Методика работы с внутренней корреспонденцией (УД77)
Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:
- Составление проекта документа.
- Согласование документа.
- Проверка правильности оформления документа.
- Подписание документа.
- Регистрация документа.
- Отправка документа на исполнение.
- Контроль исполнения документа.
- Текущее хранение и использование документа.
- Передача документа на архивное хранение.
Конечно, в различных организациях состав этих этапов может различаться.
В соответствии с регламентированными в Вашей организации этапами работы с внутренними документами (приказ, распоряжение, инструкция, служебная записка и др.) необходимо для каждого вида внутренних документов настроить бизнес-цикл работы, например:
- Начало.
- Создание и редактирование документа.
- Согласование документа.
- Проверка правильности оформления документа.
- Подписание документа.
- Регистрация и отправка документа на исполнение (ознакомление).
- Конец.
Рассмотрим эти этапы подробнее.
1. Начало.
Это стандартный элемент начала любого бизнес-цикла, присутствует всегда. Из этого состояния осуществляется автоматический переход в состояние «Создание и редактирование документа».
2. Создание и редактирование документа.
Автор создает документ и отправляет его на согласование, например, начальнику отдела.
3. Согласование документа.
Начальник отдела пишет свою резолюцию на документ и документ автоматически отправляется автору.
Автор смотрит резолюцию начальника отдела. Если начальник отдела согласовал документ, то автор отправляет документ на следующий этап — «Проверка правильности оформления документа». Если начальник отдела не согласовал документ, то автор или дорабатывает документ и снова отправляет его на согласование, или прекращает работы по данному документу.
4. Проверка правильности оформления документа.
Документ для проверки правильности оформления получает сотрудник организации с ролью «Секретарь». Секретарь пишет свои замечания по оформлению документа, если они есть, и документ автоматически отправляется автору.
Автор читает замечания секретаря (если они есть), исправляет оформление документа, печатает сам документ и относит его на подпись директору. Также автор переводит работы по документу на следующий этап — «Подписание документа».
5. Подписание документа.
Директор подписывает (или не подписывает) документ.
Автор получает документа в приемной. Если директор подписал документ, то автор отправляет документ на следующий этап — «Регистрация и отправка документа», а бумажный документ передает секретарю. Если директор не подписал документ, то автор или дорабатывает документ и снова отправляет его на согласование, или прекращает работы по данному документу.
6. Регистрация и отправка документа на исполнение (ознакомление).
Секретарь получает подписанный бумажный документ от его автора, осуществляет регистрацию документа в системе и отправляет электронный вариант документа на исполнение (ознакомление) согласно резолюции..
Бумажный документ секретарь помещает в соответствующее дело.
5. Конец.
После окончания работ по документу электронный вариант документа переходит в архив.
