Инструкция администратора гостиницы (КУС)

В основном работа сотрудников, фиксирующих заявки в санаторий и работающих с ними, происходит в Шахматке гостиницы.

Заявка — неподтверждённая бронь

1. В Шахматке гостиницы создайте заявку на посещение санатория от человека или группы людей. Заявка может быть:
   • от физического лица
   • от юридического лица
   • от юридического лица взаимозачетом
2. Создайте счет контрагенту заявки, чтобы он знал кому, куда и сколько платить.
3. С течением времени сотрудники санатория (администраторы гостиницы, менеджеры):
   • Обзванивают гостей или контрагентов заявок и выясняют — приедут ли они в санаторий и оплатили ли они заявку.
   • Спрашивают бухгалтерию о поступлении оплаты по заявкам.
4. В случаях отказа от заявки оформляется отказ.

Путевка — подтверждённая бронь

1. Если все в порядке: человек (люди) приедет(-ут) и заявка оплачена, откройте заявку и с помощью кнопки Создать путевки создайте путевки для людей из заявки. Нажмите в путевках кнопку Забронировать.
2. Когда гость приехал, внесите в его путевку серию и номер.

Карта гостя — регистрация гостя

1. В путевке гостя нажмите кнопку Зарегистрировать. Создастся карта гостя. Таким образом вы зарегистрируете гостя в системе.

Заявка — неподтверждённая бронь

Заявка — это просто заявление, фиксация желания от человека или организации на посещение санатория. Люди могут отказаться от заявки и не приехать. Поэтому заявка — это неподтвержденная бронь. Осуществляется документом «Заявка».

Заявка от физического лица

Заявка на посещение санатория от физических лиц приходит в санаторий по телефону, электронной почте или лично — человек может сам прийти в санаторий и попросить оформить заявку.

В Шахматке гостиницы в строке с номером, в который предполагается заселить гостя, выделите период заселения гостя (смотрите на календарь вверху) и в контекстном меню выделенной области выберите пункт Заявка:

Создастся новый документ «Заявка».

• В поле «Описание» можно написать краткое описание заявки.
• В поле «Контрагент» выберите контрагента: либо из списка уже существующих контрагентов (выбор происходит из справочника «Контрагенты»), либо создайте нового с помощью кнопки Создать.
• В поле «Телефон» укажите телефон, по которому можно будет связаться с гостем.
• Для расчетов с контрагентом обязательно должен быть указан договор с ним. Он создается автоматически при создании нового контрагента и вставляется в поле «Договор».
• В таблице гостей:
  • Параметры «Категория номера», «Номер гостиницы», «Дата заезда», «Дата выезда», «Дней» автоматически заполняются данными из Шахматки гостиницы в зависимости от выбранной в ней области.
  • Параметры «Категория путевки», «Вариант проживания», «Номенклатура» проставляются в любой новой заявке по умолчанию. При необходимости их можно изменить.
  • В параметре «Гость» можно сразу указать гостя — в Шахматке гостиницы будет отображаться его имя (фамилия). Если заявку оставляет человек, уже когда-то бывший в санатории, то он уже зарегистрирован в базе — выберите его в этом параметре (выбор происходит из справочника «Физические лица»). Если новый гость — создайте его.

Нажмите кнопку Забронировать. Заявка зафиксируется в системе и отобразится в Шахматке гостиницы.

В Шахматке гостиницы номера в разном состоянии отображаются разными цветами. Полную цветовую схему можно увидеть в настройках Шахматки гостиницы — Цветовая схема. Основные цвета следующие:

Файл:Цвет голубой.png — голубым цветом отображаются забронированные номера.

Файл:Цвет желтый.png — желтым — занятые, заселенные номера.

Файл:Цвет светло-зеленый.png — частично-оплаченные номера, внесен аванс за номер.

Файл:Цвет зеленый.png — оплаченные полностью номера.

Двойной щелчок мышью по заявке или нажатие на ней Enter откроют ее.

Заявка от юридического лица

Заявка на посещение санатория от юридических лиц приходит в санаторий в основном по телефону или электронной почте.

Счет на оплату заявки

Выставьте счет контрагенту заявки, чтобы он знал кому, куда и сколько платить. Для этого на форме заявки нажмите кнопку Счет на оплату. Сформируется счет. На форме счета нажмите кнопку Провести.

Уведомьте контрагента о счете. Счет можно:

• Распечатать с помощью кнопки Печать и либо отдать контрагенту лично, если он или его представитель присутствуют в санатории, либо отправить по факсу.
• Отправить на электронную почту контрагенту с помощью кнопки , если в карточке контрагента указан адрес его электронной почты.

После этого контрагент будет знать, кому, куда и сколько платить за заявку.

