Документ "Заявка" (КУС)

В системе ведётся учёт заявок на пребывание в санатории от физических и юридических лиц.

В документе «Заявка» фиксируется информация от потенциального клиента о желании приобретения путёвки с указанием необходимых требований. Все заявки, принятые от клиентов, регистрируются в системе. Затем по заявкам создаются путевки клиентам и бронируются номера гостиницы.

Заявки хранятся в журнале заявок. Чтобы его открыть, на основной панели навигации в разделе БРОНИРОВАНИЕ нажмите Заявки.

Виды заявок:

• индивидуальная — на одного человека;
• групповая — на несколько (много) человек. Такие заявки делают санаториям, как правило, юридические лица — компании, которые хотят отправить на лечение в санаторий своих сотрудников. Например, в начале года компания может оставить в санатории групповую заявку о том, что она хочет направить к ним на лечение в течение года 40 человек: 10 в мае, 10 в августе, 15 в сентябре и 5 в октябре. Групповую заявку также может оставить семья из нескольких человек или компания друзей.

Создание заявки

Создать заявку можно следующими способами:

• Из Интерфейса «Менеджер продаж» на закладке Заявки нажав кнопку Создать.
• Из Шахматки администратора гостиницы. Выделите мышью период заявки и в контекстном меню выберите пункт Индивидуальная заявка или Групповая заявка.
• Из журнала заявок нажав кнопку Создать.

Создание заявки из Интерфейса «Менеджер продаж»

Создание заявки из Шахматки администратора гостиницы

Работа с заявкой

Документ «Заявка» предназначен для оформления путевок по заявке клиента. Новый документ необходимо создать и зафиксировать в нём информацию, полученную от клиента: указать ФИО заявителя (контрагента), количество проживающих и контактную информацию; установить срок пребывания и желаемые варианты проживания, питания и лечения. После заполнения полей нажмите кнопку Зарегистрировать.

Все зарегистрированные заявки находятся в состоянии «На исполнении» — это значит, что по данным заявкам не проведена операция «Бронирование».

При включенной настройке «Бронирование по заявкам» документ открывается в упрощенной форме, на которой отображены только контрагент, категория номера и период пребывания:

Но в документ «Заявка» заносится намного больше информации. Чтобы отобразить полную форму заявки, нажмите кнопку Все параметры.

Операция бронирования осуществляется через кнопку «Бронирование», при этом автоматически создаётся документ «Путёвка» и отражается в заявке на закладке «Документы». После проведения операции бронирования состояние заявки автоматически изменяется и переходит в «Исполнена (закрыта)».

С помощью кнопки Счет на оплату можно создать документ «Счёт на оплату» и отправить его по электронной почте для дальнейшей оплаты. Счета отображаются на закладке Документы — Счета на оплату. Для информирования клиента о получении путёвки в системе предусмотрена возможность создания и отправки по электронной почте документа «Уведомление».

Все обработанные (исполненные) заявки скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав кнопку Показать все. В дальнейшем работа ведётся с документом «Путёвка».

Видео Создание и обработка заявки на путевку

Групповая заявка

Групповая заявка — это заявка от одного контрагента на несколько человек.

Люди, входящие в заявку, отображаются на закладке Гости.

С помощью кнопки Гость можно добавить человека в заявку.

С помощью кнопки Группа можно добавить группу, в которую потом с помощью кнопки Гость можно добавлять людей. Чтобы добавить человека в группу, надо чтобы курсор стоял либо на строке с группой, либо на человеке из этой группы.

Группировать людей можно:

• по категории номера — если группа людей будет жить в номерах одной категории. Для этого установите курсор на строку с группой и в колонке «Категория номера» выберите категорию.
• по гостиничному номеру — если группа людей будет жить в одном номере. Для этого установите курсор на строку с группой и в колонке «Номер гостиницы» выберите номер.
• дате заезда — если люди приедут в один день. Для этого установите курсор на строку с группой и в колонке «Дата заезда» выберите дату.
• по гостиничному номеру и дате заезда — если люди будет жить в одном номере и приедут в один день.
• как вам угодно по произвольному не предусмотренному программой признаку. В этом случае в колонках «Номер гостиницы» и «Дата заезда» ничего устанавливать не надо.

