Порядок работы с авансами (КУС)

В программе предусмотрены два варианта приема аванса от контрагента: с использованием счета на аванс и без создания счета на аванс. Удобство использования счета на аванс для принятия денежных средств обусловлено возможностью отправки контрагенту счета (со всеми реквизитами и QR-кодом) на нужную сумму. Счет на аванс не создает движений в оперативном учете.

Кроме того, на авансовый счет гостя могут быть переведены денежные средства, предназначенные для возврата гостю при отмене услуг или вследствие изменения условий проживания.

Методика с использованием счета на аванс

Представляет собой следующий порядок действий:

1. Создайте в программе документ «Заявка» или документ «Путевка».
2. Заполните все известные на момент брони данные по гостю и условиям его пребывания.
3. Из документа бронирования на закладке Услуги и оплата сформируйте счет на аванс на необходимую сумму (в счете на аванс допустимо указать любую подходящую для приема аванса номенклатуру).

   

4. На основании счета создайте документ прием платежа.

   

5. Проведите прием платежа.

   

6. Зафиксируйте факт получения аванса пробитием чека (признак способа расчета при приеме полной суммы аванса по счету на аванс — «Предоплата полная»).

   

7. Денежные средства будут зачислены на авансовый счет контрагента и отобразятся на закладке Услуги и оплата.

   

8. После приезда гостя или получения от него подтверждения намерений сформируйте счет на оплату.

   В счете отобразится сумма полученного ранее аванса, а также будет активен флажок «Зачесть».

   

9. Проведите прием оставшейся суммы по счету. Сумма в документе автоматически уменьшится на сумму аванса.

   

10. Пробейте чек для фиксации факта получения денежных средств.

Альтернативный способ создания счета на аванс: в отсутствие документа «Заявка» или документа «Путевка» счет на аванс можно сформировать в разделе программы ВЗАИМОРАСЧЕТЫ — Счета на оплату.
В реквизитах документа при создании необходимо выбрать вид счета — «Счет на аванс», указать подходящую или специально созданную для приема аванса номенклатуру. Данный способ актуален в случаях, когда клиент выразил намерение приобрести путевку, но еще не определился с ее параметрами.

Методика без использования счета на аванс

Представляет собой следующий порядок действий:

1. В документах «Заявка», «Путевка» перейдите на закладку Услуги и оплата и нажмите кнопку Прием аванса.

   В документе «Карта гостя» команда Прием аванса находится в разделе «Услуги и оплата», в меню «Расчеты».

   

2. В открывшейся форме документа «Прием платежа» введите необходимую сумму и проведите документ.

   

3. Зафиксируйте факт получения аванса пробитием чека (признак способа расчета при приеме денежных средств без счета на аванс — «Аванс»).

   

4. Денежные средства будут зачислены на авансовый счет контрагента и отобразятся на закладке Услуги и оплата.

   

5. После приезда гостя или получения от него подтверждения намерений сформируйте счет на оплату.
6. Проведите прием оставшейся суммы по счету.
7. Пробейте чек для фиксации факта получения денежных средств.

Списание средств с авансового счета

При наличии денежных средств на авансовом счете в созданном счете на оплату будет указана соответствующая сумма. Кроме того, в счете предусмотрена опция списания средств с авансового счета. Списание происходит автоматически, если активен флажок «Зачесть».

Если на авансовом счете нет средств, флажок «Зачесть» будет неактивен.

Пока на авансовом счете есть денежные средства, создаваемые счета на оплату могут быть оплачены с использованием аванса.

Списываемую с аванса сумму нельзя редактировать.

Перевод средств на авансовый счет

В ситуациях, когда гость сокращает период своего пребывания в санатории (операция «Сокращение пребывания») или отказывается от посещения уже оплаченной процедуры, администратор может предложить перевести неиспользованные средства на авансовый счет гостя.

Перевод денежных средств на авансовый счет зачастую является более предпочтительным вариантом, так как он позволяет гостю использовать эти средства для оплаты товаров и услуг санатория без необходимости выполнения дополнительных банковских операций.

Для перевода средств на авансовый счет:

1. Сформируйте на основании сторно-счета документ «Перевод на аванс».

   

2. Проведите созданный документ:

   

Возврат аванса

Возврат аванса гостю можно осуществить из документа «Карта гостя»:

1. Раскройте раздел «Услуги и оплата» и в меню «Расчеты» выберите команду Возврат аванса.

   

2. Проведите открывшийся документ «Возврат платежа».

   

3. Пробейте чек для фиксации факта возврата денежных средств.