Цикл работы с авансами (КУС)

Описание цикла

Описать цикл работы с авансами можно следующим образом:

1. Создается документ «Заявка» или «Путевка» в программе.
2. Заполняются все необходимые данные для регистрации гостя.
3. Создается счет на аванс, где прописываются все услуги, за которые принят аванс.

   Есть возможность принимать аванс без создания счета на аванс.

4. Проводится прием платежа на авансовый счет контрагента.
5. При создании счетов на оплату их стоимость списывается с авансового счета.

Альтернативный цикл работы:

1. Заселение гостя
2. Проживание гостя
3. Преждевременное выбытие гостя
4. Возврат средств гостю или зачисление средств на авансовый счет гостя

Результат цикла

Результатом работы цикла по работе с авансами являются документы:

1. «Счет на оплату на аванс», где прописаны все услуги, за которые принят аванс.
2. «Прием платежа» на авансовый счет.

Методика выполнения в программе

Зачисление аванса

Перечислить деньги на авансовый счет контрагента можно двумя способами: созданием счета на оплату на аванс и приемом аванса напрямую.

Помимо этого, денежные средства автоматически перейдут в авансовый счет, если гость переплатит за услуги по счету на оплату.

Создание счета на оплату на аванс

Чтобы создать документ «Счет на аванс», необходимо:

1. Создать документ «Заявка» или «Путевка»
2. На закладке Услуги и оплата нажать кнопку Счет на аванс.

   

3. Провести открывшийся документ и затем на его основании создать документ «Прием платежа».

   

4. Ввести необходимую сумму и нажать кнопку Провести и закрыть.

   

5. Нажать кнопку Провести и закрыть в счете на оплату.

После этого на закладке Услуги и оплата появятся строки с информацией о количестве зачисленных средств и о созданных документах.

При создании счета на аванс из заявки или путевки можно скорректировать сумму в счете, указав конкретный размер аванса, который необходимо получить от контрагента. В этом случае документ «Прием платежа», созданный на основании счета, будет содержать эту же сумму.
В случае, когда заранее неизвестно, за какую именно номенклатуру принимается аванс (например, если гость обозначил намерение приехать, но не определился с программой лечения и условиями проживания), допустимо создать счет на аванс в разделе ВЗАИМОРАСЧЕТЫ — Счета на оплату, указав в «Реквизитах документа» вид счета — «Счет на аванс», а в качестве номенклатуры добавив номинально подходящую.

Внесение аванса без создания счета

Чтобы внести аванс, не создавая документ «Счет на аванс», необходимо:

1. В документах «Заявка», «Путевка»: перейти на закладку «Услуги и оплата» и нажать кнопку Прием аванса.

   В документе «Карта гостя» необходимо раскрыть раздел «Услуги и оплата» и в меню «Расчеты» выбрать команду Прием аванса.

   

2. В открывшейся форме документа «Прием платежа» ввести необходимую сумму и нажать кнопку Провести и закрыть.

   

После этого в закладке «Услуги и оплата» появятся строки с информацией о количестве зачисленных средств и о созданном документе «Прием платежа».

Списание средств с авансового счета

В документе «Счет на оплату» есть возможность списания средств с авансового счета. Списание происходит, если флажок «Зачесть» активен.

Если на авансовом счете нет средств, флажок «Зачесть» неактивен.

Пока на авансовом счете есть денежные средства, создаваемые счета на оплату могут быть оплачены за счет аванса.

Списываемую с аванса сумму нельзя редактировать.

Возврат средств

Если гость выезжает из санатория раньше времени (операция «Сокращение пребывания»), администратор может совершить возврат средств. В таком случае в документе «Карта гостя» появляется отрицательный счет, при нажатии на который создается сторно-счет. На его основании администратор совместно с гостем могут выбрать один из следующих вариантов:

• Возврат наличных — в этом случае сумма вернется гостю наличными.
• Списание с расчетного счета — в этом случае происходит возврат денежных средств с расчетного счета.
• Возврат оплаты картой — в этом случае сумма вернется на банковскую карту гостя.
• Перевод на аванс — в этом случае вся сумма перейдет на авансовый счет гостя, который тот сможет потратить в будущем.

Возврат аванса можно осуществить из документа «Карта гостя»: необходимо раскрыть раздел «Услуги и оплата» и в меню «Расчеты» выбрать команду Возврат аванса.