Бронирование: способы и этапы (КУС)

Как бронировать в «Кинт: Управление санаторием»

Стандартный цикл бронирования

Основные этапы стандартного цикла бронирования в «Кинт: Управление санаторием»:

Создание заявки на бронь (документа «Заявка»).
Заполнение заявки: контрагент, договор, параметры пребывания гостей и т.д.
Бронирование заявки.
Создание счета на оплату санаторно-курортной путевки и прием оплаты.
Создание путевок или карт гостей.

Дополнительно на этапе бронирования (после операции бронирования заявки) можно провести назначение медицинских услуг на контрагента или оформить продажу дополнительных немедицинских услуг.

Важно. До начала работы с заявками необходимо определиться, будет ли заявка работать в режиме создания путевок или в режиме регистрации карт гостей без создания путевок. Этот выбор влияет на набор командных кнопок в форме заявки и определяет последовательность дальнейших действий. Режим задается опцией «Создание карты гостя по заявке» в интерфейсе «Администратор системы»:

если опция включена, заявка работает в режиме регистрации карт гостей без создания путевок;
если опция выключена, заявка работает в режиме создания путевок из заявки.

Создание заявки на бронь (способы)

Способ создания заявки зависит от выбранного варианта бронирования:

Бронирование в номер – используется, когда требуется сразу закрепить за гостем конкретный номер проживания.
Бронирование в категорию номеров – используется, если достаточно указать только тип размещения, а выбор конкретного номера можно провести ближе к заезду гостей.

В Шахматке гостиницы

Бронирование в номер

Для бронирования в номер используется Шахматка гостиницы:

Откройте Шахматку гостиницы.
Выделите места в выбранном номере на необходимый период.
В контекстном меню выберите команду Создать заявку.

В Шахматке категорий интерфейса «Менеджер продаж»

Бронирование в категорию номера

Для бронирования в категорию номеров используется Шахматка категорий интерфейса «Менеджер продаж»:

Откройте интерфейс «Менеджер продаж» на закладке Шахматка категорий.
Задайте период заезда и при необходимости корпус санатория.
Выберите категорию номеров и выделите период бронирования.
В контекстном меню выберите команду Заявка на бронь.
Заполните параметры заявки.

Дополнительные способы

Создание «пустого» документа «Заявка» по кнопке Создать доступно в разделах программы:

в журнале заявок;
в интерфейсе «Администратор гостиницы» на закладке Прибывающие;
в интерфейсе «Менеджер продаж» на закладке Заявки.

Все способы создания заявок перечислены в описании документа «Заявка».

Заполнение заявки

После создания заявки заполните её основные реквизиты и параметры:

Добавьте контрагента — внесите юридическое лицо или физическое лицо, оплачивающее бронь.
Договор с контрагентом обычно заполняется автоматически при заполнении контрагента. Если договор не заполнился автоматически при выборе контрагента, значит, у контрагента нет действующих договоров (договоры закрыты). В этом случае можно создать новый договор с контрагентом.
Внесите данные гостей (ФИО, категория гостя), если они известны. Не обязательны к заполнению на этапе бронирования. Могут быть внесены ближе к заезду гостей.
Подберите номера проживания, если требуется. На этапе бронирования достаточно указать категорию номеров. Номера можно подобрать ближе к заезду гостей.
Внесите соплательщиков, номера БСО, статус заявки (не подтверждена, частично подтверждена, подтверждена) и комментарии к заявке, если необходимо.
Скорректируйте, если требуется, параметры пребывания гостей и стоимость пребывания.

Отличия в заполнении заявок от юрлиц и физлиц

Особенности бронирования для юридических лиц:

Гости часто неизвестны изначально, вносятся позже.
Поле «Контрагент» в заявке заполняется выбором контрагента из справочника «Контрагенты» или созданием нового контрагента — юридического лица (через кнопку Создать).
У контрагента-юридического лица может быть несколько договоров — в этом случае требуется выбрать нужный договор.

