатаСоздания
• ДатаВыгрузки
• Контрагент
• ОрганизацияПребывания
• яъКомментарий
• Физлицо
• ДатаРождения
• ЭлектроннаяПочта
• Телефон
• КатегорияНомера
• ДатаЗаезда
• КоличествоДней
• КатегорияПутевки
• ВариантПроживания
• ВариантЛечения
• ВариантПитания
• ВидУдостоверения
• ДокументСерия
• ДокументНомер
• ДокументДатаВыдачи
• ДокументКемВыдан
• ДокументКодПодразделения
• ДатаРегистрацииПоМестуЖительства

Загрузка Заявок из файла Excel

Подготовьте файл с заявками в одном из форматов Excel: xls, xlsx или mxl.

В первой строке файла должны быть указаны имена колонок без пробелов. Начиная со второй строки — данные.

Поддерживаются следующие колонки (жирным цветом выделены колонки, которые обязательно должны быть в файле, но значения в них могут быть пустыми):

• Контрагент
• ФИО
• ДатаРождения
• КатегорияНомера
• НомерГостиницы
• ДатаЗаезда
• Дни
• ВидУдостоверения — в колонке должно быть значение «Паспорт» или наименование другого удостоверения личности, которое есть в программе (они находятся в справочнике «Виды удостоверений»).
• ДокументСерия
• ДокументНомер
• ДокументДатаВыдачи
• ДокументКемВыдан
• ДокументКодПодразделения
• АдресРегистрации
• ДатаРегистрацииПоМестуЖительства
• УстановитьРодство — заполнить обязательно, без этого поля считается, что контрагент и гости не являются родственниками.
• ДатаРожденияРодителя
• ВидУдостоверенияРодителя — в колонке должно быть значение «Паспорт» или наименование другого удостоверения личности, которое есть в программе (они находятся в справочнике «Виды удостоверений»).
• ДокументСерияРодителя
• ДокументНомерРодителя
• ДокументДатаВыдачиРодителя
• ДокументКемВыданРодителя
• ДокументКодПодразделенияРодителя
• АдресРегистрацииРодителя
• ДатаРегистрацииПоМестуЖительстваРодителя
• Комментарий — для заполнения поля «Комментарий заявки» в шапке заявки (если заполнить в нескольких строках, при создании заявки все введённые комментарии будут объединены в поле «Комментарий заявки» и разделены символом «/»).
• КомментарийСтроки — для добавления комментария по гостю в табличной части заявки.
• Номенклатура — если указывается номенклатура с заполненными ключевыми атрибутами (например, с указанными вариантом лечения и вариантом питания), в заявке заполнятся данные атрибуты.
• КатегорияПутевки
• ВариантПроживания
• ВариантЛечения
• ВариантПитания

Пример файла с данными для загрузки заявок:

Перейдите в раздел программы БРОНИРОВАНИЕ — Сервис и выберите пункт «Загрузить заявки из файла».

Если требуется объединять гостей одного контрагента в одну заявку, в интерфейсе «Администратор системы» на закладке Интернет-сервисы в разделе «Онлайн заявки» включите опцию «Объединить заявки с одинаковыми полями». Если данная опции неактивна, по каждой строке таблицы создается отдельный документ «Заявка».

Онлайн-бронирование TravelLine (КУС)

Настройки для онлайн-бронирования номеров с помощью сервиса Travelline открываются из раздела БРОНИРОВАНИЕ — Онлайн-бронирование — Настройка интеграции Travelline.

Настройка

Закладка Служебная

Содержит настройки подключения к сервису TravelLine.

1. Включите настройку «Интеграция активна».
2. Введите параметры подключения, полученные от менеджера TravelLine:

   • Адрес сервиса: www.ХХХХ.ru
   • Логин: ХХХХ
   • Пароль: пароль
   • Код гостиницы: ХХХХ

3. Нажмите кнопку Сохранить настройки вверху окна.
4. Проверьте соединение, нажав кнопку Проверить подключение.
5. Выполните настройки получения данных бронирования:

   • Укажите вариант учета периода: по ночам или по дням;
   • Включите опцию «Выполнять автоматический запрос данных каждые 5 минут», для того чтобы программа автоматически делала запросы на получение новых броней.

6. Выполните настройки интеграции с программой «TL Loyality: Баллы», если требуется объединить программу лояльности, используемую в «Кинт: Управление санаторием», с программой, используемой на платформе TravelLine. Подробная информации о настройке интеграции с программой «TL Loyality: Баллы» — в разделе Настройка интеграции с программой TL Loyalty.

Рабочий кабинет TravelLine — ссылка позволяет перейти в Личный кабинет пользователя на сервисе TravelLine.

В разделе «Протокол» отображается протокол обмена сообщениями с сервисом. В поле «Файл протокола» укажите путь к текстовому файлу протокола.

Закладка Настройка синхронизации

На закладке устанавливается соответствие категорий номеров, тарифов и каналов продаж, созданных в «Кинт: Управление санаторием», аналогичным объектам в ЛК TravelLine.

1. Предварительно в «Кинт: Управление санаторием» должны быть подготовлены категории номеров, варианты проживания, номерной фонд, категории путевок, номенклатура пребывания, возрастные группы (если требуется выделять возрастные группы детей) и тарифы.
2. В личном кабинете «TravelLine» необходимо:
   1. добавить категории номеров

      

   2. создать тарифы

      

   3. при необходимости указать возрастные группы детей

      

Обратите внимание при настройках возрастных групп. В настройках TravelLine вторая цифра в диапазоне возраста в него не входит. В настройках КУС вторая цифра диапазона возраста, наоборот, входит в него.

Категории номеров

При нажатии кнопки Обновить загружаются данные по категориям номеров из сервиса TravelLine. Данные отображаются в колонках «TravelLine. Имя», «TravelLine. Код API» и «TravelLine. Мест». В левой колонке «Категория номера» необходимо указать соответствующие категории номеров в «Кинт: Управление санаторием».

TravelLine не позволяет создавать брони на конкретные номера (помещения). Бронирование осуществляется на номер категории. Наименования категорий в «Кинт: Управление санаторием» и ЛК TravelLine могут не совпадать. Если категории «Люкс» из справочника ЛК TravelLine соответствует категория «Стандарт» из справочника категорий КУС, новая бронь на номер «Люкс» из TravelLine придет в базу КУС как бронь номера «Стандарт».

Учет типов размещения

• Если в TravelLine в категории номера установлен тип предложения «Место в номере», в КУС необходимо установить флаг «По местам».
  

Если этот флаг стоит, флаги из группы «Размещение в номере при продаже номера целиком» не используются при выгрузке цен.

• Если в TravelLine установлен тип предложения «Номер», в КУС флаг «По местам» не устанавливается.

Для этого типа предложения в TravelLine необходимо выбрать типы размещений.

В настройках КУС необходимо отметить те же типы размещения.

• Если в TravelLine включены доп. места, требуется заполнить соответствующую колонку в КУС («Варианты размещения» ни на что не влияют, нужно указать только количество доп. мест)

• Возрастные группы детей берутся из настройки TravelLine:

В КУС выполняется поиск соответствующей возрастной группы по полю «Мин возраст».

• Колонка "Возраст (с)" настраивается с помощью документа "Установка значений свойств" для свойства возрастная группа.

Тарифы

Установка соответствия тарифов проводится аналогично установке соответствия категорий номеров.

На тарифы, созданные в TravelLine, создаются соответствующие номенклатуры пребывания в КУС (допустимо создавать одну номенклатуру пребывания на несколько тарифов TravelLine, если тарифы TravelLine являются однотипными и различаются только каналом продаж). Номенклатура пребывания определяет, из каких составляющих соберется тариф для выгрузки в TravelLine.

1. Подготовьте документы «Установка цен» с типами цены:

   • «Цена проживания» — задайте цены на проживание в разрезе комбинаций параметров «Категория путевки», «Категория номера» и «Вариант проживания». Если значение какого-то из параметров оставить пустым, это означает любое значение. Например, в строке заполнена только категория номера — «Стандарт», установлена цена 1000 рублей — это означает, что бронь с любой категорией путевки и вариантом проживания в номере будет стоить 1000 рублей.
   • «Цена питания» — задайте цены на варианты питания.
   • «Цена лечения» — задайте цены на варианты лечения.