Выставленные счета отображаются в заявке на закладке Оплата:

Прием платежа

Принять платеж можно следующими способами:

• в заявке на закладке Оплата
• в путевке на закладке Счета и оплата

выберите платежный документ и нажмите кнопку Прием платежей.

Оплаченная путевка отображается в Шахматке гостиницы зеленым цветом:

Отказ от заявки

В случаях отказа от заявки оформляется отказ:

• отказ конкретного гостя из заявки оформляется через команду Отказ в контекстном меню гостя;
• отказ от заявки полностью оформляется с помощью кнопки Отказ вверху формы заявки.

Путевка — подтверждённая бронь

Если люди подтвердили свою заявку и оплатили ее, из их заявки им можно оформить путевку. Поэтому путевка — это подтвержденная бронь. Осуществляется документом «Путевка».

Чтобы создать путевку:

1. Откройте заявку:
   • либо из Шахматки гостиницы — найдите ее там,
   • либо из журнала заявок,
2. С помощью кнопки Создать путевки создайте путевки для людей из заявки.
3. В путевке нажмите кнопку Забронировать.

После бронирования гость начинает учитываться в питании санатория — учитываться отчете «Количество питающихся (оперативное)».

Серия и номер путевки

Когда гость приехал в санаторий в документе «Путевка» надо проставить ее серию и номер. Это можно сделать следующими способами:

• Гость может приехать с уже готовым бланком путевки, созданным для него в другой программе. Серию и номер из этой путевки гостя внесите в документ «Путевка» в раздел «Реквизиты документа».
• Сотруднику ресепшна санатория надо обратиться в бухгалтерию и спросить — какую серию и номер путевки ставить гостю. Внесите эти серию и номер в путевку гостя в раздел «Реквизиты документа».
• Если в программе включен контур «Учет бланков строгой отчетности» и правильно сделаны все настройки для него, то в путевке можно будет выбрать серию из серий, заведенных в программе, а номера путевок внутри серии проставятся автоматически.

Карта гостя — регистрация гостя

Создание документа «Карта гостя».

Когда в путевке проставлены серия и номер, нажмите в ней кнопку Зарегистрировать — создастся карта гостя.

В карте гостя нажмите кнопку Зарегистрировать. Таким образом вы зарегистрируете гостя в системе.

Контрагентом в карте гостя должен быть указан человек или организация, который сможет заплатить за все платные услуги санатория, если их возьмет гость. Часто контрагентом гостя указывают самого гостя, либо одного из членов его семьи.

В дальнейшем с картой гостя работают сотрудники регистратуры, ресепшина (администраторы гостиницы, менеджеры) и медики санатория (врачи, возможно медсестры).

См. также

• Руководство администратора гостиницы

---

1. Бронь неподтверждённая. Осуществляется документом Заявка.

Виды брони (определяется Контрагентом):

• от Физических лиц по телефону, почте, лично. Менеджер обзванивает согласовывает данные проставляет бронь.
• от Юрлиц по почте телефону. Создаётся заявка на юрлица с несколькими строками. Контакт в организации
• от Туроператор (Биглион). Оплата от оператора, а не физлица, но данные выясняют у физлица. Менеджер обзванивает физлица согласовывает данные проставляет бронь.
• Юрлица взаимозачёт. Аналогично юрлицу, но не нужно выставлять бух документа (счёта, реализации).

Менеджеры гостиницы собирают и согласовывают параметры номера, даты заезда/выезда, выставляют суммы путевок автоматически/вручную. Контрагент всегда проставляется

В течении времени менеджеры обзванивают брони с напоминанием о необходимости оплаты путевок. Ключевым определением перехода от этапу 2 является информации об ОПЛАТЕ от бухгалтерии.

2. Бронь подтверждённая. Осуществляется документом Путевка.

Менеджеры при поступлении информации об оплате создают документ Путевка по документу Заявка. Нажимают Бронирование.

На вкладке Счёта и оплата отражают оплату путевки соответствующего вида (наличная, безналичная, поступление на р/с).

При бронировании путевки гость начинает учитываться на питании.

Контрагент равен контрагенту заявки и этап имеет такие же виды.

Бронь находится на этом этапе до получения ключевой информации "Номер путевки", которая выдаёт бухгалтерия. В Путевки заполняется соответствующий реквизит и цикл переходит на следующий этап.

3. Регистрация. Основной документ "Карта гостя".

По путевки ещё имеющий номер создаётся документ Карта гостя. Проводиться регистрация.

Контрагент в карте гостя является физлицо Карты гостя, либо контрагент одного из членов семьи.

В дальнейшим Гость передаётся медикам и по нему делаются гостиничные операции.

Отображение этапов в шахматке:

1. Бронь с разделение по полу.
2. Бронь (зелёная).
3. Заселение с разделение по полу, либо зелёная.

От бухгалтерии передаются данные:

• Факт и сумма оплаты
• Информация о бланке путевки