Документ "Заявка" (КУС)

Материал из КинтВики
Перейти к: навигация, поиск

В системе ведётся учёт заявок на пребывание в санатории от физических и юридических лиц.

В документе «Заявка» фиксируется информация от потенциального клиента о желании приобретения путёвки с указанием необходимых требований. Все заявки, принятые от клиентов, регистрируются в системе. Затем по заявкам создаются путевки клиентам и бронируются номера гостиницы.

В заявке может находится информация об одном или нескольких потенциальных гостях. В заявке отображается не количество занятых номеров, а количество мест. В одной строке в заявке содержится информация об одном госте на одном месте в номере, а не об одном госте в определенном номере. В ячейке «Номер гостиницы» указывается гостиничный номер, в который заселяется гость, в ячейке «Вариант проживания» отображается вид места — «Основное», «Дополнительное», «Без проживания» и др., в ячейке «Гость» — гость, заселенный на это место.

Юридические лица (разные компании, организации) часто группами отправляют на лечение в санаторий своих сотрудников. Для таких компаний составляется заявка на очень много человек. Например, в начале года компания может оставить в санатории заявку о том, что она хочет направить к ним на отдых и лечение в течение года 40 человек: 10 в мае, 10 в августе, 15 в сентябре и 5 в октябре.

С помощью заявки осуществляется предварительное бронирование гостиничных номеров.

Статусы заявки:

  • «Черновик» — новая заявка от создания до ее регистрации.
  • «На исполнении» — заявка от регистрации до бронирования гостиничных номеров для людей из нее и создания им путевки(-ок).
  • «Исполнена (закрыта)» — отработанная заявка, по которой созданы путевки и забронированы номера гостям, либо оформлен отказ. Такие заявки скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав на верхней панели инструментов журнала кнопку Все.png Все.

Способы создания заявок

На форме заявки:
  1. Заполните поля «Контрагент», «Договор» и закладку Гости.
  2. Если для номеров настроены метки, то их можно отмечать при подборе номера для гостя: нажмите на нужные метки, а затем нажмите кнопку Поиск мест — Заполнить номер в строке. Программа автоматически заполняет строки свободными номерами гостиницы с учетом количества дней от последнего выезда, а также с учетом установленных меток.
  3. Чтобы вручную выбрать подходящий под заданные метки номер, выберите команду Поиск мест — Открыть форму поиска мест. В открывшемся окне появится список доступных номеров с учетом выбранных меток. Выделите номер и нажмите Выбрать.
  4. Если включен учет бланков строгой отчетности, то в поле «Серия БСО» выберите серию путевок, в поле «С номера» выберите с какого номера начать нумерацию путевок гостей в заявке и нажмите кнопку Заполнить номера БСО.
  5. Нажмите кнопку Забронировать.

Если в интерфейсе «Администратор системы» учет номенклатуры пребывания рассчитывается по койко-дням, то при регистрации документа «Заявка» сумма документа распределяется на каждый день проживания. Посмотреть суммы с разворотом по дням можно в отчете «Номенклатура оказанных услуг».

YouTube.png
YouTube.png

Снятие заявки

Снятие заявки на бронирование

Журнал заявок

Заявки хранятся в журнале заявок, который находится в основном разделе БРОНИРОВАНИЕ или его можно найти поиском по интерфейсу.

Чтобы открыть заявку, дважды щелкните по ней в журнале мышью или установите на нее курсор и нажмите клавишу Enter.

Отработанные заявки со статусом «Исполнена (закрыта)», по которым созданы путевки и забронированы номера гостям, скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав на верхней панели инструментов журнала кнопку Все.png Все.

Журнал заявок

Журнал «Предварительная бронь»

Заявки, по которым не созданы путевки, хранятся в журнале «Предварительная бронь» (он также находится в разделе БРОНИРОВАНИЕ или его можно найти поиском по интерфейсу).

Загрузка заявок из файла Excel

Заявки можно загрузить в программу из файла форматов Excel xls, xlsx или mxl.

В журнале заявок нажмите кнопку Команды — Загрузить из файла и выберите файл.

Заявки из файла загрузятся в программу и будут отображаться в журнале заявок и Шахматке гостиницы.

Правила заполнения файла

В первой строке — имена колонок без пробелов (это важно). Начиная со второй строки — данные.

Поддерживаются следующие колонки (жирным цветом выделены колонки, которые обязательно должны быть в файле, но значения в них могут быть пустыми):

  • Контрагент
  • ФИО
  • ДатаРождения
  • КатегорияНомера
  • ДатаЗаезда
  • Дни
  • ВидУдостоверения — в колонке должно быть значение «Паспорт» или наименование другого удостоверения личности, которое есть в программе (они находятся в справочнике «Виды удостоверений»).
  • ДокументСерия
  • ДокументНомер
  • ДокументДатаВыдачи
  • ДокументКемВыдан
  • ДокументКодПодразделения
  • АдресРегистрации
  • ДатаРегистрацииПоМестуЖительства
  • УстановитьРодство — заполнить обязательно, без этого поля считается, что контрагент и гости не являются родственниками.
  • ДатаРожденияРодителя
  • ВидУдостоверенияРодителя — в колонке должно быть значение «Паспорт» или наименование другого удостоверения личности, которое есть в программе (они находятся в справочнике «Виды удостоверений»).
  • ДокументСерияРодителя
  • ДокументНомерРодителя
  • ДокументДатаВыдачиРодителя
  • ДокументКемВыданРодителя
  • ДокументКодПодразделенияРодителя
  • АдресРегистрацииРодителя
  • ДатаРегистрацииПоМестуЖительстваРодителя

Группировка заявок выполняется по полю «Контрагент»: все люди от одного контрагента попадают в одну заявку.

Пример файла с данными для загрузки заявок:

Файл загрузки заявок.png

В этом примере первые шесть людей попадут в одну заявку и для двух людей из ООО «Контакт» будет создана другая своя заявка.

Форма заявки

Документ «Заявка на бронь» выглядит следующим образом: Заявка Основные реквизиты.png

Реквизиты документа

Раздел «Реквизиты документа» по умолчанию свернут, раскрывается и сворачивается щелчком мыши по его заголовку.

Заявка Реквизиты документа.png

Вид заявки — способ, которым была создана заявка:

Номер и дата входящего документа

Заполняются, если заявка была создана онлайн: через Google Таблицы или онлайн-бронирование. Если эти реквизиты заполнены, именно они становятся номером и датой документа «Заявка» и отображаются в названии документа. Если нет — номер и дата заявки автоматически присваиваются программой. По этим реквизитам можно будет отличать онлайн-заявки от заявок, созданных в КУС. Номер и дату входящего документа можно менять у проведенной и забронированной заявки. (см. рис. выше)

Квота

Квота, по которой создана заявка.

Агент

Компания-агент, продающая путевки. Для агента рассчитывается вознаграждение.

Реквизиты заявки

Соплательщики

Статус

Выбор текущего статуса заявки на бронь — «Не подтверждена», «Частично подтверждена» или «Подтверждена».

Направление в

Поле для отображения (выбора) Организации.

Прайс

Выбор прайса

Серия БСО

Выберите серию БСО — бланков строгой отчетности. Для выбора отображаются серии документов, у которых включено свойство «Учет номеров в рамках серии».

С номера

Выберите с какого номера бланка присваивать номера путевок гостям в заявке.
Номер и серия бланка переходят в путевку при подтверждении заявки (нажатии на кнопку Путевка у выбранного в списке гостя на закладке Гости).

Заполнить номера БСО

В столбце «Номер БСО» заполните номера путевок гостей, начиная с номера, указанного в поле «С номера».

Контрагент

Контрагент гостя — физическое или юридическое лицо, оплачивающее путевку. Контрагентом гостя может быть не сам гость.

Договор

Договор с контрагентом, по которому будет вестись оплата путевки. В поле для выбора отображаются договоры контрагента с организацией, в которую оформляется заявка (из поля «Организация»). Если с организацией существует несколько договоров, автоматически подставится основной договор, но с помощью кнопки Выбор из списка.png можно выбрать любой.

Комментарий заявки

Поле для внесения дополнительной информации

Кнопки

Забронировать

Зарегистрировать заявку в системе. При регистрации заявки выполняется проверка на повторную регистрацию гостя: если на человека, выбранного в таблице в поле «Гость» уже зарегистрирована и действует карта гостя (гость еще не выселен), программа выдаст предупреждение «Гость Фамилия Имя Отчество уже зарегистрирован. Продолжить?».

Снять бронь

Отмена всей заявки. Это делается, если в санатории нет мест или если клиент сам позвонил и по какой-то причине отказался ехать в санаторий. Нажмите кнопку и в появившемся окне укажите причину отказа (причины выбираются из справочника «Причины»). Операция отказа от заявки отображается на форме заявки на закладке Операции. У заявки с отказом устанавливается статус «Исполнена (закрыта)». Заявки с отказами по умолчанию скрыты из списка в Журнале заявок. Их можно увидеть, нажав кнопку Все.png Все — они отображаются в журнале серым шрифтом. Заявки с отказами доступны для просмотра, но работать с ними больше нельзя.
Отказ от всей заявки.png

Поиск мест

Подобрать номера воспользовавшись кнопкой Поиск мест. Раскроется список команд:
  • Заполнить номера в строке. Строки автоматически заполняются свободными номерами гостиницы с учетом количества дней от последнего выезда.
  • Открыть форму поиска мест. Откроется форма «Поиск мест», отберите в корзину на этой форме номера для гостей и в корзине нажмите кнопку Выбрать — выбранные номера перенесутся в заявку и присвоятся гостям по порядку: первый номер из корзины установится для первого гостя в списке в заявке, второй номер из корзины — второму гостю и т.д.

Создать путевки

Забронировать номер и создать путевку на каждого человека в заявке. Путевки отображаются в заявке на закладке Документы. Для информирования клиента о получении путёвки из документа «Путевка» можно создать уведомление и отправить его клиенту по электронной почте.

Создать заявку по отказам

Создать заявку, в которую попадут гости ранее отказавшиеся от этой заявки — по которым была оформлен отказ с помощью кнопки Снять бронь в таблице гостей. Кнопка активна, если по заявке созданы отказы, и неактивная (серая, закрытая), если по данной заявке не было создано ни одного отказа.

Связанные документы.png Связанные документы

Список документов, связанных с заявкой.

Закладка Гости

Список отдыхающих по заявке.

Заявка на бронь.png

Кнопки:

Добавить.png — добавить гостя.

Подчиненная строка.png — добавить подчиненную строку.

Копировать.png — добавить гостя копированием выбранного (того, на котором стоит курсор).

Удалить.png — удалить гостя.

Заполнить — автоматическое заполнение таблицы гостей введенными параметрами. Это удобно, когда надо заполнить таблицу большим количеством гостей в основном с одинаковыми параметрами.

Бинокль.png — подбор гостиничного номера для гостя (откроется форма «Поиск мест»).

Установить значение в колонке.png — установить одно значение для всех гостей в столбце в таблице. Массовое изменение одного параметра пребывания для нескольких гостей.

Контрагент — установить контрагентом заявки текущего гостя.

Путевка — забронировать номер и создать путевку на выбранного гостя.

Снять бронь — оформить отказ от заявки выбранного гостя. Выберите курсором гостя, который хочет отказаться от заявки, и нажмите эту кнопку. Откроется окно, в котором будет указан гость и в поле «Причина» укажите причину отказа от заявки (причины выбираются из справочника «Причины»). Гость, отказавшийся от заявки, отображается в заявке серым цветом. Операция отказа отображается на закладке Операции.

Отказ гостя от заявки.png

Стоимость — пересчитать стоимость путевки для каждого гостя. Изменится столбец «Номенклатура, Стоимость».

Расшифровка — откроется документ «Расшифровка стоимости» путевки для выбранного гостя — в нем будет расписано, из чего она состоит, складывается.

