Документы (УД)

Документооборот

Разворот документов

Документы могут быть сгруппированы и развернуты по значениям свойств (реквизитов) документов и атрибутов состояний. Объектом, с помощью которого выполняется отборы и развороты, является дерево разворотов.

Позволяет группировать объекты, имеющие одинаковые значения заданных переменных (реквизитов, свойств, категорий). Состав и порядок переменных для разворотов задается при помощи таблицы отборов/разворотов. При позиционировании на узле дерева на список элементов устанавливается соответствующий отбор.

В левой колонке в иерархическом порядке отображаются значения переменных, в правой — количество объектов, чьи переменные имеют соответствующее значение.

Принцип построения дерева

Рассмотрим структуру дерева на примере журнала задач. Заданы развороты по исполнителю и процессу.

Корень дерева соответствует полному набору документов и отображает их количество (9).

На первом уровне документы сгруппированы по исполнителю: 4 задачи на исполнении у Баха и 5 у Вивальди.

На втором уровне объекты сгруппированы по процессу, но следует учесть, что этот разворот вложен в предыдущий. Таким образом, выделенная строка дерева (Заявка на обслуживание — 2) говорит о том, что у Вивальди на исполнении есть два документ в процессе «Заявка на обслуживание».

Журнал документов

Журнал документов предназначен для просмотра, выбора, редактирования и изменения состояния документов. Журнал документов позволяет осуществлять различные отборы и развороты по произвольному множеству свойств и категорий документов. Состав и порядок этих свойств может быть настроен пользователем. Журнал используется для всех видов документов.

Элементы управления

1. Таблица отборов и разворотов
2. Дерево разворотов

Режимы журнала

• Актуальные документы
• Все документы
• Затраты ресурсов

Работа со списком элементов

С помощью кнопок командной панели списка документов пользователь может выполнять следующие действия:

• Создать создать новый документ;
• Ввести на основании — создать новый документ на основании текущего;
• Изменить — открыть форму текущего документа для редактирования;
• Найти — выполнять поиск документа в списке. При поиске можно задать колонку для поиска и значение реквизита. В результате поиска в списке отображаются только элементы, содержащие введенное значение реквизита в выбранной колонке;
• Отменить поиск в списке — отменить поиск документа в списке. Отменяет режим поиска, выполненный с помощью команды Найти. В списке снова отображаются все документы.
• Поднять документ — передвинуть документ на позицию выше;
• Опустить документ — передвинуть документ на позицию ниже;

• Настроить список — задать отбор, сортировку, группировку или условное оформление для списка;
• Вывести список — вывести текущий список на печать;
• Печать — вывести журнал на печать (в отличие от «Вывести список» выводит все документы, попавшие в дерево разворотов, с учетом иерархии)

Командная панель формы

С помощью кнопок командной панели формы можно выполнить следующие действия:

• Поиск по всем документам… — открыть форму глобального поиска по всем документам;
• Сохранение/восстановление настройки — сохранить текущую либо открыть существующую настройку отборов/разворотов;
• Настройки пользователя — открыть форму пользовательских настроек;
• Настройка видимости колонок — управление видимостью и порядком колонок списка.

См. также

• Форма списка справочников

Форма документа

Форма предназначена для создания, просмотра и редактирования документов. Формы всех документов системы (за исключением контакта) практически идентичны.

Закладки

• Реквизиты — здесь расположены основные реквизиты документа, а так же таблицы свойств и категорий
• Приложения — список приложенных к документу ссылок, файлов, объектов конфигурации, а так же список документов, связанных с данным
• Учет ресурсов — таблица учета ресурсов, затраченных на выполнение поставленной задачи
• Подписка — список сотрудников, следящих за документом
• История — история движений документа

Создание документа

Для создания документа необходимо ввести данные в поля, обязательные к заполнению. К таким относятся: тема, процесс, дело, отдел.

Некоторые поля, такие как дата, номер, автор, заполняются автоматически.

Также могут быть заполнены свойства и категории документа.

После заполнения полей запишите документ, при этом он попадет на этап «Черновик» выбранного вами процесса. При переводе нового документа запись осуществляется автоматически.

Редактирование документа

При редактировании существующего документа доступны следующие действия:

• Изменение реквизитов
  • Важность, дело, отдел, проект — доступно всем
  • Тема, содержание — доступно автору документа
• Изменение свойств и категорий
• Добавление комментариев

Комментарии к документу отображаются в одном поле с содержанием. Для добавления комментария воспользуйтесь кнопкой «Новый комментарий».

Кнопки формы

• Перевести — выполнить перевод документа на новый этап.
• Завершить процесс — завершить текущий процесс (отправить документ в архив)
• Взять на контроль / снять с контроля — установка или снятие документа с контроля
• Подписчики — открыть список сотрудников, следящих за документом
• Отправить уведомление — отправить уведомление по документу
• Создать напоминание — создать новое напоминание по документу
• Печать — вывод документа на печать
• Внешние обработки — запуск внешних обработок
• Ввод на основании — создание нового документа на основании данного

Предопределенные виды

В систему встроено несколько предопределенных видов документов:

• Задача
• Объявление
• Письмо
• Договор
• Статья
• Материал

Кроме вышеназванных пользователь может создавать свои собственные виды и подвиды документов.

Журнал «Договоры»

Рабочий стол -> Договор

Журнал «Договор» предназначен для регистрации и учета договоров.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков:

• поток входящих документов: как правило, документы поступившие в организацию извне;
• поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

• создавать и отправлять на подпись договоры
• получать, регистрировать и оправлять на подпись
• оправлять пользователям и получать уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
• присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Рис. 1. «Управление делами» — Новый документ «Договор»

Входящий/исходящий договор

Рабочий стол -> Договор -> Создать

• Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Договор»(1). В журнале «Договор» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Исполнителя и Заказчика:
  • Входящие договоры
  • Исходящие договоры
• Если Исполнителем является организация пользователя, то договор Исходящий. Если Заказчиком, то договор Входящий.

• Выбираем процесс в поле «Процесс»:
  • Входящие договоры
  • Исходящие договоры

Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

• Тема — краткое описание договора.
• Содержание — содержание договора. Подробное описание.
• Номер договора … от … — автоматически после записи формируется номер документа, дата договора выбирается вручную.
• Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
• Номер — номер документа в системе. Формируется автоматически. Без возможности ручной корректировки.
• Автор — автор документа «Договор». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
• Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
• Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
• Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.

• Свойства:
  • Исполнитель — контрагент, являющийся исполнителем по договору. Ссылка на справочник «Организации»
  • Заказчик — контрагент, являющийся заказчиком по договору. Ссылка на справочник «Организации»
  • Номер — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).

• Классификатор — позволяет выбрать вид документа:
  • вид гражданско-правового договора.

После записи документа становятся доступными следующие команды:

• Добавить комментарий
• Изменить содержание
• Изменить последний комментарий
• Удалить последний комментарий
• Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов

Закладка «Договор»

Закладка «Договор» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании договора и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

• Приложения
• Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение договора по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

• Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
• Таблица 2 показывает перемещения договора.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Договор -> Создать

• Для того, чтобы создать новый документ необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Договор»(1). В журнале «Договор» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)

• Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Исполнителя и Заказчика:
  • Входящие договоры
  • Исходящие договоры
• Если Исполнителем является организация пользователя, то договор Исходящий. Если Заказчиком, то договор Входящий.

• Выбираем процесс в поле «Процесс»:
  • Исходящий договор
  • Входящий договор

Как перевести документ на следующий этап?

Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап

• Исходящий договор после записи находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
  • Подготовка (Юридический отдел)
  • На подписи (Руководитель организации)
  • Действующие (юридический отдел)

• Входящий договор после записи находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
  • Регистрация (Офис-менеджер)
  • На подписи (Руководитель организации)
  • Действующие (Юридический отдел)

• В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
• После перевода документ (в данном случае договор) автоматически сохраняется.
• После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.

Входящая и исходящая корреспонденция

Рабочий стол -> Письмо

Журнал «Письмо» предназначен для регистрации и учета писем в организации.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков:

• поток входящих документов: как правило, документы поступившие в организацию извне;
• поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

• создавать и отправлять на согласование письма
• получать, регистрировать письма
• отправлять пользователям и получать уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
• присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Рис. 1. «Управление делами» — Новый документ «Письмо»

Входящее/исходящее письмо

Рабочий стол -> Письмо -> Создать

• Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма
• Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.

• Выбираем процесс в поле «Процесс»:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма

Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

• Тема — краткое описание текста письма.
• Содержание — содержание письма. Подробное описание.
• Номер — автоматически после записи формируется номер документа.
• Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
• Дата регистрации — дата регистрации. Выбирается вручную.
• Автор — автор документа «Письмо». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
• Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
• Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
• Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.

