Бронирование: способы и этапы (КУС) — различия между версиями

Материал из КинтВики
Перейти к: навигация, поиск
(Поиск и подбор мест)
(Бронь с переселением)
 
(не показаны 332 промежуточные версии 9 участников)
Строка 1: Строка 1:
Одна из основных возможностей системы — реализация бронирования мест проживания. Бронирование представляет собой процесс резервирования мест для определенного контрагента (турфирмы, предприятия) или физического лица. Операцию бронирования можно провести 2-мя способами:
+
{{video|[https://youtu.be/24JrcvIUqLc Как бронировать в «Кинт: Управление санаторием»]}}
* с помощью механизма поиска и бронирования мест через форму «Бронирование»;
+
{{video2|[https://rutube.ru/video/209843341367751e0bf4ddee74964142/ Как бронировать в «Кинт: Управление санаторием»]}}
* в визуальной форме через форму «Шахматка».
+
<noinclude>[[Категория: Бронирование (КУС)]]</noinclude>
 +
{| align="right"
 +
| __TOC__
 +
|}
 +
== Стандартный цикл бронирования ==
 +
Основные этапы стандартного цикла бронирования в «Кинт: Управление санаторием»:
 +
# Создание заявки на бронь.
 +
# Заполнение заявки: контрагент, договор, параметры пребывания гостей и т.д.
 +
# Бронирование заявки.
 +
# Создание счета на оплату путевки и прием оплаты.
 +
# Создание путевок или карт гостей.
  
==== Бронирование мест через форму «Бронирование» ====
+
Дополнительно на этапе бронирования (после операции бронирования заявки) можно провести назначение медицинских услуг на контрагента или оформить продажу дополнительных немедицинских услуг.  
Универсальная форма «Бронирование» предназначена для оперативной работы менеджера продаж и позволяет осуществлять:
 
* поиск и подбор мест размещения;
 
* бронирование мест для физических и юридических лиц;
 
* создание путевок;
 
* формирование счетов на оплату.
 
  
Открытие формы происходит одноименным элементом управления «Бронирование» на панели навигации.
+
=== Создание заявки на бронь (способы) ===
 +
Бронирование выполняется через создание и проведение документа [[Документ "Заявка" (КУС)|«Заявка»]].
  
===== Начало бронирования =====
+
Способ создания заявки зависит от выбранного варианта бронирования:
Для начала операции бронирования необходимо задать первоначальные параметры:
+
* Бронирование в номер – используется, когда требуется сразу закрепить за гостем конкретный номер проживания.
* установить интервал, в течении которого необходимо подобрать свободный номер;
+
* Бронирование в категорию номеров – используется, если достаточно указать только тип размещения, а выбор конкретного номера можно провести ближе к заезду гостей.
* указать контрагента (договор установится автоматически);
+
==== В Шахматке гостиницы ====  
* выбрать параметры путёвки (категория, номенклатура и серия путёвки);
+
{{video|[https://youtu.be/q0QuDYo_nY8 Бронирование в номер]}}
* указать заявку (при условии работы с заяками).
+
{{video2|[https://rutube.ru/video/9e1169a02f475c499e8f26155d5f399c/ Бронирование в номер]}}
 +
Для бронирования в номер используется [[Шахматка гостиницы (КУС)|Шахматка гостиницы]]:
 +
# Откройте Шахматку гостиницы.
 +
# Выделите места в выбранном номере на необходимый период.
 +
# В контекстном меню выберите команду '''''Создать заявку'''''.
 +
#: [[Файл:Контекстное меню свободного номера.png|720px|Создание заявки на бронь в Шахматке гостиницы через команду «Создать заявку» в контекстном меню]]
  
