Руководство пользователя (КУС)

Основные понятия

Гостиница

Номерной фонд

Совокупность, общее количество номеров (мест) разной категории.

Номера гостиницы

Элементы справочника «Номера гостиницы» соответствуют реальным местам проживания (комнатам).

Группы справочника соответствуют существующей в реальности группировке комнат — например, по этажам, корпусам или зданиям.

Категории номеров

Каждый номер гостиницы относится к определенной категории. В систему уже введены предопределенные категории «Стандартный», «Без удобств», «Люкс», «Полулюкс». В дополнение к этим категориям при настройке системы можно ввести любое количество нужных категорий.

Категория номера используется в механизмах поиска, отбора и группировки, а также участвует в формировании номенклатуры при выставлении счета на оплату.

Бронирование

Процесс резервирования мест проживания для определенного контрагента (турфирмы, предприятия) или физического лица.

Шахматка гостиницы

Форма визуально отображает текущее и планируемое состояние номеров за указанный период времени.

Путевка

Путевка описывает вид и объем предоставляемых учреждением услуг.

Категории путевок

Категории путевок обычно соответствуют различным видам обслуживания и цены.

Категории путевок используются для формирования номенклатуры при выставлении счета на оплату.

Номенклатура путевок

Номенклатура путевок используется для оформления расчетов с контрагентами при формировании документов (счетов на оплату) и выгрузке в конфигурации «1С:Предприятие 8».

Система формирует номенклатуру путевок с учетом категории и количества мест номера, а также длительности заезда, например: «Путевка (Люкс, 2-местный, 15 дней)».

Гость

Физическое лицо, владелец путевки, потребитель услуг оздоровительного учреждения.

Карта гостя

Универсальный идентификатор любого клиента. Содержит полную информацию о госте.

Медицинские услуги

Пациент

Физическое лицо, которому оказываются медицинские услуги.

Карта пациента

Форма, содержащая данные о пациенте — результаты медицинских осмотров, лабораторных исследований, назначенные процедуры и лечение, прописанные медикаменты.

Медицинская услуга

Медицинская процедура, которая оказывается пациентам лечебного учреждения.

Медицинская услуга характеризуется типичной продолжительностью, а также параметрами назначения (периодичность, интенсивность и так далее).

Лечебное место, оборудование

Специализированное рабочее место, на котором оказываются медицинские услуги пациентам.

Лечебное место обычно соответствует какому-то медицинскому оборудованию, например, отдельному аппарату, массажному столу и так далее.

Элемент справочника «Номенклатура», связующее звено между услугой и кабинетом. Определяет количество человек, которым можно одновременно оказать одну услугу.

Кабинет (процедурный)

Помещение, в котором располагаются лечебные места.

В кабинете может находится несколько сгруппированных лечебных мест.

Отдельные кабинеты и группы лечебных мест характеризуются «разделением по полу», то есть возможностью одновременного присутствия лиц различного пола.

Элемент справочника «Помещения», в котором размещается оборудование. Служит для определения места оказания услуги, также именно к кабинету применяются графики и расписания работы.

Категория дня

Перечень элементов справочников «Категория дня». Для каждой категории дня можно настроить свое расписание работы. По умолчанию, есть следующие категории дня: Рабочий, Выходной, Праздничный. По необходимости можно добавить произвольные.

График

Объект, определяющий в какой день кабинет работает, а в какой — нет. Устанавливает связь каждой календарной даты с определенной «Категорией дня».

Расписание

Объект, определяющий режим работы кабинета внутри дня, а также актуальность времени работы в зависимости от Услуги, Пола и Категории дня.

Сеанс

Временной интервал, необходимый для оказания возможной услуги на конкретном месте.

Сеанс характеризуется временем начала и продолжительностью.

Расписание сеансов

Перечень сеансов лечебного места (времен их начала и продолжительности) для конкретного вида рабочего дня.

Назначение расписания, как и его изменение, регистрируется документом «Назначение расписания».

Утвержденное расписание действует неограниченное время вплоть до следующего корректирующего документа.

Медицинская запись

Документ для регистрации происходящего с пациентом, в том числе фактов осмотров, обследований, назначений процедур.

Шаблон медицинской записи

Типовая форма медицинской записи, содержащая часто используемые наборы показателей и их значений. Служит для ускорения ввода значений.

