Инструкция администратора гостиницы (КУС)
Содержание
Заявка — бронь неподтверждённая
Осуществляется документом «Заявка».
Заявка от физического лица
В Шахматке гостиницы в строке с номером, в который предполагается заселить гостя, выделите период заселения гостя и в контекстном меню выделенной области выберите пункт Заявка:
Создастся новый документ «Заявка».
- В поле «Описание» можно написать краткое описание заявки.
- В поле «Контрагент» выберите контрагента: либо из списка уже существующих контрагентов (выбор происходит из справочника «Контрагенты»), либо создайте нового с помощью кнопки Создать.
- В поле «Телефон» укажите телефон, по которому можно будет связаться с гостем.
- Для расчетов с контрагентом обязательно должен быть указан договор с ним. Он создается автоматически при создании нового контрагента и вставляется в поле «Договор».
- В таблице гостей:
- Параметры «Категория номера», «Номер гостиницы», «Дата заезда», «Дата выезда», «Дней» автоматически заполняются данными из Шахматки гостиницы в зависимости от выбранной в ней области.
- Параметры «Категория путевки», «Вариант проживания», «Номенклатура» проставляются в любой новой заявке по умолчанию. При необходимости их можно изменить.
- В параметр «Гость» можно сразу вписать гостя. Если заявку оставляет человек, уже когда-то бывший в санатории, то он уже зарегистрирован в базе — выберите его в этом поле (выбор происходит из справочника «Физические лица»). Если новый гость — создайте его.
Заявка от юридического лица
Заявка от физического лица взаимозачетом
Путевка — бронь подтверждённая
Осуществляется документом «Путевка».
Карта гостя — регистрация гостя
Создание документа «Карта гостя».
См. также
1. Бронь неподтверждённая. Осуществляется документом Заявка.
Виды брони (определяется Контрагентом):
- от Физических лиц по телефону, почте, лично. Менеджер обзванивает согласовывает данные проставляет бронь.
- от Юрлиц по почте телефону. Создаётся заявка на юрлица с несколькими строками. Контакт в организации
- от Туроператор (Биглион). Оплата от оператора, а не физлица, но данные выясняют у физлица. Менеджер обзванивает физлица согласовывает данные проставляет бронь.
- Юрлица взаимозачёт. Аналогично юрлицу, но не нужно выставлять бух документа (счёта, реализации).
Менеджеры гостиницы собирают и согласовывают параметры номера, даты заезда/выезда, выставляют суммы путевок автоматически/вручную. Контрагент всегда проставляется
В течении времени менеджеры обзванивают брони с напоминанием о необходимости оплаты путевок. Ключевым определением перехода от этапу 2 является информации об ОПЛАТЕ от бухгалтерии.
2. Бронь подтверждённая. Осуществляется документом Путевка.
Менеджеры при поступлении информации об оплате создают документ Путевка по документу Заявка. Нажимают Бронирование.
На вкладке Счёта и оплата отражают оплату путевки соответствующего вида (наличная, безналичная, поступление на р/с).
При бронировании путевки гость начинает учитываться на питании.
Контрагент равен контрагенту заявки и этап имеет такие же виды.
Бронь находится на этом этапе до получения ключевой информации "Номер путевки", которая выдаёт бухгалтерия. В Путевки заполняется соответствующий реквизит и цикл переходит на следующий этап.
3. Регистрация. Основной документ "Карта гостя".
По путевки ещё имеющий номер создаётся документ Карта гостя. Проводиться регистрация.
Контрагент в карте гостя является физлицо Карты гостя, либо контрагент одного из членов семьи.
В дальнейшим Гость передаётся медикам и по нему делаются гостиничные операции.
Отображение этапов в шахматке:
- Бронь с разделение по полу.
- Бронь (зелёная).
- Заселение с разделение по полу, либо зелёная.
От бухгалтерии передаются данные:
- Факт и сумма оплаты
- Информация о бланке путевки
