Бронирование для юридических лиц (КУС)
 |
 |
|
|
Порядок работы
- Создается документ «Заявка» в программе.
- Заполняется табличная часть с данными по заезду: даты заезда и выезда, категории номеров, категории путевок и другие параметры заявки.
- По возможности заполняется данные гостей, которые приедут.
- При выделении юридическому лицу бланков путевок, номера бланков прописываются в строках таблицы.
- Приобретаются дополнительные платные услуги, которые не входят в стоимость путевки. Они оформляются документом «Оперативная реализация». На его основании создаются документы «Счет на оплату» и «Прием платежа».
- Выставляется счет на оплату, отправляется клиенту по электронной почте. Форма должна быть подписана факсимиле ответственного лица.
- Перед заездом за один-два дня специалистами Заказчика вручную проводится обзвон клиентов для подтверждения заезда.
- При подтверждении создаётся документ «Путевка» и устанавливается номер гостиницы. До этого момента бронь осуществляется в категорию.
Результат
Результатом бронирования для юридических лиц является документ «Путевка», на который выставлен и оплачен счет на оплату, и в котором содержится следующая информация:
- Санаторий проживания
- Даты заезда/выезда
- Категории номеров/путевок
- Стоимость путевки
- Данные гостей
- Контрагент и номер договора
- Номера бланков строгой отчетности
- Данные о платных услугах (если приобретены)
- Данные о соплательщиках (если имеются)
Методика выполнения в программе
В программном комплексе «Кинт: Управление санаторием» существуют разные способы бронирования. Ниже перечислены существующие варианты бронирования, использующие различный инструментарий программного комплекса.
|
|
Предварительное бронирование
Предварительное бронирование оформляется путём создания документа «Заявка» (заявка на бронь):
- В документе требуется указать контрагента — юридическое или физическое лицо, оплачивающее бронь. Добавление гостей на данном этапе не является обязательным.
- В заявке есть возможность внести номера БСО.
- Если в заявке на бронь указаны номера проживания, места проживания пометятся в Шахматке гостиницы как забронированные.
- После бронирования заявки появляется возможность создать путевки или сразу зарегистрировать гостей из заявки, создав для них карты гостя.
Варианты предварительного бронирования:
- Бронирование в номер — бронирование места в номере с выбором номера вручную или в автоматическом режиме. Категория номера при этом заполняется автоматически. Бронирование в конкретный номер может оказаться невозможным (даже если по шахматке гостиницы номер пуст), если на указанный период времени есть заявки на бронь в категорию и общая доступность мест в категории с их учётом равна 0.
- Бронирование в категорию номера — бронирование места в категории номера. Номер гостиницы не указывается. Бронирование может быть выполнено с учётом Овербукинга.
При создании заявки на бронь также может быть использована любая из имеющихся Квот. Таким образом, при недостатке свободных номеров можно использовать резерв, выделенный под любой из видов онлайн-бронирования, включая Тревеллайн.
Бронирование в номер
Бронирование в номер осуществляется, когда в заявке на бронь указан конкретный номер проживания гостя.
|
|
Создание заявки в Шахматке гостиницы
1. В Шахматке гостиницы установите необходимый период заезда, задайте, если требуется, нужные категории номеров, корпуса и этажи — отобразятся все доступные для бронирования места в номерах.
2. Выберите место(а) в номере(ах), выделите период, на который необходимо создать бронь. В контекстном меню периода нажмите команду Создать заявку.
3. В созданную заявку на бронь добавьте контрагента. Внесите гостей, если на этапе бронирования известны их данные. Заполните прочие параметры при необходимости.
4. Нажмите кнопку Забронировать. Бронь отобразится в шахматке гостиницы.
Опция подбора мест в заявке
Если заявка на бронь создавалась в журнале заявок, в ней не будет указан номер проживания.
Для бронирования в номер укажите в заявке на бронь категорию номера и воспользуйтесь опцией подбора мест. Опция позволяет автоматически подобрать свободный номер указанной категории или открыть форму «Поиск мест» для выбора номера в ручном режиме.
Бронирование в категорию номеров
Бронирование в категорию номеров выполняется, когда в заявке указана только категория номеров (например, Ст1м (стандартный одноместный), Ул2м (улучшенный двухместный) и др.) и не указаны конкретные номера проживания гостей.
|
|
Бронирование в категорию номеров осуществляется в интерфейсе «Менеджер продаж»:
1. На закладке Шахматка категорий установите необходимый период заезда, задайте, если требуется, нужные корпуса санатория — отобразится количество мест для бронирования по категориям.
2. Выберите нужную категорию номеров, выделите период, на который необходимо создать бронь. В контекстном меню периода нажмите команду Заявка на бронь.
Откроется окно «Параметры заявки», в котором будут отображаться выделенные параметры.
3. При необходимости заполните недостающие данные. Нажмите кнопку Выполнить.
Создастся заявка с указанными параметрами. В ней будет столько мест, сколько было введено в поле «Количество мест» в окне «Параметры заявки».
4. В созданную заявку на бронь добавьте контрагента. Внесите гостей, если на этапе бронирования известны их данные. Заполните прочие параметры при необходимости.