[[Файл:Форма Бронирование_начало.png]]
+
==== В Шахматке категорий интерфейса «Менеджер продаж» ====
{{-}}
+
{{video|[https://youtu.be/wJhBuzjFfb0 Бронирование в категорию номера]}}
 +
{{video2|[https://rutube.ru/video/d6e932d8a65a2ed263470e4ea093feff/ Бронирование в категорию номера]}}
 +
Для бронирования в категорию номеров используется [[Интерфейс "Менеджер продаж" (КУС)#Шахматка категорий|Шахматка категорий интерфейса «Менеджер продаж»]]:
 +
# Откройте интерфейс «Менеджер продаж» на закладке '''Шахматка категорий'''.
 +
# Задайте период заезда и при необходимости корпус санатория.
 +
# Выберите категорию номеров и выделите период бронирования.
 +
# В контекстном меню выберите команду '''''Заявка на бронь'''''.
 +
#: [[Файл:Интерфейс Менеджер продаж Создание заявки.png|800px|Создание заявки на бронь в Шахматке категорий через команду «Заявка на бронь» в контекстном меню]]
 +
# Заполните параметры заявки.
 +
#: [[Файл:Параметры заполнения заявки.png|350px|Заполнение параметров при создании заявки в Шахматке категорий]]
  
===== Поиск и подбор мест =====
+
==== Дополнительные способы ====  
После установки необходимых критериев в табличной части «Параметры пребывания» необходимо нажать кнопку «Подобрать», после чего открывается форма «Поиск мест». Таблица вариантов размещения будет заполнена подходящими номерами.
+
Создание «пустого» документа «Заявка» по кнопке '''''Создать''''' доступно в разделах программы:
Далее следует указать более точные параметры поиска и подбора мест размещения:
+
* в журнале заявок;
* срок проживания гостей;
+
* в [[Интерфейс "Администратор гостиницы" (КУС)#Прибывающие|интерфейсе «Администратор гостиницы» на закладке '''Прибывающие''']];  
* время суток заезда и выезда;
+
* в [[Интерфейс "Менеджер продаж" (КУС)#Заявки|интерфейсе «Менеджер продаж» на закладке '''Заявки''']].
* вариант проживания;
+
Все способы создания заявок перечислены в описании документа [[Документ "Заявка" (КУС)|«Заявка»]].
* количество требуемых мест;
 
* номенклатура путёвки;
 
* пол.
 
  
При выборе режима «Разместить в одном номере» система предлагает варианты размещение для 2-х и более человек в одном номере, режим «Только свободные номера» предлагает только полностью свободные номера.
+
=== Заполнение заявки ===
В зоне «Развороты» можно выделить определённую категорию номера, при этом в табличной части отразятся номера выбранной категории.
+
После создания заявки заполните её основные реквизиты и параметры:
 +
: [[Файл:Заявка Основные реквизиты.png|800px|Заполнение созданной заявки на бронь — основных параметров и закладки «Гости]]
 +
* Добавьте контрагента — внесите юридическое лицо или физическое лицо, оплачивающее бронь.
 +
* Договор с контрагентом обычно заполняется автоматически при заполнении контрагента. Если договор не заполнился автоматически при выборе контрагента, значит, у контрагента нет действующих договоров (договоры закрыты). В этом случае можно создать новый договор с контрагентом. 
 +
* Внесите данные гостей (ФИО, категория гостя), если они известны. Не обязательны к заполнению на этапе бронирования. Могут быть внесены ближе к заезду гостей.
 +
* Подберите номера проживания, если требуется. На этапе бронирования достаточно указать категорию номеров. Номера можно подобрать ближе к заезду гостей.
 +
* Внесите соплательщиков, номера БСО, статус заявки (не подтверждена, частично подтверждена, подтверждена) и комментарии к заявке, если необходимо.
 +
* Скорректируйте, если требуется, параметры пребывания гостей и стоимость пребывания.  
  
[[Файл:Форма Бронирование.png]]
+
==== Отличия в заполнении заявок от юрлиц и физлиц ====
{{-}}
+
Особенности бронировании для юридических лиц:  
 +
* Гости часто неизвестны изначально, вносятся позже.
 +
* Поле «Контрагент» в заявке заполняется выбором контрагента из справочника «Контрагенты» или созданием нового контрагента — юридического лица (через кнопку '''''Создать''''').  
 +
* У контрагента-юридического лица может быть несколько договоров — в этом случае требуется выбрать нужный договор.
 +
Особенности бронировании для физических лиц:
 +
* Гости обычно известны, можно заполнить сразу. 
 +
* Один из гостей часто является плательщиком — можно установить его контрагентом заявки через кнопку '''''Контрагент'''''.
  