Медицинский показатель

Характеристика состояния пациента, которая может быть оценена лечащим врачом и которой можно присвоить определенное значение (несколько значений).

Медикамент

Лекарственное средство, препарат.

Назначение лечения медикаментами регистрируется документом «Медицинская запись» с типом «Назначение медикаментов», отмена лечения — с типом «Отмена назначения медикаментов».

Шаблон назначения медикаментов

Специальный документ, не участвующий непосредственно в регистрации фактов назначения медикаментов, содержащий перечень лекарственных препаратов, их дозировку и периодичность приема, которые часто используются при медикаментозном лечении.

История болезни

Медицинские записи пациента.

Питание

Блюдо

Элемент справочника «Блюда», в карточку которого вносятся ингредиентный состав, технология приготовления, химико-энергетический состав.

Диета

Вид питания, представляющий собой совокупность правил приготовления блюд и ограничений по количеству белков, жиров, углеводов, витаминов, микроэлементов, накладываемых на разрешенные блюда.

Оформляется документом в справочнике «Диеты». В документ может быть внесен список блюд.

Диета назначается гостю в результате медицинского обследования.

Плановое меню

Документ, содержащий возможные составы блюд по каждой диете на отдельные приемы пищи — рационы (завтрак, обед, ужин и т.д.) без привязки к конкретным датам.

Меню-раскладка

Меню питания гостей на следующий день. Составляется медицинской сестрой диетической при участии заведующего производством и бухгалтера.

Документ меню-раскладки создается на основании всех заказов, сделанных гостями, или по плановым меню по каждой категории довольствующихся.

Формирует данные по количеству заказанных блюд, составу блюд и количеству питающихся гостей на конкретную дату.

Услуга питания

Элемент справочника «Услуги», созданный в категории «Услуги питания».

Преимущественно услуги питания создаются в соответствии с рационами: завтрак, обед, ужин и т.д.

Вариант питания

Набор услуг питания, входящий в путевку.

Примеры: «Шведский стол», «Только завтрак», «Пятиразовое меню», «Детский стол» и т.д.

Помещения питания

Столовые и комнаты приема пищи, в которых гостям оказываются услуги питания.

Шахматка питания

Форма, визуально отображающая распределение гостей за столами питания на указанную дату.

Позволяет отмечать факт оказания услуг питания и пересаживать гостей с одного стола на другой.

Понятия конфигурации

УФС

Универсальная форма списка

УФО

Универсальная форма отчета

Порядок работы

Работа с шахматкой

Шахматка гостиницы наглядно отображает состояние номерного фонда за определенный период времени.

Вверху по горизонтали отображаются дни периода времени. Слева по вертикали — гостиничные номера.

Количество строк в номере означает количество основных мест в номере.

Текущий день отображается в ряду дат розовым цветом.

Если дважды щелкнуть мышью или нажать Enter на забронированных ячейках, откроется документ «Путевка». Его можно дополнить, изменить нужным образом и зарегистрировать. Таким образом вы зарегистрируете гостя в этом номере на забронированный период проживания.

Если дважды щелкнуть мышью или нажать Enter на заселенных ячейках, откроется карта гостя, заселенного в этот номер.

Перемещать курсор по шахматке гостиницы можно с помощью мыши или клавишами со стрелками вправо, влево, вверх и вниз.

Способы выделения ячеек:

• мышью,
• удерживая клавишу Shift и нажимая клавиши со стрелками вправо, влево, вверх и вниз.

Внешний вид, интерфейс шахматки гостиницы может быть разным и настраивается в ее настройках.

Представление номеров

Ячейки таблицы отображают состояние номера на определенную дату.

Каждому состоянию номера соответствует свой цвет. Схему цветов можно посмотреть в Настройках шахматки гостиницы — Цветовая схема.

Информация, отображаемая в ячейке, настраивается в настройках шахматки гостиницы — Представление данных.

— коричневым цветом отображаются грязные номера, требующие уборки. Номер автоматически устанавливается грязным после выселения гостя из него — после того, как оформлена операция выбытия гостя. Вручную переключить состояние номера можно с помощью команды Сервис — Переключить состояние уборки.

— заявка в категорию номеров. В таких заявках указана категория номеров, но не указаны номера. В такой заявке может быть не указан даже контрагент. В примечании к этим заявкам (оно видно при наведении мыши на красный треугольничек) отображается значение поля «Описание» из заявки.

