Методика работы с входящей корреспонденцией (УД77)

Делопроизводитель (секретарь) координирует следующие этапы работы с входящими документами:

• Прием и первоначальная обработка поступившей корреспонденции.
• Передача документов на рассмотрение руководителем (вынесение резолюция).
• Регистрация документов.
• Отправка документов на исполнение.
• Контроль исполнения документов.
• Текущее хранение и использование документов.
• Передача документов на архивное хранение.

Конечно, в различных организациях состав этих этапов может различаться.

В соответствии с регламентированными в Вашей организации этапами работы с входящими документами необходимо для вида документов Входящие письма настроить бизнес-цикл работы с входящими письмами, например:

1. Начало.
2. Регистрация документа.
3. Вынесение резолюции по документу.
4. Отправка документа на исполнение (ознакомление).
5. Конец.

Рассмотрим эти этапы подробнее.

1. Начало.

Это стандартный элемент начала любого бизнес-цикла, присутствует всегда. Из этого состояния осуществляется автоматический переход в состояние «Регистрация документа».

2. Регистрация документа.

Секретарь создает в системе документ вида «Входящее письмо», при необходимости присоединяет к нему файл с текстом документа или сканирует документ.

Затем секретарь отправляет документ на вынесение резолюции директору и по-регламенту относит директору бумажный оригинал.

3. Вынесение резолюции по документу.

Директор пишет свою резолюцию на бумажный документ и отдает его секретарю.

Если директор работает сам в программном комплексе, то он заносит данные резолюции в электронный аналог документа и документ автоматически отправляется секретарю.

Если директор сам не работает в программном комплексе, то секретарь, как его замещающий при получении бумажного документа с резолюцией заносит данные резолюции в электронный аналог документа и документ автоматически отправляется секретарю.

4. Отправка документа на исполнение (ознакомление).

Секретарь, просмотрев резолюцию директора, отправляет электронный вариант документа на исполнение (ознакомление) согласно резолюции.

Бумажный документ секретарь помещает в соответствующее дело.

5. Конец.

После окончания работ по документу электронный вариант документа переходит в архив.

Подобным же образом осуществляется работа с документами вида Входящие договоры.