После установки необходимых параметров необходимо нажать кнопку «Обновить», при этом обновится таблица вариантов размещения в соответствии с указанными параметрами поиска. Далее следует переместить в «Корзину» один или несколько подходящих номеров при помощи кнопки «Подобрать номера», либо двойным щелчком мыши по нужной строке. Выбранные варианты размещения отражаются в «Корзине» с указанием номера гостиницы и даты заезда/выезда. Кнопка «Добавить строки в корзину» создает и добавляет строки для «курсовок» с вариантом проживания — «без проживания».
+
==== Подбор номера в заявке ====
 +
Чтобы подобрать для гостей номера проживания указанной категории, можно использовать опцию подбора мест.
  
[[Файл:Корзина.png]]
+
Она позволяет автоматически подобрать свободный номер указанной категории или открыть форму [[Поиск мест (КУС)|«Поиск мест»]] для выбора номера в ручном режиме.
{{-}}
 
  
При нажатии кнопки «Выбрать» вновь открывается форма «Бронирование» с выбранными номерами.
+
При наличии меток характеристик номера (вид из номера, оборудование) можно выбрать нужные перед подбором — программа предложит для выбора только подходящие номера.
 +
: [[Файл:Подбор мест.png|500px|Функция «Подбор мест» в заявке на бронь в таблице для заполнения гостей]]
  
 +
=== Бронирование заявки ===
 +
После заполнения заявки нажмите кнопку '''''Забронировать'''''. После этого:
 +
# В шапке заявки активируются кнопки '''''Создать путевки''''' и '''''Зарегистрировать''''' — для создания путевок или карт гостя по заявке.
 +
# На закладке '''Услуги и оплата''' активируются кнопки:
 +
#* для проведения взаиморасчетов: '''''Счет на оплату''''', '''''Счет на аванс''''', '''''Прием аванса''''', '''''Прием платежей'''''.
 +
#* для назначения медицинских услуг на контрагента: '''''Назначить''''', '''''Шахматка сеансов''''' (подробнее — в статье [[Назначение услуг контрагенту (КУС)#Для назначения услуг гостю заранее (до регистрации)|«Назначение услуг контрагенту»]]). 
 +
#* для продажи дополнительных услуг — '''''Оперативная реализация''''' (подробнее — в статье [[Документ "Оперативная реализация" (КУС)|Документ «Оперативная реализация»]]).
 +
# В Шахматке гостиницы забронированные места отобразятся цветом в состоянии «Бронь» (если для гостей указаны номера проживания).
 +
# Данные заезжающих гостей отобразятся в интерфейсе «Администратор гостиницы» на закладке '''Прибывающие'''.
 +
# Документ «Заявка» будет считаться проведенным.
 +
Перечисленные выше функции доступны не только в заявке на бронь, но и в связанных интерфейсах.
  
<!--
+
=== Создание счета на оплату и прием оплаты ===
 +
==== Создание счета ====
 +
Создание [[Документ "Счет на оплату" (КУС)|счета на оплату]] путевки становится доступно после бронирования заявки.
 +
# В документе [[Документ "Заявка" (КУС)|«Заявка»]] на закладке '''Услуги и оплата''' нажмите кнопку '''''Счет на оплату'''''.
 +
#: [[Файл:Заявка Услуги и оплата.png|800px|Закладка «Услуги и оплата» в заявке на бронь с функциями создания счета на оплату]]
 +
# Проведите сформированный документ «Счет на оплату».
 +
#: [[Файл:Форма счета на оплату.png|800px|Созданный из заявки на бронь счет на оплату брони]]
  
===== Работа в форме «Бронирование» с помощью клавиатуры =====
+
==== Печать и отправка счета ====
Общие правила при работе в форме с клавиатуры:
+
В документе «Счет на оплату» нажмите кнопку '''''Печать''''' и в открывшемся списке доступных печатных форм выберите «Счет на оплату».
* ''«Ctrl + Enter»'':
 
** Переход к следующему этапу.
 
* ''«Enter»'':
 
