Журнал документов (УД77)

Меню Журналы >

Все журналы системы унифицированы и имеют одинаковый набор базовых закладок, общих для всех журналов.

Любой журнал системы содержит следующие закладки:

<Наименование категории документа> — одна или несколько закладок, в зависимости от количества категорий документов, описываемых текущим журналом (видом документов). Оформление соответствия категорий и видов документов см. в разделе Настройка видов документов (УД77). При создании новых категорий документов для определенного вида документов в журнале, соответствующем этому виду документов, будут появляться соответствующие закладки (например, «Письма клиентам», «Письма поставщикам»).
Классификация — позволяет формировать дерево документов (группировку документов) в соответствии с выбранной классификацией:
- Разделы — дерево разделов формируется на основании настроек классификатора «Разделы» (одноименный реквизит документа).
- Номенклатура дел — дерево документов будет сформировано на основании справочника Номенклатура дел (реквизит документа «Дело»).
- Категории — в зависимости от указания категории документа, производится группировка документов в папки. Дерево категорий сформировано на основании данных справочника «Категории документов».
- Контрагент — дерево документов будет сформировано на основании дерева справочника Контрагенты (одноименный реквизит документа).
- Шаблоны — отображается перечень шаблонов заполнения.
- Все документы — полный список документов.
Выборка — на этой закладке отображаются документы, занесенные ранее в выборку (см. ниже).

Закладка <Наименование категории документа>

На закладке с наименованием категории документа (например, Приказы, Кадровые приказы) отражаются следующие реквизиты документов:

Приоритет — приоритет, присвоенный документу (символ).
Номер — регистрационный номер документа. Номер формируется автоматически при привязке документа к номенклатуре дел и состоит из двух частей: префикса дела и порядкового номера самого документа. Нумерация документов в деле производится последовательно, в зависимости от номера первого сформированного документа в деле. Так, если номер первого документа в деле — «Префикс/001», то следующему документу по умолчанию присваивается номер «Префикс/002».
Дата создания — дата создания документа.
Контрагент — наименование контрагента.
Тема — краткое описание документа.
Автор — пользователь, создавший документ.
Состояние — состояние документа.
Изменен и Время — дата и время последнего изменения документа.

Под табличной частью отражается полное содержание текущего документа.

Создание документа

Механизмы создания новых документов являются стандартными для всех видов документов.

Существует несколько способов создания нового документа:

Чтобы сформировать новый документ, зайдите в соответствующий журнал, выберите закладку нужной категории документа и нажмите кнопку <Создать новый документ> внизу журнала или клавишу <Insert>.
Документ может быть создан на основании другого документа. Для этого используется элемент управления «Создать на основании текущего документа» . В поле Основание созданного документа будет автоматически указан документ-основание.
Ввод нового документа копированием текущего документа журнала, производится по кнопке <Копировать текущий документ> .
Документ можно также создать через панель навигации «Работа в УД» (по кнопке справа от наименования вида документа).

Контроль документов

Любой документ журнала может быть поставлен на контроль любому пользователю системы. Постановка на контроль означает, что данный документ будет отражаться в списке документов на контроле у указанного пользователя. Чтобы просмотреть список документов на контроле, необходимо на закладке <Наименование категории документа> перейти в папку, содержащей в наименовании «На контроле».

Чтобы поставить документ на контроль, щелкните кнопку «Служебные процедуры» и выберите один из пунктов выпадающего меню:

Управление контролем — вызывается форма, в которой выбираются пользователи или роль, на контроль которым будет поставлен документ.
Поставить на контроль другому пользователю — документ будет поставлен на контроль пользователю или группе пользователей, выбранных из справочника «Пользователи». Ставить документ на контроль другому пользователю может только автор документа.

