Работа с субсидиями (КП)

В программном комплексе «Кинт: Пансионат» реализовано заселение гостя с учетом частичной оплаты проживания и оказания услуг за счет субсидий.

Бронирование путевки и заселение гостя

Бронирование

Менеджеры ведут бронирование при поступлении обращения с сайта или по телефону, чтобы зафиксировать информацию о предварительном желании клиента разместить подопечного в пансионат.

1. Чтобы создать заявку, перейдите в раздел Бронирование — Создать заявку. Откроется форма создания заявки.
2. Нажмите кнопку Добавить.
3. Заполните поля «Клиент», «Дата заезда», «Дней», «Категория», «Вид ухода». Поле «Договор» заполняется автоматически при выборе Клиента.
4. Нажмите кнопку «Установить цену» и заполните цену вручную.

   Если путевка коммерческая, то цена будет рассчитываться автоматически. Заполнять поле «Гость» на данном этапе не обязательно.

5. Забронируйте заявку.
6. Чтобы создать счет на оплату, перейдите во вкладку «Услуги и оплата» и нажмите кнопку Счет на оплату.
7. Нажмите Провести.

   Программа автоматически отправит информацию в банк через эквайринг. Распечатать счет можно нажатием кнопки «Печать».

Подтверждение брони

После создания заявки бронь необходимо подтвердить, чтобы убедиться в действительности заезда гостя и закреплении номера его проживания.

1. Чтобы подтвердить бронь зайдите в интерфейс «Администратор гостиницы» и откройте вкладку «Прибывающие».
2. Выделите нужную бронь и нажмите кнопку Подтвердите бронь. Откроется форма путевки.
3. Заполните поля «Категория», «Номер», «Гость». Заполните данные гостя в карточке физлица: ФИО, возраст, дату рождения.
4. Для обратной связи с гостем обязательно введите номер телефона.

   По умолчанию международный код установлен +7. Чтобы его изменить, выберите другую страну в форме ввода адреса регистрации.

5. Нажмите Записать и закрыть.
6. Чтобы забронировать путевку, в форме путевки нажмите «Забронировать».

Заселение гостя

В день заезда в программе производим заселение гостя.

1. Откройте интерфейс «Администратор гостиницы», вкладка «Прибывающие».
2. Чтобы зарегистрировать гостя, найдите на вкладке строку с нужным клиентом/подопечным и нажмите кнопку Регистрация. Откроется форма Карты гостя.
3. Нажмите кнопку Зарегистрировать. Для регистрации обязательно заполнение паспортные данные гостя (серия и номер, как минимум). Если они не заполнены, то из формы Карты гостя откройте Физическое лицо (Подопечного), заполните паспортные данные и сохраните изменение (Записать и закрыть).

   В Карте гостя также можно принять деньги: созданием счета на оплату, либо нажатием по гиперссылке в колонке «К оплате».

4. После заселения гостя в Карте гостя возможно проводить гостиничные операции: переселение, продление пребывания, выбытие и др. Операции находятся в выпадающем списке Выполнить.

   Если путевка коммерческая, работа с ней проходит с использованием Карты гостя и гостиничных операций.

   Если путевка оплачивается на субсидии, то продления пребывания гостя фиксированы на определенный период.

Настройка субсидий для гостя после заселения

Подопечный может находится в пансионате по субсидии с самого начала, либо спустя какое-то время пребывания по коммерческому договору, а затем получил субсидии на проживание в пансионате. В любом случае необходимо настроить поступление субсидий для этого гостя.

1. Заполнение таблицы контрагентов/договоров:
   • Контрагента подопечного:
     • В Карте гостя откройте Карточку физлица и поставьте контрагентом гостя. Нажмите Записать и закрыть.
     • В таблицу договоров, нажмите кнопку Добавить договор:
     • Поставьте контрагентом гостя.
     • Выберите договор, открыть договор и в карточке договора поменяйте вид расчетов на «Субсидирование услуг».
     • Наименование договора создается автоматически. При необходимости наименование можно изменить.
     • Нажмите Записать и закрыть.
   • Чтобы добавить субсидирование от Департамента труда, нажмите кнопку Добавить договор:
     • Контрагентом выберите «Департамент труда и социальной защиты населения города Москвы».
     • Выберите необходимый договор. Например «52».
     • В поле «Вид расчетов» должно стоять «Субсидирование услуг».
   • Первый и основной договор должен быть заключен с клиентом. Если до этого было полностью коммерческое проживание, то необходимо в карточке Клиент (Контрагента) создать новый договор:
     • Создайте новый договор и установите вид расчетов «Продажа коммерческая для субсидии».
     • Убедиться что договор есть в списке договоров в Карте гостя. Выделить его.
     • Нажмите кнопку Основной, чтобы сделать этот договор основным.
     • Прежний договор учитывается, однако все последующие действия будут происходить уже по новому договору.
2. Нажмите кнопку Установка СДД и ГН:
   • Установите Среднедушевой доход, даты, процент аванса и группу нуждаемости.
   • При первичной настройки желательно делать установку свойств задним числом. С начала текущего месяца, например.
   • Нажмите Записать и закрыть.

     Дата установки СДД не должна превышать даты назначения аванса.

3. Чтобы установить ручную цену, нажмите кнопку Установка цены:
   • Установите прайс «По договору».
   • Выберите основной договор и дату.
   • Впишите цену и нажмите кнопку Установить цену.
4. В Карте гостя нажмите Сохранить.
5. Настройка правил формирования документов:
   • Карте гостя нажмите ссылку Набор номенклатуры:
   • Откройте выпадающий список Еще.
   • Откройте Правила формирования документов. Откроется форма «Настройка сопровождения гостя»:

1. • Заполните поле «Дата».
   • В поле «Контрагент» проставьте гостя.
   • Заполните поля «Договор» и «Номенклатура». Сумма аванса проставится сама.
   • Галочкой отметьте, на кого хотите оформить продление:
     • Продление — Установите контрагентом клиента, заполните поля «Договор», «График» и «Вариант». Если необходимо, заполните «Количество дней».
     • Набор услуг — Установите контрагентом гостя, заполните поля «Договор», «График» и «Вариант».
     • Счет на оплату — Установите контрагентом клиента, заполните поле «Договор».
   • Сохраните настройку.
2. Настройка перевода услуг и авансов

Гостиничные операции

Прерывание пребывания

Номенклатуры по умолчанию считаются выполненными. При необходимости их можно снять.

1. Первое предоставление услуг можно сформировать из Карты гостя. Выберите договор на гостя по субсидиям:

   Перейти в окно «Сопровождение гостей» можно также из интерфейса «Администратор гостиницы».

   • Нажмите ссылку Набор номенклатуры.
   • Установите период выставления услуг и нажмите ОК. Откроется Оперативная реализация — полный перечень услуг по субсидиям.
   • Нажмите Провести и закрыть.

     Учтите, что дата назначения услуг не должна стоять раньше даты оказания услуг.

   • Перейдите в Карту гостя и нажмите Обновить. В договоре по субсидиям появится список услуг.

     Чтобы снять услуги, откройте Набор номенклатуры — Снять.

2. Чтобы продлить выставление услуг, зайдите в интерфейс «Администратор гостиницы»:
   • Отметьте галочкой карту гостя, выставьте дату выставления услуг и нажмите Сформировать.

     Выставится счет на аванс для оплаты СДД. Карта гостя продлится до конца следующего месяца, чтобы сформировать счет на оплату по договору.

     Услуги субсидий выставятся на следующий месяц. Пребывание можно ограничить в договоре контрагента.

3. Сформированные счета можно отправить по электронной почте, если настроена печатная форма для отправки.
4. Чтобы перевести авансы:
   • В Карте гостя создайте счет на оплату по Карте гостя.

     В поле «Доступен аванс» автоматически отобразится аванс.

   • Нажмите Провести и закрыть.

     Программа сформирует счет в Интернет-эквайринге и сформирует ссылку на оплату.

   Если договор недействителен (например, перешли на коммерческую субсидию), то нужно этот договор закрыть. Для этого откройте карточку договора, поставьте галочку «Договор закрыть» и нажмите Записать.

Если гость прерывает пребывание, делает перерыв, то зайдите в интерфейс «Администратор гостиницы», перейдите во вкладку «Сопровождение гостей» и перенесите услуги.

Перенос авансов можно осуществить из интерфейса «Администратор гостиницы». Отметьте галочкой нужную строку и нажмите Перенести авансы.

Настройка переносов

Перенос услуг

1. Зайдите в Карту гостя и нажмите кнопку Настройки.
2. Поставьте контрагентом гостя.
3. В части Переносить на в поле контрагент ставим «Департамент труда и социальной защиты населения города Москвы». Договор проставится автоматически.
4. Выберите номенклатуру (группа нуждаемости).
5. Нажмите Записать и закрыть.
6. В Карте гостя выберите договор гостя и нажмите Перенос услуг. Откроется окно «Заполнение переноса остатков ОУ».
7. Выберите режим работы «Перенос услуг».
8. Выберите период. Откроется список услуг за период.
9. Нажмите кнопку Документ корректировки.
10. Проверьте параметры переноса услуг во вкладке «Оперативный учет услуг».

Перенос авансов

1. В Карте гостя нажмите кнопку Перенос услуг.
2. Выберите режим работы «Перенос авансов».
3. Установите контрагентом гостя. Выберите договор.
4. В Параметрах переноса услуг:
   • В поле «Контрагент» выставьте «Департамент труда и социальной защиты населения города Москвы», выберите договор.
   • В поле «Период» выберите «Этот месяц».
5. Нажмите кнопку Документ корректировки.
6. Проверьте параметры переноса услуг во вкладке «Оперативный учет услуг».

Переселение гостя

1. Чтобы переселить гостя, откройте список «Выполнить» и выберите операцию «Переселение». Откроется форма заявки на переселение.
2. Заполните поля «Категория номера», «Номер гостиницы» и дату переселения.

   Чтобы подобрать номер гостиницы, нажмите кнопку «Подобрать».

3. Нажмите «Выполнить и закрыть».