** Переход к следующему шагу.
 
** Выбор одного места в выделенном номере.
 
  
Пошаговая инструкция:
+
В печатной форме используйте:
# Открываем форму «Бронирование».
+
* Кнопки '''''Печать''''' или '''''Печать сразу''''' для печати документа.
# '''Этап 1''' — устанавливаем условия поиска свободных мест в номерах:
+
* Кнопку '''''Получить ссылку''''' для формирования ссылки на печатную форму счета, которую можно отправить клиенту любым удобным способом.
## «Дата с» — вводим желаемую дату начала заезда, нажимаем ''«Enter»'' для перехода к следующему полю.
+
* Кнопку '''''Отправить''''' для открытия формы [[Рассылка сообщений (КУС)|«Рассылка» сообщений]], через которую файл документа можно отправить на электронную почту или в телеграм клиента (если настроена [[Интеграция с Telegram-ботом (КУС)|интеграция с телеграм-ботом]]).  
## «Количество дней пребывания» — вводим количество дней, нажимаем ''«Enter»''.
+
: [[Файл:Счет на оплату печатная форма.png|720px|Кнопки печати и отправки в печатной форме счета на оплату]]
## «Категория номера» — с помощью стрелок ''«Вверх»'' и ''«Вниз»'' выбираем необходимую категорию номера и нажимаем ''«Пробел»'' для установки фильтра. Таким образом мы можем выделить несколько категорий номеров. Нажимаем ''«Enter»''.
+
Например, для отправки счета на электронную почту в форме рассылки выберите вид сообщения «Электронное письмо», заполните адрес электронной почты и нажмите кнопку '''''Отправить'''''.
## Нажимаем ''«Ctrl + Enter»'' для перехода на следующий этап.
+
: [[Файл:Сообщение отправка ПФ.png|600px|Форма рассылки сообщений — пример отправки печатной формы счета на электронную почту]]
# '''Этап 2''' — выбираем необходимое количество мест для бронирования:
 
## С помощью стрелок ''«Вверх»'' и ''«Вниз»'' встаем на понравившийся номер и нажимаем ''«Enter»'' для подбора одного свободного места из выбранного номера в «корзину». Добавляем в корзину столько мест, сколько мы хотели бы забронировать.
 
## Нажимаем ''«Ctrl + Enter»'' для перехода на следующий этап.
 
# '''Этап 3''' — бронируем, создаем счет на оплату:
 
## Пишем наименование контрагента и выбираем из его из списка юридических лиц. Нажимаем ''«Enter»''.
 
## Проверяем правильность выбранного договора. Нажимаем ''«Enter»''.
 
## Проверяем правильность выбранной серии путевки.
 
## Нажимаем ''«Ctrl + Enter»'' для создания брони. Нажимаем ''«Enter»'' для подтверждения. Бронь создана.
 
## Нажимаем ''«Ctrl + Enter»'' для создания счета на оплату. Проверяем, нажимаем ''«Ctrl + Enter»'' для проведения. Счет на оплату создан.
 
# Нажимаем ''«Ctrl + Enter»'' для возвращения к началу.
 
-->
 
  
===== Бронирование мест (создание путевки) =====
+
==== Прием оплаты по счету ====
После подбора мест размещения необходимо провести операцию бронирования — создать документ «Путёвка». Документ «Путевка» является основанием для операции бронирования. При создании документа «Путёвка» необходимо выбрать способ формирования бронирования — «На каждого» или «Одно на всех» и нажать соответствующую кнопку. После этого сформируется документ «Путёвка», в котором указывается номер, количество мест, стоимость и наименование контрагента.
+
# Для приема оплаты создайте документ [[Документ "Прием платежей" (КУС)|«Прием платежей»]]:
 +
#* В документе «Счет на оплату» по кнопке  '''''Создать на основании''''' — '''''Прием платежа'''''.  
 +
#* В заявке на бронь на закладке '''Услуги и оплата''' по кнопке '''''Прием платежей'''''.
 +
#: [[Файл:Документ Прием платежа (создание).png|900px|Прием платежа по счету на оплату за бронь]]
 +
# В документе «Прием платежей» нажмите '''''Печать чека''''', чтобы сформировать и пробить кассовый чек.
  
