Методика работы с входящей корреспонденцией (УД77)
Делопроизводитель (секретарь) координирует следующие этапы работы с входящими документами:
- Прием и первоначальная обработка поступившей корреспонденции.
- Передача документов на рассмотрение руководителем (вынесение резолюция).
- Регистрация документов.
- Отправка документов на исполнение.
- Контроль исполнения документов.
- Текущее хранение и использование документов.
- Передача документов на архивное хранение.
Конечно, в различных организациях состав этих этапов может различаться.
В соответствии с регламентированными в Вашей организации этапами работы с входящими документами необходимо для вида документов Входящие письма настроить бизнес-цикл работы с входящими письмами, например:
- Начало.
- Регистрация документа.
- Вынесение резолюции по документу.
- Отправка документа на исполнение (ознакомление).
- Конец.
Рассмотрим эти этапы подробнее.
1. Начало.
Это стандартный элемент начала любого бизнес-цикла, присутствует всегда. Из этого состояния осуществляется автоматический переход в состояние «Регистрация документа».
2. Регистрация документа.
Секретарь создает в системе документ вида «Входящее письмо», при необходимости присоединяет к нему файл с текстом документа или сканирует документ.
Затем секретарь отправляет документ на вынесение резолюции директору и по-регламенту относит директору бумажный оригинал.
3. Вынесение резолюции по документу.
Директор пишет свою резолюцию на бумажный документ и отдает его секретарю.
Если директор работает сам в программном комплексе, то он заносит данные резолюции в электронный аналог документа и документ автоматически отправляется секретарю.
Если директор сам не работает в программном комплексе, то секретарь, как его замещающий при получении бумажного документа с резолюцией заносит данные резолюции в электронный аналог документа и документ автоматически отправляется секретарю.
4. Отправка документа на исполнение (ознакомление).
Секретарь, просмотрев резолюцию директора, отправляет электронный вариант документа на исполнение (ознакомление) согласно резолюции.
Бумажный документ секретарь помещает в соответствующее дело.
5. Конец.
После окончания работ по документу электронный вариант документа переходит в архив.
Подобным же образом осуществляется работа с документами вида Входящие договоры.
