Методика работы с внутренней корреспонденцией (УД77)

Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:

• Составление проекта документа.
• Согласование документа.
• Проверка правильности оформления документа.
• Подписание документа.
• Регистрация документа.
• Отправка документа на исполнение.
• Контроль исполнения документа.
• Текущее хранение и использование документа.
• Передача документа на архивное хранение.

Конечно, в различных организациях состав этих этапов может различаться.

В соответствии с регламентированными в Вашей организации этапами работы с внутренними документами (приказ, распоряжение, инструкция, служебная записка и др.) необходимо для каждого вида внутренних документов настроить бизнес-цикл работы, например:

1. Начало.
2. Создание и редактирование документа.
3. Согласование документа.
4. Проверка правильности оформления документа.
5. Подписание документа.
6. Регистрация и отправка документа на исполнение (ознакомление).
7. Конец.

Рассмотрим эти этапы подробнее.

1. Начало.

Это стандартный элемент начала любого бизнес-цикла, присутствует всегда. Из этого состояния осуществляется автоматический переход в состояние «Создание и редактирование документа».

2. Создание и редактирование документа.

Автор создает документ и отправляет его на согласование, например, начальнику отдела.

3. Согласование документа.

Начальник отдела пишет свою резолюцию на документ и документ автоматически отправляется автору.

Автор смотрит резолюцию начальника отдела. Если начальник отдела согласовал документ, то автор отправляет документ на следующий этап — «Проверка правильности оформления документа». Если начальник отдела не согласовал документ, то автор или дорабатывает документ и снова отправляет его на согласование, или прекращает работы по данному документу.

4. Проверка правильности оформления документа.

Документ для проверки правильности оформления получает сотрудник организации с ролью «Секретарь». Секретарь пишет свои замечания по оформлению документа, если они есть, и документ автоматически отправляется автору.

Автор читает замечания секретаря (если они есть), исправляет оформление документа, печатает сам документ и относит его на подпись директору. Также автор переводит работы по документу на следующий этап — «Подписание документа».

5. Подписание документа.

Директор подписывает (или не подписывает) документ.

Автор получает документа в приемной. Если директор подписал документ, то автор отправляет документ на следующий этап — «Регистрация и отправка документа», а бумажный документ передает секретарю. Если директор не подписал документ, то автор или дорабатывает документ и снова отправляет его на согласование, или прекращает работы по данному документу.

6. Регистрация и отправка документа на исполнение (ознакомление).

Секретарь получает подписанный бумажный документ от его автора, осуществляет регистрацию документа в системе и отправляет электронный вариант документа на исполнение (ознакомление) согласно резолюции..

Бумажный документ секретарь помещает в соответствующее дело.

5. Конец.

После окончания работ по документу электронный вариант документа переходит в архив.