[[Файл:Форма Бронирование 1.png]]
+
=== Создание путевок или карт гостей ===
{{-}}
+
После проведения бронирования на форме заявки активируются кнопки:
 +
* '''''Создать путевки''''' (в шапке документа) — создать документы «Путевка» на каждого гостя заявки.  
 +
* '''''Зарегистрировать''''' (в шапке документа) — создать карты гостя для каждого гостя заявки.
 +
* '''''Создать путевку''''' (над таблицей) — создать документы «Путевка» на гостей в выделенных строках. 
 +
* '''''Зарегистрировать''''' (над таблицей) — создать карты гостя для гостей в выделенных строках.
 +
Гости, для которых оформлены путевки или карты гостя, выделяются в заявке цветом.
  
[[Файл:Форма Бронирование 2.png]]
+
== Сценарии бронирования ==
{{-}}
 
  
Заполнение документа «Путевка» происходит автоматически.
+
=== Группы гостей в заявке ===
 +
В заявке можно создавать группы гостей, добавляя подчиненные строки к основному гостю: для этого установите курсор на строку и кнопкой [[Файл:Подчиненная строка.png]] добавьте необходимое количество подчиненных строк.
  
[[Файл:Форма Путевка+карта гостя.png]]
+
Возможности для группы гостей:
{{-}}
+
* Создание одного общего документа [[Документ "Путевка" (КУС)|«Путевка»]] с одним номером БСО на основную и подчиненные строки (при нажатии на кнопку '''''Заполнить номера БСО''''' номера путевок присваиваются только основным строкам). Опция включается в разделе «Параметры пребывания» на закладке '''Гостиница''' интерфейса «Администратор системы». При выключенной опции на связанные строки будут создаваться отдельные путевки со своими номерами БСО.
 +
* Снятие брони только по основной строке автоматически снимает бронь по всем подчиненным строкам.
 +
* Бронирование в один номер — автоматический подбор одного номера для основной и подчиненных строк. Опция включается в разделе «Параметры пребывания» на закладке '''''Гостиница''''' интерфейса «Администратор системы». При выключенной опции гостям могут быть подобраны разные номера проживания.
 +
:[[Файл:Групповое бронирование.png|900px|Использование подчиненных строк в заявке на бронь при групповом бронировании]]
  
==== Бронирование через форму «Шахматка» ====
+
=== Бронь с переселением ===
Операцию бронирования наглядно и оперативно можно провести непосредственно с поля шахматки. Операция «Бронирование» доступна только для номеров в состоянии «Свободен».
+
{{video|[https://youtu.be/534uQP5s3pY Бронирование с переселением]}}
 +
{{video2|[https://rutube.ru/video/8dd5a7fb580e303e6ca1bd31137eb99a/ Бронирование с переселением]}}
 +
В программе предусмотрена возможность еще на этапе бронирования запланировать переселение гостя в другой гостиничный номер с определенной даты.
  
[[Файл:Бронирование из шахматки.png]]
+
Для этого в документе [[Документ "Заявка" (КУС)|«Заявка»]] выполните следующие шаги:
{{-}}
+
# Выберите нужную строку. В ней обязательно должен быть заполнен номер проживания.
 +
# Проверьте, чтобы в качестве даты выезда была установлена дата, с которой планируется переселение гостя. При необходимости скорректируйте дату и время выезда.
 +
# Нажмите кнопку [[Файл:Команда Добавить переселение.png]] '''''Добавить переселение''''' — добавится подчиненная строка по гостю для внесения номера проживания.
 +
# Если необходимо, в созданной подчиненной строке для переселения замените категорию гостиничного номера.
 +
# Подберите гостиничный номер для переселения.
 +
# Если требуется, в подчиненной строке для переселения измените вариант лечения и вариант питания.
 +
:[[Файл:Бронь с переселением.png|900px|Использование кнопки «Добавить переселение» в заявке на бронь]]
  
При выборе пункта меню «Забронировать» откроется форма создания нового документа «Путевка».
+
Дата и время выезда по основной строке и дата и время заезда по подчиненной строке с переселением всегда будут совпадать.  
  