5. Нажмите кнопку Забронировать.
После этого в интерфейсе «Менеджер продаж» количество мест уменьшится на величину забронированных мест.
В шахматке гостиницы номера, забронированные в категорию, отображаются прозрачным голубым цветом и имеют название «Заявка» (при условии, что в настройках шахматки включена опция «Отображать брони в категорию»). Привязка к конкретному номеру в данном случае является формальной: заселение будет выполнено в свободный на момент регистрации гостя номер указанной категории.
Второй способ провести бронирование в категорию номеров — создать заявку в журнале заявок:
- В поле «Категория номера» укажите нужную категорию.
- В поле «Номер гостиницы» не вносите номер проживания.
- При необходимости заполните другие реквизиты заявки.
- Нажмите кнопку Забронировать.
Добавить номер проживания после бронирования в категорию можно как в самой заявке на бронь, так и в документе, созданном на основании этой заявки: путевке или карте гостя.
Для подбора номера воспользуйтесь кнопкой 
.
Группы гостей в заявке
В заявке можно создавать группы гостей, добавляя подчиненные строки к основному гостю: для этого установите курсор на строку и кнопкой 
добавьте необходимое количество подчиненных строк.
Возможности для группы гостей:
- Создание одного общего документа «Путевка» с одним номером БСО на основную и подчиненные строки (при нажатии на кнопку Заполнить номера БСО номера путевок присваиваются только основным строкам). Опция включается в разделе «Параметры пребывания» на закладке Гостиница интерфейса «Администратор системы». При выключенной опции на связанные строки будут создаваться отдельные путевки со своими номерами БСО.
- Снятие брони только по основной строке автоматически снимает бронь по всем подчиненным строкам.
- Бронирование в один номер — автоматический подбор одного номера для основной и подчиненных строк. Опция включается в разделе «Параметры пребывания» на закладке Гостиница интерфейса «Администратор системы». При выключенной опции гостям могут быть подобраны разные номера проживания.
Бронь с переселением
В программе предусмотрена возможность еще на этапе бронирования запланировать переселение гостя в другой гостиничный номер с определенной даты.
Для этого в документе «Заявка» выполните следующие шаги:
- Выберите нужную строку. В ней обязательно должен быть заполнен номер проживания.
- Проверьте, чтобы в качестве даты выезда была установлена дата, с которой планируется переселение гостя. При необходимости скорректируйте дату и время выезда.
- Нажмите кнопку
Добавить переселение — добавится подчиненная строка по гостю для внесения номера проживания. - Если необходимо, в созданной подчиненной строке для переселения замените категорию гостиничного номера.
- Подберите гостиничный номер для переселения.
Дата и время выезда по основной строке и дата и время заезда по подчиненной строке с переселением всегда будут совпадать.
По гостю, которому в заявке запланировали переселение, становится недоступным создание путевки. Доступна только операция регистрации.
В карте гостя после регистрации отобразятся две операции: «Регистрация» и «Переселение».
Отмена операции переселения в карте гостя недоступна. Возможно только отменить операцию регистрации.
Создание счета на оплату брони
Создание счета на оплату осуществляется из документа «Заявка» после бронирования.
В документе «Заявка» на закладке Услуги и оплата нажмите кнопку Счет на оплату или ссылку на формирование счета в табличной части.
Создастся счет, в который войдут все неоплаченные услуги из заявки. При необходимости внесите изменения.
Нажмите кнопку Провести или Провести и закрыть.
При переформировании счета на оплату откроется уже созданный документ.
Счета, связанные с гостем, отображаются в списке связанных документов в карте гостя или карте пациента (открываются кнопкой Связанные документы).
Печать счета
На форме счета нажмите кнопку 
Печать. Откроется список печатных форм счета.
Выберите форму «Счёт на оплату» и нажмите ОК. Откроется печатная форма счета.
Отправка счета клиенту по электронной почте
Чтобы отправить счет клиенту по электронной почте, нажмите кнопку Отправить. Откроется окно рассылки сообщений.
Выберите адресата, заполните необходимые поля и нажмите кнопку Отправить.
При отправке печатных форм документов на форме рассылки сообщений появляется раздел Приложения, в котором отображается печатная форма документа, из которой было создано сообщение.
Чтобы запланировать отправку на определенное время, нажмите кнопку Запланировать отправку и выберите дату и время отправки.
См. также
Приобретение дополнительных услуг
Дополнительные платные услуги, которые не входят в стоимость путевки, приобретаются путем создания документа «Оперативная реализация».
- Создать документ «Оперативная реализация» можно следующими способами:
- В журнале «Оперативные реализации» нажмите кнопку Создать.
- Рис. 1. Журнал «Оперативная реализация»
- В карте гостя в разделе Услуги и оплата нажмите кнопку 'Услуги — Оперативная реализация.
- В заявке или путевке на закладке Услуги и оплата нажмите кнопку Оперативная реализация.
- В журнале «Оперативные реализации» нажмите кнопку Создать.
- В открывшемся документе «Оперативная реализация» заполните все необходимые данные.
- Рис. 2. Документ «Оперативная реализация»
- Нажмите кнопку Записать, Провести или Провести и закрыть.
