Методика использования подсистемы (Учет автотранспорта, УАУ8)

Материал из КинтВики
Версия от 09:32, 30 октября 2023; Ирина Кузнецова (обсуждение | вклад) (Списание топлива в бухгалтерском учете)
Перейти к: навигация, поиск

Назначение

Назначением раздела «Учет автотранспорта» программного комплекса «Учет. Анализ. Управление 8» является:

  • Учет автотранспорта.
  • Учет и корректировка норм расхода топлива, с учетом коэффициентов к нормам расхода топлива (сезонного, движения по городу, использования кондиционера).
  • Учет списочного состава (с фотографиями) и работы водителей.
  • Гибкая настройка учетной политики по автотранспорту с возможностью выбора варианта списания затрат на ГСМ с учетом специфики бухгалтерского учета организации.
  • Учет клиентов, объектов и маршрутов (с расчетом протяженности маршрута).
  • Учет и печать путевых листов всех видов автотранспорта (с возможностью создания пользовательских шаблонов путевых листов).
  • Групповое создание путевых листов за определенный период с отбором по виду автотранспорта и другим параметрам, с возможностью их групповой печати, а так же ведомости на выдачу путевых листов.
  • Расчет нормативного и фактического расхода топлива. Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива реализованы в соответствии с нормативными актами. Решение позволяет вести учета расхода топлива для автомобилей с наличием оборудования и прицепов.
  • Учет поступления, расхода и списания ГСМ.
  • Сотрудники, занимающиеся начислением заработной платы, могут автоматически заполнять табель учета рабочего времени водителей по данным путевых листов.
  • Формирование отчетов о выдаче, расходе, остатках, экономии и перерасходе топлива, пробеге транспорта, работы водителей, транспортной работе и длительности работы специального оборудования.

Перейти к объектам контура можно через элемент АВТОТРАНСПОРТ панели разделов.

Раздел Автотранспорт.png

Настройка учетной политики по автотранспорту

В начале работы необходимо заполнить учетную политику по автотранспорту (АВТОТРАНСПОРТ — НастройкиУчетная политика по автотранспорту).

УчетнаяПолитикаАвтотрУАУ3.png

Важно! В учетной политике необходимо обязательно выбрать вариант учета затрат на автотранспорт, их два:

  • Вариант 1. Все расходы учитываются на одном бухгалтерском счете и распределяются при закрытии месяца. Данный вариант подходит для организаций, которые собирают затраты по автотранспорту на одном счете и при закрытии месяца распределяют на другие счета.
  • Вариант 2. Расходы учитываются на затратных счетах по направлениям деятельности. При выборе данного варианта, в разделе Автотранспорт, в настройках должны быть заполнены виды деятельности предприятия (Меню-Автотранспорт-Настройки-Виды деятельности предприятия), которые в дальнейшем указываются в путевом листе. При проведении путевого листа и списании топлива затраты попадают определенные в виде деятельности счет и статью затрат.
УчетнаяПолитикаАвтотрУАУ31.png

Если в организации ГСМ списанный по норме и сверх нормы учитывается на одном счете, то необходимо поставить флажок в указанном на рисунке поле и при необходимости указать статью затрат.

УчетнаяПолитикаАвтотрУАУ311.png

Если при списании ГСМ сверх нормы используется другой счет, то его необходимо указать в соответствующем поле, которое появляется при отсутствии флажка.

УчетнаяПолитикаАвтотрУАУ1.png

Коэффициенты к нормам расхода топлива

После заполнения учетной политики по автотранспорту заполняются коэффициенты к нормам расхода топлива (АВТОТРАНСПОРТ — НастройкиКоэффициенты расхода топлива):

  • Сезонный коэффициент
  • Коэффициент при движении по городу (применяется для населенных пунктов с численностью от 250 тысяч человек)
  • Коэффициент при использовании кондиционера

При изменении существующих коэффициентов создается новая запись с указанием даты изменения, а также новых данных.

Коэффициенты расхода топлива.png

Справочники

Справочник «Автотранспорт»

В справочнике находится список автомобилей организации. Подробно читайте на странице «Справочник "Автотранспорт" (УАУ8)».

Справочник Автотранспорт.png

Справочник «Пункты назначения»

Содержит в себе перечень точек маршрутов следования автотранспорта с указанием адресов и объектов. В качестве объекта можно указывать элементы справочников «Контрагенты», «Договоры», «Подразделения», «Организации».

Подробно читайте на странице «Справочник "Пункты назначения" (УАУ8)».

Справочник Пункты назначения.png

Справочник «Рейсы, задания водителю»

Содержит данные о предопределенных маршрутах следования автомобилей и выполняемой работе спецтехники.

Данные справочника используются при заполнении документов «Путевой лист».

Подробно читайте на странице «Справочник "Рейсы" (УАУ8)».

Справочник Рейсы.png

Справочник «Водители»

В справочнике находится список водителей. Подробно читайте на странице «Справочник "Водители" (УАУ8)».

Справочник Водители.png

Справочник «Топливо»

В справочнике перечисляются используемые виды топлива с указанием «Номенклатуры» для перемещения и списания топлива в бухгалтерском учете.

Подробно читайте на странице «Справочник "Топливо автомобилей" (УАУ8)».

Справочник Топливо.png

Нормы расхода топлива

После заполнения справочников «Топливо» и «Автотранспорт» заполняются нормы расхода топлива.

Подробно читайте на странице «Справочник "Нормы расхода топлива" (УАУ8)».

Нормы расхода топлива.png

Документы «Путевые листы»

Путевой лист — это основной документ учета в автотранспорте организации. Служит для учета использования транспортных средств компании и топлива. Документ «Путевой лист» регистрирует пробег автомобилей, работу спецтехники, расход топлива, время работы водителей. Путевые листы могут вноситься в программу ежедневно или за больший интервал времени, например, сразу за месяц.

Подробно читайте на странице «Документ "Путевой лист" (УАУ8)».

Журнал путевых листов.png

Групповое создание путевых листов

В программе реализована возможность автоматического группового создания путевых листов на определенную дату с помощью обработки «Групповое создание путевых листов» (АВТОТРАНСПОРТ — СервисГрупповое создание путевых листов).

Подробно об этой обработке читайте на странице «Групповое создание путевых листов (УАУ8)».

Групповое создание путевых листов.png

Списание топлива в бухгалтерском учете

Для расчета общего количества списываемого по путевым листам топлива используется обработка «Списание топлива» (АВТОТРАНСПОРТ — СервисСписание топлива). Обработка формирует бухгалтерские документы «Требование-накладная» для списания ГСМ на основании данных о расходе ГСМ по путевым листам.

Подробно об этой обработке читайте на странице «Обработка "Списание топлива" (УАУ8)».

Файл:Списание nоплива.png

Отчеты по использованию автотранспорта

Отчет по путевым листам

(АВТОТРАНСПОРТ — ОтчетыОтчет по путевым листам)

Возможны 3 варианта отчета:

  • Карточка автомобиля
  • Карточка водителя
  • Сводный по автомобилям

При формировании отчета необходимо выбрать вариант отчета, а также указать на панели настройки период, организацию, при необходимости отобрать по водителю или автотранспорту в зависимости от выбранного варианта.

Файл:ОтчетАвтотранспортУАУ3.png

Сформированный отчет дает развернутую информацию о:

  • пройденном расстоянии,
  • тоннаже,
  • нулевом пробеге,
  • остатке топлива в баке на начало периода,
  • полученном топливе,
  • затратах по факту,
  • остатке топлива на конец периода,
  • затратах по норме,
  • перерасходе,
  • экономии.

Файл:ОтчетАвтотранспортВодителиУАУ3.png

Файл:ОтчетСводныйПоАвтомобилямУАУ3.png

Отчет Работа автотранспорта

(АВТОТРАНСПОРТ — ОтчетыРабота автотранспорта)

Данный отчет отображает следующие данные работы автотранспорта:

  • расстояние,
  • тоннаж,
  • время в пути,
  • время работы оборудования,
  • нулевой пробег.

Файл:РаботаАвтотранспортаУАУ3.png

Отчет Остатки топлива в баках

(АВТОТРАНСПОРТ — ОтчетыОстатки топлива в баках)

В этом отчете мы видим начальный остаток, движение и конечный остаток топлива за указанный период по автомобилям.

Файл:ОтчетОстаткиТопливаВБакахУАУ3.png