Справочник "Контрагенты" (КУС)

Справочник «Контрагенты» предназначен для хранения реквизитов и прочих данных контрагентов. В справочник заносится информация о юридических и физических лицах. Она используется в разных документах в программе.

Контрагенты в справочнике могут быть классифицированы по группам, например, «Поставщики», «Покупатели» и т.д.

Представление (отображение) контрагента в программе может быть с его ИНН или без него. Это включается настройкой «Расширенное представление контрагентов» в Настройках пользователя.

Справочник доступен в основных разделах программы ПРЕДПРИЯТИЕ и ВЗАИМОРАСЧЕТЫ.

Чтобы открыть карточку контрагента, установите на контрагента курсор и дважды щелкните мышью или нажмите Enter.

(см. также Универсальная форма списка (УФС))

Используя средства УФС можно просматривать контрагентов по категориям. Добавьте в Развороты переменную «Категория» и установите курсор на нужную категорию: в справочнике отобразятся контрагенты с этой категорией, у которых она заполнена.

Пример отображения в справочнике только страховых компаний:

Создание контрагента

Контрагента можно создать следующими способами:

• из справочника «Контрагенты»,
• по ИНН контрагента,
• из карточки физлица,
• из карты гостя.

Создание контрагента из справочника «Контрагенты»

1. В справочнике «Контрагенты» нажмите кнопку Создать.

2. Откроется карточка контрагента.

• В поле «Наименование» введите имя контрагента.
• В поле «Категория» укажите категорию контрагента: банк, агенты, юр.лицо, физическое лицо, страховая компания, лечебное учреждение, производитель медикаментов.

3. Нажмите кнопку Записать.

Контрагент будет создан. Для создания контрагента этого достаточно.

При создании контрагента автоматически создается договор с ним, по которому будут происходить расчеты. Датой договора по умолчанию устанавливается дата создания контрагента. Договор отображается на закладке Договоры и автоматически устанавливается основным (потому что на данный момент он единственный).

3. Заполните остальные необязательные реквизиты контрагента:

• полное наименование контрагента,
• ИНН,
• адрес фактический, адрес регистрации, e-mail, телефон,
• контактное лицо контрагента.

4. Нажмите кнопку Записать или Записать и закрыть.

Создание контрагента по ИНН

В справочнике «Контрагенты» нажмите кнопку Создать.

Откроется карточка контрагента. В ней:

1. В поле «ИНН» введите ИНН контрагента.

   

2. Нажмите кнопку Проверить по базе ФНС.
3. Появится окно с вопросом «Заполнить реквизиты по ИНН?».
   • Да — программа осуществит поиск контрагента в базе ФНС по введенному ИНН. Если найдет его — заполнит реквизиты «Наименование», «Наименование полное», КПП значениями из базы ФНС. Для юридических лиц заполняется юридический адрес.
   • Нет — программа проверит корректность ИНН и КПП контрагента по базе ФНС и выведет сообщение о проверке: прошел он ее или нет. Но реквизиты контрагента не будут заполнены.

   Нажмите Да — программа заполнит реквизиты контрагента данными из ФНС.

В сообщении будет показано, какие реквизиты изменены.

В поле «Категория» укажите категорию контрагента.

Нажмите кнопку Записать или Записать и закрыть.

Создание контрагента из карточки физлица

В карточке физлица около поля «Контрагент» нажмите кнопку Установить.

Создастся контрагент с именем физлица и сразу же создается договор с контрагентом, по которому будут происходить расчеты. Датой договора по умолчанию устанавливается дата создания контрагента.

Создание контрагента из карты гостя

В карте гостя в разделе Услуги и оплата около поля «Контрагент» нажмите кнопку Плательщик.

Создастся контрагент с именем гостя и сразу же создается договор с контрагентом, по которому будут происходить расчеты. Датой договора по умолчанию устанавливается дата создания контрагента.

Созданный контрагент отображается в поле «Контрагент». Также отображается договор с контрагентом.

Контроль уникальности контрагентов

В программе существует контроль уникальности новых создаваемых контрагентов по наименованию и ИНН.

Эта настройка осуществляется в интерфейсе «Администратор системы» на закладке Информационная база в разделе Контроль уникальности.

Если включен контроль уникальности новых создаваемых контрагентов по наименованию и/или ИНН, то при создании новых контрагентов будет производиться проверка на дублирующие записи по наименованию и/или ИНН контрагента, и нельзя будет создать контрагентов с одинаковыми названиями и/или ИНН.