2. Создайте номенклатуры пребывания, соответствующие тарифам TravelLine, заполнив атрибуты, в зависимости от которых будет собираться цена: «Категория путевки», Вариант питания, Вариант лечения и т.д. В карточке номенклатуры пребывания установлена категория «Номенклатура пребывания». Откройте карточку категории. Отметьте галочками атрибуты, значения которых совпадают с таковыми в типе цены «Цена проживания». Если в типе цены выбраны категория путевки, категория номера и вариант проживания, у категории номенклатуры «Номенклатура пребывания» должны быть выбраны такие же атрибуты.
3. На закладке Настройка синхронизации после нажатия кнопки Обновить тарифы, созданные в TravelLine, отобразятся в колонках «TravelLine. Имя», «TravelLine. Код API». В колонке левой «Номенклатура пребывания» необходимо выбрать номенклатуры пребывания, соответствующие этим тарифам.

Каналы продаж

При нажатии кнопки Обновить загружаются каналы бронирования (продаж) из сервиса TravelLine. Данные отображаются в колонках «TravelLine. Имя», «TravelLine. Код API».

Требуется предварительно создать аналогичные каналы продаж в справочнике «Каналы продаж» (КУС), для того чтобы их можно было выбрать в левой колонке «Каналы продаж» для установки соответствия.

Закладка Квота мест и цены

Цены

На закладке выводится список тарифов для последующей выгрузки в TravelLine.

1. В поле «Период» выберите период выгрузки. По умолчанию отбор = «Этот год».
2. Укажите категории номеров, для которых требуется рассчитать цены.
3. В поле «Тарифы» укажите номенклатуру пребывания, по которой необходимо рассчитать цены.
4. Вариант заполнения «По ценообразованию» обеспечивает расчет цен по документам установки цен.
5. Нажмите кнопку — таблица на закладке заполнится тарифами (если номенклатура настроена правильно).
6. Отметьте галочками цены, которые необходимо выгрузить в личный кабинет TravelLine, и нажмите Выгрузить цены.

При выборе варианта заполнения «По настройке» появляется дополнительная закладка — Настройка цен, которую можно заполнить тарифами в ручном режиме, нажимая кнопку Добавить, или заполнить автоматически по ценообразованию, после чего отредактировать цены в таблице и записать результат.

Список тарифов, подготовленных через настройку цен, отобразится на закладке Цены при выборе варианта заполнения «По настройке», после нажатия кнопки .

Квоты

На закладке формируется список доступных номеров в установленных квотах для выгрузки в TravelLine.

1. В поле «Период» выберите период формирования списка квот. По умолчанию отбор = «Этот год».
2. Укажите категории номеров, квоты по которым требуется вывести.
3. В поле «Тарифы» укажите номенклатуру пребывания, по которой необходимо отобрать квоты.
4. Задайте документ «Квота», содержащий документы установки квоты.
5. Нажмите кнопку — таблица на закладке заполнится данными по доступным номерам в установленных квотах в рамках введенных параметров.
6. Отметьте галочками квоты, которые необходимо выгрузить в личный кабинет TravelLine, и нажмите Выгрузить квоту.
7. Откройте личный кабинет TravelLine и проконтролируйте правильность выгруженных данных.

Документ «Квота» создается в разделе программы БРОНИРОВАНИЕ — Квота номеров — Квоты.

В нем укажите наименование, организацию, установите галочку «По категориям номеров» и выберите значение TravelLine в поле «Онлайн-квота». Кнопкой Установить квоты создайте документ установки квот:

1. Добавьте период действия квоты.
2. Укажите категорию номера.
3. Укажите количество номеров категории для добавления в квоту.
4. Проведите и закройте документ.

Настройка автоматического получения новых броней

1. На закладке Служебная включите опцию «Выполнять автоматический запрос данных каждые 5 минут».
2. В разделе программы АДМИНИСТРИРОВАНИЕ — Сервис — Консоль заданий откройте задание «Получать данные TravelLine» и убедитесь, что в нем указан пользователь, под которым выполняется фоновое задание.

Настройка интеграции с программой TL Loyalty

Настройки интеграции с программой «TL Loyality: Баллы», позволяющей объединить программу лояльности, используемую в «Кинт: Управление санаторием», с программой, используемой на платформе TravelLine, находятся на закладке Служебная в разделе «Программа TL Loyalty».

После активации интеграции свяжитесь со службой поддержки Travelline. Выдача карт лояльности в личном кабинете TravelLine будет заблокирована, текущий список карт лояльности можно загрузить из файла, предоставляемого службой поддержки.
Заполнение номера телефона в картах лояльности станет обязательным.
Выдача карт и начисления бонусных баллов будет выполняться только в «Кинт: Управление Санаторием», оплата бонусными баллами будет доступна как в TravelLine, так и в «Кинт: Управление Санаторием». Баланс бонусных баллов карт будет синхронизироваться автоматически.

Отказ от заявки (КУС)

Сохранение номера БСО в случае незаезда гостя

Сохранение номера БСО в случае незаезда гостя

После выполнения операции отказа в программе происходит следующее:

• У заявки с отказом устанавливается статус «Исполнена (закрыта)».
• Операция отказа от заявки отображается на форме заявки на закладке Операции.
• Заявки с полным отказом (от которых отказались все гости из них) не отображаются в шахматке гостиницы. Номера, занятые гостями в них, становятся свободными.
• Заявки с отказами по умолчанию скрыты из списка в журнале заявок. Их можно увидеть, нажав кнопку Все — они отображаются в журнале серым шрифтом.
• Заявки с отказами доступны для просмотра. Из них можно восстановить бронь: из заявки с отказом можно создать новую заявку по гостям с отказами с помощью кнопки Создать заявку по отказам.

Отказ от всей заявки

1. В документе «Заявка» на верхней панели инструментов всего документа нажмите кнопку Снять бронь.

   

2. В открывшемся окне укажите причину отказа.
3. Укажите вариант действия с БСО:
   • Вернуть в оборот.
   • Зарезервировать за контрагентом.
   • Списать.
4. При снятии брони можно управлять необходимостью отправки уведомлений. В зависимости от настройки, в открывшемся окне появятся строки:
   • Отправить уведомление на телефон.
   • Отправить уведомление на электронную почту.
   • Чтобы отправить уведомление, отметьте в строке вариант Да.

   

5. Нажмите кнопку Выполнить. Если по заявке уже были выполнены некоторые операции, например, выставлен счет на оплату и выполнен платеж, то после нажатия на кнопку Выполнить появится сообщение с выбором действий с подчиненными документами:
   • Пометить на удаление — помечает все подчиненные документы на удаление
   • Открыть список — открывает список подчиненных документов, где пользователь может самостоятельно выбрать, что сделать с подчиненными документами.

   

Отказ конкретного гостя от заявки

В документе «Заявка» в таблице гостей выберите курсором гостя и нажмите кнопку Снять бронь над таблицей гостей.

В открывшемся окне укажите причину отказа.

Укажите вариант действия с БСО:

• Вернуть в оборот.
• Зарезервировать за контрагентом.
• Списать.

При снятии брони можно управлять необходимостью отправки уведомлений. В зависимости от настройки, в открывшемся окне появятся строки:

• Отправить уведомление на телефон.
• Отправить уведомление на электронную почту.
• Чтобы отправить уведомление, отметьте в строке вариант Да.

Нажмите кнопку Выполнить.

Гость, отказавшийся от заявки, отображается в заявке серым цветом.

Отказ от всей заявки из интерфейса «Администратор гостиницы»

Откройте закладку Прибывающие в интерфейсе «Администратор гостиницы».

Выберите курсором заявку и нажмите кнопку Отказ по заявке.

В открывшемся окне укажите причину отказа.

Укажите вариант действия с БСО:

• Вернуть в оборот.
• Зарезервировать за контрагентом.
• Списать.

При снятии брони можно управлять необходимостью отправки уведомлений. В зависимости от настройки, в открывшемся окне появятся строки:

• Отправить уведомление на телефон.
• Отправить уведомление на электронную почту.
• Чтобы отправить уведомление, отметьте в строке вариант Да.

Нажмите кнопку Выполнить.

Массовое снятие заявок

С помощью операции «Снятие неподтвержденных заявок» можно снять большое количество неподтвержденных заявок.

Отказ санатория гостю

Когда в санатории нет мест или проходит ремонт или проходит какое-то большое мероприятие, занимающее весь санаторий, или в каких-то других случаях, санаторий вынужден отказывать людям от заявок. В этом случае в программе оформляется отказ от заявки, в котором указывается причина с названием, соответствующим этой ситуации, например, «По инициативе санатория» или «По инициативе санатория — нет мест».

В справочнике «Причины» создайте причину которую вы будете устанавливать в отказ для таких заявок, например, «По инициативе санатория» или «По инициативе санатория — нет мест».

В документе «Заявка» на верхней панели инструментов всего документа нажмите кнопку Отказ.

В открывшемся окне операции «Отказ по заявке» выберите причину «По инициативе санатория». Нажмите кнопку Выполнить.

См. также

• Категория:Снятие и восстановление брони (КУС)
  • Документ "Заявка" (КУС)
  • Снятие брони из путевки (КУС)
  • Снятие неподтвержденных заявок (КУС)
  • Снятие просроченной брони (КУС)
  • Восстановление брони (КУС)
  • Документ "Регистратор операций" (КУС)

Снятие брони из путевки (КУС)

Отменить можно только те путевки, по которым не созданы карты гостей.

После выполнения операции снятия брони в программе происходит следующее:

• Эти путевки больше не отображаются в шахматке гостиницы и номера, занятые гостями в них, становятся свободными.
• У путевки устанавливается статус «Снята бронь».
• Операция снятия брони отображается на форме путевки на закладке Операции.

Снятые путевки остаются в системе, но не отображаются в ней — в шахматке гостиницы, интерфейсах, в списках для выбора в документах и прочих местах.

Снятые путевки можно найти в журнале «Бронирования»: в столбце «Состояние» у них будет отображено «Снята бронь».

Снятие брони из шахматки гостиницы

В шахматке гостиницы выберите нужную бронь и в ее контекстном меню (щелкните правой клавишей мыши) нажмите пункт Снять бронь.

Бронь снимется, отменится и не будет отображаться в шахматке гостиницы. Удобно для снятия одной брони.

Снятие брони из журнала путевок

В журнале путевок выберите нужные путевки и нажмите кнопку Команды — Снять бронь.

Массовое снятие неактуальной брони

С помощью операции «Снятие просроченной брони» можно снять большое количество неактуальных путевок.

Массовое снятие неподтвержденных заявок

С помощью операции «Снятие неподтвержденных заявок» можно снять большое количество неподтвержденных заявок.

См. также

Документ "Путевка" (КУС)

Снятие неподтвержденных заявок (КУС)

Операция позволяет отменить неподтвержденные заявки — это такие, по которым люди не приехали и не созданы путевки.

Открытие операции: БРОНИРОВАНИЕ — Снятие неподтвержденных заявок.

Откроется интерфейс «Администратор гостиницы» закладка Прибывающие со списком гостей, у которых в заявках дата заезда меньше даты, выбранной в интерфейсе в поле «На дату».

Выберите необходимых гостей и нажмите кнопку Снять бронь.

Откроется документ «Отказ по заявке», в котором будут выбранные заявки. Заявители — это контрагенты. Они могут не совпадать с именами гостей. Проведите документ.

Обратите внимание: в интерфейсе «Администратор гостиницы» отображаются гости, а в документ «Отказ по заявке» попадают документы «Заявка», соответствующие выбранным гостям. Если выбраны гости из одной заявки, в документе отобразится одна заявка.

Снятые (отмененные) заявки остаются в системе, но не отображаются в ней — в шахматке гостиницы, интерфейсах, разных журналах и списках, для выбора в документах и прочих местах.

Снятие просроченной брони (КУС)

Неактуальная, просроченная бронь — это когда гости не приехали в санаторий или не оплатили путевки. По таким путевкам не созданы карты гостей.

Для массового снятия просроченной брони существует специальная форма, которая открывается из раздела БРОНИРОВАНИЕ — Снятие просроченной брони.

Откроется интерфейс «Администратор гостиницы» закладка Прибывающие со списком гостей, у которых в путевках дата заезда меньше даты, выбранной в интерфейсе в поле «На дату».

Выберите необходимых гостей и нажмите кнопку Снять бронь.

Откроется документ «Снятие брони», в котором будут выбранные путевки. Покупатели — это контрагенты. Они могут не совпадать с именами гостей. Проведите документ.

Обратите внимание: в интерфейсе «Администратор гостиницы» отображаются гости, а в документ «Снятие брони» попадают документы «Путевка», соответствующие выбранным гостям. Если выбраны гости из одной путевки, в документе отобразится одна путевка.

Снятые путевки остаются в системе, но не отображаются в ней — в шахматке гостиницы, интерфейсах, разных журналах и списках, для выбора в документах и прочих местах.

Восстановление брони (КУС)

Сохранение номера БСО в случае незаезда гостя

Сохранение номера БСО в случае незаезда гостя

Восстановление брони проводится из заявок.

В журнале заявок найдите заявку, в которой проводилось снятие брони, и откройте ее. У заявок со снятой бронью в столбце «Дата снятия брони» отображается дата операции снятия брони.

В заявке гости со снятой бронью отображаются серым цветом. Нажмите кнопку Создать заявку по снятой брони.

Откроется новый документ заявки, в которую попадут все гости, по которым снималась бронь, со всеми данными из первоначальной заявки: номер проживания, период, варианты проживания, лечения и питания, категория путевки и т.д.

Если при снятии брони было выбрано действие с БСО Зарезервировать за контрагентом, то номер БСО сохранится за гостем.

При необходимости измените данные, можно выбрать другого контрагента. Нажмите кнопку Забронировать.

В журнале заявок у заявок, созданных по снятой брони, в столбце «Описание» написано «Создано по отказам из заявки ...».

См. также

Документ "Заявка" (КУС)

Отказ от заявки (КУС)

Документ "Регистратор операций" (КУС)

Бланк строгой отчётности (КУС)

Бланк строгой отчётности — это документ, подтверждающий получение оплаты денежных средств (до 01.07.2019). Бланки строгой отчётности изготавливаются типографским способом, имеют государственный номер и подлежат учету на предприятии, где используются. В санаториях используется бланк, на который заносятся данные путевки и самое главное — ее номер. Бланк выдается гостю.

В программе «Кинт: Управление санаторием» функционал учета бланков строгой отчетности по умолчанию отключен. Он действует при включенной настройке «Учет бланков строгой отчетности» в параметрах учета гостиничного модуля.

1. В параметрах учета гостиничного модуля включите настройку «Учет бланков строгой отчетности».
2. В справочнике «Серии документов» создайте серию путевок и ее карточке включите свойство «Учет номеров в рамках серии». Только эти серии будут отображаться:
   • в документе «Регистратор бланков» в поле «Серия бланков»,
   • в заявке в поле «Серия БСО»,
   • в путевке в поле «Серия документа»,
   • в отчетах «Состояния бланков» и «Списанные бланки».
3. Выпуск бланков

   Создайте документ «Регистратор бланков» вида «Выпуск бланков», в котором укажите серию бланков, количество бланков и длину номера. В поле «Серия бланков» будут отображаться только те серии документов, у которых включено свойство «Учет номеров в рамках серии».

   В программе фиксируется место для указанного количества бланков. Все бланки имеют состояние «Доступно».

4. После этого в документе «Заявка» можно будет выбрать серию и номер бланка для каждого гостя. В реквизитах заявки будут отображаться:
   • Поле «Серия БСО», в котором можно будет выбрать серию путевок. В поле будут отображаться серии документов, у которых включено свойство «Учет номеров в рамках серии».
   • Поле «С номера», в котором можно выбрать с какого номера присваивать номера путевок гостям в заявке.
   • Кнопка Заполнить номера БСО, с помощью которой можно будет заполнить номера путевок гостей, начиная с номера, указанного в поле «С номера».

   При подтверждении заявки (нажатии на кнопку Путевка у выбранного в списке гостя на закладке Гости) номер и серия бланка перейдут в путевку.

   Если бронирование проводится в категорию номеров, бланку присваивается состояние «На реализации». При бронировании в конкретный гостиничный номер — состояние «Продано».

5. В путевке можно выбрать серию и номер бланка из доступных.
   • В поле «Серия документа» будут отображаться серии документов, у которых включено свойство «Учет номеров в рамках серии».
   • Если путевка создана из заявки нажатием кнопки Путевка, номер и серия бланка переходят в путевку из заявки.

