Перейти к содержанию

Документ "Заявка" (КУС)

Материал из КинтВики

В программе ведется учет заявок на бронь от физических и юридических лиц.

В документе «Заявка» фиксируется информация от потенциального клиента о намерении приобрести путевку с указанием необходимых требований. Все заявки, принятые от клиентов, регистрируются в программе. На основании заявки создаются путевки и бронируются номера гостиницы либо сразу регистрируются карты гостей.

В заявке может содержаться информация об одном или нескольких потенциальных гостях. При этом в заявке учитывается не количество занятых номеров, а количество мест. Каждая строка содержит информацию об одном госте на одном месте в номере, а не об одном госте в определенном номере. В ячейке «Номер гостиницы» указывается гостиничный номер, в который заселяется гость, в ячейке «Вариант проживания» отображается вид места — «Основное», «Дополнительное», «Без проживания» и др., в ячейке «Гость» — гость, размещенный на этом месте.

Юридические лица — компании и организации — часто направляют в санаторий группы своих сотрудников. В таких случаях оформляется заявка сразу на большое количество гостей. Например, в начале года компания может подать заявку на размещение 40 сотрудников в течение года: 10 человек в мае, 10 в августе, 15 в сентябре и 5 в октябре

С помощью заявки осуществляется предварительное бронирование гостиничных номеров.

Статусы заявки:

  • «Черновик» — новая заявка от создания до ее регистрации.
  • «На исполнении» — заявка от регистрации до бронирования гостиничных номеров для людей из нее и создания им путевки(-ок).
  • «Исполнена (закрыта)» — отработанная заявка, по которой созданы путевки и забронированы номера гостям, либо оформлен отказ. Такие заявки скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав на верхней панели инструментов журнала кнопку Все.

Способы создания заявок

Заполнение заявки

  1. Заполните поля «Контрагент», «Договор» и закладку Гости.
  2. Если для номеров настроены метки, то их можно отмечать при подборе номера для гостя: нажмите на нужные метки, а затем нажмите кнопку Поиск мест — Заполнить номер в строке. Программа автоматически заполняет строки свободными номерами гостиницы с учетом количества дней от последнего выезда, а также с учетом установленных меток.
  3. Чтобы вручную выбрать подходящий под заданные метки номер, выберите команду Поиск мест — Открыть форму поиска мест. В открывшемся окне появится список доступных номеров с учетом выбранных меток. Выделите номер и нажмите Выбрать.
  4. Если включен учет бланков строгой отчетности, то в поле «Серия БСО» выберите серию путевок, в поле «С номера» выберите с какого номера начать нумерацию путевок гостей в заявке и нажмите кнопку Заполнить номера БСО.
  5. Нажмите кнопку Забронировать.

Если в интерфейсе «Администратор системы» учет номенклатуры пребывания рассчитывается по койко-дням, то при регистрации документа «Заявка» сумма документа распределяется на каждый день проживания. Посмотреть суммы с разворотом по дням можно в отчете «Номенклатура оказанных услуг».

Снятие брони

Снятие брони

Журнал заявок

Заявки хранятся в журнале заявок, который находится в основном разделе БРОНИРОВАНИЕ, или его можно найти поиском по интерфейсу.

Чтобы открыть заявку, дважды щелкните по ней в журнале мышью или установите на нее курсор и нажмите клавишу Enter.

Отработанные заявки со статусом «Исполнена (закрыта)», по которым созданы путевки или карты гостя, скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав на верхней панели инструментов журнала кнопку Все.

Форма заявки

Форма заявки может содержать различный набор основных командных кнопок в зависимости от выбранного режима работы с заявкой: с созданием путевок из заявки или с регистрацией карт гостей из заявки без создания путевок. Режим определяется опцией «Создание карты гостя по заявке» в интерфейсе «Администратор системы»:

  • Если опция включена, кнопка Создать путевки в заявке отсутствует, а кнопка регистрации позволяет выбрать один из двух режимов регистрации карт гостей: с открытием каждого документа или автоматически.
  • Если опция выключена, в заявке отображается кнопка Создать путевки, а кнопка регистрации работает только в автоматическом режиме — путевки и карты гостей создаются и регистрируются без открытия соответствующих документов.

Заполнение параметров путевки и их значения зависят от способа создания документа.

Реквизиты документа

Раздел «Реквизиты документа» по умолчанию свернут, раскрывается и сворачивается щелчком мыши по его заголовку.

Номер и дата документа

Заполняются программой автоматически.

Номер и дата входящего документа

Заполняются, если заявка была создана онлайн: через Google Таблицы или онлайн-бронирование. Если эти реквизиты заполнены, именно они становятся номером и датой документа «Заявка» и отображаются в названии документа. Если нет — номер и дата заявки автоматически присваиваются программой. По этим реквизитам можно будет отличать онлайн-заявки от заявок, созданных в КУС. Номер и дату входящего документа можно менять у проведенной и забронированной заявки. (см. рис. выше)

Вид заявки — способ, которым была создана заявка:

Квота

Квота, по которой создана заявка.

Агент

Компания-агент, продающая путевки. Для агента рассчитывается вознаграждение.

Договор агента

Номер и дата договора с компанией-агентом.

Канал продаж

Канал продаж — источник продажи броней.

Параметры заявки

Соплательщики

Статус

Выбор текущего статуса заявки на бронь — «Не подтверждена», «Частично подтверждена» или «Подтверждена».

Направление в

Организация, куда оформляется заявка на бронь.

Прайс

Выбор прайса

Серия БСО

Выберите серию БСО — бланков строгой отчетности. Для выбора отображаются серии документов, у которых включено свойство «Учет номеров в рамках серии».

С номера

Выберите с какого номера бланка присваивать номера путевок гостям в заявке.
Номер и серия бланка переходят в путевку при подтверждении заявки (нажатии на кнопку Путевка у выбранного в списке гостя на закладке Гости).

Контрагент

Контрагент гостя — физическое или юридическое лицо, оплачивающее путевку. Контрагентом гостя может быть не сам гость.

Договор

Договор с контрагентом, по которому будет вестись оплата путевки. В поле для выбора отображаются договоры контрагента с организацией, в которую оформляется заявка (из поля «Организация»). Если с организацией существует несколько договоров, автоматически подставится основной договор, но с помощью кнопки можно выбрать любой.

Комментарий заявки

Поле для внесения дополнительной информации

Стоимость зафиксирована

Включение опции позволяет зафиксировать стоимость брони: при изменении параметров бронирования цена не пересчитывается.

Основные командные кнопки

— создать основной договор с контрагентом.

Заполнить номера БСО

В столбце «Номер БСО» заполните номера путевок гостей, начиная с номера, указанного в поле «С номера».

Забронировать

Зарегистрировать заявку в системе. При регистрации заявки выполняется проверка на повторную регистрацию гостя: если на человека, выбранного в таблице в поле «Гость» уже зарегистрирована и действует карта гостя (гость еще не выселен), программа выдаст предупреждение «Гость Фамилия Имя Отчество уже зарегистрирован. Продолжить?».

Создать путевки

Кнопка отображается, если заявка работает в режиме создания путевок из заявок (для этого опция «Создание карты гостя по заявке» в интерфейсе «Администратор системы» должна быть отключена).
Позволяет забронировать места в номерах и создать путевку на каждого гостя в заявке. Путевки отображаются в заявке на закладке Документы.

Зарегистрировать

Кнопка для регистрации гостей из заявки. Отображается, если заявка работает в режиме регистрации карт гостей без создания путевок (для этого опция «Создание карты гостя по заявке» в интерфейсе «Администратор системы» должна быть включена).
Позволяет выбрать режим регистрации:
  • Открыть карты гостя — создает и открывает карты гостей по всем строкам заявки для последующей регистрации.
  • Создать автоматически — создает и регистрирует карты гостей по всем строкам заявки без открытия документов, а также заполняет в созданных документах номера проживания, если они не были указаны в заявке.