— при наведении мыши на этот красный треугольник появляется значение поля «Описание» из заявки и значение поля «Комментарий» из путевки и карты гостя.

Используются следующие состояния номеров: «Свободен», «Забронирован», «Заселен».

Состояния оплаты: — нет оплаты, — частичная оплата, — оплата 100%. Статус оплаты отображается для каждой отдельной заявки по связанному с ней документу «Счет на оплату».

Поля-фильтры для отображения данных в шахматке:

Период

Период времени, за который отобразить шахматку. Можно задать даже период в прошлом, не обязательно только будущий. В шахматке отобразится состояние номерного фонда за выбранный период. При закрытии шахматки период запоминается.

Категория номера

Выберите категорию(-ии) номера(-ов) и в шахматке отобразятся номера этих категорий.

Список категорий номеров для отбора формируется с учетом отбора по корпусу. Т.е. если в соседнем поле выбран корпус(-ы), здесь для выбора отобразятся категории номеров из этих корпусов.

Корпус

Выберите корпус(-ы) и в шахматке отобразятся номера, находящиеся в этом корпусе (этих корпусах).

Список корпусов для отбора формируется с учетом отбора по категории номера. Т.е. если в предыдущем поле выбрана(-ы) категория(-ии) номеров, здесь для выбора отобразятся корпус(-ы), в которых есть эти категории номеров.

Этаж

Выберите этаж(-и) и в шахматке отобразятся номера, находящиеся на этом этаже (этих этажах).

Номер гостиницы

Выберите номера и в шахматке отобразятся только они.

Кнопки:

Создать — кнопка отображается, если курсор стоит на ячейках шахматки в состоянии «Свободно».

Выполнить — кнопка отображается, если курсор стоит на ячейках шахматки в состоянии:

• «Заселен» — в этом случае в выпадающем меню кнопки отображаются команды для выполнения гостиничных операций с номером.
• «Забронирован» — в этом случае в выпадающем меню кнопки отображается одна команда Снятие брони.

Сервис — в выпадающем меню этой кнопки отображаются команды, которые применимы ко всему номеру в строках которого стоит курсор на шахматке:

• Закрыть на ремонт — отметить, что номер закрыт на ремонт.
• Переключить состояние уборки — изменить статус номера с «Грязного» на «Чистый» и наоборот. Название грязного номера, требующего уборки, отображается на коричневом фоне. Команда доступна, если включена настройка «Учет состояния уборки помещений» в Параметрах работы системы для модуля «Гостиница».

Обновить — обновить шахматку для отображения актуальных данных.

— настройка шахматки гостиницы.

Скрыть/отобразить дерево номеров

Открывает/скрывает дерево номеров шахматки. Позволяет отображать в шахматке только выбранный корпус/этаж/номер в зависимости от настроенных для отображения уровней номерного фонда. Настроить уровни номерного фонда можно в настройках шахматки гостиницы.

Действия с номерами

Операции, которые можно делать с номером, в зависимости от даты, отображаются в его контекстном меню. Чтобы его вызвать выделите мышью диапазон ячеек — период, в течении которого нужно сделать с номером определенную операцию, и нажмите правую клавишу мыши.

Набор доступных операций (состав контекстного меню) зависит от состояния номера в выбранный период (см. рисунки ниже).

Действия со свободным номером

Контекстное меню свободных ячеек:

Заявка

Создать заявку на посещение санатория. Откроется документ «Заявка». Заполните ее и нажмите кнопку Забронировать. Заявка зафиксируется в программе.

Забронировать

Создать путевку в санаторий. Забронировать номер.

Зарегистрировать гостя

Создать карту гостя. Зарегистрировать и заселить гостя. Создастся карта гостя, в которой будут установлены выбранные период проживания гостя и гостиничный номер и по умолчанию установлены стандартные варианты проживания, питания и лечения. Значение любого поля можно изменить. Заполните все необходимые поля карты гостя — ФИО гостя и другие и нажмите кнопку Регистрация. Путевка при этом не создается.

Выделить квоту

Выделить квоту на отмеченные номера на выделенный период. Создастся документ «Установка квоты», и в шахматке номера, отданные под квоту, будут отображаться цветом, указанным в документе.

Действия с занятым, заселенным номером

В контекстном меню занятого, заселенного номера отображаются команды для выполнения гостиничных операций с номером.

При выполнении операций «Выбытие», «Переселение», «Сокращение срока» пребывания в санатории номеру автоматически присваивается статус «Грязный».

Открыть основание

Открыть документ-основание, в соответствии с которым номер занят: это путевка или карта гостя. Для предварительно забронированного номера — это заявка на посещение санатория.

Действия с предварительно забронированным номером

Среди предварительно забронированных ячеек можно выбрать не все, а необходимое количество — только на нужный период и с помощью контекстного меню забронировать номер на выделенный период.

Контекстное меню предварительно забронированных ячеек:

Действия с забронированным номером

Бронирование номеров

Забронировать можно только номера в состоянии «Свободен».

Выделите курсором ячейки на шахматке, соответствующие периоду пребывания гостя и желаемому им номеру, и в контекстном меню выделенных ячеек выберите команду Забронировать.

Откроется форма создания нового документа «Путевка», в котором будут установлены выбранные период проживания гостя и гостиничный номер и по умолчанию установлены стандартные варианты проживания, питания и лечения. Значение любого из этих полей можно изменить. Заполните все необходимые поля путевки — ФИО гостей и другие и нажмите кнопку Забронировать. Путевка перейдет из состояния «Новая» в состояние «Выпущена». В шахматке гостиницы выделенные ячейки будут забронированы — они выделяются цветом и их статус становится «Забронирован».

О дальнейших действиях с забронированным номером читайте в разделе Действия с забронированным номером.

Настройка шахматки гостиницы

См. страницу Настройка шахматки гостиницы.

Предварительное бронирование

Предварительное бронирование оформляется путём создания нового документа «Заявка на бронь». При этом:

• Номера, указанные в заявке, отмечаются в Шахматке гостиницы как забронированные.
• Заявки на бронь, забронированные в категорию номеров, в Шахматке гостиницы отображается прозрачным бирюзовым цветом и имеют название «Заявка». Привязка к конкретному номеру формальная, заселение будет выполнено в свободный на момент регистрации гостя номер указанной категории.

Варианты предварительного бронирования:

• Бронирование в номер — бронирование места в номере с выбором номера вручную или в автоматическом режиме. Категория номера заполняется автоматически. При этом, бронирование в конкретный номер может оказаться невозможным (даже если по шахматке гостиницы номер пуст), если на указанный период времени есть заявки на бронь в категорию и общая доступность мест в категории с их учётом равна 0.

Бронирование в номер

Бронирование в номер

• Бронирование в категорию номера — бронирование места в категории номера. Номер гостиницы не указывается. Бронирование может быть выполнено с учётом Овербукинга.

При создании заявки на бронь так же может быть использована любая из имеющихся Квот. Таким образом при недостатке свободных номеров можно использовать резерв, выделенный под любой из видов онлайн-бронирования, включая Тревеллайн.

Все способы создания заявок

Бронирование

Бронирование — резервирование мест в гостинице для физических лиц или контрагентов (турфирмы, предприятия). Бронирование осуществляется при создании документа «Путевка».

Способы создания путевок

Как бронировать в «Кинт: Управление санаторием»

Как бронировать в «Кинт: Управление санаторием»

Поиск гостиничных номеров

Поиск гостиничных номеров для гостей осуществляется с помощью формы «Поиск мест».

Заполнение номеров бланков строгой отчетности

Номера бланков строгой отчетности в основном заполняются для юридических лиц.

Если включен учет бланков строгой отчетности, то в поле «Серия БСО» выберите серию путевок, в поле «С номера» выберите с какого номера начать нумерацию путевок гостей в заявке и нажмите кнопку Заполнить номера БСО.

Бронирование в категорию номеров

Бронирование в категорию номеров осуществляется, когда в заявке указана только категория номеров (например, Ст1м (стандартный одноместный), Ул2м (улучшенный двухместный) и др.) и не указаны конкретные номера для гостей. Гости также могут быть не указаны.

Бронирование в категорию номера

Бронирование в категорию номера

Бронирование в категорию номеров из интерфейса «Менеджер продаж»

В интерфейсе «Менеджер продаж» на закладке Шахматка категорий выберите необходимый период заезда и корпуса санатория, в которых надо сделать заявку в категорию номеров — отобразятся места в выбранных корпусах.

В категории номеров, в которой нужно забронировать номера, выделите период, на который надо создать бронь. В контекстном меню периода нажмите команду Заявка на бронь.