   При бронировании путевки бланку присваивается состояние «Продано».

6. При регистрации карты гостя бланку присваивается состояние «Зарегистрирован». Это свидетельство того, что гость действительно заехал и живет в санатории, а бланк использован.
7. После проведения операции выбытия гостя состояние «Зарегистрирован» закрывается и бланк считается использованным.

Списание бланков

Ненужные по какой-либо причине или испорченные бланки подлежат списанию.

• Создайте документ «Регистратор бланков» вида «Списание бланков».
• Заполните поле Серия бланков в шапке формы.
• Нажмите кнопку Добавить и в появившейся строке пропишите номер бланка, который нужно списать.
• Нажмите Провести.

После проведения документа номера списанных бланков не будут отображаться в программе: в отчете «Состояния бланков» списанные бланки не должны числиться на остатках по любым состояниям.

Списанные бланки за определенный период времени отображаются в отчете «Списанные бланки».

Состояния бланка строгой отчетности

В течении своего бизнес-цикла бланк проходит следующие состояния:

• «Доступно» — при создании документа «Регистратор бланков» вида «Выпуск бланков».
• «На реализации» — при использовании бланка в документе «Заявка» при бронировании в категорию номеров.
• «Продано» — при использовании бланка в документах «Заявка» или «Путевка» при бронировании в конкретный гостиничный номер.
• «Зарегистрирован» — при регистрации карты гостя (при нажатии кнопки Зарегистрировать).

Состояния бланков за период времени отображаются в отчете «Состояния бланков».

Отчеты

Доступны в БРОНИРОВАНИЕ — Учет бланков.

• Отчет «Состояния бланков»
• Отчет «Списанные бланки»

Документ "Регистратор бланков" (КУС)

Документом регистрации бланков в системе регистрируются или списываются бланки строгой отчетности определенной серии определенного количества.

Документы регистрации бланков строгой отчетности бывают следующих видов:

• Выпуск бланков. В этом случае в программе фиксируются место для них. Можно выпускать бланки для определенного контрагента.
• Списание бланков.
• Передача бланков от одного контрагента другому.
• Ввод остатков бланков.

Документы регистрации бланков хранятся в журнале их учета «Регистратор бланков», который находится в основном разделе программы БРОНИРОВАНИЕ — Учет бланков, или его можно найти поиском по интерфейсу.

Чтобы открыть документ регистрации бланков, дважды щелкните по нему мышью в журнале или установите на него курсор и нажмите клавишу Enter.

(см. также Универсальная форма списка)

Создание документа регистрации бланков

1. Документ можно создать следующими способами:
   • В основном разделе программы БРОНИРОВАНИЕ — Создать нажмите ссылку Регистратор бланков.
   • В журнале «Регистратор бланков» нажмите кнопку Создать.
2. В открывшемся документе в поле Вид выберите вид документа и заполните все остальные необходимые поля.
3. Нажмите кнопку Записать, Провести или Провести и закрыть.

Выпуск бланков

Серия бланков

В поле отображаются серии документов, у которых включено свойство «Учет номеров в рамках серии».

Длина номера

До 15 символов. Если меньше — в начале номера документа будут добавляться нули.

Контрагент

Контрагент, для которого выпускаются бланки путевок. В программе будут зарезервированы места для бланков путевок с указанными номерами именно для этого контрагента. В заявках и путевках с этим контрагентом на выбор будут предлагаться эти номера бланков и бланки, доступные всем контрагентам.

Всем контрагентам доступны бланки, которые не выпущены ни на одного контрагента. Если бланки выпущены на определенного контрагента, ему будут доступны они и бланки для всех контрагентов.

Списание бланков

Для списания бланков в ручном режиме необходимо создать документ «Регистратор бланков» вида «Списание бланков».

1. Перейдите в раздел программы БРОНИРОВАНИЕ — Создать и выберите вариант «Регистратор бланков».
2. В открывшемся документе установите вид — «Списание бланков».
3. В поле «Серия бланка» укажите серию БСО.
4. В поле «Состояние бланка» выберите состояние, с которого нужно списывать номера. Если нужно списать бланки всех состояний, оставьте поле пустым.
5. В поле «Контрагент» можно указать контрагента, бланки которого необходимо списать. Поле «Договор» заполняется автоматически: при раскрытии списка отобразятся все договоры этого контрагента.

   При заполнении таблицы в ней отобразятся бланки, выпущенные на данного контрагента, и бланки для всех контрагентов. Если в этом поле ничего не указывать, в таблице отобразятся только бланки, доступные всем контрагентам.

   Поле «Количество бланков» заполняется автоматически.

6. Нажмите кнопку Заполнить — таблица заполнится номерами бланков, соответствующими указанным условиям: серии, состоянию бланков и контрагенту.

   С помощью кнопки Удалить можно удалить бланки из списка, с помощью кнопки Добавить — добавить. Оставьте в таблице только те номера бланков, которые необходимо списать.

7. Нажмите кнопку Провести или Провести и закрыть.

Номера списанных бланков не будут отображаться в программе: в отчете «Состояния бланков» списанные бланки не должны числиться на остатках по выбранным состояниям.

Списанные бланки за определенный период времени отображаются в отчете «Списанные бланки».

Передача бланков

1. Укажите от какого контрагента какому передать бланки.
2. Можно указать «Серию бланков» и «Состояние бланка». Если в этих полях ничего не выбирать, в таблице отобразятся бланки всех серий и всех состояний.
3. Нажмите кнопку Заполнить. В таблице отобразятся доступные бланки, которые можно передать другому контрагенту. Отображаются бланки, соответствующие заданным условиям: серия и состояние бланков и контрагент, от которого передаются бланки.
4. Отредактируйте список бланков. Оставьте в нем бланки, которые нужно передать от одного контрагента другому.
5. Нажмите кнопку Провести или Провести и закрыть.

Движения документа «Регистратор бланков»

Механизм учета номеров бланков: движения бланков по состояниям выполняются в разрезе реквизитов «Контрагент» и «Договор». Благодаря этому можно видеть, на каком контрагенте находится документ.

Движения документа можно посмотреть нажав кнопку .

Как изменить номер БСО (КУС)

Данная инструкция разъясняет порядок корректировки номера БСО в случае, если при регистрации карты гостя необходимо изменить номер, изначально указанный в документе бронирования.

Изменение БСО на этапе регистрации карты гостя

Если в документе бронирования (заявка или путевка) указан один номер БСО, а при регистрации необходимо выбрать другой, выполните следующее:

• В карте гостя до регистрации выберите нужную серию и номер БСО.

• При регистрации появится окно с запросом действия по БСО брони: вернуть в оборот, списать или зарезервировать за контрагентом. Выберите подходящий вариант.

Изменение БСО после регистрации карты гостя

Если карта гостя уже зарегистрирована, чтобы заменить номер БСО:

1. На закладке Операции отмените регистрацию.
2. Выберите серию и номер БСО.
3. Повторно зарегистрируйте карту гостя.
4. При повторной регистрации выберите действие с БСО брони: вернуть в оборот, списать или зарезервировать за контрагентом.

Корректировка БСО в документе бронирования

Если требуется изменить номер БСО не только в карте гостя, но и в документе бронирования (заявке или путевке):

1. Измените номер БСО в карте гостя (если она зарегистрирована, отмените регистрацию).
2. Перейдите в документ бронирования и отмените его регистрацию.
3. В документе бронирования измените номер БСО на нужный.
4. Повторно проведите документ бронирования.
5. Вернитесь в карту гостя и проведите ее.

Отчет "Заезды по БСО" (КУС)

Находится в основном разделе программы БРОНИРОВАНИЕ — Учет бланков, или его можно найти поиском по интерфейсу.

В отчете выводятся заезды выбранного периода, сопровождаемые оформлением БСО — как планируемые (заявки на бронь и путевки), так и фактически совершенные (карты гостей).

См. также

• Универсальная форма отчета

Отчет "Состояния бланков" (КУС)

Находится в основном разделе программы БРОНИРОВАНИЕ — Учет бланков, или его можно найти поиском по интерфейсу.

Отчет отражает состояние бланков строгой отчетности за период.

«Оборот (дебет)» — приход бланков в определенном состоянии.

