Инструкция администратора гостиницы (КУС)

В основном работа сотрудников, фиксирующих заявки в санаторий и работающих с ними, происходит в Шахматке гостиницы.

Заявка — неподтверждённая бронь

1. В Шахматке гостиницы создайте заявку на посещение санатория от человека или группы людей. Заявка может быть:
   • от физического лица
   • от юридического лица
   • от юридического лица взаимозачетом
2. Создайте счет контрагенту заявки, чтобы он знал кому, куда и сколько платить.
3. С течением времени сотрудники санатория (администраторы гостиницы, менеджеры):
   • Обзванивают гостей или контрагентов заявок и выясняют — приедут ли они в санаторий и оплатили ли они заявку.
   • Спрашивают бухгалтерию о поступлении оплаты по заявкам.
4. В случаях отказа от заявки оформляется отказ.

Путевка — подтверждённая бронь

1. Если все в порядке: человек (люди) приедет(-ут) и заявка оплачена, откройте заявку и с помощью кнопки Создать путевки создайте путевки для людей из заявки. Нажмите в путевках кнопку Забронировать.
2. Когда гость приехал, внесите в его путевку серию и номер.

Карта гостя — регистрация гостя

1. В путевке гостя нажмите кнопку Зарегистрировать. Создастся карта гостя. Таким образом вы зарегистрируете гостя в системе.

Заявка — неподтверждённая бронь

Заявка — это просто заявление, фиксация желания от человека или организации на посещение санатория. Люди могут отказаться от заявки и не приехать. Поэтому заявка — это неподтвержденная бронь. Осуществляется документом «Заявка».

Заявка от физического лица

Заявка на посещение санатория от физических лиц приходит в санаторий по телефону, электронной почте или лично — человек может сам прийти в санаторий и попросить оформить заявку.

В Шахматке гостиницы в строке с номером, в который предполагается заселить гостя, выделите период заселения гостя (смотрите на календарь вверху) и в контекстном меню выделенной области выберите пункт Заявка:

Создастся новый документ «Заявка».

• В поле «Описание» можно написать краткое описание заявки.
• В поле «Контрагент» выберите контрагента: либо из списка уже существующих контрагентов (выбор происходит из справочника «Контрагенты»), либо создайте нового с помощью кнопки Создать.
• В поле «Телефон» укажите телефон, по которому можно будет связаться с гостем.
• Для расчетов с контрагентом обязательно должен быть указан договор с ним. Он создается автоматически при создании нового контрагента и вставляется в поле «Договор».
• В таблице гостей:
  • Параметры «Категория номера», «Номер гостиницы», «Дата заезда», «Дата выезда», «Дней» автоматически заполняются данными из Шахматки гостиницы в зависимости от выбранной в ней области.
  • Параметры «Категория путевки», «Вариант проживания», «Номенклатура» проставляются в любой новой заявке по умолчанию. При необходимости их можно изменить.
  • В параметре «Гость» можно сразу указать гостя — в Шахматке гостиницы будет отображаться его имя (фамилия). Если заявку оставляет человек, уже когда-то бывший в санатории, то он уже зарегистрирован в базе — выберите его в этом параметре (выбор происходит из справочника «Физические лица»). Если новый гость — создайте его.

Нажмите кнопку Забронировать. Заявка зафиксируется в системе и отобразится в Шахматке гостиницы.

В Шахматке гостиницы номера в разном состоянии отображаются разными цветами. Полную цветовую схему можно увидеть в настройках Шахматки гостиницы — Цветовая схема. Основные цвета следующие:

Файл:Цвет голубой.png — голубым цветом отображаются забронированные номера.

Файл:Цвет желтый.png — желтым — занятые, заселенные номера.

Файл:Цвет светло-зеленый.png — частично-оплаченные номера, внесен аванс за номер.

Файл:Цвет зеленый.png — оплаченные полностью номера.

Двойной щелчок мышью по заявке или нажатие на ней Enter откроют ее.

Заявка от юридического лица

Заявка на посещение санатория от юридических лиц приходит в санаторий в основном по телефону или электронной почте.

Счет на оплату заявки

Выставьте счет контрагенту заявки, чтобы он знал кому, куда и сколько платить. Для этого на форме заявки нажмите кнопку Счет на оплату. Сформируется счет. На форме счета нажмите кнопку Провести.

Уведомьте контрагента о счете. Счет можно:

• Распечатать с помощью кнопки Печать и либо отдать контрагенту лично, если он или его представитель присутствуют в санатории, либо отправить по факсу.
• Отправить на электронную почту контрагенту с помощью кнопки , если в карточке контрагента указан адрес его электронной почты.