[[Файл:Путевка 1.png]]
+
По гостю, для которого в заявке запланировано переселение, становится недоступным создание путевки. Доступна только операция регистрации.  
{{-}}
 
  
Для ячейки в состоянии «Забронировано» доступны следующие операции:
+
В [[Форма карты гостя (КУС)|карте гостя]] после регистрации отображаются как минимум две операции: «Регистрация» и «Переселение». Если при планировании переселения изменялись вариант лечения и вариант питания, соответствующие операции также будут отображены.
* зарегистрировать гостя
 
* снять бронирование
 
* выписать/открыть счет на оплату
 
* открыть основание — открывается документ-основание «Путевка» для просмотра или изменения
 
  
[[Файл:Путевка.png]]
+
При необходимости операцию переселения в карте гостя можно отменить или изменить.
{{-}}
+
:[[Файл:Операция переселения в карте гостя (при брони).png|900px|Отображение операции переселения, оформленной в заявке, в карте гостя]]
 +
Для внесения изменений нажмите кнопку '''''Открыть''''' — откроется заявка гостя на переселение. Отмените ее проведение и внесите необходимые корректировки.
  
В шахматке состояния номерного фонда реализована возможность перевести номер в «особое» состояние (на ремонте, служебный). Состояние номера устанавливается документом «Установка состояния номера».
+
== См. также ==
 
+
* [[Документ "Заявка" (КУС)]]
[[Файл:Шахматка_особое состояние.png]]
+
* [[Документ "Путевка" (КУС)]]
{{-}}
 
 
 
[[Файл:Состояние номеров 1.png]]
 
{{-}}
 
 
 
[[Файл:Шахматка с номером на ремонте.png]]
 
{{-}}
 
 
 
<noinclude>
 
[[Категория:Операции (Гостиница, КУС)]]
 
</noinclude>
 

Текущая версия на 15:11, 19 мая 2026

YouTube.png
RUTUBE.png

Стандартный цикл бронирования

Основные этапы стандартного цикла бронирования в «Кинт: Управление санаторием»:

  1. Создание заявки на бронь.
  2. Заполнение заявки: контрагент, договор, параметры пребывания гостей и т.д.
  3. Бронирование заявки.
  4. Создание счета на оплату путевки и прием оплаты.
  5. Создание путевок или карт гостей.

Дополнительно на этапе бронирования (после операции бронирования заявки) можно провести назначение медицинских услуг на контрагента или оформить продажу дополнительных немедицинских услуг.

Создание заявки на бронь (способы)

Бронирование выполняется через создание и проведение документа «Заявка».

Способ создания заявки зависит от выбранного варианта бронирования:

  • Бронирование в номер – используется, когда требуется сразу закрепить за гостем конкретный номер проживания.
  • Бронирование в категорию номеров – используется, если достаточно указать только тип размещения, а выбор конкретного номера можно провести ближе к заезду гостей.

В Шахматке гостиницы

YouTube.png
RUTUBE.png

Для бронирования в номер используется Шахматка гостиницы:

  1. Откройте Шахматку гостиницы.
  2. Выделите места в выбранном номере на необходимый период.
  3. В контекстном меню выберите команду Создать заявку.
    Создание заявки на бронь в Шахматке гостиницы через команду «Создать заявку» в контекстном меню

В Шахматке категорий интерфейса «Менеджер продаж»

YouTube.png
RUTUBE.png

Для бронирования в категорию номеров используется Шахматка категорий интерфейса «Менеджер продаж»:

  1. Откройте интерфейс «Менеджер продаж» на закладке Шахматка категорий.
  2. Задайте период заезда и при необходимости корпус санатория.
  3. Выберите категорию номеров и выделите период бронирования.
  4. В контекстном меню выберите команду Заявка на бронь.
    Создание заявки на бронь в Шахматке категорий через команду «Заявка на бронь» в контекстном меню
  5. Заполните параметры заявки.
    Заполнение параметров при создании заявки в Шахматке категорий

Дополнительные способы

Создание «пустого» документа «Заявка» по кнопке Создать доступно в разделах программы:

Все способы создания заявок перечислены в описании документа «Заявка».

