Методика использования подсистемы (Учет автотранспорта, УАУ8)

Назначение

Назначением раздела «Учет автотранспорта» программного комплекса «Учет. Анализ. Управление 8» является:

• Учет автотранспорта.
• Учет и корректировка норм расхода топлива, с учетом коэффициентов к нормам расхода топлива (сезонного, движения по городу, использования кондиционера).
• Учет списочного состава (с фотографиями) и работы водителей.
• Гибкая настройка учетной политики по автотранспорту с возможностью выбора варианта списания затрат на ГСМ с учетом специфики бухгалтерского учета организации.
• Учет клиентов, объектов и маршрутов (с расчетом протяженности маршрута).
• Учет и печать путевых листов всех видов автотранспорта (с возможностью создания пользовательских шаблонов путевых листов).
• Групповое создание путевых листов за определенный период с отбором по виду автотранспорта и другим параметрам, с возможностью их групповой печати, а так же ведомости на выдачу путевых листов.
• Расчет нормативного и фактического расхода топлива. Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива реализованы в соответствии с нормативными актами. Решение позволяет вести учета расхода топлива для автомобилей с наличием оборудования и прицепов.
• Учет поступления, расхода и списания ГСМ.
• Сотрудники, занимающиеся начислением заработной платы, могут автоматически заполнять табель учета рабочего времени водителей по данным путевых листов.
• Формирование отчетов о выдаче, расходе, остатках, экономии и перерасходе топлива, пробеге транспорта, работы водителей, транспортной работе и длительности работы специального оборудования.

Перейти к объектам контура можно через элемент АВТОТРАНСПОРТ панели разделов.

Настройка учетной политики по автотранспорту

В начале работы необходимо заполнить учетную политику по автотранспорту (АВТОТРАНСПОРТ — Настройки — Учетная политика по автотранспорту).

Важно! В учетной политике необходимо обязательно выбрать вариант учета затрат на автотранспорт, их два:

• Вариант 1. Все расходы учитываются на одном бухгалтерском счете и распределяются при закрытии месяца. Данный вариант подходит для организаций, которые собирают затраты по автотранспорту на одном счете и при закрытии месяца распределяют на другие счета.
• Вариант 2. Расходы учитываются на затратных счетах по направлениям деятельности. При выборе данного варианта, в разделе Автотранспорт, в настройках должны быть заполнены виды деятельности предприятия (Меню-Автотранспорт-Настройки-Виды деятельности предприятия), которые в дальнейшем указываются в путевом листе. При проведении путевого листа и списании топлива затраты попадают определенные в виде деятельности счет и статью затрат.

Если в организации ГСМ списанный по норме и сверх нормы учитывается на одном счете, то необходимо поставить флажок в указанном на рисунке поле и при необходимости указать статью затрат.

Если при списании ГСМ сверх нормы используется другой счет, то его необходимо указать в соответствующем поле, которое появляется при отсутствии флажка.

Коэффициенты к нормам расхода топлива

После заполнения учетной политики по автотранспорту заполняются коэффициенты к нормам расхода топлива (АВТОТРАНСПОРТ — Настройки — Коэффициенты расхода топлива):

• Сезонный коэффициент
• Коэффициент при движении по городу (применяется для населенных пунктов с численностью от 250 тысяч человек)
• Коэффициент при использовании кондиционера

При изменении существующих коэффициентов создается новая запись с указанием даты изменения, а также новых данных.

Справочники

Справочник «Автотранспорт»

В справочнике находится список автомобилей организации. Подробно читайте на странице «Справочник "Автотранспорт" (УАУ8)».

Справочник «Пункты назначения»

Содержит в себе перечень точек маршрутов следования автотранспорта с указанием адресов и объектов. В качестве объекта можно указывать элементы справочников «Контрагенты», «Договоры», «Подразделения», «Организации».

Подробно читайте на странице «Справочник "Пункты назначения" (УАУ8)».

Справочник «Рейсы, задания водителю»

Содержит данные о предопределенных маршрутах следования автомобилей и выполняемой работе спецтехники.

Данные справочника используются при заполнении документов «Путевой лист».

Подробно читайте на странице «Справочник "Рейсы" (УАУ8)».

Справочник «Водители»

В справочнике находится список водителей. Подробно читайте на странице «Справочник "Водители" (УАУ8)».

Справочник «Топливо»

В справочнике перечисляются используемые виды топлива с указанием «Номенклатуры» для перемещения и списания топлива в бухгалтерском учете.

Подробно читайте на странице «Справочник "Топливо автомобилей" (УАУ8)».

Нормы расхода топлива

После заполнения справочников «Топливо» и «Автотранспорт» заполняются нормы расхода топлива.

Подробно читайте на странице «Справочник "Нормы расхода топлива" (УАУ8)».

Документы «Путевые листы»

Путевой лист — это основной документ учета в автотранспорте организации. Служит для учета использования транспортных средств компании и топлива. Документ «Путевой лист» регистрирует пробег автомобилей, работу спецтехники, расход топлива, время работы водителей. Путевые листы могут вноситься в программу ежедневно или за больший интервал времени, например, сразу за месяц.

Подробно читайте на странице «Документ "Путевой лист" (УАУ8)».

Групповое создание путевых листов

В программе реализована возможность автоматического группового создания путевых листов на определенную дату с помощью обработки «Групповое создание путевых листов» (АВТОТРАНСПОРТ — Сервис — Групповое создание путевых листов).

Подробно об этой обработке читайте на странице «Групповое создание путевых листов (УАУ8)».

Списание топлива в бухгалтерском учете

Для расчета общего количества списываемого по путевым листам топлива используется обработка «Списание топлива» (АВТОТРАНСПОРТ — Сервис — Списание топлива). Обработка формирует бухгалтерские документы «Требование-накладная» для списания ГСМ на основании данных о расходе ГСМ по путевым листам.

Подробно об этой обработке читайте на странице «Обработка "Списание топлива" (УАУ8)».

См. также отчет «Списание топлива».

Отчеты по использованию автотранспорта

Отчет по путевым листам

(АВТОТРАНСПОРТ — Отчеты — Отчет по путевым листам)

Возможны 3 варианта отчета:

• Карточка автомобиля
• Карточка водителя
• Сводный по автомобилям

При формировании отчета необходимо выбрать вариант отчета, а также указать на панели настройки период, организацию, при необходимости отобрать по водителю или автотранспорту в зависимости от выбранного варианта.

Сформированный отчет дает развернутую информацию о:

• пройденном расстоянии,
• тоннаже,
• нулевом пробеге,
• остатке топлива в баке на начало периода,
• полученном топливе,
• затратах по факту,
• остатке топлива на конец периода,
• затратах по норме,
• перерасходе,
• экономии.

Отчет Работа автотранспорта

(АВТОТРАНСПОРТ — Отчеты — Работа автотранспорта)

Данный отчет отображает следующие данные работы автотранспорта:

• расстояние,
• тоннаж,
• время в пути,
• время работы оборудования,
• нулевой пробег.

Отчет Остатки топлива в баках

(АВТОТРАНСПОРТ — Отчеты — Остатки топлива в баках)

В этом отчете мы видим начальный остаток, движение и конечный остаток топлива за указанный период по автомобилям.