Выдача денежных средств (УАУ)
Выдача денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером (РКО). Данный документ доступен из одноименного журнала, либо из общего журнала кассовых документов (меню Журналы -> Кассовые документы) и имеет унифицированную печатную форму КО-2. Имеется возможность создания РКО на основании каких-либо других документов, например накладные и счет-фактуры на приход. В данном случае в расходный ордер будут перенесены все общие реквизиты.
Документ «Расходный кассовый ордер» предполагает использование многих контуров и механизмов программного контура. В зависимости от корреспондирующего счета необходимо соблюдение некоторых правил формирования. В простых случаях, например выдача подотчетной суммы, выдача или возврата полученного кредита (займа), расчет с персоналом по прочим операциям, то есть когда требуется только определить аналитику, достаточно заполнить реквизиты «Подразделение», «Выдано», «Основание», «Приложение», «По», а также, при необходимости «Договор» и «Субконто». В зависимости от выбора реквизита «Выдано» (Банковские счета, сотрудники или Контрагенты) оставшиеся реквизиты можно заполнить путем выбора из соответствующих списков.
Активация флага «Вписывать вручную» позволяет печатать документ с пустым местом в графе «Получил», для заполнения вручную. В противном случае сумма печатается сразу.
Особые случаи заполнения расходного кассового ордера
Сдача выручки в банк
Возможно два варианта проводок по данной операции — с использованием счета 57 или без его использования. В первом случае РКО формирует проводку 57/50 (а в выписке банка фигурирует проводка 51/57), что позволяет проводить оба документа. Вторым вариантом является использование в документе проводки 51/50, в результате чего из выписки необходимо исключить приход денежных средств из кассы, а движение по счету 51 будет формировать несвойственный ему документ.
Дополнительным удобством оформления сдачи наличных денежных средств на расчетный счет является наличие печатной формы объявления, вызываемое из журнала «Расходные ордера» элементом управления «Сдача выручки…» в нижней части диалогового окна.
Оплата продавцу
Типовая операция при выдаче наличных денежных средств поставщику содержит одну операцию — 60/50, «Тип суммы» — Вся сумма, «Операнд» — Исходная сумма. Следует обратить внимание на то, что в проводке должен быть активирован флаг «Оплата документов». Оплата исходных документов производится в хронологическом порядке. Для жесткой привязки оплачиваемых документов следует воспользоваться процедурой, аналогичной описанной для приходных кассовых ордеров. Реквизиты для жесткой привязки расположены на закладке «Дополнительный».
Если расходным кассовым ордером производятся расчеты с контрагентом по нескольким договорам одновременно (при условии ведения аналитического учета расчетов с поставщиками в разрезе договоров), либо по различным финансовым потокам, разбивку суммы необходимо произвести в таблице «Расшифровка суммы» (закладка «Дополнительный»). Реквизиты данной таблицы являются приоритетными перед одноименными реквизитами на основной закладке. При подобном уточнении следует иметь в виду, что эти данные не переносятся в печатную форму документа, а влияют на формирование проводок.
Возврат денежных средств покупателю
Операция возврата денежных средств покупателю должна обеспечивать корректное движение регистров реализации и оплаты документов. Для реализации данных требований рекомендуется типовая операция, содержащая две проводки:
- 76/50, «Тип суммы» — Вся сумма, «Операнд» — Исходная сумма, где счет 76 (буфер) должен быть регламентирован как 76-04 «Буферный счет расчетов с контрагентами» и не имеет аналитики.
- 76/62, «Тип суммы» — Вся сумма, «Операнд» — Отрицательная исходная сумма (коэффициент −1). В данной проводке должен быть активирован флаг «Оплата документов». Счет 76 тот же, что и в первой проводке.
Подобное усложнение типовой операции позволяет правильно снимать оплату с уже оплаченных системой документов и корректно обрабатывать расчеты НДС, в случае возврата полученного аванса.
Выдача заработной платы
Выдача заработной платы может производиться различными способами. При необходимости расчета с одним сотрудником по каким-либо причинам (увольнение) может быть составлен один расходный ордер, типовая операция которого будет содержать одну проводку 70/50, «Тип суммы» — Вся сумма, «Операнд» — Исходная сумма.
В случае выдачи заработной платы группе сотрудников на основании платежной ведомости (см. также описание формирования документа «Ведомость по выдаче (депонированию) зарплаты») рекомендуется следующая последовательность оформления РКО. Элементом управления «Зарплата» устанавливается вид выплаты (аванс или окончательная зарплата). Автоматически исходя из месяца документа устанавливается период расчетов по заработной плате. Выбирается ведомость выдачи и по предложению итоговая сумма ведомости переносится в РКО. В реквизиты «По» и «Приложение» по предложению подставляется номер и дата ведомости.
Рекомендуемая типовая операция РКО в данном случае состоит из одной проводки 76/50, «Тип суммы» — Вся сумма, «Операнд» — Исходная сумма, где счет 76 регламентирован как 76-05 «Буферный счет расчетов с персоналом» и не имеет аналитики. Ответный документ (в данном случае ведомость по выдаче заработной платы) должен содержать проводку 70/76.
Выдача денежных средств по ведомости
Аналогично предыдущему случаю, возможна выдача наличных денежных средств по РКО группе сотрудников (Контрагентов) по иным основаниям (командировочные и пр.). При выдаче по ведомости непосредственно из кассы предприятия оформление РКО не обязательно. В данном случае операция, проставляемая в ведомости в каждой строке должна соответствовать кассовой операции (70/50; 71/50; 73/50; 75/50 и пр.).
Допускается наличие в одной ведомости различных операций. При этом в момент передачи денег (либо по окончании работы кассы) в ведомости в графе "выдано" проставляется значение «Да» или «Нет», в соответствии с которыми будут формироваться проводки.