«Оборот (кредит)» — расход бланков в определенном состоянии.

Состояния бланков:

Доступно

После создания документа «Регистратор бланков» вида «Выпуск бланков» бланки получают состояние «Доступно». Если бланк использован в документе бронирования, в столбце «Оборот (кредит)» отображается 1, что означает резервирование бланка и списание его из доступных.

На реализации

Если бронирование проводится в категорию номеров (без указания конкретного гостиничного номера), в столбце «Оборот (дебет)» отображается 1.

Продано

При бронировании в конкретный гостиничный номер:

• При создании одного документа бронирования (заявки или путевки) в столбце «Оборот (дебет)» отображается 1. После регистрации карты гостя — 1 в столбце «Оборот (кредит)».
• Если бронирование выполняется через создание заявки и путевки, в столбце «Оборот (дебет)» отображаются 2 прихода: первый — при бронировании заявки, второй — при бронировании путевки. При этом в столбце «Оборот (кредит)» фиксируется два расхода: первое списание — при бронировании путевки, которое закрывает движения заявки, второе — при регистрации карты гостя.

Зарегистрировано

При регистрации карты гостя в столбце «Оборот (дебет)» отображается 1, а в столбце «Оборот (кредит)» — 1 после выбытия гостя.

Пример отчета «Состояния бланков», в котором показана следующая картина состояний бланков за месяц: для работы доступно 10 бланков серии АК; бланки 01, 02, 03 использованы в заявке(-ах) при бронировании в категорию номеров; бланки 04, 05 использованы при бронировании в конкретные номера; бланк 04 был зарегистрирован и фактически использован — гость заехал, карта гостя зарегистрирована.

См. также

• Документ "Регистратор бланков" вида «Выпуск бланков»
• Универсальная форма отчета

Отчет "Списанные бланки" (КУС)

Находится в основном разделе программы БРОНИРОВАНИЕ — Учет бланков или его можно найти поиском по интерфейсу.

Отчет показывает количество списанных бланков строгой отчетности разных состояний («Доступно», «На реализации», «Продано», «Зарегистрирован») за период.

См. также

• Документ "Регистратор бланков" вида «Списание бланков»
• Универсальная форма отчета

Списание БСО (КУС)

Для списания бланков в ручном режиме необходимо создать документ «Регистратор бланков» вида «Списание бланков».

1. Перейдите в раздел программы БРОНИРОВАНИЕ — Создать и выберите вариант «Регистратор бланков».
2. В открывшемся документе установите вид — «Списание бланков».
3. В поле «Серия бланка» укажите серию БСО.
4. В поле «Состояние бланка» выберите состояние, с которого нужно списывать номера. Если нужно списать бланки всех состояний, оставьте поле пустым.
5. В поле «Контрагент» можно указать контрагента, бланки которого необходимо списать. Поле «Договор» заполняется автоматически: при раскрытии списка отобразятся все договоры этого контрагента.

   При заполнении таблицы в ней отобразятся бланки, выпущенные на данного контрагента, и бланки для всех контрагентов. Если в этом поле ничего не указывать, в таблице отобразятся только бланки, доступные всем контрагентам.

   Поле «Количество бланков» заполняется автоматически.

6. Нажмите кнопку Заполнить — таблица заполнится номерами бланков, соответствующими указанным условиям: серии, состоянию бланков и контрагенту.

   С помощью кнопки Удалить можно удалить бланки из списка, с помощью кнопки Добавить — добавить. Оставьте в таблице только те номера бланков, которые необходимо списать.

7. Нажмите кнопку Провести или Провести и закрыть.

Номера списанных бланков не будут отображаться в программе: в отчете «Состояния бланков» списанные бланки не должны числиться на остатках по выбранным состояниям.

Списанные бланки за определенный период времени отображаются в отчете «Списанные бланки».

Как подогнать бланк путевки под принтер клиента (КУС)

В путевке нажмите кнопку Печать, выберите бланк «Санаторно-курортная путевка» и нажмите ОК.

Откроется печатная форма (ПФ) бланка «Санаторно-курортная путевка». На ней нажмите кнопку Изменить печатную форму.

Откроется карточка печатной формы. Нажмите кнопку Изменить макет.

Откроется макет печ. формы, который можно изменять. Двигайте данные и печатайте на ксерокопиях бланка путевки, который есть у вас (предварительно сделайте много-много ксерокопий бланка), и смотрите, что получается – как данные попадают в бланк. Это трудоемко.

Как можно двигать данные:

Выделите нужные данные мышкой – щелкните по ним, например, по дате заезда. Скопировать данные – нажмите Ctrl-C. Вставить данные – нажмите Ctrl-V.

Способы перемещения данных:

• Данные вставлены в определенные ячейки в макете, – выберите курсором ячейку и вставьте в нее данные.
• Данные можно перемещать клавишами со стрелками на клавиатуре вверх, вниз, вправо, влево.
• Еще можно изменять высоту строк и ширину столбцов ячеек макета.

Как рассчитывать и корректировать стоимость санаторно-курортной путевки (КУС)

В статье описаны основные механизмы ценообразования и способы изменения стоимости санаторно-курортной путевки.

Стоимость путевки

Формирование стоимости санаторно-курортной путевки является отправной точкой в цикле взаиморасчетов с клиентом.

Независимо от того, с создания какого документа начинается рабочий цикл санатория — заявки на бронь, путевки или карты гостя — стоимость путевки складывается из трех основных компонентов:

• Стоимость проживания
• Стоимость лечения
• Стоимость питания

В каждом из документов представлена детализация стоимости, включающая данные о стоимости проживания, лечения и питания на каждый день пребывания гостя.

Чтобы стоимость путевки могла рассчитываться и автоматически пересчитываться при изменении ее параметров (например, периода пребывания, варианта проживания или прайса), необходимо предварительно выполнить настройки ценообразования в программе: установить цены на различные варианты проживания, лечения и питания, прописать скидки и надбавки, применяющиеся по умолчанию при выполнении определенных условий, подготовить шаблоны скидок для ручного применения.

Настройка ценообразования

Ценообразование путевки

Ценообразование путевки

Для корректной настройки ценообразования и автоматизации расчёта стоимости санаторно-курортных путёвок необходимо выполнить ряд действий.

Заполнение справочников

Заполните базовые справочники:

• Справочник "Валюты" (КУС) — валюты выбираются в карточке прайса.
• Справочник "Прайсы" (КУС) — прайсы создаются для дифференциации цен по сезонам, категориям клиентов, акциям или иным условиям. Выбираются в документе «Установка цен» в поле «Прайс».
• Справочник "Цены, надбавки, скидки" (КУС) — тип цены выбирается в документе «Установка цен» в поле «Тип цены».
• Справочник "Расчетные ставки" (КУС) — используется для вычисления скидок и надбавок.

Создание документов «Установка цен»

1. В интерфейсе «Маркетолог» на закладке Установка цен создайте документы «Установка цен» по необходимым типам цен:
   • Цена проживания;
   • Цена питания;
   • Цена лечения;
   • Цена блюда;
   • Цена номенклатуры — используется в том числе для установки цен на дополнительные услуги; для данного типа цены можно настроить дополнительную аналитику (Платная, Срочная, Кабинет, Оборудование, Исполнитель) и устанавливать разные цены на одну и ту же услугу в зависимости от условий её предоставления.
2. В документах укажите цены в зависимости от различных параметров (их набор определяется аналитикой выбранного типа цены).

   Например, цена проживания может зависеть от:

   • Категории номера;
   • Категории путевки;
   • Варианта проживания;
   • Возрастной группы.

   Одновременное указание нескольких параметров подразумевает, что цена определяется для их комбинации.

   

3. Для разных сезонов или акций создайте несколько однотипных документов «Установка цен», например, «Установка цен проживания», с одинаковым набором позиций, отличающихся только ценами, и укажите в каждом документе нужный прайс и период действия.