Закладка «Выборка»

Выборка — специальный инструмент, позволяющий формировать выборки документов по набору признаков и проводить дальнейшую работу с ними в удобном для пользователя виде. Формирование выборки производится в журнале нужного пользователю вида документов. Сформировать выборку можно, нажав кнопку <Добавить в выборку> . Во всплывающем меню нужно выбрать нужный пункт:

Добавить в выборку текущий документ — добавляет в выборку текущий документ журнала.
Добавить в выборку все документы текущего отбора — добавляет в выборку все документы, отображаемые в данный момент в табличной части
Поместить в выборку все документы текущего отбора — добавляет в выборку все документы, отображаемые в данный момент в табличной части, при этом очищая предыдущую выборку, удаляя из нее все ранее добавленные документы.
Сформировать выборку — позволяет сформировать выборку, отобрав документы по необходимым условиям.

Выбрав последний пункт пользователь вызовет окно формирования выборки:

Период — определяет временной интервал, документы за который интересуют пользователя.
Вид документа — указание вида документов, по которому будет производиться отбор
Кураторы — фильтр по пользователям — в выборку попадут документы, курируемые данным(и) пользователем(и).
Опции формирования — устанавливают дополнительные условия выборки:
- По состояниям (отбор по куратору состояния) — производится отбор документов, находящихся в выбранных состояниях (таблица справа), только из журналов указанных кураторов (документ попадет в выборку, если он находится в отмеченном состоянии у выбранного куратора).
- По переходам (отбор по куратору состояния) — в выборку попадут документы, которые были переведены в отмеченные состояния кураторами состояний, присутствующими в списке «Кураторы» (то есть, если перевод документа был выполнен именно куратором этого документа).
- По переходам (отбор по пользователю, выполнившему переход) — условие аналогично предыдущему, за тем исключением, что в данном случае системе будет неважно, был ли куратором документа пользователь, совершивший перевод документа в отмеченное состояние.
Автор документа — фильтр по автору документа — в выборку попадут только документы, автором которых был выбранный пользователь.
Состояния — в выборку попадут только документы, находящиеся в состояниях, отмеченных галочками.
Флаг Очистить выборку определяет, будет ли очищена ранее сформированная выборка.

По нажатию кнопки <Сформировать> происходит формирование выборки и открывается закладка «Выборка».

В табличной части закладки отражаются реквизиты выбранных документов.

Для данной закладки используются дополнительные элементы управления:

/ — установить/снять фильтр по текущему значению. Фильтрует содержимое выборки по выбранному значению реквизита.

— удалить документ из выборки.

— очистить выборку (документы удаляются только из выборки, в журнале документов они остаются).

вызывается меню доступных действий по обработке данных выборки:
- Показать состояние документа — вызывается окно «Состояния документа», в котором содержатся данные по всем изменениям состояния документа, выделенного в выборке.
- Поставить документ на контроль — активный документ выборки будет поставлен на контроль у текущего пользователя.
- Снять документ с контроля — выделенный документ будет снят с контроля у текущего пользователя.
- Обновить выборку — данные выборки обновляются с учетом изменений, внесенных в документы другими пользователями.
- Печать выборки — сформировать печатную форму выборки.

— сортировка документов в заданном порядке. Данная кнопка вызывает форму выбора условий сортировки:

В левой части находится список реквизитов документа, по которым может производиться сортировка выборки («Колонка»). В правой части находится список «Сортировать по» — перечень реквизитов, по которым будет производиться сортировка. Добавление/ удаление реквизитов из списка условий сортировки производится с помощью кнопок и . Реквизиты, занесенные в условия «Сортировать по» имеют убывающий сверху вниз приоритет. То есть, сперва система производит сортировку по первому признаку, потом по второму и так далее. Сортировка по последующим признакам производится, если не при этом не нарушается порядок, заданный условиями сортировки по предыдущим признакам. В списке «Сортировать по» перед наименованиями реквизитов находятся пиктограммы порядка сортировки: по убыванию или по возрастанию. Переключение этого порядка производится по щелчку мыши по пиктограмме.