Документы (УД)

Документооборот

Общие интерфейсы

Разворот документов

Документы могут быть сгруппированы и развернуты по значениям свойств (реквизитов) документов и атрибутов состояний. Объектом, с помощью которого выполняется отборы и развороты, является дерево разворотов.

Позволяет группировать объекты, имеющие одинаковые значения заданных переменных (реквизитов, свойств, категорий). Состав и порядок переменных для разворотов задается при помощи таблицы отборов/разворотов. При позиционировании на узле дерева на список элементов устанавливается соответствующий отбор.

В левой колонке в иерархическом порядке отображаются значения переменных, в правой — количество объектов, чьи переменные имеют соответствующее значение.

Принцип построения дерева

Рассмотрим структуру дерева на примере журнала задач. Заданы развороты по исполнителю и процессу.

Корень дерева соответствует полному набору документов и отображает их количество (9).

На первом уровне документы сгруппированы по исполнителю: 4 задачи на исполнении у Баха и 5 у Вивальди.

На втором уровне объекты сгруппированы по процессу, но следует учесть, что этот разворот вложен в предыдущий. Таким образом, выделенная строка дерева (Заявка на обслуживание — 2) говорит о том, что у Вивальди на исполнении есть два документ в процессе «Заявка на обслуживание».

Журнал документов

Журнал документов предназначен для просмотра, выбора, редактирования и изменения состояния документов. Журнал документов позволяет осуществлять различные отборы и развороты по произвольному множеству свойств и категорий документов. Состав и порядок этих свойств может быть настроен пользователем. Журнал используется для всех видов документов.

Элементы управления

Режимы журнала

Актуальные документы
Все документы
Затраты ресурсов

Работа со списком элементов

С помощью кнопок командной панели списка документов пользователь может выполнять следующие действия:

Создать создать новый документ;
Ввести на основании — создать новый документ на основании текущего;
Изменить — открыть форму текущего документа для редактирования;
Найти — выполнять поиск документа в списке. При поиске можно задать колонку для поиска и значение реквизита. В результате поиска в списке отображаются только элементы, содержащие введенное значение реквизита в выбранной колонке;
Отменить поиск в списке — отменить поиск документа в списке. Отменяет режим поиска, выполненный с помощью команды Найти. В списке снова отображаются все документы.
Поднять документ — передвинуть документ на позицию выше;
Опустить документ — передвинуть документ на позицию ниже;

Настроить список — задать отбор, сортировку, группировку или условное оформление для списка;
Вывести список — вывести текущий список на печать;
Печать — вывести журнал на печать (в отличие от «Вывести список» выводит все документы, попавшие в дерево разворотов, с учетом иерархии)

Командная панель формы

С помощью кнопок командной панели формы можно выполнить следующие действия:

Поиск по всем документам… — открыть форму глобального поиска по всем документам;
Сохранение/восстановление настройки — сохранить текущую либо открыть существующую настройку отборов/разворотов;
Настройки пользователя — открыть форму пользовательских настроек;
Настройка видимости колонок — управление видимостью и порядком колонок списка.

См. также

Форма списка справочников

Форма документа

Форма предназначена для создания, просмотра и редактирования документов. Формы всех документов системы (за исключением контакта) практически идентичны.

Закладки

Реквизиты — здесь расположены основные реквизиты документа, а так же таблицы свойств и категорий
Приложения — список приложенных к документу ссылок, файлов, объектов конфигурации, а так же список документов, связанных с данным
Учет ресурсов — таблица учета ресурсов, затраченных на выполнение поставленной задачи
Подписка — список сотрудников, следящих за документом
История — история движений документа

Создание документа

Для создания документа необходимо ввести данные в поля, обязательные к заполнению. К таким относятся: тема, процесс, дело, отдел.

Некоторые поля, такие как дата, номер, автор, заполняются автоматически.

Также могут быть заполнены свойства и категории документа.

После заполнения полей запишите документ, при этом он попадет на этап «Черновик» выбранного вами процесса. При переводе нового документа запись осуществляется автоматически.

