Справочник "Номенклатура дел" (УД77)

Материал из КинтВики
Перейти к: навигация, поиск

Меню Справочники > Номенклатура дел


Номенклатура дел — оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

Справочник «Номенклатура дел» предназначен для:

  • классификации документов;
  • порядка формирования дел в делопроизводстве;
  • учета дел;
  • группировки документов в дела;
  • систематизации дел;
  • индексации дел.

Справочник позволяет вести учет номенклатуры в виде дерева дел. Кроме того, можно просматривать дела с разделением по годам. Разделение по годам производится на основании даты начала дела.


Форма списка

Справочник «Номенклатура дел» в форме списка отражает дерево номенклатуры дел организации.


СНомеклатура Список.png


В табличной части справочника отражаются реквизиты дел и папок:

  • Индекс — индекс дела, регламентируется в организации по группируемым в деле документам (например, цифровое обозначение структурного подразделения, направление деятельности, вид документа).
  • № дела — порядковый номер дела по номенклатуре в пределах подразделения или организации в целом.
  • Наименование — наименование дела.
  • Дата начала — дата заведения дела.
  • Дата завершения — дата списания дела в архив.
  • Контрагент — контрагент, по которому ведется данное дело.
  • Подразделение — структурное подразделение организации, которое занимается данным делом.
  • Примечание — описание дела (если необходимо).


Формирование нового дела

Чтобы создать новое дело, выполните следующие действия:

  1. Выделите в дереве группу, в которую будет входить новое дело.
  2. Щелкните кнопку <Новая строка> Описание УАУ- 0023.png.
  3. Заполните необходимые реквизиты дела.


СНомеклатура Элемент.png


Форма элемента справочника содержит закладки:

  • Основные реквизиты — основные реквизиты дела.
  • Дополнительные реквизиты — дополнительные категории дела и реквизиты категорий (см. раздел Структура реквизитов), заполняется по мере необходимости.
  • Местонахождение — данные о местонахождении дела - отражается список всех карт-заместителей, выданных по данному делу, заполняется по мере необходимости.


Закладка «Основные реквизиты»

Для каждого дела вводятся основные реквизиты:

  • № дела — порядковый номер дела по номенклатуре в пределах подразделения или организации в целом.
  • Наименование - наименование дела.
  • Индекс — индекс дела, регламентируется в организации по группируемым в деле документам (например, цифровое обозначение структурного подразделения, направление деятельности, вид документа).
  • Дата начала - дата заведения дела.
  • Дата завершения — дата списания дела в архив.
  • Подразделение - структурное подразделение организации, которое занимается данным делом. ссылка на элемент справочника Подразделения.
  • Примечание - описание дела (если необходимо).

Реквизиты Номер дела, Наименование, Индекс и Дата начала являются обязательными для заполнения.


Закладка «Местонахождение»

Закладка «Местонахождение» заполняется при выдаче и возврате бумажных дела и отражает список их карт-заместителей.


СНомеклатура Местонах.png


Формирование и редактирование новой карты производятся в форме Карта-заместитель:


СНомеклатура Карта-зам.png


  • Код - код карты-заместителя (порядковый номер).
  • Наименование - наименование карты-заместителя (наименование или описание дела).
  • Дата выдачи - дата выдачи дела на руки.
  • Кол-во листов - количество листов в выданном деле.
  • Кому выдано - пользователь или контрагент, которому выдано дело.
  • Расписка получателя - ФИО получателя дела.
  • Дата возврата - дата возврата дела в архив.
  • Расписка о приеме - ФИО приемщика дела.