Зарегистрировать автоматически

Кнопка регистрации гостей из заявки. Отображается, если заявка работает в режиме создания путевок из заявок (для этого опция «Создание карты гостя по заявке» в интерфейсе «Администратор системы» должна быть неактивна).
Позволяет автоматически создать путевки и зарегистрировать карты гостей по всем строкам заявки без открытия соответствующих документов, а также заполнить в создаваемых документах номера проживания, если они не были указаны в заявке.

При регистрации выполняется проверка на повторную регистрацию гостя: если на человека, выбранного в таблице в поле «Гость», уже зарегистрирована и действует карта гостя (гость не выселен), программа выдаст предупреждение «Гость Фамилия Имя Отчество уже зарегистрирован. Продолжить?».

Подбор мест

Подобрать номера проживания. По кнопке доступен список команд:
  • Заполнить номера в строке. Строки автоматически заполняются свободными номерами гостиницы с учетом количества дней от последнего выезда.
  • Открыть форму поиска мест. Откроется форма «Поиск мест», отберите в корзину на этой форме номера для гостей и в корзине нажмите кнопку Выбрать — выбранные номера перенесутся в заявку и присвоятся гостям по порядку: первый номер из корзины установится для первого гостя в списке в заявке, второй номер из корзины — второму гостю и т.д.

Стоимость

Пересчитать стоимость во всех строках заявки. Изменится столбец «Номенклатура, Стоимость».

Снять брони

Операция снятия брони по всем строкам заявки.
При нажатии кнопки в появившемся окне указывается причина отказа. Операция снятия брони отображается на закладке Операции. Подробнее — в статье «Снятие брони».

Создать заявку по снятой брони

Команда доступна в меню кнопки Еще. Позволяет создать новую заявку, в которую попадут гости текущей заявки, по которым ранее сняли бронь с помощью кнопки Снять бронь.

Еще

Открыть полный список доступных команд.

Связанные документы

Список документов, связанных с заявкой.

Закладка Гости

Содержит информацию о заездах гостей по данной заявке.

Набор кнопок над табличной частью различается в зависимости от того, активировано ли создание путевок из заявок.

Кнопки:

— добавить гостя.

— добавить подчиненную строку.

— добавить переселение. Кнопка доступна в документе при отключенном режиме создания путевок из заявок.

— добавить гостя копированием выбранного (того, на котором стоит курсор).

— удалить гостя.

— подобрать гостиничный номер для гостя: заполнить номер в строке автоматически или открыть форму «Поиск мест» для выбора номера вручную.

— установить одно значение в колонке для всех гостей.

— добавить метки гостю для обозначения дополнительных характеристик, которые необходимо учесть при обслуживании, например, . Установленные метки будут отображаться во всех основных документах гостя: карточке физического лица, карте гостя и карте пациента.

Контрагент — установить контрагентом заявки гостя (физическое лицо) из текущей строки.

Создать путевку — создать путевку на выбранного гостя. Отображается, если заявка работает в режиме создания путевок из заявок.

Зарегистрировать автоматически — автоматически создать путевки и зарегистрировать карты гостей по выбранным гостям без открытия соответствующих документов, а также заполнить в них номера проживания, если они не были указаны в заявке. Отображается, если заявка работает в режиме создания путевок из заявок.

Зарегистрировать — позволяет зарегистрировать выбранных гостей одним из двух способов: с открытием карты гостя или автоматически, без открытия документа (с заполнением номеров проживания, если они не были указаны в заявке). Отображается, если заявка работает в режиме регистрации карт гостей без создания путевок.

Расшифровка стоимости заявки — откроется документ «Расшифровка цены» для выбранного гостя — в нем будет расписано, из чего она состоит, складывается.

Снять бронь — оформить отказ от заявки выбранного гостя. Выберите курсором гостя, который хочет отказаться от заявки, и нажмите эту кнопку. Откроется окно, в котором будет указан гость и в поле «Причина» укажите причину отказа от заявки (причины выбираются из справочника «Причины»). Гость, отказавшийся от заявки, отображается в заявке серым цветом. Операция отказа отображается на закладке Операции.

