Методика работы с исходящей корреспонденцией (УД77)
Обработка исходящих (отправляемых) документов в общем случае состоит из следующих этапов:
- Составление проекта (черновика) документа.
- Согласование проекта.
- Проверка правильности оформления документа.
- Подписание.
- Регистрация корреспонденции.
- Отправка документа адресату.
- Подшивка второго экземпляра в дело.
Конечно, в различных организациях состав этих этапов может различаться.
В соответствии с регламентированными в Вашей организации этапами работы с исходящими документами необходимо для вида документов Исходящие письма настроить бизнес-цикл работы с исходящими письмами, например:
- Начало.
- Создание и редактирование документа.
- Согласование документа.
- Проверка правильности оформления документа.
- Подписание документа.
- Регистрация и отправка документа.
- Конец.
Рассмотрим эти этапы подробнее.
1. Начало.
Это стандартный элемент начала любого бизнес-цикла, присутствует всегда. Из этого состояния осуществляется автоматический переход в состояние «Создание и редактирование документа».
2. Создание и редактирование документа.
Автор создает документ вида «Исходящее письмо» и отправляет его на согласование, например, начальнику отдела.
3. Согласование документа.
Начальник отдела пишет свою резолюцию на документ и документ автоматически отправляется автору.
Автор смотрит резолюцию начальника отдела. Если начальник отдела согласовал документ, то автор отправляет документ на следующий этап — «Проверка правильности оформления документа». Если начальник отдела не согласовал документ, то автор или дорабатывает документ и снова отправляет его на согласование, или прекращает работы по данному документу.
4. Проверка правильности оформления документа.
Документ для проверки правильности оформления получает сотрудник организации с ролью «Секретарь». Секретарь пишет свои замечания по оформлению документа, если они есть, и документ автоматически отправляется автору.
Автор читает замечания секретаря (если они есть), исправляет оформление документа, печатает сам документ и относит его на подпись директору. Также автор переводит работы по документу на следующий этап — «Подписание документа».
5. Подписание документа.
Директор подписывает (или не подписывает) документ.
Автор получает документа в приемной. Если директор подписал документ, то автор отправляет документ на следующий этап — «Регистрация и отправка документа», а бумажный документ передает секретарю. Если директор не подписал документ, то автор или дорабатывает документ и снова отправляет его на согласование, или прекращает работы по данному документу.
6. Регистрация и отправка документа.
Секретарь получает подписанный бумажный документ от его автора, осуществляет регистрацию документа в системе, отправляет документ контрагенту.
После окончания данного этапа документ переходит в архив.
Подобным же образом осуществляется работа с документами вида Исходящие договоры.
