Руководство пользователя (КУС)

Глоссарий

1. перенаправление Основные понятия гостиничного модуля (КУС)

Порядок работы

Работа с шахматкой

Шахматка гостиницы наглядно отображает состояние номерного фонда за определенный период времени.

Вверху по горизонтали отображаются дни периода времени. Слева по вертикали — гостиничные номера.

Количество строк в номере означает количество основных мест в номере.

Текущий день отображается в ряду дат розовым цветом.

Если дважды щелкнуть мышью или нажать Enter на забронированных ячейках, откроется документ «Путевка». Его можно дополнить, изменить нужным образом и зарегистрировать. Таким образом вы зарегистрируете гостя в этом номере на забронированный период проживания.

Если дважды щелкнуть мышью или нажать Enter на заселенных ячейках, откроется карта гостя, заселенного в этот номер.

Перемещать курсор по шахматке гостиницы можно с помощью мыши или клавишами со стрелками вправо, влево, вверх и вниз.

Способы выделения ячеек:

• мышью,
• удерживая клавишу Shift и нажимая клавиши со стрелками вправо, влево, вверх и вниз.

Внешний вид, интерфейс шахматки гостиницы может быть разным и настраивается в ее настройках.

Представление номеров

Ячейки таблицы отображают состояние номера на определенную дату.

Каждому состоянию номера соответствует свой цвет. Схему цветов можно посмотреть в Настройках шахматки гостиницы — Цветовая схема.

Информация, отображаемая в ячейке, настраивается в настройках шахматки гостиницы — Представление данных.

— коричневым цветом отображаются грязные номера, требующие уборки. Номер автоматически устанавливается грязным после выселения гостя из него — после того, как оформлена операция выбытия гостя. Вручную переключить состояние номера можно с помощью команды Сервис — Переключить состояние уборки.

— заявка в категорию номеров. В таких заявках указана категория номеров, но не указаны номера. В такой заявке может быть не указан даже контрагент. В примечании к этим заявкам (оно видно при наведении мыши на красный треугольничек) отображается значение поля «Описание» из заявки.

— при наведении мыши на этот красный треугольник появляется значение поля «Описание» из заявки и значение поля «Комментарий» из путевки и карты гостя.

Используются следующие состояния номеров: «Свободен», «Забронирован», «Заселен».

Состояния оплаты: — нет оплаты, — частичная оплата, — оплата 100%. Статус оплаты отображается для каждой отдельной заявки по связанному с ней документу «Счет на оплату».

Поля-фильтры для отображения данных в шахматке:

Период

Период времени, за который отобразить шахматку. Можно задать даже период в прошлом, не обязательно только будущий. В шахматке отобразится состояние номерного фонда за выбранный период. При закрытии шахматки период запоминается.

Категория номера

Выберите категорию(-ии) номера(-ов) и в шахматке отобразятся номера этих категорий.

Список категорий номеров для отбора формируется с учетом отбора по корпусу. Т.е. если в соседнем поле выбран корпус(-ы), здесь для выбора отобразятся категории номеров из этих корпусов.

Корпус

Выберите корпус(-ы) и в шахматке отобразятся номера, находящиеся в этом корпусе (этих корпусах).

Список корпусов для отбора формируется с учетом отбора по категории номера. Т.е. если в предыдущем поле выбрана(-ы) категория(-ии) номеров, здесь для выбора отобразятся корпус(-ы), в которых есть эти категории номеров.

Этаж

Выберите этаж(-и) и в шахматке отобразятся номера, находящиеся на этом этаже (этих этажах).

Номер гостиницы

Выберите номера и в шахматке отобразятся только они.

Кнопки:

Создать — кнопка отображается, если курсор стоит на ячейках шахматки в состоянии «Свободно».

Выполнить — кнопка отображается, если курсор стоит на ячейках шахматки в состоянии:

• «Заселен» — в этом случае в выпадающем меню кнопки отображаются команды для выполнения гостиничных операций с номером.
• «Забронирован» — в этом случае в выпадающем меню кнопки отображается одна команда Снятие брони.

Сервис — в выпадающем меню этой кнопки отображаются команды, которые применимы ко всему номеру в строках которого стоит курсор на шахматке:

• Закрыть на ремонт — отметить, что номер закрыт на ремонт.
• Переключить состояние уборки — изменить статус номера с «Грязного» на «Чистый» и наоборот. Название грязного номера, требующего уборки, отображается на коричневом фоне. Команда доступна, если включена настройка «Учет состояния уборки помещений» в Параметрах работы системы для модуля «Гостиница».

Обновить — обновить шахматку для отображения актуальных данных.

— настройка шахматки гостиницы.

Скрыть/отобразить дерево номеров

Открывает/скрывает дерево номеров шахматки. Позволяет отображать в шахматке только выбранный корпус/этаж/номер в зависимости от настроенных для отображения уровней номерного фонда. Настроить уровни номерного фонда можно в настройках шахматки гостиницы.