Параметры гостей заполняются в табличной части, для этого дважды щелкните в нужной колонке мышью.

Для каждого человека из группы могут быть установлены разные параметры пребывания, отчего зависит цена путевки, которая отображается в столбце «Стоимость» для каждого гостя.

Людей можно «перетаскивать» мышью из группы в группу.

Обратите внимание, что при установке курсора на строку с группой и строку с именем гостя названия колонок таблицы меняются:

Массовое изменение одного параметра пребывания для нескольких гостей

Если нужно изменить один параметр пребывания для множества гостей (установить одно значение в колонке для нескольких гостей), например, изменить у нескольких гостей вариант проживания, или очистить ячейки в одной колонке у нескольких гостей, установите курсор на одну из ячеек, значение в которой надо изменить, выделите мышью в списке нужных гостей (с помощью клавиш Shift или Ctrl) и нажмите кнопку .

В открывшемся окне:

• выберите нужное значение,
• укажите — установить выбранное значение или очистить значения в выделенной колонке у выбранных гостей,
• укажите, для каких ячеек выполнить действие — для заполненных или незаполненных или и у тех и других (можно установить обе галочки, тогда указанное значение установится во всех выбранных ячейках в колонке),

Нажмите кнопку Установить.

Таким образом очень быстро и удобно можно изменять значение ячеек у большого количества гостей.

Видео Групповая заявка, заявка на путевки от юридических лиц в «Кинт: Управление санаторием»

Интерфейс заявки

Документ «Заявка» содержит следующие закладки:

Гости — cписок отдыхающих по заявке.

Операции — типовые операции, совершенные по данной заявке.

Оплата — список документов, выставленных к оплате: счета на оплату, документы приема и возврата платежей.

Дополнительные свойства — на этой закладке находится список дополнительных свойств к путевке, значения которых можно выбирать. Таким образом можно указать некоторые дополнительные параметры к путевке, отражающие требования гостя. Дополнительные свойства создаются программистами или администратором системы, а на этой закладке только отображаются и доступны для использования. Пример дополнительного свойства: «Вид из окна», его значения — на лес, на озеро, во внутренний двор, на фонтан, на бассейн. С помощью этого дополнительного свойства можно указать какой вид из окна своего номера хочет гость и подобрать ему именно такой номер.

Документы — cписки счетов на оплату, путевок, уведомлений и справок по заявке.

Приложения — список всевозможных файлов разных форматов, приложенных к заявке. С помощью кнопки Добавить можно добавить файл на закладку. С помощью панели инструментов на закладке можно работать с файлами.

Кнопки:

Отказ — отказ от заявки. Он оформляется если в санатории нет мест или если клиент сам позвонил и по какой-то причине отказался ехать в санаторий. При нажатии на эту кнопку у заявки устанавливается статус «Исполнена (закрыта)». Заявки с отказами по умолчанию скрыты из списка в Журнале заявок. Их можно увидеть, нажав кнопку Файл:Кнопка Все.png Все — они отображаются в журнале серым шрифтом. Заявки с отказами доступны для просмотра, но работать с ними больше нельзя.

Счет на оплату — создать документ «Счет на оплату». Он отображается на закладке Документы — Счета на оплату.

Подтвердить бронь — подтвердить бронь на группы человек или на каждого человека в заявке:

• на группу — создастся столько путевок, сколько групп в заявке. В каждой путевке будет столько строк с данными гостей, сколько человек в каждой группе. Например, в заявке 2 группы, в первой 2 человека, во второй 3. При подтверждении брони на группу создастся 2 путевки — для первой и второй группы гостей. В путевке для первой группы будут записаны 2 человека, в путевке для второй группы будут записаны 3 человека.
• на каждого — создастся по путевке на каждого человека в заявке. То есть если в заявке всего 5 человек, то создастся 5 путевок — на каждого человека.