Создание документов «Установка надбавки/скидки

Если требуется, чтобы на установленные цены автоматически накладывались скидки или надбавки в зависимости от различных параметров, выполните следующие шаги:

1. В интерфейсе «Маркетолог» на закладке Установка цен создайте документы «Установка Надбавок/скидок» по необходимым типам цен:
   • Надбавка/скидка на проживание;
   • Надбавка/скидка на лечение;
   • Надбавка/скидка на питание;
   • Надбавка/скидка на бронь;
   • Надбавка/скидка на номенклатуру;
   • Надбавка/скидка на блюдо.
2. В документах задайте параметры, в зависимости от которых будут применяться скидки или надбавки, а также значения скидок или надбавок. Зачастую скидки применяются в зависимости от:
   • Категории физического лица (скидки пенсионерам, ветеранам боевых действий, спортсменам и т.д.);
   • Возрастной группы (скидки детям);
   • Количества дней проживания;
   • Категории дня (скидки выходного дня, скидки в праздничные дни) и т.д.

   

Создание шаблонов скидок

Шаблоны скидок (надбавок) используются для применения скидок (надбавок) к стоимости проживания, лечения, питания или путевки в целом непосредственно в документах «Заявка», «Путевка» или «Карта гостя» в ручном режиме.

Создайте шаблоны скидок (надбавок) в интерфейсе «Маркетолог» на закладке Шаблоны скидок:

1. Нажмите кнопку Добавить;
2. Внесите в открывшуюся форму наименование шаблона, выберите расчетную ставку;
3. Настройте правила применения скидки (надбавки).

   

Результат настройки

Результатом настройки ценообразования являются:

• Заполненные справочники ценообразования.
• Документы «Установка цен», в соответствии с которыми рассчитываются: стоимость проживания, стоимость лечения, стоимость питания, а также стоимость различной номенклатуры, в том числе дополнительных услуг.
• Документы «Установка Надбавок/скидок», в соответствии с которыми можно прописать скидки или надбавки на проживание, лечение, питание, номенклатуру, путевку в целом;
• Прайсы;
• Шаблоны скидок для ручного применения в документах «Заявка», «Путевка» или «Карта гостя».

Список цен из разных прайсов можно посмотреть в отчете «Прайс-лист»

Применение скидок и надбавок

Действие документов «Установка Надбавок/скидок»

Надбавки и скидки, установленные через документ «Установка Надбавок/скидок», действуют по умолчанию. Это означает, что стоимость путевки в документах «Заявка», «Путевка» или «Карта гостя» автоматически скорректируется при выполнении условий предоставления скидки.

Например, если в качестве гостя добавляется физическое лицо той категории, для которой прописана скидка на проживание, стоимость проживания и итоговая стоимость путевки будут автоматически пересчитаны. Аналогично, если для определенных категорий дней установлена скидка на питание, стоимость питания в эти дни и итоговая стоимость путевки будут рассчитаны с учетом данной скидки.

Надбавки и скидки, установленные через документ «Установка Надбавок/скидок», начинают действовать с даты установки документа и могут быть прописаны для конкретного прайса.

Применение шаблона скидок

Шаблон скидки (надбавки) можно применить в детализации стоимости, которая содержится в документах «Заявка», «Путевка» или «Карта гостя». Для этого:

• Раскройте таблицу с детализацией стоимости, нажав на ссылку Сумма документа.
• Воспользуйтесь кнопкой Установить скидки и выберите нужный шаблон скидки из списка.

Шаблоны скидок не действуют по умолчанию и применяются в ручном режиме по необходимости, что позволяет использовать их в индивидуальном порядке.

Применение скидки в колонке с итоговой стоимостью путевки обнуляет данные детализации в колонках «Проживание», «Лечение» и «Питание».

Если скидка в детализации была применена ошибочно, пересчитать стоимость и вернуться к исходным значениям позволит кнопка Стоимость.

Функция Изменить стоимость в колонке

Используется для ручного изменения стоимости проживания, лечения, питания или путевки в целом в документах «Заявка», «Путевка» или «Карта гостя». Применяется в детализации стоимости. С ее помощью можно внести произвольные значения цен.

• Раскройте таблицу с детализацией стоимости, нажав на ссылку Сумма документа.
• Выберите колонку, значения которой требуется изменить.
• Используйте кнопку Изменить стоимость в колонке: задайте требуемое значение, выберите, для каких строк будет действовать значение, и нажмите Установить.

Изменение значений в колонке с итоговой стоимостью путевки обнуляет данные детализации в колонках «Проживание», «Лечение» и «Питание».

Если значения стоимости в детализации изменили ошибочно, пересчитать стоимость и вернуться к исходным значениям позволит кнопка Стоимость.

См. также

• Документ "Установка цен, надбавок, скидок"

Как время заезда и выезда влияет на период пребывания (КУС)

В программе «Кинт: управление санаторием» границы суток представляют собой четыре временных интервала: до завтрака, до обеда, после обеда, после ужина.

Для каждого интервала можно задать представление в виде времени, отображаемого в интерфейсе (например, до завтрака — 08:00, до обеда — 12:00, после обеда — 14:00, после ужина — 20:00 ).

Основной принцип влияния времени заезда и выезда на учет койко-дней пребывания и расчет стоимости услуг заключается во включении/исключении дня заезда/выезда из расчетного периода.

При учете по дням:

• Если гость заезжает До завтрака или До обеда, день заезда включается в период пребывания и учитывается в стоимости (отображается в детализации стоимости).
• Если гость заезжает После обеда или После ужина, день заезда исключается из периода пребывания и расчета стоимости (не отображается в детализации стоимости).
• Если гость выезжает До завтрака или До обеда, день выезда исключается из периода пребывания и расчета стоимости.
• Если гость выезжает После обеда или После ужина, день выезда включается в период пребывания и учитывается в стоимости.

При учете по ночам:

• Независимо от времени заезда гостя, день заезда включается в период пребывания и учитывается в стоимости (отображается в детализации стоимости).
• Независимо от времени выезда гостя, день выезда исключается из периода пребывания и расчета стоимости (не отображается в детализации стоимости).

При расчете по суткам

• Если гость заезжает До завтрака или До обеда, день заезда включается в период пребывания и учитывается в стоимости.
• Если гость заезжает После обеда или После ужина, день заезда включается в период пребывания, но учитывается в стоимости наполовину.
• Если гость выезжает До завтрака или До обеда, день выезда исключается из периода пребывания и расчета стоимости.
• Если гость выезжает После обеда или После ужина, день выезда включается в период пребывания, но учитывается в стоимости наполовину.

В связи с этим принципом:

• Если заезд происходит до обеда, а выезд — после обеда, количество дней проживания будет на один больше, чем количество ночей.
• Если заезд происходит после обеда, а выезд — до обеда, количество дней будет на один меньше, чем количество ночей.
• Чтобы количество дней и ночей совпадало, и заезд, и выезд должны быть либо в интервале до обеда, либо в интервале после обеда.

При необходимости можно скорректировать количество учетных дней и ночей, изменяя время заезда или выезда в момент регистрации гостя.

Например, в санатории, который ведет учет по дням, если гость фактически заезжает после обеда, но день его заезда нужно учитывать, время заезда можно установить в интервале «до обеда». Аналогично с днем выезда — если его требуется учитывать, можно указать время выезда в интервале «после обеда».

Время заезда и выезда по умолчанию также можно настроить. Оно будет устанавливаться во всех гостиничных документах при создании через интерфейс или через загрузку из сервисов онлайн-бронирования.

Как разделить оплату путевки между несколькими плательщиками (КУС)

Соплательщики — это дополнительные контрагенты, которые оплачивают часть стоимости санаторно-курортной путевки. Для разделения оплаты путевки между основным контрагентом и другими плательщиками можно использовать один из способов:

1. Добавление соплательщиков в договор:
   1. Создайте заявку на бронь (путевку) с необходимыми параметрами пребывания, обязательно добавьте контрагента и договор.
   2. Раскройте раздел «Соплательщики» и нажмите кнопку Изменить.

      

   3. В открывшейся карточке договора перейдите на закладку Соплательщики и с помощью кнопки Добавить выберите или создайте соплательщика.
   4. Укажите вид расчета с соплательщиком.
   5. Если соплательщик будет вносить фиксированную сумму оплаты за путевку, установите галочку «Фиксированная сумма» и впишите сумму оплаты. Если соплательщик будет вносить определенный процент суммы оплаты, укажите его.

      

      

   6. После операции бронирования создайте счет на оплату.
   7. В счете на закладке Оплата в разделе «Соплательщики» нажмите Заполнить по договору — в таблицу добавятся все соплательщики.
   8. При проведении основного счета автоматически создаются подчинённые счета для соплательщиков с соответствующими суммами. Эти счета не формируют движений в оперативном учёте и не служат основанием для приема платежей, а предназначены для удобства отправки документов контрагентам и упрощения оплаты.