Показать в шахматке — открывает шахматку гостиницы с выделенным периодом заселения данного гостя.

Все параметры — отобразить в таблице гостей скрытые столбцы (их названия отображаются курсивом): «Время заезда, Время выезда», «Вариант лечения, Вариант питания», «Стоимость проживания», «Стоимость лечения», «Стоимость питания», «График пребывания, Расчетных дней». Повторное нажатие на эту кнопку скроет эти столбцы.

Таблица со списком гостей

Столбцы в таблице:

«Гость»

ФИО гостя. Его можно не указывать, потому что часто бывает неизвестно, кто приедет по заявке. ФИО можно будет ввести либо в путевке, оформляемой по этой заявке, либо в карте гостя. Гости выбираются из справочника «Физические лица». Если вводимого человека нет среди физ.лиц, нужно сначала создать такое физ.лицо (создать его карточку) с помощью предлагаемой ссылки Создать, и затем выбрать его в этом поле. При выборе гостя рядом с именем отображается дата его рождения, если она введена в карточке физ.лица. Это позволяет отличать гостей с одинаковыми именами.

«Приоритет гостя»

В этом столбце можно указать приоритет гостя. Приоритет автоматически переходит в путевку при ее создании на гостя (с помощью кнопки Создать путевки) и в карту гостя при ее создании из путевки.

«Возрастная группа»

В столбце можно указать возрастную группу гостя. Это позволяет рассчитывать цены путевок для гостей по возрасту без указания гостей.

«График пребывания»

Это скрытый столбец. Он отображается при нажатии на кнопку Все параметры. При варианте проживания «Без проживания» у гостя в этом столбце можно выбрать график пребывания гостя в санатории (выбор происходит из справочника «Графики»). Это влияет на количество дней пребывания гостя: из периода пребывания вычитаются неактуальные дни выбранного графика. Дата закрытия периода контролируется по дате заезда.

«Номенклатура»

Номенклатура пребывания.

«Номер БСО»

Номер бланка строгой отчетности — номер путевки. Столбец появляется при введении серии бланков в поле «Серия БСО».
Номера БСО для гостей заявки можно проставить автоматически, нажав кнопку Заполнить номера БСО, а можно выбрать вручную. Номер можно выбрать вручную даже после автоматического проставления номеров.
Если для контрагента заявки были выпущены определенные номера бланков, на выбор здесь отобразятся они и номера бланков для всех контрагентов.
Если для контрагента заявки не были выпущены определенные номера бланков, здесь отобразятся номера бланков, которые доступны всем контрагентам.

«Комментарий»

При создании путевки комментарий переходит в комментарий путевки.

Резервирование номеров для гостей

По умолчанию номера для гостей в заявке резервируются только в категорию номеров и выбор гостиничного номера закрыт. Чтобы установить номер для гостя, поставьте галочку в первом столбце: тогда в поле «Номер гостиницы» можно будет ввести номер.

Выбор номера для гостя в заявке.png


Доступна функция бронирования в один номер. В этом случае выбор категории номера и самого гостиничного номера доступны только для основного гостя. Настройка доступна в разделе «Параметры учета» интерфейса «Администратор системы».
Бронировать в один номер.png

Группы гостей, подчиненные строки

В заявке можно создавать группы гостей, добавляя подчиненные строки к основному гостю: для этого установите курсор на гостя, к которому нужно создать подчиненные строки, и нажмите кнопку Подчиненная строка.png.

  • На связанные строки создается один общий документ «Путевка» (с одним номером БСО на основную и подчиненные строки) или «Отказ по заявке». При необходимости эту функцию можно отключить в разделе «Параметры учета» интерфейса «Администратор системы», тогда на связанные строки будут создаваться отдельные путевки со своими номерами БСО.
  • При нажатии на кнопку Заполнить номера БСО номера путевок присваиваются только основным строкам.

Автоматическое заполнение таблицы гостей

С помощью кнопки Заполнить можно автоматически заполнить таблицу гостей введенными параметрами. Это удобно, когда надо заполнить таблицу большим количеством гостей с во многом похожими параметрами.

В появившемся окне введите количество гостей и необходимые параметры их пребывания.

Параметры заявки.png

Жирным шрифтом отображаются параметры, обязательные для заполнения.

«Подчиненных строк» — количество подчиненных строк, которые будут созданы на каждую основную.

«Стоимость (ручная)» — в поле можно ввести стоимость путевки — она установится для всех гостей в заявке и будет считаться суммой путевки, введенной вручную.

Нажмите кнопку Выполнить и в таблице гостей появится количество строк, равное указанному количеству гостей, и каждая строка будет заполнена указанными параметрами.

Таблица гостей в заявке заполнена автоматически

После этого при необходимости у гостей можно изменять параметры.

Массовое изменение одного параметра пребывания для нескольких гостей

Иногда бывает нужно изменить один параметр пребывания для множества гостей (установить одно значение в колонке для нескольких гостей), например, изменить у нескольких гостей вариант проживания, или очистить ячейки в одной колонке у нескольких гостей. Для этого:

  1. Установите курсор на одну из ячеек, значение в которой надо изменить.
  2. Выделите мышью в списке нужных гостей (с помощью клавиш Shift или Ctrl).
  3. Нажмите кнопку Установить значение в колонке.png.
  4. В открывшемся окне:
    • выберите нужное значение,
    • укажите — установить выбранное значение или очистить значения в выделенной колонке у выбранных гостей,
    • укажите, для каких ячеек выполнить действие — для заполненных или незаполненных или и у тех и других (можно установить обе галочки, тогда указанное значение установится во всех выбранных ячейках в колонке),
  5. Нажмите кнопку Установить.

Таким образом можно быстро и удобно изменять значение ячеек у большого количества гостей.

Выбор действия.png

Сумма документа

Детализация стоимости (КУС)

Закладка Услуги и оплата

Список услуг к заявке и взаиморасчетов — документов, выставленных к оплате: документы приема и возврата платежей.

Заявка Услуги и оплата.png

Счет на оплату

Создать счет(-а) на оплату заявки, счет будет создан по услугам документа. При наличии соплательщиков создадутся счета для контрагента и для каждого из соплательщиков.

Оперативная реализация 

Добавить в список услуг гостя услуги санатория. Создается документ «Оперативная реализация».

Снятие оперативной реализации

Отменить все или несколько единиц услуги, назначенных документом «Оперативная реализация». Выберите в списке услугу и нажмите эту кнопку. Создастся документ «Снятие оперативной реализации», с помощью которого можно отменить услугу: установите в нем количество единиц услуги, которые нужно отменить, и проведите документ.

Закладка Операции

Типовые операции, совершенные по данной заявке.

Заявка Операции.png

Движения

Список движений выбранной операции в разных бухгалтерских регистрах.

Отменить

Отменить операцию. Отменить можно только последнюю операцию.

Закладка Документы

Списки путевок, уведомлений и справок по заявке.

Приложения

Список всевозможных файлов разных форматов, приложенных к заявке. С помощью кнопки Добавить можно добавить файл на закладку. С помощью панели инструментов на закладке можно работать с файлами.

Дополнительные свойства

Этот раздел находится внизу формы путевки и открывается и скрывается щелчком мыши по его названию.

В разделе находится список дополнительных свойств к путевке, значения которых можно выбирать. Таким образом можно указать некоторые дополнительные параметры к путевке, отражающие требования гостя. Дополнительные свойства создаются программистами или администратором системы (см. добавление доп. свойств к документу), а на этой закладке только отображаются и доступны для использования. Пример дополнительного свойства: «Вид из окна», его значения — на лес, на озеро, во внутренний двор, на фонтан, на бассейн. С помощью этого дополнительного свойства можно указать какой вид из окна своего номера хочет гость и подобрать ему именно такой номер.

См. также

История изменений, ссылки сюда

Источник — «http://wiki.kint.ru/index.php?title=Документ_%22Заявка%22_(КУС)&oldid=80801»