Справочник "Контрагенты" (КУС)

Справочник «Контрагенты» предназначен для хранения реквизитов и прочих данных контрагентов. В справочник заносится информация о юридических и физических лицах. Она используется в разных документах в программе.

Контрагенты в справочнике могут быть классифицированы по группам, например, «Поставщики», «Покупатели» и т.д.

Представление (отображение) контрагента в программе может быть с его ИНН или без него. Это включается настройкой «Расширенное представление контрагентов» в Настройках пользователя.

Справочник доступен в основных разделах программы ПРЕДПРИЯТИЕ и ВЗАИМОРАСЧЕТЫ.

Чтобы открыть карточку контрагента, установите на контрагента курсор и дважды щелкните мышью или нажмите Enter.

(см. также Универсальная форма списка (УФС))

Используя средства УФС можно просматривать контрагентов по категориям. Добавьте в Развороты переменную «Категория» и установите курсор на нужную категорию: в справочнике отобразятся контрагенты с этой категорией, у которых она заполнена.

Пример отображения в справочнике только страховых компаний:

Создание контрагента

1. В справочнике «Контрагенты» нажмите кнопку Создать.
2. В карточке контрагента:
   • В поле «Категория» укажите категорию контрагента: банк, агенты, юр.лицо, физическое лицо, страховая компания, лечебное учреждение, производитель медикаментов.
   • Заполните остальные реквизиты.
   • Нажмите кнопку Записать или Записать и закрыть.

Создание контрагента по ИНН

1. В справочнике «Контрагенты» нажмите кнопку Создать.
2. В карточке контрагента:
   1. В поле «Страна регистрации» укажите «Россия» или «Российская Федерация».
   2. В поле «ИНН» введите ИНН контрагента.
   3. Нажмите кнопку Проверить по базе ФНС.
   4. Появится окно с вопросом «Заполнить реквизиты по ИНН?».
      • Да — программа осуществит поиск контрагента в базе ФНС по введенному ИНН, если найдет его — в карточке контрагента реквизиты «Наименование», «Наименование полное», КПП будут заполнены значениями из базы ФНС. Для юридических лиц заполняется юридический адрес.
      • Нет — программа проверит корректность ИНН и КПП контрагента по базе ФНС и отобразит в его карточке сообщение о проверке: прошел он ее или нет.
   5. Заполните остальные реквизиты.
   6. Нажмите кнопку Записать или Записать и закрыть.

Контроль уникальности контрагентов

В программе существует контроль уникальности новых создаваемых контрагентов по наименованию и ИНН.

Эта настройка осуществляется в интерфейсе «Администратор системы» на закладке Информационная база в разделе Контроль уникальности.

Если включен контроль уникальности новых создаваемых контрагентов по наименованию и/или ИНН, то при создании новых контрагентов будет производиться проверка на дублирующие записи по наименованию и/или ИНН контрагента, и нельзя будет создать контрагентов с одинаковыми названиями и/или ИНН.

Карточка контрагента

Карточка контрагента содержит реквизиты, необходимые для описания основных характеристик юридического или физического лица, перечень договоров, заключенных с контрагентом, контактные данные.

Реквизиты находятся в карточке контрагента справа:

Категория

Укажите категорию контрагента: банк, агенты, юр.лицо, физическое лицо, страховая компания, лечебное учреждение, производитель медикаментов.

Группа

Группа из справочника «Контрагенты», в которой должен находится этот контрагент.

Страна регистрации

Страна регистрации контрагента: Россия, Беларусь и др. Проверка контрагентов по ИНН осуществляется только для контрагентов из России: кнопка Проверить по ИНН появляется только если в этом поле указать «Российская Федерация». Поле заполняется автоматически соответствующей страной при заполнении адреса регистрации.

Идентификатор МДЛП

Идентификатор контрагента из системы МДЛП — мониторинга движения лекарственных препаратов «Честный знак». Читайте страницу Настройка интеграции с МДЛП.

Физлица контрагента

Физлица, у которых этот контрагент выбран основным контрагентом.

Кнопки карточки контрагента:

Проверить по базе ФНС

Проверка корректности контрагента по базе ФНС. Кнопка появляется, если в поле «Страна регистрации» указано Россия.

Взаиморасчеты

Отчет «Взаиморасчеты с контрагентом».

Документы

Документы контрагента.

Закладка Контактные данные

Закладка Договоры

На закладке находятся договоры с контрагентом, по которым осуществляются взаиморасчеты с ним.

С помощью кнопок на панели инструментов можно работать с договорами: добавить, изменить или удалить договор.

Основной — сделать договор основным. Основной договор отображается жирным шрифтом и автоматически подставляется в документы.

Документы контрагента

Вызываются кнопкой Документы в карточке контрагента. Отображаются все документы, связанные с этим контрагентом.

Проверка контрагентов по ИНН

Чтобы проверить контрагента по ИНН, нажмите кнопку Проверить по базе ФНС. Проверится корректность ИНН и у юридических лиц КПП контрагента по базе ФНС. После проверки в карточке контрагента отображается соответствующее сообщение: прошел он проверку или нет. Кнопка появляется, если в поле «Страна регистрации» указано Россия.

Проверяются только российские контрагенты: это контрагенты, у которых в поле «Страна регистрации» указано «Российская Федерация».

Существует регламентное задание, проверяющее состояние всех контрагентов по базе ФНС. По умолчанию проверка выполняется раз в месяц.

Правильными, корректными считаются контрагенты с корректными ИНН и юридические лица с корректным КПП.

В некорректными контрагентами можно работать в программе также как в правильными. Некорректные контрагенты подсвечиваются в программе розовым цветом для того, чтобы пользователи знали, у кого не заполнены важные реквизиты ИНН и КПП.

Корректные контрагенты:

• на формах документов отображаются зеленым цветом,
• в их карточках отображается сообщение зеленым цветом «Контрагент найден в базе ФНС».

Некорректные контрагенты:

• на формах документов отображаются розовым цветом,
• в их карточках отображается сообщение красным цветом «Не заполнен ИНН» или после проверки «Отсутствует в базе ФНС».

Часто задаваемые вопросы

Как изменить наименование контрагента

Не нужно менять наименование контрагента в поле Контрагент на разных формах программы. Нужно изменить наименование контрагента в его карточке. Данные из нее подставляются в разные объекты программы.

1. На форме любого объекта программы в поле Контрагент нажмите кнопку — откроется карточка контрагента.
   Например, контрагенты отображаются в карте гостя:

   

   или карточке физлица:

   

2. Измените наименование контрагента и нажмите кнопку Записать и закрыть.

   

3. Исправленное название контрагента подставится в поле объекта: