Бронирование: способы и этапы (КУС)

Как бронировать в «Кинт: Управление санаторием»

Как бронировать в «Кинт: Управление санаторием»

Стандартный цикл бронирования

Основные этапы стандартного цикла бронирования в «Кинт: Управление санаторием»:

1. Создание заявки на бронь.
2. Заполнение заявки: контрагент, договор, параметры пребывания гостей и другие.
3. Бронирование заявки.
4. Создание счета на оплату путевки и прием оплаты.
5. Создание путевок или карт гостей.

Дополнительно на этапе бронирования (после операции бронирования заявки) можно провести назначение медицинских услуг на контрагента и оформить продажу дополнительных немедицинских услуг.

Создания заявки на бронь (способы)

Бронирование выполняется через создание и проведение документа «Заявка».

Способ создания заявки зависит от варианта бронирования:

• в номер – если бронировании необходимо сразу установить конкретный номер проживания.
• в категорию номера – если достаточно указать категорию номера, а конкретный номер подобрать ближе к заезду гостей.

В Шахматке гостиницы

Бронирование в номер

Бронирование в номер

Для бронирования в номер используется Шахматка гостиницы:

1. Откройте Шахматку гостиницы.
2. Выделите места в выбранном номере на необходимый период.
3. В контекстном меню выберите команду Создать заявку.

   

В Шахматке категорий интерфейса «Менеджер продаж»

Бронирование в категорию номера

Бронирование в категорию номера

Для бронирования в категорию номеров используется Шахматка категорий интерфейса «Менеджер продаж»:

1. Откройте интерфейс «Менеджер продаж» на закладке Шахматка категорий.
2. Задайте период заезда и при необходимости корпус санатория.
3. Выберите категорию номеров и выделите период бронирования.
4. В контекстном меню выберите команду Заявка на бронь.

   

5. Заполните параметры заявки.

   

Дополнительные способы

Создание «пустого» документа «Заявка» через команду Создать доступно в следующих разделах программы:

• в журнале заявок;
• в интерфейсе «Администратор гостиницы» на закладке «Прибывающие»;
• в интерфейсе «Менеджер продаж» на закладки «Заявки».

Все способы создания заявок перечислены в описании документа «Заявка».

Заполнение заявки

После создания заявки заполняются её основные реквизиты и параметры.

• Заполните контрагента — внесите юридическое лицо или физическое лицо, оплачивающее бронь.
• Договор с контрагентом обычно заполняется автоматически при заполнении контрагента. Если договор не заполнился автоматически при выборе контрагента, значит, у контрагента нет действующих договоров (его договоры закрыты). В этом случае можно создать новый договор с контрагентом.
• Внесите данные гостей (ФИО, категория гостя), если они известны. Не обязательны к заполнению на этапе бронирования. Могут быть внесены ближе к заезду гостей.
• Подберите номера проживания, если требуется. На этапе бронирования достаточно указать категорию номеров. Номера можно подобрать ближе к заезду гостей.
• Внесите соплательщиков, номера БСО, статус заявки (не подтверждена, частично подтверждена, подтверждена) и комментарии к заявке, если необходимо.
• Скорректируйте, если требуется, параметры пребывания гостей и стоимость пребывания.

Отличия в заполнении заявок от юрлиц и физлиц

Особенности бронировании для юридических лиц:

• Гости часто неизвестны изначально, вносятся позже.
• Поле «Контрагент» в заявке заполняется выбором контрагента из справочника «Контрагенты» или созданием нового контрагента — юридического лица.
• У контрагента-юридического лица может быть несколько договоров — требуется выбрать нужный договор.

Особенности бронировании для физических лиц:

• Гости обычно известны, можно заполнить сразу.
• Один из гостей часто является плательщиком — можно установить его контрагентом заявки через кнопку Контрагент.

Подбор мест в заявке

Если в заявке на бронь не указаны номера проживания, воспользуйтесь опцией подбора мест.

Опция позволяет автоматически подобрать свободный номер указанной категории или открыть форму «Поиск мест» для выбора номера в ручном режиме.

Бронирование заявки

После заполнения заявки нажмите кнопку Забронировать. После этого:

1. Становятся активными команды для создания путевок или карт гостя по заявке.
2. Становятся активными команды для создания счета на оплату путевки. При необходимости можно использовать команды для приема аванса.
3. Станут доступными:
   • Назначение медицинских услуг на контрагента.
   • Создание документа «Оперативная реализация» для продажи дополнительных услуг.
4. Если для гостей указаны номера проживания — в Шахматке гостиницы забронированные места в номерах отобразятся цветом в состоянии «Бронь».
5. Данные по заезжающим гостям в заявке отобразятся в интерфейсе «Администратор гостиницы» на закладке Прибывающие.
6. Документ «Заявка» будет считаться проведенным.

