Справочник "Номенклатура дел" (УД77)
Меню Справочники > Номенклатура дел
Номенклатура дел — оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.
Справочник «Номенклатура дел» предназначен для:
- классификации документов;
- порядка формирования дел в делопроизводстве;
- учета дел;
- группировки документов в дела;
- систематизации дел;
- индексации дел.
Справочник позволяет вести учет номенклатуры в виде дерева дел. Кроме того, можно просматривать дела с разделением по годам. Разделение по годам производится на основании даты начала дела.
Форма списка
Справочник «Номенклатура дел» в форме списка отражает дерево номенклатуры дел организации.
В табличной части справочника отражаются реквизиты дел и папок:
- Индекс — индекс дела, регламентируется в организации по группируемым в деле документам (например, цифровое обозначение структурного подразделения, направление деятельности, вид документа).
- № дела — порядковый номер дела по номенклатуре в пределах подразделения или организации в целом.
- Наименование — наименование дела.
- Дата начала — дата заведения дела.
- Дата завершения — дата списания дела в архив.
- Контрагент — контрагент, по которому ведется данное дело.
- Подразделение — структурное подразделение организации, которое занимается данным делом.
- Примечание — описание дела (если необходимо).
Формирование нового дела
Чтобы создать новое дело, выполните следующие действия:
- Выделите в дереве группу, в которую будет входить новое дело.
- Щелкните кнопку <Новая строка>
. - Заполните необходимые реквизиты дела.
Форма элемента справочника содержит закладки:
- Основные реквизиты — основные реквизиты дела.
- Дополнительные реквизиты — дополнительные категории дела и реквизиты категорий (см. раздел Структура реквизитов), заполняется по мере необходимости.
- Местонахождение — данные о местонахождении дела - отражается список всех карт-заместителей, выданных по данному делу, заполняется по мере необходимости.
Закладка «Основные реквизиты»
Для каждого дела вводятся основные реквизиты:
- № дела — порядковый номер дела по номенклатуре в пределах подразделения или организации в целом.
- Наименование - наименование дела.
- Индекс — индекс дела, регламентируется в организации по группируемым в деле документам (например, цифровое обозначение структурного подразделения, направление деятельности, вид документа).
- Дата начала - дата заведения дела.
- Дата завершения — дата списания дела в архив.
- Подразделение - структурное подразделение организации, которое занимается данным делом. ссылка на элемент справочника Подразделения.
- Примечание - описание дела (если необходимо).
Реквизиты Номер дела, Наименование, Индекс и Дата начала являются обязательными для заполнения.
Закладка «Местонахождение»
Закладка «Местонахождение» заполняется при выдаче и возврате бумажных дела и отражает список их карт-заместителей.
Формирование и редактирование новой карты производятся в форме Карта-заместитель:
- Код - код карты-заместителя (порядковый номер).
- Наименование - наименование карты-заместителя (наименование или описание дела).
- Дата выдачи - дата выдачи дела на руки.
- Кол-во листов - количество листов в выданном деле.
- Кому выдано - пользователь или контрагент, которому выдано дело.
- Расписка получателя - ФИО получателя дела.
- Дата возврата - дата возврата дела в архив.
- Расписка о приеме - ФИО приемщика дела.