Заполнение заявки

После создания заявки заполните её основные реквизиты и параметры:

Заполнение созданной заявки на бронь — основных параметров и закладки «Гости
  • Добавьте контрагента — внесите юридическое лицо или физическое лицо, оплачивающее бронь.
  • Договор с контрагентом обычно заполняется автоматически при заполнении контрагента. Если договор не заполнился автоматически при выборе контрагента, значит, у контрагента нет действующих договоров (договоры закрыты). В этом случае можно создать новый договор с контрагентом.
  • Внесите данные гостей (ФИО, категория гостя), если они известны. Не обязательны к заполнению на этапе бронирования. Могут быть внесены ближе к заезду гостей.
  • Подберите номера проживания, если требуется. На этапе бронирования достаточно указать категорию номеров. Номера можно подобрать ближе к заезду гостей.
  • Внесите соплательщиков, номера БСО, статус заявки (не подтверждена, частично подтверждена, подтверждена) и комментарии к заявке, если необходимо.
  • Скорректируйте, если требуется, параметры пребывания гостей и стоимость пребывания.

Отличия в заполнении заявок от юрлиц и физлиц

Особенности бронировании для юридических лиц:

  • Гости часто неизвестны изначально, вносятся позже.
  • Поле «Контрагент» в заявке заполняется выбором контрагента из справочника «Контрагенты» или созданием нового контрагента — юридического лица (через кнопку Создать).
  • У контрагента-юридического лица может быть несколько договоров — в этом случае требуется выбрать нужный договор.

Особенности бронировании для физических лиц:

  • Гости обычно известны, можно заполнить сразу.
  • Один из гостей часто является плательщиком — можно установить его контрагентом заявки через кнопку Контрагент.

Подбор номера в заявке

Чтобы подобрать для гостей номера проживания указанной категории, можно использовать опцию подбора мест.

Она позволяет автоматически подобрать свободный номер указанной категории или открыть форму «Поиск мест» для выбора номера в ручном режиме.

При наличии меток характеристик номера (вид из номера, оборудование) можно выбрать нужные перед подбором — программа предложит для выбора только подходящие номера.

Функция «Подбор мест» в заявке на бронь в таблице для заполнения гостей

Бронирование заявки

После заполнения заявки нажмите кнопку Забронировать. После этого:

  1. В шапке заявки активируются кнопки Создать путевки и Зарегистрировать — для создания путевок или карт гостя по заявке.
  2. На закладке Услуги и оплата активируются кнопки:
    • для проведения взаиморасчетов: Счет на оплату, Счет на аванс, Прием аванса, Прием платежей.
    • для назначения медицинских услуг на контрагента: Назначить, Шахматка сеансов (подробнее — в статье «Назначение услуг контрагенту»).
    • для продажи дополнительных услуг — Оперативная реализация (подробнее — в статье Документ «Оперативная реализация»).
  3. В Шахматке гостиницы забронированные места отобразятся цветом в состоянии «Бронь» (если для гостей указаны номера проживания).
  4. Данные заезжающих гостей отобразятся в интерфейсе «Администратор гостиницы» на закладке Прибывающие.
  5. Документ «Заявка» будет считаться проведенным.

Перечисленные выше функции доступны не только в заявке на бронь, но и в связанных интерфейсах.

Создание счета на оплату и прием оплаты

Создание счета

Создание счета на оплату путевки становится доступно после бронирования заявки.

  1. В документе «Заявка» на закладке Услуги и оплата нажмите кнопку Счет на оплату.
    Закладка «Услуги и оплата» в заявке на бронь с функциями создания счета на оплату
  2. Проведите сформированный документ «Счет на оплату».
    Созданный из заявки на бронь счет на оплату брони

Печать и отправка счета

В документе «Счет на оплату» нажмите кнопку Печать и в открывшемся списке доступных печатных форм выберите «Счет на оплату».