Показать в шахматке — открывает шахматку гостиницы с выделенным периодом заселения выбранного гостя.

Все параметры — отобразить в таблице гостей скрытые столбцы (их названия отображаются курсивом):

«Ночей»
«Время заезда»
«Время выезда»
«Ранний заезд»
«Вариант питания»
«Корпус»
«Стоимость проживания»
«Стоимость лечения»
«Стоимость питания»
«График пребывания»
«Расчетных дней»
«Лечащий врач»
«Источник финансирования»

Повторное нажатие на эту кнопку скроет эти столбцы.

Выпадающий список выбора вариантов лечения и питания формируется с учетом настроек популярных значений.

Таблица со списком гостей

В табличной части заполняются параметры пребывания гостя (категория номера, номер гостиницы, период проживания, вариант проживания и другие), параметры путевки, а также характеристики гостя:

«Гость»

ФИО гостя. На этапе бронирования допускается не указывать, так как часто неизвестно, кто именно приедет по заявке. ФИО можно будет ввести либо в путевке, оформляемой по заявке, либо в карте гостя. Гости выбираются из справочника «Физические лица». Если вводимого человека нет среди физ.лиц, нужно сначала создать такое физ.лицо (создать его карточку) с помощью предлагаемой ссылки Создать, и затем выбрать его в этом поле. При выборе гостя рядом с именем отображается дата его рождения, если она введена в карточке физ.лица. Это позволяет отличать гостей с одинаковыми именами.
Если в качестве гостя выбирается физ.лицо, по которому уже создана бронь или есть действующее заселение, программа выдаст соответствующее сообщение.

«Основная метка гостя»

Отображение/установка основной метки гостя (до релиза 25.10 — приоритета гостя).

«Категория гостя»

Отображение/установка категории гостя. Выбирается из справочника «Категории физлиц». Указание категории может влиять на стоимость путевки и наличие льготы по туристическому налогу.

«Возрастная группа»

Отображение/установка возрастной группы гостя. Допустимо указание возрастной группы без указания гостя: это позволяет рассчитывать цены путевок для гостей по возрасту.

«График пребывания»

Скрытый столбец. Отображается при нажатии на кнопку Все параметры. При варианте проживания «Без проживания» у гостя в этом столбце можно выбрать график пребывания гостя в санатории (выбор происходит из справочника «Графики»). Это влияет на количество дней пребывания гостя: из периода пребывания вычитаются неактуальные дни выбранного графика. Дата закрытия периода контролируется по дате заезда.

«Номенклатура»

Номенклатура пребывания.

«Номер БСО»

Номер бланка строгой отчетности — номер путевки. Столбец появляется при введении серии бланков в поле «Серия БСО».
Номера БСО для гостей заявки можно проставить автоматически, нажав кнопку Заполнить номера БСО, а можно выбрать вручную. Номер можно выбрать вручную даже после автоматического проставления номеров.
Если для контрагента заявки были выпущены определенные номера бланков, на выбор здесь отобразятся они и номера бланков для всех контрагентов.
Если для контрагента заявки не были выпущены определенные номера бланков, здесь отобразятся номера бланков, которые доступны всем контрагентам.

«Лечащий врач»

Скрытый столбец. Отображается при нажатии на кнопку Все параметры. Позволяет назначать лечащего врача на этапе бронирования. Внесенное значение будет установлено с даты заезда гостя. Если гость заезжает повторно, лечащий врач автоматически установится в заявку на бронь по данным предыдущего заезда при нажатии кнопки Забронировать или кнопки Записать.
«Источник финансирования»
Скрытый столбец. Позволяет указать источник финансирования санаторно-курортной путевки на этапе бронирования.
«Ранний заезд»
Скрытый столбец. Предназначен для фиксации планируемого раннего заезда гостя до стандартного времени заселения (в пределах нескольких часов), а также расчета суммы доплаты. При установке флага открывается окно «Ранний заезд», где указываются количество часов, цена за час и при необходимости комментарий.
После сохранения в столбце появляется ссылка с указанием количества часов и суммы доплаты. Информация о раннем заезде передается:
  • в интерфейс «Администратор гостиницы» (отображается на закладке Прибывающие в колонке «Ранний заезд»);
  • в карту гостя; после регистрации карты гостя добавляется как оказанная услуга «Ранний заезд» с возможностью выставления счета и приема оплаты.