      

   9. Примите оплату:
      • Платежи от соплательщиков можно принять в основном счете на оплату на закладке Оплата через кнопку Прием платежа по соплательщику.

      

      • Одновременный прием оплаты от основного контрагента и соплательщиков можно осуществить, создав документы приема платежа из заявки на бронь (путевки) или на основании счета.
2. Добавление соплательщиков непосредственно в счет:
   1. Создайте заявку на бронь, добавьте контрагента и договор, проведите операцию бронирования.
   2. Создайте счет на оплату и на закладке Оплата в разделе «Соплательщики» кнопкой Добавить внесите соплательщиков и укажите по ним суммы оплаты.

      

   3. Примите оплату.

Порядок работы с авансами (КУС)

В программе предусмотрены два варианта приема аванса от контрагента: с использованием счета на аванс и без создания счета на аванс. Удобство использования счета на аванс для принятия денежных средств обусловлено возможностью отправки контрагенту счета (со всеми реквизитами и QR-кодом) на нужную сумму. Счет на аванс не создает движений в оперативном учете.

Кроме того, на авансовый счет гостя могут быть переведены денежные средства, предназначенные для возврата гостю при отмене услуг или вследствие изменения условий проживания.

Методика с использованием счета на аванс

Представляет собой следующий порядок действий:

1. Создайте в программе документ «Заявка» или документ «Путевка».
2. Заполните все известные на момент брони данные по гостю и условиям его пребывания.
3. Из документа бронирования на закладке Услуги и оплата сформируйте счет на аванс на необходимую сумму (в счете на аванс допустимо указать любую подходящую для приема аванса номенклатуру).

   

4. На основании счета создайте документ прием платежа.

   

5. Проведите прием платежа.

   

6. Зафиксируйте факт получения аванса пробитием чека (признак способа расчета при приеме полной суммы аванса по счету на аванс — «Предоплата полная»).

   

7. Денежные средства будут зачислены на авансовый счет контрагента и отобразятся на закладке Услуги и оплата.

   

8. После приезда гостя или получения от него подтверждения намерений сформируйте счет на оплату.

   В счете отобразится сумма полученного ранее аванса, а также будет активен флажок «Зачесть».

   

9. Проведите прием оставшейся суммы по счету. Сумма в документе автоматически уменьшится на сумму аванса.

   

10. Пробейте чек для фиксации факта получения денежных средств.

Альтернативный способ создания счета на аванс: в отсутствие документа «Заявка» или документа «Путевка» счет на аванс можно сформировать в разделе программы ВЗАИМОРАСЧЕТЫ — Счета на оплату.
В реквизитах документа при создании необходимо выбрать вид счета — «Счет на аванс», указать подходящую или специально созданную для приема аванса номенклатуру. Данный способ актуален в случаях, когда клиент выразил намерение приобрести путевку, но еще не определился с ее параметрами.

Методика без использования счета на аванс

Представляет собой следующий порядок действий:

1. В документах «Заявка», «Путевка» перейдите на закладку Услуги и оплата и нажмите кнопку Прием аванса.

   В документе «Карта гостя» команда Прием аванса находится в разделе «Услуги и оплата», в меню «Расчеты».

   

2. В открывшейся форме документа «Прием платежа» введите необходимую сумму и проведите документ.

   

3. Зафиксируйте факт получения аванса пробитием чека (признак способа расчета при приеме денежных средств без счета на аванс — «Аванс»).

   

4. Денежные средства будут зачислены на авансовый счет контрагента и отобразятся на закладке Услуги и оплата.

   

5. После приезда гостя или получения от него подтверждения намерений сформируйте счет на оплату.
6. Проведите прием оставшейся суммы по счету.
7. Пробейте чек для фиксации факта получения денежных средств.

Списание средств с авансового счета

При наличии денежных средств на авансовом счете в созданном счете на оплату будет указана соответствующая сумма. Кроме того, в счете предусмотрена опция списания средств с авансового счета. Списание происходит автоматически, если активен флажок «Зачесть».

Если на авансовом счете нет средств, флажок «Зачесть» будет неактивен.

Пока на авансовом счете есть денежные средства, создаваемые счета на оплату могут быть оплачены с использованием аванса.

Списываемую с аванса сумму нельзя редактировать.

Перевод средств на авансовый счет

В ситуациях, когда гость сокращает период своего пребывания в санатории (операция «Сокращение пребывания») или отказывается от посещения уже оплаченной процедуры, администратор может предложить перевести неиспользованные средства на авансовый счет гостя.

Перевод денежных средств на авансовый счет зачастую является более предпочтительным вариантом, так как он позволяет гостю использовать эти средства для оплаты товаров и услуг санатория без необходимости выполнения дополнительных банковских операций.

Для перевода средств на авансовый счет:

1. Сформируйте на основании сторно-счета документ «Перевод на аванс».

   

2. Проведите созданный документ:

   

Возврат аванса

Возврат аванса гостю можно осуществить из документа «Карта гостя»:

1. Раскройте раздел «Услуги и оплата» и в меню «Расчеты» выберите команду Возврат аванса.

   

2. Проведите открывшийся документ «Возврат платежа».

   

3. Пробейте чек для фиксации факта возврата денежных средств.

Интерфейс "Администратор гостиницы" (КУС)

Основное рабочее место администратора гостиницы (ресепшн). Позволяет решать следующие задачи:

• Отслеживать состояние номерного фонда на выбранную дату.
• Просматривать списки прибывающих, проживающих и выезжающих гостей.
• Выполнять бронирование путевок, регистрацию гостей, операции по изменению параметров пребывания: выбытие, продление пребывания, переселение и другие.
• Изменять статус гостиничных номеров, например закрывать номера на ремонт.
• Отслеживать дату и время последних работ, выполненных в номере.

Чтобы открыть интерфейс «Администратор гостиницы», в разделе ГОСТИНИЦА нажмите ссылку Интерфейс «Администратор гостиницы».

Описание интерфейса

В интерфейсе информация отображается на дату, выбранную в одноименном поле.

Данные на закладках интерфейса представлены в табличной форме. Строка поиска позволяет быстро находить записи по любым данным из табличной части.

В настройках интерфейса с помощью кнопки Настройка колонок можно настроить видимость и порядок колонок в списках на каждой закладе.

— включает/выключает режим считывания электронной карты/QR-кода/штрихкода, которые считываются при наличии соответствующего оборудования.

Отбор данных в интерфейсе

Данные для отображения в интерфейсе можно отобрать (отфильтровать) по следующим параметрам:

• На дату — установите нужную дату. По умолчанию — текущая дата. На всех закладках в интерфейсе будут отображаться данные на эту дату.

(следующие поля находятся в выпадающем окне Отбор)

• Состояние номера
• Категория номера
• Корпус
• Этаж
• Вариант проживания
• Организация — выберите организацию, данные из которой отображать в интерфейсе.
• Категория путевки
• Номенклатура

Выберите значения этих параметров, и во всем интерфейсе на всех закладках будут отображаться данные, соответствующие этим условиям.

Значения отбора отображаются рядом с названием выпадающего окна Отбор (в примере на рисунке «Ст 1м, Ст 2м, К2, Санаторий "Родные просторы"»):

Перейти

В этом выпадающем списке отображается список объектов программы, в которые можно перейти.

Отчеты

Список отчетов. Щелкните по названию отчета мышью, и он сформируется на новой закладке в программе.

Проверка данных

Эта ссылка появляется только у администраторов системы. Отображает результаты последней проверки данных.

При нажатии на кнопку Исправить откроется соответствующий объект, в котором можно исправить данные.

Состояние номеров

На закладке отображается состояние номерного фонда санатория.

Индикаторы показывают состояние номеров:
 — свободен,  — частично занят,  — занят,  — номер в специальном состоянии: ремонт, служебный номер или в каком-то другом специальном состоянии.

— раскрыть список забронированных путевок или проживающих гостей в занятом номере.

— коричневым цветом отображаются «грязные» номера, в которых требуется уборка.