После этого контрагент будет знать, кому, куда и сколько платить за заявку.

Выставленные счета отображаются в заявке на закладке Оплата:

Прием платежа

Принять платеж можно следующими способами:

• в заявке на закладке Оплата
• в путевке на закладке Счета и оплата

выберите платежный документ и нажмите кнопку Прием платежей.

Оплаченная путевка отображается в Шахматке гостиницы зеленым цветом:

Отказ от заявки

В случаях отказа от заявки оформляется отказ:

• отказ конкретного гостя из заявки оформляется через команду Отказ в контекстном меню гостя;
• отказ от заявки полностью оформляется с помощью кнопки Отказ вверху формы заявки.

Путевка — подтверждённая бронь

Если люди подтвердили свою заявку и оплатили ее, из их заявки им можно оформить путевку. Поэтому путевка — это подтвержденная бронь. Осуществляется документом «Путевка».

Чтобы создать путевку:

1. Откройте заявку:
   • либо из Шахматки гостиницы — найдите ее там,
   • либо из журнала заявок,
2. С помощью кнопки Создать путевки создайте путевки для людей из заявки.
3. В путевке нажмите кнопку Забронировать.

После бронирования гость начинает учитываться в питании санатория — учитываться отчете «Количество питающихся (оперативное)».

Серия и номер путевки

Когда гость приехал в санаторий в документе «Путевка» надо проставить ее серию и номер. Это можно сделать следующими способами:

• Гость может приехать с уже готовым бланком путевки, созданным для него в другой программе. Серию и номер из этой путевки гостя внесите в документ «Путевка» в раздел «Реквизиты документа».
• Сотруднику ресепшна санатория надо обратиться в бухгалтерию и спросить — какую серию и номер путевки ставить гостю. Внесите эти серию и номер в путевку гостя в раздел «Реквизиты документа».
• Если в программе включен контур «Учет бланков строгой отчетности» и правильно сделаны все настройки для него, то в путевке можно будет выбрать серию из серий, заведенных в программе, а номера путевок внутри серии проставятся автоматически.

Карта гостя — регистрация гостя

Создание документа «Карта гостя».

Когда в путевке проставлены серия и номер, нажмите в ней кнопку Зарегистрировать — создастся карта гостя. Таким образом вы зарегистрируете гостя в системе.

См. также

• Руководство администратора гостиницы

---

1. Бронь неподтверждённая. Осуществляется документом Заявка.

Виды брони (определяется Контрагентом):

• от Физических лиц по телефону, почте, лично. Менеджер обзванивает согласовывает данные проставляет бронь.
• от Юрлиц по почте телефону. Создаётся заявка на юрлица с несколькими строками. Контакт в организации
• от Туроператор (Биглион). Оплата от оператора, а не физлица, но данные выясняют у физлица. Менеджер обзванивает физлица согласовывает данные проставляет бронь.
• Юрлица взаимозачёт. Аналогично юрлицу, но не нужно выставлять бух документа (счёта, реализации).

Менеджеры гостиницы собирают и согласовывают параметры номера, даты заезда/выезда, выставляют суммы путевок автоматически/вручную. Контрагент всегда проставляется

В течении времени менеджеры обзванивают брони с напоминанием о необходимости оплаты путевок. Ключевым определением перехода от этапу 2 является информации об ОПЛАТЕ от бухгалтерии.

2. Бронь подтверждённая. Осуществляется документом Путевка.

Менеджеры при поступлении информации об оплате создают документ Путевка по документу Заявка. Нажимают Бронирование.

На вкладке Счёта и оплата отражают оплату путевки соответствующего вида (наличная, безналичная, поступление на р/с).

При бронировании путевки гость начинает учитываться на питании.

Контрагент равен контрагенту заявки и этап имеет такие же виды.

Бронь находится на этом этапе до получения ключевой информации "Номер путевки", которая выдаёт бухгалтерия. В Путевки заполняется соответствующий реквизит и цикл переходит на следующий этап.

3. Регистрация. Основной документ "Карта гостя".

По путевки ещё имеющий номер создаётся документ Карта гостя. Проводиться регистрация.

Контрагент в карте гостя является физлицо Карты гостя, либо контрагент одного из членов семьи.

В дальнейшим Гость передаётся медикам и по нему делаются гостиничные операции.

Отображение этапов в шахматке:

1. Бронь с разделение по полу.
2. Бронь (зелёная).
3. Заселение с разделение по полу, либо зелёная.

От бухгалтерии передаются данные:

• Факт и сумма оплаты
• Информация о бланке путевки