Документ "Уведомление" (КУС)

Документ «Уведомление» — это универсальный документ, фиксирующий факт уведомления контрагентов о чем-либо.

Уведомления создаются и отправляются по необходимости контрагенту (человеку или организации, которые платят за путевку гостя) по электронной почте с приложенной печатной формой. При этом:

• имя файла с уведомлением такое же как название печатной формы уведомления;
• в тему электронного письма с уведомлением автоматически вставляется название организации, от которой отправлено уведомление.

Виды уведомлений

Виды уведомлений создаются администратором программы. Их может быть сколько угодно на разные темы в зависимости от деятельности предприятия.

На данный момент в программе существуют два вида уведомлений:

• уведомление о согласии (печатная форма «Подтверждение брони») — подтверждение клиенту о его приезде в санаторий;
• уведомление об отказе (печатная форма «Уведомление об отказе») — отказ клиенту от посещения санатория.

В санатории может находится очень много заявок от людей на его посещение. Санаторий рассматривает их и, если достаточно мест, высылает контрагенту уведомления о согласии принять людей, если мест не хватает, контрагенту высылается уведомление об отказе посещения санатория.

Журнал уведомлений

Все уведомления находятся в журнале уведомлений. Чтобы его открыть, в разделе БРОНИРОВАНИЕ — Заявки на бронь нажмите Уведомления.

Чтобы открыть уведомление, дважды щелкните по нему мышью в журнале или установите на него курсор и нажмите клавишу Enter.

Форма уведомления

Поля:

Адресат

Контрагент-адресат, кому направляется уведомление.

Телефон, Электронная почта

Телефон и электронная почта контрагента.

Содержание

При необходимости здесь можно написать содержание электронного письма клиенту. Этот реквизит необязательный для заполнения.

Основание

Документ-основание.

Вид

Вид уведомления: уведомление о согласии или уведомление об отказе.

Отправлено

Признак отправки уведомления.

Кнопки:

Печать

Печать уведомления.

— переписка по уведомлению. Открыть журнал, список писем, сообщений, связанных с данным уведомлением.

Создание уведомления

Уведомления клиентам можно создать следующими способами:

• из путевки. Нажмите кнопку Создать — Уведомление.
• из журнала заявок. Нажмите кнопку Команды — Создать на основании — Уведомление.
• из журнала уведомлений. Нажмите кнопку Создать.

После заполнения всех необходимых полей нажмите кнопку Записать или Записать и закрыть.

Способ создания уведомления из путевки клиента

Отправка уведомления

1. На печатной форме уведомления нажмите кнопку Отправить.

   Откроется форма электронного письма (см. стр. «Отправка печатной формы по электронной почте» пункт 4).

2. На форме письма:
   • В поле «Кому» по умолчанию подставлен контрагент из формы уведомления.
   • В поле «Адрес получателя сообщения» по умолчанию подставлен адрес электронной почты контрагента из формы уведомления.
   • При необходимости введите тему письма.
   • В приложении к письму — отправляемая печатная форма уведомления.
3. Нажмите кнопку Отправить — письмо отправится адресату.

Печать уведомления

На форме уведомления нажмите кнопку Печать и в появившемся окне выберите печатную форму.

Программа сформирует печатную форму уведомления и отобразит ее на новой закладке в программе.

Пример уведомления о подтверждении клиенту приехать в санаторий и печатная форма «Подтверждение брони»: