Документ "Карта гостя" (КУС)

В карте гостя находится вся необходимая информация о госте и его пребывании в санатории.

Журнал гостевых карт

Карты гостей хранятся в журнале «Гостевые карты», который находится в основном разделе программы ГОСТИНИЦА и доступен администратору гостиницы.

(см. также Универсальная форма списка)

Команды

Печать анкеты № 5 — печать анкет № 5 выделенных гостей. Все анкеты в одном списке.

Выгрузка в МВД — выгрузка данных гостей в МВД.

Печать

Печать списка гостевых карт. Напечатаются все гостевые карты, которые отображаются в журнале. Список гостевых карт в журнале можно отфильтровать, настроить, используя средства УФС, переменные списка.

Открытие карты гостя

Чтобы открыть карту гостя, установите на нее курсор и дважды щелкните мышью или нажмите клавишу Enter в следующих объектах программы:

• в журнале гостевых карт;
• в шахматке гостиницы на зарегистрированном госте;
• в карточке физического лица, на закладке История.

Регистрация гостя

Заселение гостя. Обучение

Заселение гостя. Обучение

Для регистрации гостя в программе «Кинт: Управление санаторием»:

1. Создайте карту гостя удобным способом.
2. Заполните недостающие данные, скорректируйте при необходимости реквизиты и параметры документа.
3. Зарегистрируйте карту гостя, нажав кнопку Зарегистрировать.

После этого гость будет считаться фактически заехавшим.

Карта гостя может быть создана:

• на основании документа бронирования (заявки или путевки);
• без документа бронирования — при регистрации «от стойки».

Выбор способа зависит от принятого порядка работы в санатории и ситуации заезда гостя.

Создание карты гостя на основании документа бронирования

Карта гостя может быть создана на основании данных бронирования — из заявки или путевки.

Особенность данного способа: чем полнее заполнен документ бронирования, тем быстрее проходит регистрация — все данные автоматически переносятся в карту гостя, не требуется водить их вручную на этапе оформления гостя.

Из документа «Заявка»

В заполненном документе «Заявка» после операции бронирования нажмите кнопку Зарегистрировать:

• в шапке документа — если необходимо зарегистрировать всех гостей заявки;
• над табличной частью — если необходимо зарегистрировать гостей из выделенных строк.

Для каждого гостя будет создана карта гостя.

Из документа «Путевка»

В заполненном документе «Путевка» нажмите кнопку Зарегистрировать:

• в шапке документа — если необходимо зарегистрировать всех гостей путевки;
• над табличной частью — если необходимо зарегистрировать гостей из выделенных строк.

На каждого гостя будет создана карта гостя.

В интерфейсе «Администратор гостиницы»

1. Перейдите на закладку Прибывающие.
2. Выберите нужный заезд гостя.
3. Нажмите кнопку Карта гостя по брони.

Создание карты гостя без документа бронирования

Используется, если гость заезжает без предварительно оформленной заявки или путевки.

Особенность способа: данные (гость, контрагент, серия и номер БСО и другие) вносятся непосредственно в карту гостя вручную.

В Шахматке гостиницы

1. В Шахматке гостиницы выделите свободные ячейки на нужный период и место в номере.
2. В контекстном меню выберите команду Создать карту гостя.

Другие способы

Создать «пустую» карту гостя можно:

• В разделе программы ГОСТИНИЦА — Создать по ссылке «Карта гостя».
• в журнале гостевых карт по кнопке Создать;
• в интерфейсе «Администратор гостиницы» на закладке Гости по кнопке Новый гость.

Заполнение карты гостя

В созданной карте гостя:

1. Добавьте гостя, если он не заполнен: выберите его из справочника «Физические лица» или создайте новое физическое лицо.
2. Внесите контрагента и договор, если данные не заполнены: выберите контрагента из справочника «Контрагенты» или создайте контрагента по внесенному гостю с помощью кнопки Плательщик.
   • Если в документе бронирования контрагентом указано лицо, не являющееся гостем, в карте гостя можно добавить самого гостя в качестве еще одного контрагента по кнопке Плательщик, одновременно создав для него договор. Это позволит гостю приобретать дополнительные услуги санатория, не входящие в стоимость путевки.
3. При необходимости измените параметры пребывания гостя и заполните дополнительную информацию (например, выберите лечащего врача, установите метки гостя, выберите стол питания, внесите дополнительные сведения).

Операция регистрации

Для завершения регистрации в карте гостя нажмите кнопку Зарегистрировать.

После регистрации:

• у документа появляется номер и дата, а также состояние «зарегистрирована».
• карта гостя становится доступна в журнале гостевых карт;
• гость отображается в интерфейсе Администратор гостиницы на закладке Гости, карту гостя можно открыть двойным кликом;
• в карте гостя становится доступен переход в карту пациента (медицинскую форму карты гостя), которая также отображается в журнале пациентов.
• в карте гостя на закладке Услуги и оплата активируются кнопки для создания документов по взаиморасчетам с контрагентами (счетов на оплату, документов приема платежей, документов оперативной реализации для продажи доп. услуг, документов реализации).
• все изменения параметров пребывания гостя (переселение, продление или сокращение периода пребывания и т.п.) выполняются только через соответствующие гостиничные операции — путем создания заявки гостя на нужное изменение.

Проверка на повторную регистрацию гостя

При регистрации карты гостя программа проверяет, нет ли по указанному гостю действующей регистрации. Проверка выполняется по карточке физического лица, выбранной в поле «Гость». Если для этого физического лица уже существует действующая карта гостя (не в архиве), программа выводит соответствующее предупреждение. Если гость был выбран ошибочно, отмените операцию и выберите другое физическое лицо в поле «Гость». Если же необходимо создать ещё одну карту гостя для этого же физического лица, подтвердите выполнение операции.

В программе допускается наличие гостей с одинаковыми фамилией, именем и отчеством. При этом на каждого человека создается отдельная карточка физического лица с индивидуальными реквизитами и уникальным номером. Если в интерфейсе «Администратор системы» учет номенклатуры пребывания рассчитывается по койко-дням, то при регистрации документа «Карта гостя» сумма документа распределяется на каждый день проживания. Посмотреть суммы с разворотом по дням можно в отчете «Номенклатура оказанных услуг».

Удаление карты гостя

Удалить можно незарегистрированную карту гостя, с которой не произведено ни одной операции, и у которой нет связанных документов.

1. Последовательно отмените все операции, произведенные в картой гостя — от последней к первой, даже ее регистрацию.
2. Удалите все связанные с картой гостя документы ( Связанные документы — открыть список связанных документов).
3. В журнале гостевых карт пометьте карту гостя на удаление.

QR-код гостя

QR-код гостя автоматически формируется программой и отображается в расписании пациента или санаторно-курортной книжке или санаторно-курортной карте. Нужен для отметки услуг, оказанных гостю, в мобильном приложении «Кинт: Медсестра». Чтобы считать QR-код, необходимо:

• Открыть документ «Карта гостя», нажать кнопку «Печать» и выбрать печатную форму «Код для связи с мобильным приложением (гость)».

  

• В открывшемся окне считать QR-код с помощью мобильного приложения «Кинт: Гость».

  

Блокировка карты гостя при открытии

В интерфейсе «Администратор системы» в «Общих настройках» закладки Гостиница находится опция «Блокировать карту гостя при открытии».
При включенной опции открытая карта гостя будет блокироваться для изменения другими пользователями. Если опция выключена, несколько пользователей одновременно смогут открыть и редактировать карту гостя.

Жизненный цикл карты гостя

Карта гостя проходит в системе следующий жизненный цикл:

1. Создание и регистрация карты гостя при заселении гостя.
2. Работа с картой гостя и внесение в нее изменений:
   • Внесение необходимой информации в карту в течение лечения гостя.
   • Проведение разных операций с гостем: переселение его в другой номер, изменение параметров пребывания — изменение вариантов питания и лечения, сокращение или продление срока пребывания в санатории, перерыв и возобновление пребывания.

   С картой гостя можно работать и производить с ней разные операции только если она не архивная — не оформлено выбытие гостя. После оформления выбытия гостя с картой гостя почти ничего делать нельзя. Все медицинские услуги, которые назначены до даты выбытия и по которым нет отметки оказания, будут считаться оказанными при выполнении выбытия.

3. Оформление выбытия гостя (операция «Выселение») и закрытие карты.

Регистрация гостя (заселение)

Регистрация гостя — это регистрация карты гостя в программе. Осуществляется с помощью кнопки Регистрация, которая есть в новой создаваемой карте гостя.

После регистрации:

• Карта гостя считается проведенной и у нее появляется статус «Проведен» (он отображается в правом нижнем углу синим шрифтом с зеленой галочкой).
• Происходит регистрация гостя в системе. Существуют также некоторые другие способы регистрации гостя.

Проверка на повторную регистрацию гостя

При регистрации карты гостя выполняется проверка на повторную регистрацию гостя: проверяется, не зарегистрирован ли этот гость в программе уже. Проверка осуществляется по карточке физического лица, выбранного в поле «Гость»: если регистрируется еще одна карта гостя с тем же физлицом, для которого уже зарегистрирована и действует карта гостя (гость еще не выселен), программа выдает предупреждение «Гость Фамилия Имя Отчество уже зарегистрирован. Продолжить?». Если этот человек выбран в новой карте гостя по ошибке — отмените операцию — нажмите «Нет» и в поле «Гость» выберите другого человека. Если действительно нужно зарегистрировать еще одну карту гостя на этого человека — нажмите «Да».

Бывают гости-полные тезки — с одинаковыми фамилией именем и отчеством. Но на каждого человека в программе заводится своя карточка физического лица, которые отличаются данными людей. И каждая карточка физлица имеет свой уникальный номер в программе.

Работа с гостем (переселение, сокращение, продление, перерыв пребывания)

Продление пребывания гостя с переселением

Продление пребывания гостя с переселением

В течение пребывания гостя в санатории в его карту заносится разная информация: о его лечении, гостиничные операции, могут быть прикреплены разные документы финансовые и не только и т.д.

С гостями могут проводиться корректирующие гостиничные операции (они осуществляются с помощью кнопки Выполнить):

• переселение гостя в другой гостиничный номер
• сокращение срока пребывания
• продление срока пребывания
• перерыв пребывания
• возобновление пребывания гостя
• оформить выбытие гостя. Выполнить выбытие можно во время перерыва пребывания гостя в номере.

В первых четырех случаях оформляется заявка гостя. Заявки гостей хранятся в журнале Заявки гостей. Все заявки гостя можно увидеть, нажав кнопку Заявки.

При проведении операций «Переселение» и «Продление» оформляется заявка на переселение/продление — таким образом можно продлять пребывание гостя с одновременным переселением в другой номер. Открытие документа командами «Переселение» и «Продление» влияет на расположение и заполнение реквизитов в документе «Заявка гостя».

В последних трех случаях в системе оформляются другие документы одного типа.

Все операции, проведенные с гостем, отображаются в списке операций.

Корректирующие операции с гостями можно проводить:

• из Шахматки гостиницы (с помощью контекстного меню номеров в состоянии «Заселен» и «Забронирован»)
• из журнала гостей (с помощью кнопки Действия)
• из карты гостя (с помощью кнопки Выполнить).

Выбытие гостя (выселение)

Выбытие гостя оформляется с помощью кнопки Выполнить — Выбытие.

На форме операции выбытия выводится информация о состоянии взаиморасчетов с гостем: выставленная сумма, сколько оплачено, долг, чтобы менеджер мог принимать решение о выселении, обладая информацией о непогашенных долгах гостя.

При оформлении выбытия гостя в программе происходит следующее:

• Формируется документ «Выбытие».
• Операция «Выбытие» отображается в списке операций.
• Происходит закрытие карты гостя. У нее становится статус «В архиве». Закрытые карты отображаются серым цветом в журнале гостевых карт, они хранятся для истории, их можно открывать для просмотра, но в них нельзя вносить изменения.

Печатные формы

Список доступных печатных форм для карты гостя открывается при нажатии на кнопку Печать.

В карте гостя доступны следующие стандартные печатные формы:

• Договор оказания санаторных услуг
• Согласие на обработку персональных данных
• Согласие на медицинское вмешательство
• Уведомление о прибытии иностранного гражданина — в форму попадают данные из карты гостя, но их можно изменить — в белых клеточках ввести то, что нужно.

Договор оказания санаторных услуг вы можете изменить под вашу организацию.

После покупки программы администратор системы может создать другие печатные формы, если они вам нужны. Например:

• Карта гостя
• Карта гостя + талон на питание
• Расписание пациента
• Санаторная книжка

и другие.

См. также

• Руководство администратора гостиницы
• Инструкция администратора гостиницы
• Настройка модуля «Гостиница»
• Печать справок
• Курортный сбор (КУС)
• Как изменить контрагента карты гостя
• Прием оплаты за путевку
• Как изменить наименование контрагента
• Как изменить дату приема платежа
• Назначение дополнительного платного питания (КУС)