Методика работы с исходящей корреспонденцией (УД77)

Обработка исходящих (отправляемых) документов в общем случае состоит из следующих этапов:

• Составление проекта (черновика) документа.
• Согласование проекта.
• Проверка правильности оформления документа.
• Подписание.
• Регистрация корреспонденции.
• Отправка документа адресату.
• Подшивка второго экземпляра в дело.

Конечно, в различных организациях состав этих этапов может различаться.

В соответствии с регламентированными в Вашей организации этапами работы с исходящими документами необходимо для вида документов Исходящие письма настроить бизнес-цикл работы с исходящими письмами, например:

1. Начало.
2. Создание и редактирование документа.
3. Согласование документа.
4. Проверка правильности оформления документа.
5. Подписание документа.
6. Регистрация и отправка документа.
7. Конец.

Рассмотрим эти этапы подробнее.

1. Начало.

Это стандартный элемент начала любого бизнес-цикла, присутствует всегда. Из этого состояния осуществляется автоматический переход в состояние «Создание и редактирование документа».

2. Создание и редактирование документа.

Автор создает документ вида «Исходящее письмо» и отправляет его на согласование, например, начальнику отдела.

3. Согласование документа.

Начальник отдела пишет свою резолюцию на документ и документ автоматически отправляется автору.

Автор смотрит резолюцию начальника отдела. Если начальник отдела согласовал документ, то автор отправляет документ на следующий этап — «Проверка правильности оформления документа». Если начальник отдела не согласовал документ, то автор или дорабатывает документ и снова отправляет его на согласование, или прекращает работы по данному документу.

4. Проверка правильности оформления документа.

Документ для проверки правильности оформления получает сотрудник организации с ролью «Секретарь». Секретарь пишет свои замечания по оформлению документа, если они есть, и документ автоматически отправляется автору.

Автор читает замечания секретаря (если они есть), исправляет оформление документа, печатает сам документ и относит его на подпись директору. Также автор переводит работы по документу на следующий этап — «Подписание документа».

5. Подписание документа.

Директор подписывает (или не подписывает) документ.

Автор получает документа в приемной. Если директор подписал документ, то автор отправляет документ на следующий этап — «Регистрация и отправка документа», а бумажный документ передает секретарю. Если директор не подписал документ, то автор или дорабатывает документ и снова отправляет его на согласование, или прекращает работы по данному документу.

6. Регистрация и отправка документа.

Секретарь получает подписанный бумажный документ от его автора, осуществляет регистрацию документа в системе, отправляет документ контрагенту.

После окончания данного этапа документ переходит в архив.

Подобным же образом осуществляется работа с документами вида Исходящие договоры.