Группы гостей, подчиненные строки

В заявке можно создавать группы гостей, добавляя подчиненные строки к основному гостю: для этого установите курсор на гостя, к которому нужно создать подчиненные строки, и нажмите кнопку .

  • На связанные строки создается один общий документ «Путевка» (с одним номером БСО на основную и подчиненные строки) или «Отказ по заявке». При необходимости эту функцию можно отключить в разделе Параметры пребывания интерфейса «Администратор системы», тогда на связанные строки будут создаваться отдельные путевки со своими номерами БСО.
  • При нажатии на кнопку Заполнить номера БСО номера путевок присваиваются только основным строкам.

Бронирование номеров для гостей

При создании заявки через интерфейс «Менеджер продаж» бронирование осуществляется в категорию номеров. Гостиничные номера в такой заявке не устанавливаются, их необходимо подобрать.
В интерфейсе «Администратор системы» в настройках раздела Параметры пребывания доступна опция бронирования в один номер. Включение опции позволяет программе подбирать для группы гостей в заявке один гостиничный номер. Если по гостю созданы подчиненные строки, то при включенной опции категория номера и сам гостиничного номер устанавливаются только основному гостю.

Бронирование с переселением

В заявке можно запланировать переселение гостя в другой гостиничный номер с определенной даты: для этого установите курсор на гостя, которому нужно оформить переселение, и нажмите кнопку . Переселение при бронировании доступно при отключенном режиме создания путевок из заявок.

Подробнее про оформление переселения в заявке — в разделе Бронь с переселением.

Автоматическое заполнение таблицы гостей

С помощью команды Заполнить можно автоматически заполнить таблицу гостей необходимым количеством строк с одинаковыми параметрами. Команда доступна в меню по кнопке Еще.

В появившемся окне введите количество гостей и необходимые параметры их пребывания.

Жирным шрифтом отображаются параметры, обязательные для заполнения.

«Подчиненных строк» — количество подчиненных строк, которые будут созданы на каждую основную.

«Стоимость (ручная)» — в поле можно ввести стоимость путевки — она установится для всех гостей в заявке и будет считаться суммой путевки, введенной вручную.

Нажмите кнопку Выполнить и в таблице гостей появится количество строк, равное указанному количеству гостей, и каждая строка будет заполнена указанными параметрами.

Массовое изменение одного параметра пребывания для нескольких гостей

Иногда требуется изменить один параметр пребывания для множества гостей (установить одно значение в колонке для нескольких гостей), например, изменить у нескольких гостей вариант проживания, или очистить ячейки в одной колонке у нескольких гостей. Для этого:

  1. Установите курсор на одну из ячеек, значение в которой надо изменить.
  2. Выделите мышью в списке нужных гостей (с помощью клавиш Shift или Ctrl).
  3. Нажмите кнопку . Доступна в списке команд по кнопке Еще.
  4. В открывшемся окне:
    • выберите нужное значение,
    • укажите — установить выбранное значение или очистить значения в выделенной колонке у выбранных гостей,
    • укажите, для каких ячеек выполнить действие — для заполненных или незаполненных или и у тех и других (можно установить обе галочки, тогда указанное значение установится во всех выбранных ячейках в колонке),
  5. Нажмите кнопку Установить.

Таким образом можно быстро и удобно изменять значение ячеек у большого количества гостей.

Сумма документа

Детализация стоимости (КУС)

Цветовое выделение строк заявки

Строки заявки выделяются цветом в зависимости от выполненных операций.