В печатной форме используйте:

  • Кнопки Печать или Печать сразу для печати документа.
  • Кнопку Получить ссылку для формирования ссылки на печатную форму счета, которую можно отправить клиенту любым удобным способом.
  • Кнопку Отправить для открытия формы «Рассылка» сообщений, через которую файл документа можно отправить на электронную почту или в телеграм клиента (если настроена интеграция с телеграм-ботом).
Кнопки печати и отправки в печатной форме счета на оплату

Например, для отправки счета на электронную почту в форме рассылки выберите вид сообщения «Электронное письмо», заполните адрес электронной почты и нажмите кнопку Отправить.

Форма рассылки сообщений — пример отправки печатной формы счета на электронную почту

Прием оплаты по счету

  1. Для приема оплаты создайте документ «Прием платежей»:
    • В документе «Счет на оплату» по кнопке Создать на основанииПрием платежа.
    • В заявке на бронь на закладке Услуги и оплата по кнопке Прием платежей.
    Прием платежа по счету на оплату за бронь
  2. В документе «Прием платежей» нажмите Печать чека, чтобы сформировать и пробить кассовый чек.

Создание путевок или карт гостей

После проведения бронирования на форме заявки активируются кнопки:

  • Создать путевки (в шапке документа) — создать документы «Путевка» на каждого гостя заявки.
  • Зарегистрировать (в шапке документа) — создать карты гостя для каждого гостя заявки.
  • Создать путевку (над таблицей) — создать документы «Путевка» на гостей в выделенных строках.
  • Зарегистрировать (над таблицей) — создать карты гостя для гостей в выделенных строках.

Гости, для которых оформлены путевки или карты гостя, выделяются в заявке цветом.

Сценарии бронирования

Группы гостей в заявке

В заявке можно создавать группы гостей, добавляя подчиненные строки к основному гостю: для этого установите курсор на строку и кнопкой Подчиненная строка.png добавьте необходимое количество подчиненных строк.

Возможности для группы гостей:

  • Создание одного общего документа «Путевка» с одним номером БСО на основную и подчиненные строки (при нажатии на кнопку Заполнить номера БСО номера путевок присваиваются только основным строкам). Опция включается в разделе «Параметры пребывания» на закладке Гостиница интерфейса «Администратор системы». При выключенной опции на связанные строки будут создаваться отдельные путевки со своими номерами БСО.
  • Снятие брони только по основной строке автоматически снимает бронь по всем подчиненным строкам.
  • Бронирование в один номер — автоматический подбор одного номера для основной и подчиненных строк. Опция включается в разделе «Параметры пребывания» на закладке Гостиница интерфейса «Администратор системы». При выключенной опции гостям могут быть подобраны разные номера проживания.
Использование подчиненных строк в заявке на бронь при групповом бронировании

Бронь с переселением

YouTube.png
RUTUBE.png

В программе предусмотрена возможность еще на этапе бронирования запланировать переселение гостя в другой гостиничный номер с определенной даты.

Для этого в документе «Заявка» выполните следующие шаги:

  1. Выберите нужную строку. В ней обязательно должен быть заполнен номер проживания.
  2. Проверьте, чтобы в качестве даты выезда была установлена дата, с которой планируется переселение гостя. При необходимости скорректируйте дату и время выезда.
  3. Нажмите кнопку Команда Добавить переселение.png Добавить переселение — добавится подчиненная строка по гостю для внесения номера проживания.
  4. Если необходимо, в созданной подчиненной строке для переселения замените категорию гостиничного номера.
  5. Подберите гостиничный номер для переселения.
  6. Если требуется, в подчиненной строке для переселения измените вариант лечения и вариант питания.
Использование кнопки «Добавить переселение» в заявке на бронь

Дата и время выезда по основной строке и дата и время заезда по подчиненной строке с переселением всегда будут совпадать.

По гостю, для которого в заявке запланировано переселение, становится недоступным создание путевки. Доступна только операция регистрации.

В карте гостя после регистрации отображаются как минимум две операции: «Регистрация» и «Переселение». Если при планировании переселения изменялись вариант лечения и вариант питания, соответствующие операции также будут отображены.

При необходимости операцию переселения в карте гостя можно отменить или изменить.

Отображение операции переселения, оформленной в заявке, в карте гостя

Для внесения изменений нажмите кнопку Открыть — откроется заявка гостя на переселение. Отмените ее проведение и внесите необходимые корректировки.

См. также