Жизненный цикл карты гостя (КУС)
Основные этапы
Карта гостя проходит в системе следующий жизненный цикл:
- Создание и регистрация карты гостя при заселении гостя.
- Работа с картой гостя и внесение в нее изменений:
- Внесение необходимой информации на протяжении всего периода пребывания гостя.
- Проведение операций по изменению условий пребывания гостя: переселение его в другой номер, сокращение или продление срока пребывания в санатории, перерыв и возобновление пребывания, изменение параметров пребывания — вариантов проживания, питания и лечения.
- С картой гостя можно работать и производить с ней разные операции, только если она не архивная — не оформлено выбытие гостя. После оформления выбытия гостя с картой гостя практически невозможно выполнить какие-либо действия. Все медицинские услуги, которые назначены до даты выбытия и по которым нет отметки оказания, будут считаться оказанными при выполнении выбытия.
- Оформление выбытия гостя (операция «Выселение») и закрытие карты.
Регистрация гостя (заселение)
Регистрация гостя — это регистрация карты гостя в программе, фиксация факта заселения. Осуществляется с помощью кнопки Регистрация, которая есть в новой создаваемой карте гостя.
После регистрации:
- Карта гостя считается проведенной, у нее появляется статус «Зарегистрирована».
- Происходит регистрация гостя в системе. Провести регистрацию можно из разных разделов программы.
Проверка на повторную регистрацию гостя
При регистрации карты гостя проводится проверка, не зарегистрирован ли этот гость в программе ранее. Проверка осуществляется по карточке физического лица, выбранной в поле «Гость». Если для этого физического лица уже зарегистрирована и действует карта гостя (гость не выселен), программа выдает предупреждение: «Гость Фамилия Имя Отчество уже зарегистрирован. Продолжить?». Если этот человек выбран в новой карте гостя по ошибке — отмените операцию, нажав «Нет», и в поле «Гость» выберите другого человека. Если действительно необходимо зарегистрировать еще одну карту гостя на того же человека — нажмите «Да».
В программе могут быть тезки — гости с одинаковыми фамилией именем и отчеством. Но на каждого человека в программе заводится отдельная карточка физического лица с отличающимися данными и уникальным номером.
Работа с гостем (переселение, сокращение, продление, перерыв пребывания)
 |
 |
В течение пребывания гостя в санатории в его карту заносится различная информация: данные о лечении, гостиничные операции, а также могут быть прикреплены финансовые и другие документы.
Через карту гостя могут проводиться корректирующие гостиничные операции (осуществляются с помощью кнопки Выполнить):
- переселение гостя в другой гостиничный номер
- сокращение срока пребывания
- продление срока пребывания
- перерыв пребывания
- возобновление пребывания гостя
- оформить выбытие гостя. Выполнить выбытие можно во время перерыва пребывания гостя в номере.
В первых четырех случаях оформляется заявка гостя. Заявки гостей хранятся в журнале Заявки гостей. Все заявки гостя можно увидеть, нажав кнопку Заявки.
При проведении операций «Переселение» и «Продление» оформляется заявка на переселение/продление — таким образом можно продлять пребывание гостя с одновременным переселением в другой номер. Открытие документа командами «Переселение» и «Продление» влияет на расположение и заполнение реквизитов в документе «Заявка гостя».
Все операции, проведенные с гостем, отображаются в списке операций.
Корректирующие операции с гостями можно проводить:
- из Шахматки гостиницы (с помощью контекстного меню номеров в состоянии «Заселен» и «Забронирован»)
- из журнала гостей (с помощью кнопки Действия)
- из карты гостя (с помощью кнопки Выполнить).
Выбытие гостя (выселение)
Выбытие гостя оформляется с помощью кнопки Выполнить — Выбытие.
На форме операции выбытия выводится информация о состоянии взаиморасчетов с гостем: выставленная сумма, сколько оплачено, долг, чтобы менеджер мог принимать решение о выселении, обладая информацией о непогашенных долгах гостя.
При оформлении выбытия гостя в программе происходит следующее:
- Формируется документ «Выбытие».
- Операция «Выбытие» отображается в списке операций.
- Происходит закрытие карты гостя. У нее становится статус «В архиве». Закрытые карты отображаются серым цветом в журнале гостевых карт, они хранятся для истории, их можно открывать для просмотра, но в них нельзя вносить изменения.
Удаление карты гостя
Удалить можно незарегистрированную карту гостя, с которой не произведено ни одной операции, и у которой нет связанных документов.
- Последовательно отмените все операции, произведенные в картой гостя — от последней к первой, даже ее регистрацию.
- Удалите все связанные с картой гостя документы (
Связанные документы — открыть список связанных документов). - В журнале гостевых карт пометьте карту гостя на удаление.
