Инструкция администратора гостиницы (КУС)

Рабочий процесс сотрудников санатория в части гостиничного цикла стандартно включает три последовательных этапа:

1. Создание заявки — начальной, неподтвержденной брони, фиксирующей намерение посетить санаторий.

1. Заявка может быть оформлена:
   • от физического или юридического лица.
   • в конкретные номера проживания или в категорию номеров (без указания конкретных номеров).
   • с указанием и без указания имен гостей (но обязательно с указанием контрагента — плательщика).
2. Создавать заявки удобнее всего через Шахматку гостиницы (для бронирования в конкретных номерах) или через Шахматку категорий (для бронирования в категорию).
3. Из заявки зачастую формируется счет на оплату, который отправляется контрагенту.
4. Предварительно сотрудники санатория связываются с клиентами для подтверждения планируемого заезда и проверяют факт оплаты счета.
5. В случае отказа от бронирования проводится снятие брони.

2. Создание путевки — подтвержденной брони, оформляемой после подтверждения заезда и получения оплаты.

1. Для создания путевки необходимо открыть заявку и нажать кнопку Создать путевки для гостей из заявки.
2. В путевке требуется добавить номер проживания, гостя, серию и номер БСО, если ранее в заявке они не были указаны.

3. Создание карты гостя — регистрация гостя в системе, фиксирующая фактическое заселение и дальнейшее пребывание гостя в санатории.

1. В путевке необходимо нажать кнопку Зарегистрировать — создастся карта гостя.
2. В карте гостя можно выполнять операции, меняющие параметры пребывания гостя: продление периода проживания, изменение варианта проживания, переселение в другой номер и другие.
3. Также карта гостя предоставляет функции для взаимодействия с гостем во время пребывания:
   • создание документов оперативной реализации для продажи дополнительных немедицинских услуг санатория.
   • создание задач для выполнения просьб и поручений гостей.
   • создание справок.

Заявка — неподтверждённая бронь

Заявка — это предварительная фиксация намерения клиента (физического лица или организации) посетить санаторий. Поскольку заявка не гарантирует фактическое прибытие, она рассматривается как неподтвержденная бронь. Оформляется в программе с помощью документа «Заявка».

Порядок работы с заявкой

1. Получив от клиента заявку на посещение санатория, создайте заявку на бронь в программе. Основные инструменты для создания заявок:

• Шахматка гостиницы — если предварительная бронь осуществляется в конкретные номера проживания.

• Шахматка категорий в интерфейсе «Менеджер продаж» — если предварительную бронь нужно оформить в категорию номеров без указания конкретных номеров проживания.

Другие способы создания заявок приведены в статье Документ «Заявка».

2. Заполните созданную заявку.

1. В поле «Контрагент» добавьте контрагента: выберите его из списка уже существующих (выбор происходит из справочника «Контрагенты») или создайте нового.
2. Убедитесь, что поле «Договор» заполнено (требуется для расчетов с контрагентом):
   • При создании нового контрагента договор заполняется автоматически.
   • При выборе существующего контрагента устанавливается его действующий договор.
   • Если действующий договор отсутствует, его нужно создать.
3. Заполните (отредактируйте) закладку Гости:
   • Параметры «Категория номера», «Дата заезда», «Дата выезда», «Дней» автоматически заполняются данными из Шахматки в соответствии с выбранной областью.
   • Параметры «Категория путевки», «Вариант проживания», «Вариант лечения», «Вариант питания» и «Номенклатура» устанавливаются в новой заявке по умолчанию. При необходимости их можно изменить.
   • Если на момент создания заявки известны ФИО гостей, их можно добавить в документ: выбрать из справочника «Физические лица», если гости уже посещали санаторий и их карточки физлиц есть в базе, или создать новые карточки физлиц для впервые заезжающих.

   Возможно автоматическое создание контрагента по гостю, если гость является плательщиком путевки. Для этого необходимо выбрать гостя и нажать на кнопку Контрагент.

4. Нажмите кнопку Забронировать — заявка зафиксируется в системе.

3. Сформируйте счет на оплату из заявки.

1. На закладке Услуги и оплата нажмите кнопку Счет на оплату или ссылку в табличной части в колонке «Сформировать счет».

   

2. Проведите созданный документ.
3. При необходимости нажмите кнопку Печать для вывода печатной формы документа, которую можно распечатать или отправить контрагенту в электронном виде.

4. При поступлении оплаты от контрагента примите платеж, создав на основании выставленного счета документ «Прием платежа».

Отличия заявок физических и юридических лиц

• В заявках от физических лиц гость зачастую является контрагентом (плательщиком).
• В заявках от юрлиц контрагентом выступает организация, направляющая сотрудников в санаторий.
• В заявках физических лиц обычно сразу указывают гостей, тогда как в заявках юрлиц имена гостей могут быть неизвестны на этапе бронирования.
• Заявка юридического лица может иметь нулевую стоимость, если санаторий оказывает услуги организации на условиях взаимозачета (например, в обмен на предоставление организацией рекламных услуг санаторию). В этом случае необходимо удалить стоимости путевок всех гостей в заявке, что приведет к нулевой стоимости заявки и отсутствию необходимости выставлять бухгалтерские документы.

Отказ от заявки

В случаях отказа от заявки оформляется снятие брони:

• Отказ от бронирования конкретного гостя заявки оформляется через команду Снять бронь в контекстном меню гостя.
• Полный отказ от заявки оформляется с помощью кнопки Снять бронь в верхней части формы заявки.

Путевка — подтверждённая бронь

Если клиент подтвердил заявку и оплатил ее, из заявки можно оформить путевки для каждого гостя. Таким образом, путевка — это подтвержденная бронь. Оформляется созданием документа «Путевка».

Для создания путевки:

1. Откройте заявку — через журнал заявок, Шахматку гостиницы, интерфейс «Администратор гостиницы» или интерфейс «Менеджер продаж».
2. С помощью кнопки Создать путевки в верхней части формы заявки можно создать путевки для всех гостей заявки. Кнопка Создать путевку позволяет создать путевки только для гостей в выделенных строках заявки.

   

3. В созданных путевках заполните номер проживания и укажите гостя, если в заявке эти данные не были заполнены.
4. Нажмите в документе кнопку Забронировать.

   

Серия и номер БСО

Если серия и номер БСО не были указаны в заявке на бронь, их можно внести в документ «Путевка». В путевке серия и номер БСО вносятся в раздел «Реквизиты документа».

Если гость приезжает с готовым бланком путевки, сформированным в другой программе, сотруднику ресепшн санатория следует обратиться в бухгалтерию для уточнения серии и номера, которые необходимо проставить гостю.

Если в программе включен контур «Учет бланков строгой отчетности» и корректно выполнены все настройки, в путевке можно выбрать серию бланков, а номер внутри серии проставится автоматически.

Карта гостя — регистрация гостя

Создание документа «Карта гостя».

Когда в путевке проставлены серия и номер, нажмите в ней кнопку Зарегистрировать — создастся карта гостя.

В карте гостя нажмите кнопку Зарегистрировать. Таким образом вы зарегистрируете гостя в системе.

Контрагентом в карте гостя должен быть указан человек или организация, который сможет заплатить за все платные услуги санатория, если их возьмет гость. Часто контрагентом гостя указывают самого гостя, либо одного из членов его семьи.

В дальнейшем с картой гостя работают сотрудники регистратуры, ресепшина (администраторы гостиницы, менеджеры) и медики санатория (врачи, возможно медсестры).

В течение пребывания гостя в санатории в его карту заносится разная информация: о его лечении, гостиничные операции, могут быть прикреплены разные документы финансовые и не только и т.д.

С гостями могут проводиться корректирующие гостиничные операции (они осуществляются с помощью кнопки Выполнить).

См. также

• Руководство администратора гостиницы