Особенности бронировании для физических лиц:

Гости обычно известны, можно заполнить сразу.
Один из гостей часто является плательщиком — можно установить его контрагентом заявки через кнопку Контрагент.

Подбор номера в заявке

Чтобы подобрать для гостей номера проживания указанной категории, можно использовать опцию подбора мест.

Она позволяет автоматически подобрать свободный номер указанной категории или открыть форму «Поиск мест» для выбора номера в ручном режиме.

При наличии меток характеристик номера (вид из номера, оборудование) можно выбрать нужные перед подбором — программа предложит для выбора только подходящие номера.

Бронирование заявки

После заполнения заявки нажмите кнопку Забронировать. После этого:

В шапке заявки и над таблицей с гостями активируются командные кнопки для дальнейших операций с бронями. Их состав зависит от режима работы с заявкой:
- в режиме регистрации карт гостей без создания путевок:
  Зарегистрировать — зарегистрировать карты гостей с открытием каждой карты или автоматически, без открытия документов.
- в режиме создания путевок из заявки:
  Создать путевки — создать путевки на гостей заявки;
  
  Зарегистрировать автоматически — автоматически создать путевки и зарегистрировать карты гостей без открытия документов.
На закладке Услуги и оплата активируются кнопки:
- для проведения взаиморасчетов: Счет на оплату, Счет на аванс, Прием аванса, Прием платежей.
- для назначения медицинских услуг на контрагента: Назначить, Шахматка сеансов (подробнее — в статье «Назначение услуг контрагенту»).
- для продажи дополнительных услуг — Оперативная реализация (подробнее — в статье Документ «Оперативная реализация»).
В Шахматке гостиницы забронированные места отобразятся цветом в состоянии «Бронь» (если для гостей указаны номера проживания).
Данные заезжающих гостей отобразятся в интерфейсе «Администратор гостиницы» на закладке Прибывающие.
Документ «Заявка» будет считаться проведенным.

Перечисленные выше функции доступны не только в заявке на бронь, но и в связанных интерфейсах.

Создание счета на оплату и прием оплаты

Создание счета

Создание счета на оплату путевки становится доступно после бронирования заявки.

В документе «Заявка» на закладке Услуги и оплата нажмите кнопку Счет на оплату или нажмите на ссылку в колонке «Сформировать счет» табличной части.
Проведите сформированный документ «Счет на оплату».

Печать и отправка счета

В документе «Счет на оплату» нажмите кнопку Печать и в открывшемся списке доступных печатных форм выберите «Счет на оплату».

В печатной форме используйте кнопки:

Печать или Печать сразу — для печати документа.
Получить ссылку — для формирования ссылки на печатную форму счета, которую можно отправить клиенту любым удобным способом.
Отправить — для открытия формы «Рассылка» сообщений, через которую файл документа можно отправить на электронную почту или в телеграм клиента (если настроена интеграция с телеграм-ботом).

Например, для отправки счета на электронную почту в форме рассылки выберите вид сообщения «Электронное письмо», заполните адрес электронной почты и нажмите кнопку Отправить.

Если в карточке вида документа «Счет на оплату» добавлены шаблоны электронных писем (печатные формы сообщений), в поле «Шаблон» можно будет выбрать один из них.

Прием оплаты по счету

Для приема оплаты создайте документ «Прием платежей» одним из способов:
- В документе «Счет на оплату» по кнопке Создать на основании — Прием платежа.
- В заявке на бронь на закладке Услуги и оплата по кнопке Прием платежей или по ссылке в колонке «Принять оплату» табличной части.
В документе «Прием платежей» нажмите Печать чека, чтобы сформировать и пробить кассовый чек.

