Инструкция администратора гостиницы (КУС)
Бронь неподтверждённая
Осуществляется документом «Заявка».
В Шахматке гостиницы в строке с номером, в который предполагается заселить гостя, выделите период заселения гостя и в контекстном меню выделенной области выберите пункт Заявка:
Создастся новый документ «Заявка».
- В поле «Описание» можно написать краткое описание заявки.
- В поле «Контрагент» выберите контрагента: либо из списка уже существующих контрагентов, либо создайте нового с помощью кнопки Создать.
- В поле «Телефон» укажите телефон, по которому можно будет связаться с гостем.
- Для расчетов с контрагентом обязательно должен быть указан договор с ним. Он создается автоматически при создании нового контрагента и вставляется в поле «Договор».
- Параметры заявки в таблице гостей автоматически заполняются данными из Шахматки гостиницы в зависимости от выбранной в ней области: «Категория номера», «Номер гостиницы», «Дата заезда», «Дата выезда», «Дней».
- Параметры «Категория путевки», «Вариант проживания», «Номенклатура» проставляются в любой новой заявке по умолчанию. При необходимости их можно изменить.
Бронь подтверждённая
Осуществляется документом «Путевка».
Регистрация гостя
Создает документ «Карта гостя».
См. также
1. Бронь неподтверждённая. Осуществляется документом Заявка.
Виды брони (определяется Контрагентом):
- от Физических лиц по телефону, почте, лично. Менеджер обзванивает согласовывает данные проставляет бронь.
- от Юрлиц по почте телефону. Создаётся заявка на юрлица с несколькими строками. Контакт в организации
- от Туроператор (Биглион). Оплата от оператора, а не физлица, но данные выясняют у физлица. Менеджер обзванивает физлица согласовывает данные проставляет бронь.
- Юрлица взаимозачёт. Аналогично юрлицу, но не нужно выставлять бух документа (счёта, реализации).
Менеджеры гостиницы собирают и согласовывают параметры номера, даты заезда/выезда, выставляют суммы путевок автоматически/вручную. Контрагент всегда проставляется
В течении времени менеджеры обзванивают брони с напоминанием о необходимости оплаты путевок. Ключевым определением перехода от этапу 2 является информации об ОПЛАТЕ от бухгалтерии.
2. Бронь подтверждённая. Осуществляется документом Путевка.
Менеджеры при поступлении информации об оплате создают документ Путевка по документу Заявка. Нажимают Бронирование.
На вкладке Счёта и оплата отражают оплату путевки соответствующего вида (наличная, безналичная, поступление на р/с).
При бронировании путевки гость начинает учитываться на питании.
Контрагент равен контрагенту заявки и этап имеет такие же виды.
Бронь находится на этом этапе до получения ключевой информации "Номер путевки", которая выдаёт бухгалтерия. В Путевки заполняется соответствующий реквизит и цикл переходит на следующий этап.
3. Регистрация. Основной документ "Карта гостя".
По путевки ещё имеющий номер создаётся документ Карта гостя. Проводиться регистрация.
Контрагент в карте гостя является физлицо Карты гостя, либо контрагент одного из членов семьи.
В дальнейшим Гость передаётся медикам и по нему делаются гостиничные операции.
Отображение этапов в шахматке:
- Бронь с разделение по полу.
- Бронь (зелёная).
- Заселение с разделение по полу, либо зелёная.
От бухгалтерии передаются данные:
- Факт и сумма оплаты
- Информация о бланке путевки
