Документ "Заявка" (КУС)

В системе ведётся учёт заявок на пребывание в санатории от физических и юридических лиц. В документе «Заявка» фиксируется информация от потенциального клиента о желании приобретения путёвки с указанием необходимых требований.

Заявки хранятся в журнале заявок. Чтобы его открыть, на панели навигации на закладке БРОНИРОВАНИЕ нажмите ссылку Заявки.

Все заявки, принятые от клиентов в течение дня, создаются в системе, регистрируются и подлежат дальнейшей обработке.

Виды заявок:

• индивидуальная — на одного человека;
• групповая — на несколько (много) человек. Такие заявки делают санаториям, как правило, юридические лица — компании, которые хотят отправить на лечение в санаторий своих сотрудников. Например, в начале года компания может оставить в санатории групповую заявку о том, что она хочет направить к ним на лечение в течение года 40 человек: 10 в мае, 10 в августе, 15 в сентябре и 5 в октябре. Групповую заявку также может оставить семья из нескольких человек или компания друзей.

Форма документа для обоих видов одна и та же, просто в списке гостей заявки либо один человек, либо несколько.

Создание заявки

Создать заявку можно:

• из журнала заявок нажав кнопку Создать;
• из Интерфейса «Менеджер продаж» на закладке Заявки нажав кнопку Создать;
• из Шахматки администратора гостиницы, выбрав в контекстном меню дня начала путевки пункты Индивидуальная заявка или Групповая заявка.

Создание заявки из Интерфейса «Менеджер продаж»

Создание заявки из Шахматки администратора гостиницы

Работа с заявкой

Документ «Заявка» предназначен для оформления путевок по заявке клиента. Новый документ необходимо создать и зафиксировать в нём информацию, полученную от клиента: указать ФИО заявителя (контрагента), количество проживающих и контактную информацию; установить срок пребывания и желаемые варианты проживания, питания и лечения. После заполнения полей нажмите кнопку Зарегистрировать.

Все зарегистрированные заявки находятся в состоянии «На исполнении» — это значит, что по данным заявкам не проведена операция «Бронирование».

При активной настройке «Бронирование по заявкам» документ открывается в упрощенном режиме: на форме устанавливается контрагент, категория номера и период пребывания.

Переход в расширенный режим осуществляется командой «Все параметры».

Операция бронирования осуществляется через кнопку «Бронирование», при этом автоматически создаётся документ «Путёвка» и отражается в заявке на закладке «Документы». После проведения операции бронирования состояние заявки автоматически изменяется и переходит в «Исполнена (закрыта)».

С помощью кнопки Счет на оплату можно создать документ «Счёт на оплату» и отправить его по электронной почте для дальнейшей оплаты. Счета отображаются на закладке Документы - Счета на оплату. Для информирования клиента о получении путёвки в системе предусмотрена возможность создания и отправки по электронной почте документа «Уведомление».

Все обработанные (исполненные) заявки скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав кнопку Показать все. В дальнейшем работа ведётся с документом «Путёвка».

Видеоролик. Создание и обработка заявки на путевку

Групповая заявка

Групповая заявка — это заявка от одного контрагента на несколько человек.

Люди, входящие в заявку, отображаются на закладке Гости.

С помощью кнопки Гость можно добавить человека в заявку.

С помощью кнопки Группа можно добавить группу, в которую с помощью кнопки Гость добавлять людей. Чтобы добавить человека в группу, надо чтобы курсор стоял либо на строке с группой, либо на человеке из этой группы.

Группировать людей можно:

• по категории номера — если группа людей будет жить в номерах одной категории. Для этого установите курсор на строку с группой и в колонке «Категория номера» выберите категорию.
• по гостиничному номеру — если группа людей будет жить в одном номере. Для этого установите курсор на строку с группой и в колонке «Номер гостиницы» выберите номер.
• дате заезда — если люди приедут в один день. Для этого установите курсор на строку с группой и в колонке «Дата заезда» выберите дату.
• по гостиничному номеру и дате заезда — если люди будет жить в одном номере и приедут в один день.
• как вам угодно по произвольному не предусмотренному программой признаку. В этом случае в колонках «Номер гостиницы» и «Дата заезда» ничего не устанавливайте.

Параметры гостей заполняются в табличной части, для этого дважды щелкните в нужной колонке мышью.

Для каждого человека из группы могут быть установлены разные параметры пребывания, отчего зависит цена путевки, которая отображается в столбце «Стоимость» для каждого гостя.

Людей можно «перетаскивать» мышью из группы в группу.

Обратите внимание, что при установке курсора на строку с группой и строку с именем гостя названия колонок таблицы меняются:

Интерфейс заявки

Документ «Заявка» содержит следующие закладки:

Гости — cписок отдыхающих по заявке.

Операции — типовые операции, совершенные по данной заявке.

Оплата — список документов, выставленных к оплате.

Дополнительные свойства

Документы — cписок счетов на оплату, путевок, уведомлений и справок по заявке.

Кнопки:

Отказ — оформить отказ на заявку.

Счет на оплату — создать документ «Счет на оплату». Он отображается на закладке Документы — Счета на оплату.

Подтвердить бронь — подтвердить бронь на группу человек или на каждого человека.