Инструкция администратора гостиницы (КУС)

Рабочий процесс сотрудников санатория в части гостиничного цикла стандартно включает три последовательных этапа:

1. Создание заявки — начальной, неподтвержденной брони, фиксирующей намерение посетить санаторий.

1. Заявка может быть оформлена:
   • от физического или юридического лица.
   • в конкретные номера проживания или в категорию номеров (без указания конкретных номеров).
   • с указанием и без указания имен гостей (но обязательно с указанием контрагента — плательщика).
2. Создавать заявки удобнее всего через Шахматку гостиницы (для бронирования в конкретных номерах) или через Шахматку категорий (для бронирования в категорию).
3. Из заявки зачастую формируется счет на оплату, который отправляется контрагенту.
4. Предварительно сотрудники санатория связываются с клиентами для подтверждения планируемого заезда и проверяют факт оплаты счета.
5. В случае отказа от бронирования проводится снятие брони.

2. Создание путевки — подтвержденной брони, оформляемой после подтверждения заезда и получения оплаты.

1. Для создания путевки необходимо открыть заявку и нажать кнопку Создать путевки для гостей из заявки.
2. В путевке требуется добавить номер проживания, гостя, серию и номер БСО, если ранее в заявке они не были указаны.

3. Создание карты гостя — регистрация гостя в системе, фиксирующая фактическое заселение и дальнейшее пребывание гостя в санатории.

1. В путевке необходимо нажать кнопку Зарегистрировать — создастся карта гостя.
2. В карте гостя можно выполнять операции, меняющие параметры пребывания гостя: продление периода проживания, изменение варианта проживания, переселение в другой номер и другие.
3. Также карта гостя предоставляет функции для взаимодействия с гостем во время пребывания:
   • создание документов оперативной реализации для продажи дополнительных немедицинских услуг санатория.
   • создание задач для выполнения просьб и поручений гостей.
   • создание справок.

Заявка — неподтверждённая бронь

Заявка — это предварительная фиксация намерения клиента (физического лица или организации) посетить санаторий. Поскольку заявка не гарантирует фактическое прибытие, она рассматривается как неподтвержденная бронь. Оформляется в программе с помощью документа «Заявка».

Порядок работы с заявкой

1. Получив от клиента заявку на посещение санатория, создайте заявку на бронь в программе. Основные инструменты для создания заявок:

• Шахматка гостиницы — если предварительная бронь осуществляется в конкретные номера проживания.

• Шахматка категорий в интерфейсе «Менеджер продаж» — если предварительную бронь нужно оформить в категорию номеров без указания конкретных номеров проживания.

Другие способы создания заявок приведены в статье Документ «Заявка».

2. Заполните созданную заявку.

1. В поле «Контрагент» добавьте контрагента: выберите его из списка уже существующих (выбор происходит из справочника «Контрагенты») или создайте нового.
2. Убедитесь, что поле «Договор» заполнено (требуется для расчетов с контрагентом):
   • При создании нового контрагента договор заполняется автоматически.
   • При выборе существующего контрагента устанавливается его действующий договор.
   • Если действующий договор отсутствует, его нужно создать.
3. Заполните (отредактируйте) закладку Гости:
   • Параметры «Категория номера», «Дата заезда», «Дата выезда», «Дней» автоматически заполняются данными из Шахматки в соответствии с выбранной областью.
   • Параметры «Категория путевки», «Вариант проживания», «Вариант лечения», «Вариант питания» и «Номенклатура» устанавливаются в новой заявке по умолчанию. При необходимости их можно изменить.
   • Если на момент создания заявки известны ФИО гостей, их можно добавить в документ: выбрать из справочника «Физические лица», если гости уже посещали санаторий и их карточки физлиц есть в базе, или создать новые карточки физлиц для впервые заезжающих.

   Возможно автоматическое создание контрагента по гостю, если гость является плательщиком путевки. Для этого необходимо выбрать гостя и нажать на кнопку Контрагент.

4. Нажмите кнопку Забронировать — заявка зафиксируется в системе.

3. Сформируйте счет на оплату из заявки.

1. На закладке Услуги и оплата нажмите кнопку Счет на оплату или ссылку в табличной части в колонке «Сформировать счет».

   

2. Проведите созданный документ.
3. При необходимости нажмите кнопку Печать для вывода печатной формы документа, которую можно распечатать или отправить контрагенту в электронном виде.

4. При поступлении оплаты от контрагента примите платеж, создав на основании выставленного счета документ «Прием платежа».

Отличия заявок физических и юридических лиц

• В заявках от физических лиц гость зачастую является контрагентом (плательщиком).
• В заявках от юрлиц контрагентом выступает организация, направляющая сотрудников в санаторий.
• В заявках физических лиц обычно сразу указывают гостей, тогда как в заявках юрлиц имена гостей могут быть неизвестны на этапе бронирования.
• Заявка юридического лица может иметь нулевую стоимость, если санаторий оказывает услуги организации на условиях взаимозачета (например, в обмен на предоставление организацией рекламных услуг санаторию). В этом случае необходимо удалить стоимости путевок всех гостей в заявке, что приведет к нулевой стоимости заявки и отсутствию необходимости выставлять бухгалтерские документы.

Отказ от заявки

В случаях отказа от заявки оформляется снятие брони:

• Отказ от бронирования конкретного гостя заявки оформляется через команду Снять бронь в контекстном меню гостя.
• Полный отказ от заявки оформляется с помощью кнопки Снять бронь в верхней части формы заявки.

Путевка — подтверждённая бронь

Если клиент подтвердил заявку и оплатил ее, из заявки можно оформить путевки для каждого гостя. Таким образом, путевка — это подтвержденная бронь. Оформляется созданием документа «Путевка».

Для создания путевки:

1. Откройте заявку — через журнал заявок, Шахматку гостиницы, интерфейс «Администратор гостиницы» или интерфейс «Менеджер продаж».
2. С помощью кнопки Создать путевки в верхней части формы заявки можно создать путевки для всех гостей заявки. Кнопка Создать путевку позволяет создать путевки только для гостей в выделенных строках заявки.

   

3. В созданных путевках заполните номер проживания и укажите гостя, если в заявке эти данные не были заполнены.
4. Нажмите в документе кнопку Забронировать.

   

Серия и номер БСО

Если серия и номер БСО не были указаны в заявке на бронь, их можно внести в документ «Путевка». В путевке серия и номер БСО вносятся в раздел «Реквизиты документа».

Если гость приезжает с готовым бланком путевки, сформированным в другой программе, сотруднику ресепшн санатория следует обратиться в бухгалтерию для уточнения серии и номера, которые необходимо проставить гостю.

Если в программе включен контур «Учет бланков строгой отчетности» и корректно выполнены все настройки, в путевке можно выбрать серию бланков, а номер внутри серии проставится автоматически.

Карта гостя — регистрация гостя

Карта гостя — документ, подтверждающий регистрацию гостя и содержащий сведения о условиях его пребывании, а также служащий инструментом для изменения параметров пребывания.

Для регистрации гостя:

1. В путевке нажмите кнопку Зарегистрировать — сформируется карта гостя.
2. Если в карте гостя контрагент и гость различаются, нажмите кнопку Плательщик, чтобы назначить гостя контрагентом по карте гостя и автоматически создать для него отдельный договор. Это не сделает гостя плательщиком путевки, но даст возможность вести взаиморасчеты по собственному договору при оплате дополнительных услуг санатория.
3. В карте гостя нажмите кнопку Зарегистрировать для завершения регистрации.

С картой гостя работают сотрудники регистратуры, ресепшена (администраторы гостиницы, менеджеры) и медики санатория (врачи, медсестры).

В карте гостя можно изменять параметры пребывания гостя: продлевать период пребывания, переселять гостя в другой номер, менять вариант проживания, выполнять другие корректирующие гостиничные операции.

В целом карта гостя предоставляет широкий функционал для взаимодействия с гостем, включая печать необходимых документов, оформление допуслуг, формирование справок, создание задач по потребностям гостя и прочие рабочие инструменты.

См. также

• Руководство администратора гостиницы