Документ "Карта гостя" (КУС)

Карта гостя является документом, подтверждающим регистрацию гостя в программе «Кинт: Управление санаторием».

Содержит в себе все основные данные об условиях пребывания гостя, а также функции для изменения его параметров.

В данной статье описана оптимизированная в релизе 24.11 версия документа — «Карта гостя версия 2.0».

Жизненный цикл карты гостя

Карта гостя проходит в программе следующий жизненный цикл:

1. Создание и регистрация карты гостя.
2. Работа с картой гостя в период пребывания гостя — внесение изменений и и выполнение операций, изменяющих условия пребывания:
   • переселение в другой номер
   • продление или сокращение периода пребывания
   • перерыв и возобновление пребывания
   • изменение вариантов проживания, лечения и питания.
3. Перевод в архивное состояние при выполнении операции выбытия гостя.

Способы создания карты гостя

1. В Шахматке гостиницы выделите свободные ячейки, соответствующие периоду пребывания гостя в желаемом им номере, и в контекстном меню выделенных ячеек нажмите пункт Зарегистрировать гостя.
2. В разделе ГОСТИНИЦА нажмите ссылку Карта гостя.
3. В журнале гостевых карт нажмите кнопку Создать.
4. В документе «Путевка» нажмите кнопку Зарегистрировать. На каждого гостя из путевки создастся карта гостя. Зарегистрированные гости отображаются в путевке синим цветом.
5. В документе «Заявка» нажмите кнопку Зарегистрировать. На каждого гостя из заявки на бронь создастся карта гостя.
6. В интерфейсе «Администратор гостиницы» на закладке Гости нажмите кнопку Новый гость.

Подробнее о способах создания карты гостя — в статье «Регистрация гостя».

Открытие карты гостя

Чтобы открыть карту гостя, установите на нее курсор и дважды щелкните мышью или нажмите клавишу Enter в следующих объектах программы:

• в интерфейсе «Администратор гостиницы» на закладке Гости;
• в журнале гостевых карт;
• в шахматке гостиницы на зарегистрированном госте;
• в карточке физического лица на закладке История.

Описание интерфейса

В момент создания карта гостя может быть частично заполнена данными — зависит от способа ее формирования. Например, если карта гостя создается из путевки или заявки на бронь, в ней могут быть заполнены ФИО гостя, его приоритет, контрагент, серия и номер БСО. Если карта гостя создается из шахматки гостиницы в интерфейсе Администратора гостиницы на закладке «Гости» или в журнале гостевых карт, эти данные будут пусты и доступны для ручного заполнения.

Гость 

Если ФИО гостя не заполнены, начните их вводить в данном поле. Гости выбираются из справочника «Физические лица». Если вводимого человека нет среди физ.лиц, необходимо сначала создать физ.лицо (создать карточку физ.лица) с помощью предлагаемой ссылки Создать, и затем выбрать его в этом поле. При выборе гостя рядом с именем отображается дата его рождения, если она введена в карточке физ.лица. Это позволяет отличать гостей с одинаковыми именами.

Если в качестве гостя выбирается физ.лицо, по которому уже есть действующее заселение, программа выдаст соответствующее сообщение.

Метки гостя

Добавление меток, обозначающих характеристики гостя, которые необходимо учесть при обслуживании. Добавленные метки отображаются в виде визуальных элементов, выделяющихся цветом и/или иконкой, например, . Метки отображаются также в карточке физического лица и карте пациента.

Чат

С релиза 25.12 отображается с иконкой вида мобильного устройства гостя, например .

Открывается форма для переписки с гостем, которую персонал гостиницы может использовать для отправки сообщений гостю в мобильное приложение «Кинт: Гость», например, уведомлять о назначенных услугах или отправлять ссылки на оплату счетов.

Если у гостя не установлено мобильное приложение «Кинт: Гость», функция будет отображаться в формате Создать чат.

Контрагент

Контрагент гостя — физическое или юридическое лицо, оплачивающее услуги по карте гостя. Контрагент и гость не всегда совпадают.

Кнопка Плательщик позволяет установить гостя в качестве контрагента, заполнив соответствующее поле. Это возможно даже в тех случаях, когда карта гостя создается на основании заявки или путевки с другим контрагентом (например, если санаторно-курортную путевку оплачивает юридическое лицо). Установка гостя в качестве контрагента в таких случаях необходима, для того чтобы он мог оплачивать дополнительные услуги санатория, не входящие в стоимость путевки.

Договор

Поле для отображения договора контрагента.

Заезд | Выезд

Дата и время заезда гостя, дата и время выезда гостя.

Дней | Ночей

Количество дней и ночей пребывания.

Дополнительные сведения о госте

В это поле внизу формы можно ввести комментарий к гостю или к карте гостя.

Реквизиты документа

Реквизиты документа «Карта гостя»:

Серия — серия документа (если задана для вида документа).

Номер — номер документа.

Агент — компания-агент, продающая путевки. Для агента рассчитывается вознаграждение.

Договор агента — номер и дата договора с компанией-агентом.

Канал продаж — источник продажи броней.

Штрихкод — штрихкод гостя. Его можно выводить в печатные формы и затем использовать для идентификации гостя: поднесите распечатанный штрихкод к сканеру и программа найдет гостя в разных списках. Чтобы сгенерировать штрихкод гостя, нажмите кнопку Сгенерировать штрихкод

Ключевые кнопки

Зарегистрировать

Зарегистрировать карту гостя в системе, подтверждая факт заселения гостя.

Карта пациента

Открыть для просмотра или заполнения карту пациента. Кнопка доступна только после регистрации карты гостя.

Выполнить

Выполнить гостиничные операции, связанные с пребыванием гостя.

Печать

Печать документов, доступных из карты гостя. Откроется список доступных печатных форм. Галочками выберите из них нужные и нажмите кнопку ОК. Программа напечатает выбранные документы.

Связанные документы

Список документов, связанных с картой гостя. Например, справки для гостя: медицинская или о пребывании в санатории, заявки гостя и др. В том списке можно открыть документы для просмотра, провести нужные из них, отменить проведение документа(-ов), пометить документ(-ы) на удаление.

— дополнительные действия с картой гостя:

• Взять на контроль — нажав на этот пункт вы будете получать уведомления о всех действиях с картой гостя.
• Поместить в уведомления — поместить текущую карту гостя в список своих уведомлений.

Создать

• Уведомление — уведомление создается контрагенту гостя (человеку или организации, которые платят за гостя) и в нем можно написать о каких-то событиях, связанных с гостем. Уведомления отображаются в журнале уведомлений.
• Справка в ИФНС — создать справку в налоговую инспекцию.
• Напоминание — создать напоминание коллегам о работе с картой гостя. В напоминании можно написать все, что вы считаете нужным, об этой карте гостя, на что вы хотите обратить внимание коллег. Это уведомление будет отображаться в списке личных уведомлений тех сотрудников санатория, кому вы его отправите.

Задачи

Получить ссылку на опрос.

Создать задачу с просьбой, поручением от гостя о том, что он просит сделать. Заявителем задачи (в поле «Заявитель») будет установлен гость.

Открыть журнал потребностей.

Перейти

Номенклатура — открывает окно с остатками номенклатуры по данному гостю.

Показать в шахматке — открывает шахматку гостиницы с выделенным периодом заселения данного гостя.

Статусы выгрузки в МВД — открывает журнал «Статусы документов» с отбором по данному гостю.

После регистрации карты гостя поля с именем гостя, наименованием контрагента, договором и периодом пребывания преобразуются в надписи. Надписи, подразумевающие возможность открытия документов, оформлены в виде гиперссылок.

Закладка Пребывание

Содержит информацию о пребывании гостя в санатории.

Категория путевки

Поле для отображения категории путевки. До регистрации карты гостя поле является активным для выбора категории путевки.

При изменении категории путевки номенклатура на закладке Детализация стоимости автоматически скорректируется в соответствии с выбранной категорией.

БСО серия 

Поле для заполнения (отображения) серии бланков строгой отчетности.

БСО номер 

Поле для установки (отображения) номера БСО.

При регистрации карты гостя проверяется соответствие бланка БСО (серии и номера), указанного в карте гостя, бланку БСО, указанному в документе бронирования. Если бланк БСО в карте гостя отличается от бланка в документе бронирования, при регистрации будет предложено списать или вернуть бланк брони в оборот.

Основание

Документ бронирования, на основании которого создана карта гостя (заявка или путевка). Поле отображается только при наличии документа-основания.

Проживание

Номер

Номер проживания гостя.

Переселения

Ссылка отображается только при наличии у гостя операции переселения в другой гостиничный номер.

Вариант проживания

Вариант проживания гостя. Кнопка позволяет открыть заявку на изменение проживания.

Электронная карта (при наличии)

С помощью кнопки можно считать смарт-карту гостя: поднесите ее к считывающему оборудованию и нажмите эту кнопку. Номер смарт-карты отобразится в поле и в программу занесутся данные с нее. Затем смарт-карту можно использовать при работе с этим гостем в программе — она выполняет определенный функционал.

Для работы со смарт-картами необходимо, чтобы к программе был подключен считыватель смарт-карт ACR1252U.

Лечение

Лечащий врач

Поле для отображения лечащего врача гостя.

Если гость заезжает впервые и на этапе бронирования в заявке не был указан лечащий врач, поле будет пустым.

Если карта гостя создается по заявке на бронь с указанным врачом, «Лечащий врач» будет предустановлен в карте гостя в соответствии со значением, указанным в заявке при бронировании.

Если в настройках интерфейса «Администратор системы» включена опция «Устанавливать врача по прошлому заезду», то для гостя, заезжающего повторно, «Лечащий врач» автоматически установится по данным прошлого заезда.

Кнопка позволяет открыть документ установки лечащего врача с определенной даты. Список врачей для выбора открывается кнопкой , в нем отображаются актуальные (работающие в данный момент) врачи. Врачи, не работающие в данный момент по разным причинам (в отпуске, в командировке, на больничном, уволенные), не отображаются. В документ вносятся врач и дата, с которой он должен быть назначен. Если указать дату окончания назначения, врач будет установлен временно, например, на замену отсутствующему специалисту.

Назначить услугу

Назначить гостю время первого приема у лечащего врача. По кнопке открывается список услуг, которые выполняет врач, и после выбора услуги, например, приема врача-терапевта, открывается шахматка сеансов в кабинете оказания услуги, где можно выбрать подходящее время приема.

Лечебное отделение

Отображение (выбор) отделения санатория, в котором будет лечиться гость. Выбор происходит из справочника «Подразделения организации». Поле заполняется автоматически, если для выбранного номера проживания в его карточке задано лечебное отделение.

Диагноз направившего учреждения

Диагноз, с которым человек прибыл в санаторий. Выбирается из справочника МКБ-10.

Вариант лечения

Вариант лечения гостя, представляющий набор услуг лечения. До регистрации карты гостя в поле можно изменить вариант лечения. Выпадающий список выбора вариантов лечения формируется с учетом настроек популярных значений. После регистрации карты гостя кнопка позволяет изменить вариант лечения (создать заявку на изменение варианта лечения).

Медицинское учреждение

Медицинское учреждение, которое направило человека в санаторий. Выбор происходит из справочника «Контрагенты», по умолчанию отфильтрованного по категории контрагента «Лечебное учреждение». При необходимости фильтр можно убрать — тогда отобразится полный справочник «Контрагенты» и можно будет выбрать любую организацию.

№ листа нетрудоспособности

Возможность указать номер и дату листа нетрудоспособности.

Дополнительные сведения о пациенте

Комментарий, который может ввести врач для предоставления дополнительной информации о госте как о пациенте. Он отображается в карте пациента и взаимозаменяемый с ним: если ввести или изменить его здесь — он отобразится в карте пациента, если ввести или изменить этот комментарий в карте пациента — он отобразится в карте гостя.

Этот комментарий также отображается около пациентов в интерфейсе «Медицина» на закладке Пациенты и в журнале пациентов.

Страховой полис

Данные страхового полиса. Они вводятся в карточке физлица на закладке Удостоверения личности в разделе Документы или здесь. Если они введены в карточке физлица, они здесь отобразятся. С помощью кнопки Добавить можно создать страховой полис для физлица, если его еще нет.

Питание

Вариант питания

Вариант питания гостя, представляющий набор услуг питания. До регистрации карты гостя в поле можно изменить вариант питания. Выпадающий список выбора вариантов питания формируется с учетом настроек популярных значений. После регистрации карты гостя кнопка позволяет изменить вариант питания (создать заявку на изменение варианта питания).

Диета

Поле для выбора (до регистрации) и отображения (после регистрации) диеты гостя.

У зарегистрированного гостя можно изменить диету следующим образом:

1. В карте пациента на закладке Медицинские записи создайте медзапись, в которой есть медицинский показатель «Диета» (например, типа «Первичный прием»).
2. В показателе «Диета» укажите новую диету и проведите созданный документ «Медицинская запись».
3. В карте гостя отобразится новая диета.

Помещение питания

Поле для выбора (до регистрации) и отображения (после регистрации) столовой санатория, в которой будет питаться гость (если их в санатории несколько).

Стол

Поле для выбора (до регистрации) и отображения (после регистрации) номера стола в помещении питания. Номер стола важно указывать для гостей, которые хотят питаться за одним столом, например, друзей и родственников.

Услуги питания

Отображается расписание услуг питания гостя. В нем изменить ничего нельзя.

Заказ блюд — создать задачу на заказ питания.

Закладка Детализация стоимости

Содержит таблицу с детализацией стоимости санаторно-курортной путевки по всем дням периода пребывания и по составляющим пребывания: проживанию, лечению и питанию

До регистрации карты гостя поля «Прайс» и «Номенклатура» активны, в них можно выбрать необходимые значения. При изменении номенклатуры категория путевки автоматически скорректируется в соответствии с выбранной номенклатурой.

Также до регистрации активны кнопки Установить скидку и Изменить стоимость в колонке, позволяющие отредактировать стоимость пребывания конкретного гостя.

Если пребывание гостя оплачивается несколькими контрагентами, например, когда путевку оплачивает один контрагент (юридическое лицо), а гость доплачивает самостоятельно за изменение условий пребывания (продление или переселение в другой номер), данные в детализации отображаются в разрезе контрагентов и их договоров.

Закладка Услуги и оплата

На закладке отображается список услуг по карте гостя, контрагенты, оплачивающие услуги по карте гостя, и состояние взаиморасчетов.

В верхней части раздела — список договоров контрагентов. В нижней — список услуг по выбранному курсором договору.

Список договоров

Список договоров, по которым происходят взаиморасчеты. Список договоров гостя отображается из карточки контрагента с закладки Договоры. Жирным шрифтом отображается основной договор.

Здесь также будут отображаться договоры соплательщиков.

С помощью кнопок на панели инструментов можно работать с договорами: добавить или удалить договор.

Основной

Сделать выбранный договор основным.

Договор на медуслуги

Создать договор на взаиморасчеты по медицинским услугам (покупку, продажу и их оказание). Или, если он уже есть у контрагента — отобразить его в списке.

Взаиморасчеты по платным медицинским услугам автоматически проводятся по договору с видом расчетов «Продажа медицинских услуг». То есть при назначении платных мед. услуг автоматически создается договор с видом расчетов «Продажа медицинских услуг».

Обновить

Обновить список услуг и взаиморасчетов с контрагентом. Кнопка яркого цвета, если есть изменения в списке услуг или взаиморасчетах, и белая — если изменений нет. Если она яркого цвета, ее надо нажать и обновить список услуг, чтобы видеть актуальную информацию.

Услуги по договору

Отображается номенклатура товаров и услуг, приобретенных по договору, выбранному курсором в верхней части закладки Услуги и оплата.

В столбце «Оказано» отображается количество уже оказанных гостю единиц услуги, в столбце «К оказанию» — количество еще не оказанных единиц услуги.

Единицы измерения услуг разные: например, у медицинских услуг — это количество сеансов; у парковки это может быть либо количество сеансов парковки, либо количество дней, на которые гость покупает парковку; дополнительные услуги питания измеряются в штуках — например, два дополнительных завтрака.

Счет на оплату

• По невыставленным услугам — счет формируется по всем услугам, по которым еще не выставлен счет на оплату.
• По документам назначения услуг — сформировать счет на оплату, в который будут входить платные медицинские услуги.

Расчеты

• Прием платежей — создать документ «Прием платежей», в который автоматически попадает весь долг клиента по выбранному договору, но сумму можно изменить.
• Прием аванса — принять аванс от контрагента. Аванс — это прием платежа от контрагента без основания. Создастся документ «Прием платежей» без основания (в поле «Основание» будет пусто).
• Возврат аванса — осуществить возврат авансового платежа контрагенту. Создается документ «Возврат платежей».
• Корректировка аванса — создать документ корректировки аванса, позволяющий перенести полученный от контрагента аванс на другой договор или на другого контрагента.

Услуги

• Оперативная реализация — добавить в список услуг гостя услуги санатория и оформить их продажу. Создается документ «Оперативная реализация». Документ создается по договору, выбранному в разделе Договоры выше. Дополнительные услуги сразу считаются оказанными. Если текущая дата больше даты выезда, документ реализации по путевке или карте гостя будет сформирован на текущую дату, при формировании по месяцам - на конец каждого месяца.
• Снятие оперативной реализации — отменить все или несколько единиц услуги, назначенных документом «Оперативная реализация». Выберите в списке услугу и нажмите эту кнопку. Создастся документ «Снятие оперативной реализации», с помощью которого можно отменить услугу: установите в нем количество единиц услуги, которые нужно отменить, и проведите документ.
• Назначение услуг — назначить медицинские услуги гостю (откроется документ «Назначение услуг»).
• Привязать назначение услуг контрагента — привязать к карте гостя созданный на контрагента документ «Назначение услуг».
• Сформировать реализацию — сформировать документ «Реализация товаров и услуг».
• Розничная продажа — сформировать документ «Розничная продажа», позволяющий продать и реализовать со склада номенклатуру «напрямую» контрагенту без создания счета на оплату, приема платежей и документа реализации.

Открыть

• Расписание — расписание сеансов процедур гостя.
• Шахматка гостя — открыть Шахматку гостя.
• Шахматка сенсов — открыть Шахматку сеансов.
• Взаиморасчеты с контрагентами — откроется отчет «Взаиморасчеты с контрагентами».
• Услуги контрагента — сформировать отчет «Оказанные услуги по контрагентам», который показывает движения регистров оперативного учета с контрагентом гостя.
• Оплаченные и оказанные услуги — открыть отчет «Оплаченные и оказанные услуги».

Доступны два варианта отображения раздела «Услуги по договору»:

• расширенный

• краткий

Закладка Операции

На закладке отображаются операции с картой гостя и гостиничные операции с гостем (которые осуществляются с помощью кнопки Выполнить).

Движения

Список движений выбранной операции в разных бухгалтерских регистрах.

Отменить

Отменить последнюю операцию. Она исчезнет из списка. Отменить можно только одну последнюю операцию.

Если, например, были операции «Регистрация» — «Переселение» — «Продление» — «Выселение», то отменить их можно только в обратном порядке: выселение, продление, переселение, регистрация.

Открыть

Открыть заявку гостя, соответствующую операции для просмотра или изменения. Если кнопка закрыта (неактивная, серого цвета), значит для выбранной операции нет заявки гостя.

На закладках Состояние номеров, Параметры пребывания и Занятость мест содержится информация о параметрах и статусе пребывания гостя, а также использовании связанных ресурсов.

Закладка Дополнительно

Содержит дополнительные параметры для заполнения, а также раздел «Приложения» для прикрепления файлов к карте гостя (например, скан-копий входящей медицинской справки или паспорта гостя).

Удаление карты гостя

Удалить можно незарегистрированную карту гостя, с которой не произведено ни одной операции, и у которой нет связанных документов.

1. Последовательно отмените все операции, произведенные в картой гостя — от последней к первой, даже ее регистрацию.
2. Удалите все связанные с картой гостя документы ( Связанные документы — открыть список связанных документов).
3. В журнале гостевых карт пометьте карту гостя на удаление.

См. также

• Руководство администратора гостиницы
• Инструкция администратора гостиницы