При отключенном режиме создания путевок из заявок:

  • зеленым цветом отображаются строки, по которым зарегистрирована карта гостя;
  • синим цветом — строки, по которым забронирована карта гостя;
  • серым цветом — строки со снятой бронью

Это позволяет визуально отличать строки с зарегистрированными гостями от строк со снятой бронью и тех, по которым регистрация еще не проведена. А также различать состояние карты гостя (забронирована или зарегистрирована).

При включенном режиме создания путевок из заявки:

  • синим цветом отображаются строки, по которым забронирована путевка;
  • серым цветом — строки со снятой бронью.

Закладка Услуги и оплата

Отображает список услуг на этапе бронирования, инструменты для проведения взаиморасчетов и информацию о состоянии взаиморасчетов.

Табличная часть содержит номенклатуру услуг, а в соответствующих колонках — ссылки для создания счетов на оплату и приема платежей.

Оперативная реализация

Добавить в список услуг гостя услуги санатория. Создается документ «Оперативная реализация».

Снятие оперативной реализации

Отменить все или несколько единиц услуги, назначенных документом «Оперативная реализация». Выберите в списке услугу и нажмите эту кнопку. Создастся документ «Снятие оперативной реализации», с помощью которого можно отменить услугу: установите в нем количество единиц услуги, которые нужно отменить, и проведите документ.

Реализация товаров и услуг

Кнопка отображается, если в заявке отключено создание путевок.
Создает документы «Реализация товаров и услуг» по данным заявки.

Реализация по путевкам

Кнопка отображается, если заявка работает в режиме создания путевок из заявок.
Создает документ «Реализация товаров и услуг» по созданным из заявки путевкам.

Варианты формирования реализации:

  • по заявке (путевкам) — все данные заявки (все путевки заявки) включаются в один документ реализации.
  • по месяцам пребывания — появляется, если в заявке указаны периоды пребывания, относящиеся к разным месяцам. В этом случае по каждому месяцу формируется отдельный документ реализации.
  • по месяцам выезда — появляется, если в заявке указаны периоды пребывания с разными месяцами выезда. В этом случае данные группируются в документы реализации по месяцу выезда.

Раздел Счета на оплату

Позволяет создавать счета и принимать платежи. Отображает текущий статус взаиморасчетов.

Счет на оплату

Создать счет на оплату по документу (заявке). При наличии соплательщиков создадутся счета для контрагента и для каждого из соплательщиков.

Счет на аванс

Создать счет на внесение аванса по заявке.

Сторно-счет

Создать сторно-счет на возврат платежа клиенту (например, за отмененные платные услуги).

Прием платежей

Создать документ приема оплаты услуг.

Прием аванса

Создать документ приема аванса.

Корректировка аванса

Создать документ корректировки аванса, позволяющий перенести принятый от контрагента аванс на другой договор или на другого контрагента.

Раздел Назначения услуг

Предоставляет возможность подбирать и назначать услуги на этапе бронирования.

Назначить

Создает документ «Назначение услуг», закрепленный за контрагентом (в документе не указывается пациент).

Шахматка сеансов

Открывает шахматку сеансов, в которой можно выбрать необходимую услугу, подобрать и назначить сеансы, автоматически сформировав документ «Назначение услуг».

Отмена

Создает документ «Отмена назначений услуг», если требуется отменить проведенный ранее документ «Назначение услуг».

Сформированный в заявке документ «Назначение услуг» после регистрации гостя должен быть привязан к карте гостя ( в карте гостя для этого предусмотрена опция «Привязать назначение услуг контрагента»).

Закладка Операции

Типовые операции, совершенные по данной заявке.

Движения

Список движений выбранной операции в разных бухгалтерских регистрах.

Отменить

Отменить операцию. Отменить можно только последнюю операцию.

Закладка Документы

Списки путевок, уведомлений и справок по заявке.

Закладка Дополнительно

Содержит дополнительные параметры для заполнения, а также раздел «Приложения» для прикрепления файлов к заявке.

См. также

Источник — https://wiki.kint.ru/index.php?title=Документ_%22Заявка%22_(КУС)&oldid=108354