Документ "Задача" (УД77)

Для организации потока работ, выдачи заданий работникам, приемки, регистрации, выдачи на исполнение заявок в системе предусмотрены специальный документ — «Задача».

Инициатор задания формирует в системе документ нужного вида (задачу) и пересылает его исполнителю или кругу исполнителей. Набор возможных состояний задачи определяется ее бизнес циклом и может варьироваться в зависимости от категории задачи.

В задачах можно определить сроки выполнения, указать трудоемкость — оценочную, текущую, фактическую. Если текущая дата превышает дату исполнения, указанную в документе — задача считается просроченной и выделяется в общем списке особой пиктограммой. Можно выполнить отбор документов, отсортировать выборку по сроку выполнения работ — тем самым можно оперативно получать информацию о состоянии дел сотрудника, отдела и т. д., выявить узкие места производственного процесса. Поставив на контроль задачу пользователь всегда может отследить, в каком состоянии находится работа, кто ответственный за исполнение на данном этапе. Задачи можно привязать к проекту.

К задачам, также как и ко всем прочим документам, можно присоединять любые файлы. Так, например, к задаче по разработке некого устройства можно присоединить файлы с конструкторской документацией, тем самым обеспечив удобство дальнейшего поиска и извлечения КД.

На закладке «Исполнение» можно отслеживать ход исполнения работ, исполнителей, задействованных в работе. Пользователи могут оставлять свои комментарии, рекомендации, записывая их в документ.

Меню Журналы > Задачи

Журнал «Задачи» позволяет:

• Создавать новые задачи.
• Определять сроки исполнения задач и ответственных за их исполнение.
• Отслеживать ход исполнения задач.
• Вкладывать в документ «Задача» документы и файлы, необходимые для выполнения данной задачи.

При работе с журналом можно проследить взаимосвязь поручений (при помощи дерева документов).

Все журналы системы унифицированы, работа с ними описана в разделе Журнал документов (УД77).

Создать новый документ можно несколькоми способами — см. раздел Способы создания документа.

Документ «Задача» содержит закладки:

• Задача — содержит основные реквизиты документа и вложения к нему.
• Исполнение — отражена информация о ходе исполнения задачи (изменение состояния задачи и время изменений).
• История — история изменений состояния документа и наложенные на него резолюции. Описание см. в разделе Документ. Закладка "История" (УД77).

Элементы управления журналов/документов являются стандартными для всех журналов, их назначение описано в разделе Условные обозначения и пиктограммы (УД77).

Закладка «Задача»

Закладка «Задача» содержит главную информацию о документе:

• Реквизиты регистрации — номер, дата регистрации и изменения задачи.
• Категория — категория заявки, элемент справочника Категории документов.
• Основание — Задача либо проект. В зависимости от выбора — открывает журнал «Проекты», либо журнал «Задачи». Позволяет указать проект, либо задачу, которые послужили основанием для формирования данной задачи.
• Автор — пользователь, сформировавший задачу, ссылка на элемент справочника Пользователи.
• Дело — используется для определения дела согласно принятой на предприятии номенклатуре дел, к которому относится эта задача. Ссылка на элементы справочника Номенклатура дел.
• Сроки исполнения — срок исполнения задачи, система отслеживает этот срок и выделяет задачу в журнале задач, если задача просрочена
• Тема — тема задачи.
• Раздел, Доп. раздел — ссылки на классификатор «Разделы», определяют раздел, к которому относится задача (например, потребности клиентов).
• Приоритет — приоритет заявки (высокий/повышенный/обычный).
• Оценка рентабельности — вычисляется автоматически, с использованием данных о фактической плановой оценке работ.
• Оценка стоимости — проставляется пользователями — условная плановая оценка задачи, размер прибыли, которую принесет выполнение данной задачи.
• Содержание — поле, позволяющее ввести полное описание задачи.

• Приложения — приложения к документу, произвольного типа — файлы, ссылки, URL-адреса и так далее ((см. раздел Документ. Элемент «Вложение» (УД77)).

При необходимости можно задать срок исполнения задачи. Срок исполнения может задаваться при помощи календаря, либо рассчитываться по заданной длительности исполнения задачи. Системой предусмотрен механизм отслеживания сроков задачи — если текущая дата превышает срок, указанный в документе «Задача», то эта задача будет выделена в общем списке особой пиктограммой, можно будет производить отбор по просроченным заданиям и т. д.

Перевод задачи из состояния в состояние производится по нажатию кнопки <Перевести>.

Закладка «Исполнение»

На закладке «Исполнение» отражается ход исполнения задачи:

• Контрагент — наименование контрагента, к которому относится данная задача.
• Исполнитель — исполнитель, за которым закреплена основная ответственность за выполнение задачи.
• Тип — тип задачи, ссылка на классификатор «Виды заявок».
• Этап — если задача привязана к определенному проекту, данный реквизит будет отражать, к какому этапу проекта относится данная задача.
• Бюджет — ссылка на классификатор «Бюджеты», служит привязкой к определенному бюджету при планировании затрат (например, бюджет рекламы).
• Категория сложности — определяет категорию сложности задачи и стоимость нормочаса работы при данной сложности (настраивается в регистрах правил).
• Оценка себестоимости — рассчитывается автоматически исходя из трудоемкости и категории сложности.
• Трудоемкость — информация о текущей и плановой трудоемкости выполнения задачи.
• Начальная оценка — начальная оценка трудоемкости выполнения задачи, проставляется курирующим выполнение работ сотрудником.
• Текущая оценка — текущая оценка трудоемкости.
• Фактическая — трудоемкость по факту — формируется исходя из данных, внесенных в табличную часть «Исполнение».
• Остаток — рассчитывается автоматически — остаток нормочасов на выполнение работы.
• Ход исполнения — заметки исполнителей о ходе исполнения задания.
• Исполнение — отметки об исполнении, затраченном времени сотрудников, задействованных в исполнении задачи:
  • Исполнитель — имя исполнителя.
  • Факт — фактически затраченное время.
  • Вид работ — ссылка на классификатор видов работ, указание вида проведенных работ.
  • Дата — дата исполнения работ.