Создание путевок или карт гостей

После проведения бронирования на форме заявки активируются командные кнопки для дальнейших операций с бронями. Их состав зависит от режима работы с заявкой:

Если заявка работает в режиме регистрации карт гостей без создания путевок (опция «Создание карты гостя по заявке» в интерфейсе «Администратор системы» включена):

Зарегистрировать (в шапке документа) — зарегистрировать всех гостей заявки одним из способов:
- Открыть карты гостя — создать и открыть карты гостей по всем строкам заявки для последующей регистрации;
- Создать автоматически — создать и зарегистрировать карты гостей по всем строкам заявки без открытия документов.
Зарегистрировать (над таблицей) — зарегистрировать выбранных гостей одним из двух способов: с открытием карты гостя или автоматически, без открытия документа.

Если заявка работает в режиме создания путевок из заявки (опция «Создание карты гостя по заявке» в интерфейсе «Администратор системы» выключена):

Создать путевки (в шапке документа) — создать документы «Путевка» на каждого гостя заявки.
Зарегистрировать автоматически (в шапке документа) — автоматически создать путевки и зарегистрировать карты гостей по всем строкам заявки без открытия документов.
Создать путевку (над таблицей) — создать документы «Путевка» на гостей в выделенных строках.
Зарегистрировать автоматически (над таблицей) — автоматически создать путевки и зарегистрировать карты гостей по выбранным гостям без открытия документов.

Гости, для которых оформлены путевки или карты гостей, выделяются в заявке цветом.

Сценарии бронирования

Группы гостей в заявке

В заявке можно создавать группы гостей, добавляя подчиненные строки к основному гостю: для этого установите курсор на строку и кнопкой добавьте необходимое количество подчиненных строк.

Возможности для группы гостей:

Создание одного общего документа «Путевка» с одним номером БСО на основную и подчиненные строки (при нажатии на кнопку Заполнить номера БСО номера путевок присваиваются только основным строкам). Опция включается в разделе «Параметры пребывания» на закладке Гостиница интерфейса «Администратор системы». При выключенной опции на связанные строки будут создаваться отдельные путевки со своими номерами БСО.
Снятие брони только по основной строке автоматически снимает бронь по всем подчиненным строкам.
Бронирование в один номер — автоматический подбор одного номера для основной и подчиненных строк. Опция включается в разделе «Параметры пребывания» на закладке Гостиница интерфейса «Администратор системы». При выключенной опции гостям могут быть подобраны разные номера проживания.

Бронь с переселением

Бронирование с переселением

В программе предусмотрена возможность еще на этапе бронирования запланировать переселение гостя в другой гостиничный номер с определенной даты.

Для этого в документе «Заявка» выполните следующие шаги:

Выберите нужную строку. В ней обязательно должен быть заполнен номер проживания.
Проверьте, чтобы в качестве даты выезда была установлена дата, с которой планируется переселение гостя. При необходимости скорректируйте дату и время выезда.
Нажмите кнопку Добавить переселение — добавится подчиненная строка по гостю для внесения номера проживания.
С релиза 26.08 кнопка отображается, если заявка работает в режиме, при котором по заявке не создаются путевки и доступна только регистрация гостей. Такой режим устанавливается при включенной опции «Создание карты гостя по заявке» в интерфейсе «Администратор системы».
Если необходимо, в созданной подчиненной строке для переселения замените категорию гостиничного номера.
Подберите гостиничный номер для переселения.
Если требуется, в подчиненной строке для переселения измените вариант лечения и вариант питания.

Дата и время выезда по основной строке и дата и время заезда по подчиненной строке с переселением всегда будут совпадать.

В карте гостя после регистрации отображаются как минимум две операции: «Регистрация» и «Переселение». Если при планировании переселения изменялись вариант лечения и вариант питания, соответствующие операции также будут отображены.

При необходимости операцию переселения в карте гостя можно отменить или изменить.

Для внесения изменений нажмите кнопку Открыть — откроется заявка гостя на переселение. Отмените ее проведение и внесите необходимые корректировки.

См. также