Редактирование документа

При редактировании существующего документа доступны следующие действия:

Изменение реквизитов
- Важность, дело, отдел, проект — доступно всем
- Тема, содержание — доступно автору документа
Изменение свойств и категорий
Добавление комментариев

Комментарии к документу отображаются в одном поле с содержанием. Для добавления комментария воспользуйтесь кнопкой «Новый комментарий».

Кнопки формы

Перевести — выполнить перевод документа на новый этап.
Завершить процесс — завершить текущий процесс (отправить документ в архив)
Взять на контроль / снять с контроля — установка или снятие документа с контроля
Подписчики — открыть список сотрудников, следящих за документом
Отправить уведомление — отправить уведомление по документу
Создать напоминание — создать новое напоминание по документу
Печать — вывод документа на печать
Внешние обработки — запуск внешних обработок
Ввод на основании — создание нового документа на основании данного

Виды документов

Предопределенные виды

В систему встроено несколько предопределенных видов документов:

Задача
Объявление
Письмо
Договор
Статья
Материал

Кроме вышеназванных пользователь может создавать свои собственные виды и подвиды документов.

Журнал «Договоры»

Рабочий стол -> Договор

Журнал «Договор» предназначен для регистрации и учета договоров.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков:

поток входящих документов: как правило, документы поступившие в организацию извне;
поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

создавать и отправлять на подпись договоры
получать, регистрировать и оправлять на подпись
оправлять пользователям и получать уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Рис. 1. «Управление делами» — Новый документ «Договор»

Входящий/исходящий договор

Рабочий стол -> Договор -> Создать

Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Договор»(1). В журнале «Договор» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Исполнителя и Заказчика:
- Входящие договоры
- Исходящие договоры
Если Исполнителем является организация пользователя, то договор Исходящий. Если Заказчиком, то договор Входящий.

Выбираем процесс в поле «Процесс»:
- Входящие договоры
- Исходящие договоры

Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

Тема — краткое описание договора.
Содержание — содержание договора. Подробное описание.
Номер договора … от … — автоматически после записи формируется номер документа, дата договора выбирается вручную.
Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
Номер — номер документа в системе. Формируется автоматически. Без возможности ручной корректировки.
Автор — автор документа «Договор». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.

Свойства:
- Исполнитель — контрагент, являющийся исполнителем по договору. Ссылка на справочник «Организации»
- Заказчик — контрагент, являющийся заказчиком по договору. Ссылка на справочник «Организации»
- Номер — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).

Классификатор — позволяет выбрать вид документа:
- вид гражданско-правового договора.

После записи документа становятся доступными следующие команды:

Добавить комментарий
Изменить содержание
Изменить последний комментарий
Удалить последний комментарий
Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов

Закладка «Договор»

Закладка «Договор» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании договора и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

Приложения
Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение договора по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
Таблица 2 показывает перемещения договора.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Договор -> Создать

Для того, чтобы создать новый документ необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Договор»(1). В журнале «Договор» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)

Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Исполнителя и Заказчика:
- Входящие договоры
- Исходящие договоры
Если Исполнителем является организация пользователя, то договор Исходящий. Если Заказчиком, то договор Входящий.

Выбираем процесс в поле «Процесс»:
- Исходящий договор
- Входящий договор

Как перевести документ на следующий этап?

Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап

Исходящий договор после записи находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
- Подготовка (Юридический отдел)
- На подписи (Руководитель организации)
- Действующие (юридический отдел)

Входящий договор после записи находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
- Регистрация (Офис-менеджер)
- На подписи (Руководитель организации)
- Действующие (Юридический отдел)

В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
После перевода документ (в данном случае договор) автоматически сохраняется.
После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.

Входящая и исходящая корреспонденция

Рабочий стол -> Письмо

Журнал «Письмо» предназначен для регистрации и учета писем в организации.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков:

поток входящих документов: как правило, документы поступившие в организацию извне;
поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

создавать и отправлять на согласование письма
получать, регистрировать письма
отправлять пользователям и получать уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Рис. 1. «Управление делами» — Новый документ «Письмо»

Входящее/исходящее письмо

Рабочий стол -> Письмо -> Создать

Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
- Входящие письма
- Исходящие письма
Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.

Выбираем процесс в поле «Процесс»:
- Входящие письма
- Исходящие письма