Откроется окно «Параметры заявки», в котором будут отображаться выделенные параметры.

При необходимости заполните недостающие данные. Нажмите кнопку Выполнить.

Создастся заявка с указанными параметрами. В ней будет столько мест, сколько было введено в поле «Количество мест» в окне «Параметры заявки».

В поле «Контрагент» укажите контрагента заявки. Этого достаточно для создания заявки.

При желании или необходимости можно сразу заполнить разные другие параметры заявки.

Нажмите кнопку Забронировать. Создастся заявка в категорию номеров.

После этого в интерфейсе «Менеджер продаж» количество мест уменьшится на величину забронированных мест.

В шахматке гостиницы номера, забронированные в категорию, отображаются прозрачным голубым цветом.

Создание счета на оплату

Создание счета на оплату осуществляется из документа «Заявка» после бронирования.

В документе «Заявка» на закладке Услуги и оплата нажмите кнопку Счет на оплату.

Создастся счет, в который войдут все неоплаченные услуги из заявки. При необходимости внесите изменения.

Нажмите кнопку Провести или Провести и закрыть.

При переформировании счета на оплату откроется уже созданный документ.

Счета, связанные с гостем, отображаются в списке связанных документов в карте гостя или карте пациента (открываются кнопкой Связанные документы).

Печать счета

На форме счета нажмите кнопку Печать. Откроется список печатных форм счета.

Выберите форму «Счёт на оплату» и нажмите ОК. Откроется печатная форма счета.

Отправка счета клиенту по электронной почте

Чтобы отправить счет клиенту по электронной почте нажмите кнопку Отправить. Откроется окно рассылки сообщений.

Выберите адресата, заполните необходимые поля и нажмите кнопку Отправить.

При отправке печатных форм документов на форме рассылки сообщений появляется раздел Приложения, в котором отображается печатная форма документа, из которой было создано сообщение.

Чтобы запланировать отправку на определенное время нажмите кнопку Запланировать отправку и выберите дату и время отправки.

После этого с заявками в категорию номеров можно работать:

• Открывать их и изменять реквизиты, изменять данные в таблице гостей.
• Указывать гостей в поле «Гость».
• Указывать номера для них в поле «Номер гостиницы».
• Изменять даты заезда и выезда и другие данные. Можно изменить контрагента заявки и разные другие реквизиты.
• Создать путевку(-и).

Бронирование в категорию номеров созданием заявки

В журнале заявок нажмите кнопку Создать.

Откроется новый документ «Заявка на бронь». В нем сделайте следующее:

• В поле «Категория номера» укажите категорию номеров.
• В поле «Номер гостиницы» не указывайте номер.
• При желании и/или необходимости заполните другие реквизиты заявки.
• Нажмите кнопку Забронировать. Создастся заявка в категорию номеров.

Регистрация гостя

Чтобы зарегистрировать гостя в программе:

1. Создайте карту гостя любым способом.
2. Заполните в ней все необходимые реквизиты.
3. Зарегистрируйте ее — нажмите кнопку Зарегистрировать.

Способы создания карты гостя

1. В Шахматке гостиницы выделите свободные ячейки, соответствующие периоду пребывания гостя в желаемом им номере, и в контекстном меню выделенных ячеек нажмите пункт Зарегистрировать гостя.

   

2. В разделе ГОСТИНИЦА нажмите ссылку Карта гостя.
3. В журнале гостевых карт нажмите кнопку Создать.
4. В документе «Путевка» нажмите кнопку Зарегистрировать. На каждого гостя из путевки создастся карта гостя. Зарегистрированные гости отображаются в путевке синим цветом.
5. В интерфейсе «Администратор гостиницы» на закладке Гости нажмите кнопку Новый гость.

Переселение

Оформление переселения (Гостиница, КУС)

Продление пребывания

Оформление продления пребывания (Гостиница, КУС)

Перерыв и возобновление пребывания

Оформление перерыва и возобновления пребывания (Гостиница, КУС)

Выбытие

Оформление выбытия (Гостиница, КУС)

Формирование счетов на оплату и учет платежей

Формирование счетов на оплату и учет платежей (Гостиница, КУС)

Оказание дополнительных услуг

Оказание дополнительных услуг (Гостиница, КУС)

Журналы

Журналы (Гостиница, КУС)

Формирование отчетов

Формирование отчетов (Гостиница, КУС)