Столбцы в таблице

• Номер гостиницы
• Основных мест/Физ. лицо — указывается состояние свободных основных мест в номере.
• Занято/Дата заезда — указывается количество занимаемых в данный момент мест гостиничного номера.
• Квота — если номер был забронирован по квоте, то в колонке указывается номер документа «Установка квоты».
• Работы в номере — дата, время и вид последних работ, выполненных в номере. По этой информации можно судить о степени готовности номера к приему гостей.

Операции с номерами и гостями

Операции с номерами вызываются из контекстного меню номера или с помощью кнопки Создать.
Операции с гостями вызываются из контекстного меню гостя или с помощью кнопки Выполнить.

Операции с номерами

• Бронирование — открывает документ «Путевка: Новая». Только для свободных номеров.
• Регистрация — открывает документ «Карта гостя: Новая». Для свободных и частично занятых номеров.
• Закрыть на ремонт — открывает документ «Установка состояния номера». Только для свободных номеров. Номера, для которых установлено состояние «Ремонт», будут считаться занятыми.
• Переключить состояние уборки — переключить состояние уборки номера с «чистого» на «грязный» или наоборот.

Операции с гостями

• переселение гостя в другой гостиничный номер
• сокращение и/или продление срока пребывания
• перерыв пребывания и/или возобновление пребывания
• выбытие гостя

Выполнение любой из операций с гостями открывает документ «Заявка гостя» соответствующего типа.

Переселение гостей из одного номера в другой можно выполнять путем перетаскивания на свободный номер гостиницы. Переселение может быть выполнено только, если номер гостиницы свободен в период проживания гостя.

Прибывающие

На закладке по умолчанию отображаются заявки и путевки гостей, в которых дата заезда равна дате, указанной в интерфейсе в поле «На дату». Это люди, прибытие которых ожидается санаторием в день, указанный в интерфейсе в поле «На дату». При необходимости в списке можно отобразить уже зарегистрированных гостей.

В столбце «Состояние заезда» отображается состояние гостя:

• Ожидается бронь — заявка,
• Ожидается заезд — путевка,
• Зарегистрирован — зарегистрированный гость.

В прочих столбцах закладки отображается основная информация по заезду: гость, номер документа бронирования, серия и номер БСО, категория номера, номер проживания, количество дней и ночей проживания, параметры пребывания. Полный список колонок для выведения информации доступен в настройках.

Количество гостей

В этом всплывающем окне отображается статистика по списку: количество гостей в списке, заявок, путевок, сколько человек заехало.

Создать

Создать пустую путевку для выполнения бронирования.

Регистрация

Зарегистрировать гостя по выбранной курсором путевке. Откроется форма документа «Карта гостя: Новая», автоматически заполненная на основании данных путевки.

Создать путевку

Создать путевку для гостя по выбранной курсором заявке на бронь.

Открыть

Открыть выбранную курсором путевку для регистрации гостя.

Подбор номеров

Подобрать номер проживания в выбранной курсором заявке на бронь.

Снять бронь

Снять бронь для выбранных гостей. Выберите курсором гостей и нажмите эту кнопку. По гостям создастся документ «Снятие брони». Проведите документ. Снятые заявки и путевки остаются в системе, но не отображаются в ней — в шахматке гостиницы, интерфейсах, журналах и списках, для выбора в документах и прочих местах.

Документы

• Счет на оплату — создать счет на оплату путевки для выбранного курсором гостя.
• Прием платежей — создать документ «Прием платежа» для выбранного курсором гостя. Если гостю выставлено несколько счетов, появится окно выбора счетов, в котором можно будет выбрать — для какого счета создавать документ «Прием платежа».

Зарегистрированные

Отобразить гостей, для которых создана карта гостя на дату, выбранную в интерфейсе (т.е. зарегистрированных в системе на эту дату). Нажатая кнопка отображается серым цветом (показано на рисунке).

Просроченные заезды

Отобразить гостей, не приехавших на дату, выбранную в интерфейсе. В списке отобразятся путевки, в которых дата заезда меньше даты, указанной в интерфейсе. Двойным кликом мыши по строке или нажатием на ней клавиши Enter можно открыть путевку и сделать с ней нужные действия.

Нажатая кнопка отображается серым цветом. Чтобы скрыть просроченные путевки, нажмите кнопку еще раз.

Отображение документа бронирования

В списке есть столбец «Документ», но по умолчанию он скрыт. Если в настройках колонок его включить, в таблице можно будет видеть документ бронирования.

Гости

На закладке отображается список гостей, находящихся в санатории на дату, выбранную в интерфейсе, и сведения о них:

• период проживания, гостиничный номер
• сумма и состояние оплаты пребывания
• персональные данные
• дополнительные характеристики

Жирным шрифтом отображаются гости, которые на дату, выбранную в интерфейсе, должны были выбыть, но по какой-то причине не выбыли.

Новый гость — зарегистрировать нового гостя, создав новую карту гостя.

Выполнить — выполнить одну из операций изменения условий пребывания гостя: переселение, продление пребывания, сокращение пребывания или выбытие.

Создать — создать документ вида: «Доп. услуги» («Оперативная реализация»), «Назначение услуг», «Потребность».

Документы — создание документов «Счет на оплату» и «Прием платежей» (аналогично командам по кнопкам Счет на оплату и Прием платежей из карты гостя на закладке Услуги и оплата.

Открыть — открыть расписание сеансов процедур гостя, Шахматку пациента, Шахматку услуг.

Перерывы — вывести всех гостей с перерывом пребывания.

Еще — дополнительные команды:

• Печать списка гостей — распечатать список гостей на указанную в интерфейсе дату.
• Печать — печать разных печатных форм карты гостя.

Колонки в таблице (могут быть выведены или скрыты):

• Метки — проставленные метки в карте гостя.
• Потребности — количество потребностей гостя.
• Выставлено, Оплачено — выставленная и оплаченная сумма по документу гостя: путевке или карте гостя.
• Комментарий — отображается комментарий из соответствующего поля в документе «Карта гостя».

Полный перечень доступных колонок — в настройках интерфейса.

Выбывающие

На закладке отображаются гости, выбывающие на дату, выбранную в интерфейсе, а также гости, в картах которых дата выезда меньше даты, указанной в интерфейсе, но для которых еще не выполнена операция выбытия.

Список столбцов в таблице регулируется настройками колонок. В столбце «Комментарий» отображается комментарий из соответствующего поля в документе «Карта гостя».

Выбытие — оформить выбытие выделенных гостей. Программа запустит операцию выбытия, после чего эти гости исчезнут из списка.

Продление — оформить продление пребывания выделенных гостей. Откроется форма для выполнения операции продления пребывания. Если выбрано несколько гостей, для каждого из них откроется форма продления пребывания.

Перерывы — вывести всех гостей с перерывом пребывания.

Выбывшие — вывести всех выбывших на выбранную дату гостей.

Опция «Выбытие по расписанию» позволяет настроить автоматическое выбытие гостей по расписанию. Отображается только у пользователей с правами администратора.

Для настройки автоматического выбытия также требуется в разделе АДМИНИСТРИРОВАНИЕ – Сервис – «Консоль заданий» в регламентном задании «Регистрация выбытия гостей» указать пользователя с правами администратора.

Потребности гостей

На закладке отображаются потребности гостей.

Простым шрифтом отображаются непросроченные потребности. Жирным — просроченные. Серым — неотправленные на выполнение или архивные.

Дважды щелкнув мышью по задаче и нажав на ней Enter можно открыть ее для просмотра или выполнения.

С помощью кнопки Потребность можно оформить потребность гостя, создав задачу.

Настройки интерфейса

Настройки интерфейса вызываются кнопкой .

Настройка колонок

Настройка видимости и порядка колонок в списках (таблицах) на каждой закладке.

Настройка отчетов

Настройка перечня отчетов, доступного в интерфейсе.

Настройка вывода

Настройка состава и порядка виджетов.

Представление номеров

Настройка отображения номеров проживания в шахматке гостиницы и интерфейсе «Администратор гостиницы». Неотмеченные реквизиты не отображаются. Положение в списке влияет на порядок реквизитов при отображении в строке.

Например, если отметить реквизиты «Наименование», «Категория номера» и «Корпус»:

то представление номеров будет таким:

• в интерфейсе «Администратор гостиницы»:

• в Шахматке гостиницы:

Если отметить реквизиты «Наименование» и «Категория номера», то представление номеров будет таким: