Справочник "Контрагенты" (КУС)
Справочник «Контрагенты» предназначен для хранения реквизитов и прочих данных контрагентов. В справочник заносится информация о юридических и физических лицах. Она используется в разных документах в программе.
Контрагенты в справочнике могут быть классифицированы по группам, например, «Поставщики», «Покупатели» и т.д.
Представление (отображение) контрагента в программе может быть с его ИНН или без него. Это включается настройкой «Расширенное представление контрагентов» в Настройках пользователя.
Справочник доступен в основных разделах программы ПРЕДПРИЯТИЕ и ВЗАИМОРАСЧЕТЫ.
Чтобы открыть карточку контрагента, установите на контрагента курсор и дважды щелкните мышью или нажмите Enter.
(см. также Универсальная форма списка (УФС))
Используя средства УФС можно просматривать контрагентов по категориям. Добавьте в Развороты переменную «Категория» и установите курсор на нужную категорию: в справочнике отобразятся контрагенты с этой категорией, у которых она заполнена.
Пример отображения в справочнике только страховых компаний:
Создание контрагента
Создание контрагента из справочника «Контрагенты»
1. В справочнике «Контрагенты» нажмите кнопку Создать.
2. Откроется карточка контрагента.
- В поле «Наименование» введите имя контрагента.
- В поле «Категория» укажите категорию контрагента: банк, агенты, юр.лицо, физическое лицо, страховая компания, лечебное учреждение, производитель медикаментов.
3. Нажмите кнопку Записать.
Контрагент будет создан. Для создания контрагента этого достаточно.
При создании контрагента автоматически создается договор с ним, по которому будут происходить расчеты. Датой договора по умолчанию устанавливается дата создания контрагента. Договор отображается на закладке Договоры и автоматически устанавливается основным (потому что на данный момент он единственный).
3. Заполните остальные необязательные реквизиты контрагента:
- полное наименование контрагента,
- ИНН,
- адрес фактический, адрес регистрации, e-mail, телефон,
- контактное лицо контрагента.
4. Нажмите кнопку Записать или Записать и закрыть.
Создание контрагента из карточки физлица
В карточке физлица около поля «Контрагент» нажмите кнопку Установить.
Создастся контрагент с именем физлица и сразу же создается договор с контрагентом, по которому будут происходить расчеты. Датой договора по умолчанию устанавливается дата создания контрагента.
Создание контрагента из карты гостя
В карте гостя в разделе Услуги и оплата около поля «Контрагент» нажмите кнопку Плательщик.
Создастся контрагент с именем гостя и сразу же создается договор с контрагентом, по которому будут происходить расчеты. Датой договора по умолчанию устанавливается дата создания контрагента.
Созданный контрагент отображается в поле «Контрагент». Также отображается договор с контрагентом.
Создание контрагента по ИНН
- В справочнике «Контрагенты» нажмите кнопку Создать.
- В карточке контрагента:
- В поле «Страна регистрации» укажите «Россия» или «Российская Федерация».
- В поле «ИНН» введите ИНН контрагента.
- Нажмите кнопку Проверить по базе ФНС.
- Появится окно с вопросом «Заполнить реквизиты по ИНН?».
- Да — программа осуществит поиск контрагента в базе ФНС по введенному ИНН, если найдет его — в карточке контрагента реквизиты «Наименование», «Наименование полное», КПП будут заполнены значениями из базы ФНС. Для юридических лиц заполняется юридический адрес.
- Нет — программа проверит корректность ИНН и КПП контрагента по базе ФНС и отобразит в его карточке сообщение о проверке: прошел он ее или нет.
- Заполните остальные реквизиты.
- Нажмите кнопку Записать или Записать и закрыть.
Контроль уникальности контрагентов
В программе существует контроль уникальности новых создаваемых контрагентов по наименованию и ИНН.
Эта настройка осуществляется в интерфейсе «Администратор системы» на закладке Информационная база в разделе Контроль уникальности.
Если включен контроль уникальности новых создаваемых контрагентов по наименованию и/или ИНН, то при создании новых контрагентов будет производиться проверка на дублирующие записи по наименованию и/или ИНН контрагента, и нельзя будет создать контрагентов с одинаковыми названиями и/или ИНН.
Карточка контрагента
Карточка контрагента содержит реквизиты, необходимые для описания основных характеристик юридического или физического лица, перечень договоров, заключенных с контрагентом, контактные данные.
В истории изменений контрагента будут отображаться изменения контактных данных (адресов, телефона, e-mail-а), если включена история изменений для регистра «Контактные данные».
Реквизиты
Реквизиты находятся в карточке контрагента справа:
Категория
- Укажите категорию контрагента: банк, агенты, юр.лицо, физическое лицо, страховая компания, лечебное учреждение, производитель медикаментов.
Группа
- Группа из справочника «Контрагенты», в которой должен находится этот контрагент.
Страна регистрации
- Страна регистрации контрагента: Россия, Беларусь и др. Проверка контрагентов по ИНН осуществляется только для контрагентов из России: кнопка Проверить по ИНН появляется только если в этом поле указать «Российская Федерация». Поле заполняется автоматически соответствующей страной при заполнении адреса регистрации.
Идентификатор МДЛП
- Идентификатор контрагента из системы МДЛП — мониторинга движения лекарственных препаратов «Честный знак». Читайте страницу Настройка интеграции с МДЛП.
Физлица контрагента
- Физлица, у которых этот контрагент выбран основным контрагентом. Это физлица, в карточке которых в поле «Контрагент» выбран этот контрагент.
- Чтобы очистить эту таблицу, надо в карточках этих физлиц в поле «Контрагент» удалить этого контрагента.
Кнопки карточки контрагента:
Проверить по базе ФНС
- Проверка корректности контрагента по базе ФНС. Кнопка появляется, если в поле «Страна регистрации» указано Россия.
Взаиморасчеты
- Отчет «Взаиморасчеты с контрагентом».
Документы
Закладка Контактные данные
Закладка Договоры
На закладке находятся договоры с контрагентом, по которым осуществляются взаиморасчеты с ним.
С помощью кнопок на панели инструментов можно работать с договорами: добавить, изменить или удалить договор.
Основной — сделать договор основным. Основной договор отображается жирным шрифтом и автоматически подставляется в документы.
Закрытые, недействительные договоры отображаются серым цветом. Договор делается закрытым при включении опции «Договор закрыт» в карточке договора.
Документы контрагента
Вызываются кнопкой Документы в карточке контрагента и кнопкой Команды — Документы контрагента в справочнике «Контрагенты».
Отображаются все документы, связанные с этим контрагентом.
Проверка контрагентов по ИНН
Чтобы проверить контрагента по ИНН, нажмите кнопку Проверить по базе ФНС. Проверится корректность ИНН и у юридических лиц КПП контрагента по базе ФНС. После проверки в карточке контрагента отображается соответствующее сообщение: прошел он проверку или нет. Кнопка появляется, если в поле «Страна регистрации» указано Россия.
Проверяются только российские контрагенты: это контрагенты, у которых в поле «Страна регистрации» указано «Российская Федерация».
Существует регламентное задание, проверяющее состояние всех контрагентов по базе ФНС. По умолчанию проверка выполняется раз в месяц.
Правильными, корректными считаются контрагенты с корректными ИНН и юридические лица с корректным КПП.
В некорректными контрагентами можно работать в программе также как в правильными. Некорректные контрагенты подсвечиваются в программе розовым цветом для того, чтобы пользователи знали, у кого не заполнены важные реквизиты ИНН и КПП.
Корректные контрагенты:
- на формах документов отображаются зеленым цветом,
- в их карточках отображается сообщение зеленым цветом «Контрагент найден в базе ФНС».
Некорректные контрагенты:
- на формах документов отображаются розовым цветом,
- в их карточках отображается сообщение красным цветом «Не заполнен ИНН» или после проверки «Отсутствует в базе ФНС».
Часто задаваемые вопросы
Как изменить наименование контрагента
Не нужно менять наименование контрагента в поле «Контрагент» на разных формах программы. Нужно изменить наименование контрагента в его карточке. Данные из нее подставляются в разные объекты программы.