Справочники. Общее описание (УАУ)

Назначение

Справочники в программном комплексе предназначены для ввода/хранения различной информации, используются в первичных документах и для ведения аналитического учета на счетах бухгалтерского учета.

Платформа «1С: Предприятие» позволяет вести иерархию элементов справочников, то есть группировать элементы. Для каждого справочника задан максимальный уровень вложенности, который зависит от вида справочника. Некоторые справочники представляют собой одноуровневые списки.

В большинстве справочников при вводе нового элемента любого уровня ему автоматически присваивается код (порядковый номер во внутренней классификации), который пользователь может изменить. Уникальность вводимых кодов контролируется системой.

Многие справочники содержат поля, значениями которых служат элементы других справочников. Например, в справочнике Сотрудники значение реквизита «Штатная единица» выбирается из соответствующего справочника Штатное расписание.

Периодичность реквизитов

Часть реквизитов справочников имеет свойство периодичности . Периодичность позволяет таким реквизитам хранить историю изменения своего значения. При редактировании таких реквизитов следует иметь в виду, что новое значение реквизита будет действовать с даты изменения. При обращении к периодическим реквизитам необходимо задавать дату значения — это может быть дата документа, дата начала или конца периода построения отчета и так далее. Если в истории значения периодического реквизита существует значение на эту дату, будет получено это значение, в противном случае — значение на ближайшую предыдущую дату.

Периодические реквизиты в диалоговых формах элементов справочников выделены синим цветом. При редактировании данных реквизитов следует помнить, что при сохранении элемента значение реквизита будет установлено на рабочую дату, указываемую в подменю «Параметры» меню «Сервис». В некоторых справочниках диалоговая форма элемента содержит реквизит «Дата периодических реквизитов». Перед началом редактирования периодических реквизитов следует установить значение реквизита «Дата периодических реквизитов» на дату, на которую необходимо установить значение соответствующих реквизитов. Если один или несколько периодических реквизитов были изменены, то при сохранении элемента справочника на экран будет выведена диалоговая форма, содержащая список измененных периодических реквизитов и дату, на которую будут установлены их значения. Дату можно изменить.

Для просмотра значений периодических реквизитов элемента справочника можно использовать стандартные возможности платформы «1С: Предприятие» (пункт меню «Действия»). Однако более удобный интерфейс для просмотра и редактирования периодических реквизитов справочников представляет элемент управления «История». Данный элемент управления находится в форме списка справочников, имеющих периодические реквизиты.

Подчиненные справочники

Ряд справочников является подчиненным по отношению к другим справочникам. Например, справочник Банковские счета подчинен справочнику Фирмы, справочники Расчетные счета и Договоры подчинены справочнику Реестр контрагентов и т.д.

Для работы с подчиненным справочником сначала должен быть открыть справочник-владелец (тот, которому подчинен выбранный справочник), а затем — подчиненный справочник. Подчиненный справочник будет содержать элементы, относящиеся только к элементу справочника-владельца (если для подчиненного справочника включен показ в виде иерархического списка).

Регламентированные элементы справочников

В некоторых справочниках («План счетов», «Товары», «Виды начислений/удержаний», «Виды налогов») есть регламентированные элементы. Это такие элементы, значения которых используются системой при выполнении тех или иных процедур. Для указания таких элементов служит реквизит справочников «Регламентирован». Заполнение реквизита из заранее заданного списка значений означает, что данный элемент является регламентированным. Большинство таких элементов в начальной поставке информационной базы уже определено.

Если справочник используется для ведения аналитического учета, он соответствует определенному виду субконто. Наименование таких справочников обычно совпадает с названиями соответствующих им видов субконто. В том случае, если эти названия различны, для справочника приводится название соответствующего вида субконто.

Для просмотра и редактирования справочники доступны из главного меню программы. Заполнение и редактирование справочников возможно также в процессе работе с документами и операциями. Для некоторых справочников разрешен выбор только из ранее введенных значений без возможности ввода и редактирования элементов.