• Свойства:
  • Отправитель — организация-отправитель письма. Ссылка на справочник «Организации»
  • Получатель — организация — получатель. Ссылка на справочник «Организации»
  • Номер — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).

• Классификатор — отражает вид документа:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма

После записи документа становятся доступными следующие команды:

• Добавить комментарий
• Изменить содержание
• Изменить последний комментарий
• Удалить последний комментарий
• Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов

Рис. 2. «Управление делами» — Документ «Письмо»

Закладка «Письмо»

Закладка «Письмо» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании письма и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

• Приложения
• Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение письма по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

• Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
• Таблица 2 показывает перемещения договора.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Письмо -> Создать

• Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма
• Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.

• Выбираем процесс в поле «Процесс»:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма

Учет контактов (УД)

Журнал «Служебные записки»

Рабочий стол -> Служебные записки

Журнал «Служебные записки» позволяет пользователям системы обмениваться электронными сообщениями. В журнале формируется два вида внутренних документов:

• служебная записка
• заявление

Внутренние документы предназначены для хранения организационно-распорядительных и информационно-справочных документов официального характера.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

• создавать и отправлять служебные записки и уведомления
• получать служебные записки и уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
• перенаправлять другим пользователям
• присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Служебная записка (заявление)

Рабочий стол -> Контакт -> Создать

• Для того, чтобы создать новый внутренний документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Служебные записки»(1). В журнале «Служебные записки» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)

• Выбираем категорию документа:
  • служебная записка
  • заявление

• Выбираем вид внутреннего документа в поле «Процесс»:
  • служебная записка
  • заявление

Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

• Тема — краткое описание документа.
• Содержание — содержание документа. Подробное описание.
• Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
• Номер — номер документа в системе. Формируется автоматически. Без возможности ручной корректировки.
• Автор — автор документа «Служебная записка». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
• Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную. Меняет вид внутреннего документа.
• Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
• Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.
• Классификатор — позволяет выбрать категорию документов. Меняет вид внутреннего документа.
  • Докладная записка
  • Служебная записка
  • Заявление

После записи документа становятся доступными следующие команды:

• Добавить комментарий
• Изменить содержание
• Изменить последний комментарий
• Удалить последний комментарий
• Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов

Закладка «Служебная записка»

Закладка «Служебная записка» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании контакта и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

• Приложения
• Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение контакта по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

• Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
• Таблица 2 показывает перемещения контакта.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Контакт -> Создать

• Для того, чтобы создать новый внутренний документ необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Служебные записки»(1). В журнале «Служебные записки» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Выбираем вид внутреннего документа в поле «Процесс»:
  • служебная записка
  • заявление

Рисунок 1.

Как перевести документ на следующий этап?

Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап

• На Рис. документ находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
  • Утверждение (Руководитель подразделения)
  • Согласование (Руководитель организации)
  • Бухгалтерия (Главный бухгалтер)
  • Уточнение (Автор)
  • Уведомление (Автор)

• В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
• После перевода документ (в данном случае служебная записка/заявление) автоматически сохраняется.
• После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.

Механизмы

Взятие документов на контроль

Механизм контроля позволяет отслеживать изменения состояния, реквизитов и свойств документов, находящихся на контроле

Список документов на контроле

Форма отображает список документов находящихся на контроле у текущего пользователя.

Доступные действия:

• открытие документов — двойной клик по строке;
• снятие документов с контроля — кнопка «Снять с контроля» в командной панели и в контекстном меню;
• изменение подписки на события — двойной клик по колонкам подписки и кнопка «Изменить подписку на события» в контекстном меню;

Колонки

• Тема
• Автор
• Вид
• Дата
• Подписанные события

Как взять документ на контроль?

Способы взять документ на контроль:

• В форме документа нажать кнопку «Взять на контроль» на панели инструментов

• Перетащить документ из журнала или из панели уведомлений в форму «Документы на контроле»

• В форме перехода установить галочку «Взять на контроль». При успешном переходе документ окажется на контроле у пользователя.

Поставить документ на контроль другому пользователю системы нельзя.

Как снять документ с контроля?

Снять документ с контроля возможно как в самом документе на панели инструментов, так и в журнале «Документы на контроле» с помощью команды «Снять с контроля»

Подписка

• Подписчик — пользователь системы, на контроль которому поставлены документы.
• Для того чтобы увидеть список подписчиков по документу, необходимо выбрать команду «Подписчики»

Уведомления о событиях

Уведомление — короткое текстовое сообщение, отправляемое пользователем или системой другому пользователю. Уведомление всегда связано с каким-либо объектом системы, чаще всего с документом.