Создание счета на оплату путевки и прием оплаты

Создание счета

Создание счета на оплату путевки становится доступно после бронирования заявки.

1. В документе «Заявка» на закладке Услуги и оплата нажмите кнопку Счет на оплату.

   

2. Проведите сформированный счет.

Печать счета

1. На форме счета нажмите кнопку Печать. Откроется список печатных форм счета.
2. Выберите форму «Счет на оплату» и нажмите ОК. Откроется печатная форма счета.
3. Используйте кнопки Печать или Печать сразу.

Отправка счета клиенту по электронной почте

1. Чтобы отправить счет клиенту по электронной почте, нажмите кнопку Отправить. Откроется окно рассылки сообщений.
2. Выберите адресата, заполните необходимые поля и нажмите кнопку Отправить.
3. При отправке печатных форм документов на форме рассылки сообщений появляется раздел Приложения, в котором отображается печатная форма документа, из которой было создано сообщение.
4. Чтобы запланировать отправку на определенное время, нажмите кнопку Запланировать отправку и выберите дату и время отправки.

Прием оплаты по счету

1. Для приема оплаты создайте документ «Прием платежа»:
   • из счета на оплату — Создать на основании — Прием платежа.
   • по кнопке Прием платежа' в заявке.
2. В документе «Прием платежа» пробейте чек.

Создание путевок или карт гостей

После бронирования заявки становятся активны команды:

• Создать путевки — создание документов «Путевка» на каждого гостя заявки.
• Зарегистрировать — создать карты гостя для каждого гостя заявки.

Сценарии бронирования

Группы гостей в заявке

В заявке можно создавать группы гостей, добавляя подчиненные строки к основному гостю: для этого установите курсор на строку и кнопкой добавьте необходимое количество подчиненных строк.

Возможности для группы гостей:

• Создание одного общего документа «Путевка» с одним номером БСО на основную и подчиненные строки (при нажатии на кнопку Заполнить номера БСО номера путевок присваиваются только основным строкам). Опция включается в разделе «Параметры пребывания» на закладке Гостиница интерфейса «Администратор системы». При выключенной опции на связанные строки будут создаваться отдельные путевки со своими номерами БСО.
• Снятие брони только по основной строке автоматически снимает бронь по всем подчиненным строкам.
• Бронирование в один номер — автоматический подбор одного номера для основной и подчиненных строк. Опция включается в разделе «Параметры пребывания» на закладке Гостиница интерфейса «Администратор системы». При выключенной опции гостям могут быть подобраны разные номера проживания.

Бронь с переселением

Бронирование с переселением

Бронирование с переселением

В программе предусмотрена возможность еще на этапе бронирования запланировать переселение гостя в другой гостиничный номер с определенной даты.

Для этого в документе «Заявка» выполните следующие шаги:

1. Выберите нужную строку. В ней обязательно должен быть заполнен номер проживания.
2. Проверьте, чтобы в качестве даты выезда была установлена дата, с которой планируется переселение гостя. При необходимости скорректируйте дату и время выезда.
3. Нажмите кнопку Добавить переселение — добавится подчиненная строка по гостю для внесения номера проживания.
4. Если необходимо, в созданной подчиненной строке для переселения замените категорию гостиничного номера.
5. Подберите гостиничный номер для переселения.
6. Если требуется, в подчиненной строке для переселения измените вариант лечения и вариант питания.

Дата и время выезда по основной строке и дата и время заезда по подчиненной строке с переселением всегда будут совпадать.

По гостю, для которого в заявке запланировано переселение, становится недоступным создание путевки. Доступна только операция регистрации.

В карте гостя после регистрации отображаются как минимум две операции: «Регистрация» и «Переселение». Если при планировании переселения изменялись вариант лечения и вариант питания, соответствующие операции также будут отображены.

При необходимости операцию переселения в карте гостя можно отменить или изменить.

Для внесения изменений нажмите кнопку Открыть — откроется заявка гостя на переселение. Отмените ее проведение и внесите необходимые корректировки.

См. также

• Документ "Заявка" (КУС)
• Документ "Путевка" (КУС)