Действия с номерами

Операции, которые можно делать с номером, в зависимости от даты, отображаются в его контекстном меню. Чтобы его вызвать выделите мышью диапазон ячеек — период, в течении которого нужно сделать с номером определенную операцию, и нажмите правую клавишу мыши.

Набор доступных операций (состав контекстного меню) зависит от состояния номера в выбранный период (см. рисунки ниже).

Действия со свободным номером

Контекстное меню свободных ячеек:

Заявка

Создать заявку на посещение санатория. Откроется документ «Заявка». Заполните ее и нажмите кнопку Забронировать. Заявка зафиксируется в программе.

Забронировать

Создать путевку в санаторий. Забронировать номер.

Зарегистрировать гостя

Создать карту гостя. Зарегистрировать и заселить гостя. Создастся карта гостя, в которой будут установлены выбранные период проживания гостя и гостиничный номер и по умолчанию установлены стандартные варианты проживания, питания и лечения. Значение любого поля можно изменить. Заполните все необходимые поля карты гостя — ФИО гостя и другие и нажмите кнопку Регистрация. Путевка при этом не создается.

Выделить квоту

Выделить квоту на отмеченные номера на выделенный период. Создастся документ «Установка квоты», и в шахматке номера, отданные под квоту, будут отображаться цветом, указанным в документе.

Действия с занятым, заселенным номером

В контекстном меню занятого, заселенного номера отображаются команды для выполнения гостиничных операций с номером.

При выполнении операций «Выбытие», «Переселение», «Сокращение срока» пребывания в санатории номеру автоматически присваивается статус «Грязный».

Открыть основание

Открыть документ-основание, в соответствии с которым номер занят: это путевка или карта гостя. Для предварительно забронированного номера — это заявка на посещение санатория.

Действия с предварительно забронированным номером

Среди предварительно забронированных ячеек можно выбрать не все, а необходимое количество — только на нужный период и с помощью контекстного меню забронировать номер на выделенный период.

Контекстное меню предварительно забронированных ячеек:

Действия с забронированным номером

Бронирование номеров

Забронировать можно только номера в состоянии «Свободен».

Выделите курсором ячейки на шахматке, соответствующие периоду пребывания гостя и желаемому им номеру, и в контекстном меню выделенных ячеек выберите команду Забронировать.

Откроется форма создания нового документа «Путевка», в котором будут установлены выбранные период проживания гостя и гостиничный номер и по умолчанию установлены стандартные варианты проживания, питания и лечения. Значение любого из этих полей можно изменить. Заполните все необходимые поля путевки — ФИО гостей и другие и нажмите кнопку Забронировать. Путевка перейдет из состояния «Новая» в состояние «Выпущена». В шахматке гостиницы выделенные ячейки будут забронированы — они выделяются цветом и их статус становится «Забронирован».

О дальнейших действиях с забронированным номером читайте в разделе Действия с забронированным номером.

Настройка шахматки гостиницы

См. страницу Настройка шахматки гостиницы.

Бронирование мест

1. перенаправление Бронирование (КУС)

Регистрация гостя

Чтобы зарегистрировать гостя в программе:

1. Создайте карту гостя любым способом.
2. Заполните в ней все необходимые реквизиты.
3. Зарегистрируйте ее — нажмите кнопку Зарегистрировать.

Способы создания карты гостя

1. В Шахматке гостиницы выделите свободные ячейки, соответствующие периоду пребывания гостя в желаемом им номере, и в контекстном меню выделенных ячеек нажмите пункт Зарегистрировать гостя.

   

2. В разделе ГОСТИНИЦА нажмите ссылку Карта гостя.
3. В журнале гостевых карт нажмите кнопку Создать.
4. В документе «Путевка» нажмите кнопку Зарегистрировать. На каждого гостя из путевки создастся карта гостя. Зарегистрированные гости отображаются в путевке синим цветом.
5. В интерфейсе «Администратор гостиницы» на закладке Гости нажмите кнопку Новый гость.

Переселение

1. перенаправление Оформление переселения гостя (КУС)

Продление пребывания

1. перенаправление Оформление продления пребывания гостя (КУС)

Перерыв и возобновление пребывания

1. перенаправление Оформление перерыва и возобновления пребывания гостя (КУС)

Выбытие

1. перенаправление Оформление выбытия гостя (КУС)

Формирование счетов на оплату и учет платежей

Формирование счетов на оплату и учет платежей (Гостиница, КУС)

Оказание дополнительных услуг

Оказание дополнительных услуг (Гостиница, КУС)

Журналы

Журналы (Гостиница, КУС)

Формирование отчетов

1. перенаправление Отчеты гостиничного модуля (КУС)