Виды уведомлений

системное — уведомление, автоматически рассылаемое системой, например при наступлении критического интервала задачи.

пользовательское — уведомление, отправленное пользователем.

напоминание — отложенное уведомление, для которого задана дата доставки получателю.

изменение состояния объекта — генерируется при переводе документа на новый этап.

изменение объекта — генерируется при изменении реквизитов и свойств объекта.

добавление комментария — генерируется при добавлении нового комментария.

изменение в учете ресурсов — генерируется при добавлении новых записей в учете ресурсов по объекту.

Подписка

Механизм подписки позволяет пользователю получать уведомления о событиях, происходящих с документами, находящимися у него на контроле. При постановке документа на контроль, пользователь выбирает события, на которые он хотел бы подписаться.

Список подписанных событий также можно изменить в списке документов на контроле, выполнив двойной клик по одной из колонок подписки, либо выбрав пункт «Изменить подписку на события» в контекстном меню.

Отправка уведомлений

Все виды уведомлений, кроме пользовательского уведомления и напоминания, генерируются автоматически при наступлении соответствующего события. Эти же два вида уведомлений создаются непосредственно пользователями.

Создать уведомления можно из формы документа, либо из контекстного меню журнала документов.

В открывшемся окне нового уведомления следует указать получателя и ввести текст уведомления. Ссылка на текущий документ будет подставлена автоматически. Для напоминания следует также указать дату и время его доставки.

Просмотр уведомлений

Всплывающие оповещения

При получении новых уведомлений адресат видит всплывающее оповещение. В нем указано количество новых уведомлений. Всплывающие оповещения можно отключить в настройках пользователя.

При нажатии на ссылку «Открыть список» открывается панель уведомлений. Также ее можно открыть с закладки «Документы» панели навигации.

Панель уведомлений

Панель уведомлений содержит список полученных уведомлений, сгруппированный по документам. При позиционировании на документе в верхнем списке, в нижнем отображаются связанные с ним уведомления.

Форма позволяет удалять как одиночные уведомления, так и все уведомления по документу. Для одновременного удаления нескольких строк следует выделить их в списке, затем нажать кнопку «Удалить».

В режиме «Отправленные (на контроле)» отображаются отправленные вами уведомления, с отметкой об их прочтении получателем.

В режиме «Отложенные» отображаются уведомления, срок доставки которых еще не наступил.

Учет затрат ресурсов

Информация о затраченном времени необходима для анализа затрат главного ресурса любого предприятия — рабочего времени сотрудников.

Учет ресурсов — это механизм УД, позволяющий вести учет времени, затраченного на выполнение задач описанных в документе. Весь механизм состоит из двух этапов: внесение информации о затраченном времени в документ; получение отчетов о затраченных ресурсах.

Внесение информации об израсходованном времени

Информацию о затраченном времени заносят исполнители, исходя из фактически израсходованного ими времени. Исполнителем является любой человек, потративший свое рабочее время на какую-либо деятельность, связанную с содержимым документа.

В каждом документе системы присутствует закладка «Учет ресурсов», перейдя на нее, можно просматривать и редактировать записи о затраченном времени. Все действия над записями, такие как добавление новой, удаление, изменение, производятся при помощи кнопок, расположенных прямо над списком.

Получение отчета о затраченном времени

Для получения информации о том, на что было потрачено время, можно воспользоваться отчетом «Исполнение задач». Этот отчет имеет настройку, позволяющую производить отбор и группировки данных всеми возможными способами.

Оперативный способ контроля затраченного времени

Журнал документов также позволяет получать информацию о затраченных ресурсах.

В отличие от отчета, здесь нет широких возможностей для настройки (можно выбрать лишь временной промежуток), что делает процесс получения оперативных данных очень простым.

Категории и свойства (УД)

Поиск документов

Форма поиска предназначена для поиска документов по фрагменту темы, содержания или комментария. Для вызова формы воспользуйтесь кнопкой в командной панели журнала.

Следует указать виды документов, среди которых будет производится поиск. Также можно установить отбор по автору документа, делу, дате создания документа. При нахождении заданного в поле «Максимум» количества документов поиск будет остановлен.

В окне результатов выводятся заголовки документов и фрагменты текста, содержащие найденные слова.