Изменение контрагента

Откройте карточку контрагента. Внесите изменения. Нажмите кнопку Записать или Записать и закрыть.

Карточка контрагента

Карточка контрагента содержит реквизиты, необходимые для описания основных характеристик юридического или физического лица, перечень договоров, заключенных с контрагентом, контактные данные.

В истории изменений контрагента будут отображаться изменения контактных данных (адресов, телефона, e-mail-а), если включена история изменений для регистра «Контактные данные».

Категория

Укажите категорию контрагента: банк, агенты, юр.лицо, физическое лицо, страховая компания, лечебное учреждение, производитель медикаментов.

Кнопки карточки контрагента:

Проверить по базе ФНС

Проверка корректности контрагента по базе ФНС.

Взаиморасчеты

Отчет «Взаиморасчеты с контрагентом».

Документы

Документы контрагента.

Закладка Контактные данные

Физлица контрагента

Физлица, у которых этот контрагент выбран основным контрагентом. Это физлица, в карточке которых в поле «Контрагент» выбран этот контрагент.

Чтобы очистить эту таблицу, надо в карточках этих физлиц в поле «Контрагент» удалить этого контрагента.

Закладка Договоры

На закладке находятся договоры с контрагентом, по которым осуществляются взаиморасчеты с ним.

С помощью кнопок на панели инструментов можно работать с договорами: добавить, изменить или удалить договор.

Основной — сделать договор основным. Основной договор отображается жирным шрифтом и автоматически подставляется в документы.

Закрытые, недействительные договоры отображаются серым цветом. Договор делается закрытым при включении опции «Договор закрыт» в карточке договора.

Закладка Дополнительные свойства

Группа

Группа из справочника «Контрагенты», в которой должен находится этот контрагент.

Страна регистрации

Страна регистрации контрагента: Россия, Беларусь и др. Поле заполняется автоматически соответствующей страной при заполнении адреса регистрации.

Идентификатор МДЛП

Идентификатор контрагента из системы МДЛП — мониторинга движения лекарственных препаратов «Честный знак». Читайте страницу Настройка интеграции с МДЛП.

Документы контрагента

Вызываются кнопкой Документы в карточке контрагента и кнопкой Команды — Документы контрагента в справочнике «Контрагенты».

Отображаются все документы, связанные с этим контрагентом.

Проверка контрагентов по ИНН

Чтобы проверить контрагента по ИНН, нажмите кнопку Проверить по базе ФНС. Проверится корректность ИНН и у юридических лиц КПП контрагента по базе ФНС. После проверки в карточке контрагента отображается соответствующее сообщение: прошел он проверку или нет. Кнопка появляется, если в поле «Страна регистрации» указано Россия.

Проверяются только российские контрагенты: это контрагенты, у которых в поле «Страна регистрации» указано «Российская Федерация».

Существует регламентное задание, проверяющее состояние всех контрагентов по базе ФНС. По умолчанию проверка выполняется раз в месяц.

Правильными, корректными считаются контрагенты с корректными ИНН и юридические лица с корректным КПП.

В некорректными контрагентами можно работать в программе также как в правильными. Некорректные контрагенты подсвечиваются в программе розовым цветом для того, чтобы пользователи знали, у кого не заполнены важные реквизиты ИНН и КПП.

Корректные контрагенты:

• на формах документов отображаются зеленым цветом,
• в их карточках отображается сообщение зеленым цветом «Контрагент найден в базе ФНС».

Некорректные контрагенты:

• на формах документов отображаются розовым цветом,
• в их карточках отображается сообщение красным цветом «Не заполнен ИНН» или после проверки «Отсутствует в базе ФНС».

Часто задаваемые вопросы

Как изменить наименование контрагента

Не нужно менять наименование контрагента в поле «Контрагент» на разных формах программы. Нужно изменить наименование контрагента в его карточке. Данные из нее подставляются в разные объекты программы.

1. На форме любого объекта программы в поле «Контрагент» нажмите кнопку — откроется карточка контрагента.
   Например, контрагенты отображаются в карте гостя:

   

   или карточке физлица:

   

2. Измените наименование контрагента и нажмите кнопку Записать и закрыть.

   

3. Исправленное название контрагента подставится в поле объекта:

   

4. Чтобы исправить ошибку в наименовании контрагента около договора, нажмите кнопку Обновить.