Рекомендации по учету резервов по отпускам (УАУ)

Создание резервов на оплату отпусков в бухгалтерском учете

В 2011 г. организации, за исключением субъектов малого предпринимательства, обязаны формировать резервы на оплату отпусков в бухгалтерском учете. На это указано в п. п. 3 — 8 Положения по бухгалтерскому учету «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (ПБУ 8/2010), утвержденного Приказом Минфина России от 13.12.2010 N 167н (далее — ПБУ 8/2010). Ранее такая обязанность у организаций отсутствовала (п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Вместе с тем формирование резерва на оплату отпусков в налоговом учете по-прежнему остается правом, но не обязанностью налогоплательщика (ст. 324.1 НК РФ).

Создание и списание резервов в виде процента от ФОТ по одинаковым правилам в налоговом и бухгалтерском учете, то есть при условиях неприменения ПБУ 18/02, возможно настроить уже существующим функционалом УАУ. В случае, если предприятие не создает резервы в налоговом учете, но обязано создавать их в бухгалтерском, оно обязано вести учет и возникающих отложенных активов/обязательств.

Общие принципы и механизмы

Используемые счета:

• Счет 96-01 «Резервы предстоящих расходов на выплату отпускных», соответственно регламентирован. Регламентированный счет введен вновь, рекомендуемая аналитика «Сотрудники».
• Счет 96-02 «Выплата зарезервированных отпускных в счет будущих периодов», соответственно регламентирован. Регламентированный счет введен вновь, рекомендуемая аналитика «Сотрудники».
• Счет 96-00 буферный. Без аналитики, без регламентации.
• Счет 09 — Отложенный налоговый актив. Для удобства рекомендуется завести отдельный субсчет для учета ОНА по резервам отпусков. Аналитика для данного счета не обязательна, в данном случае его дебетовый остаток будет равен кредитовому остатку счета 96-01, помноженному на ставку налога на прибыль.

Коды счетов могут быть установлены другие, на усмотрение пользователя, но первые два счета должны быть соответствующе регламентированы.

Суммы сформированного резерва относятся на счета временных разниц, определяемых при настройке.

Создание резерва и расчет величины, а также списание использованных сумм производится обработкой «Формирование и списание резерва по отпускным», меню Обработки — Зарплата и кадры — Формирование и списание резерва по отпускным (ПБУ 18/02). При открытии обработки производится проверка наличия регламентированных счетов.

Формирование и использование резерва производится по каждому сотруднику, что позволяет динамически вносить коррективы при изменении обстоятельств (прием новых, увольнение) без пересчета всей базы.

Описываемая обработка предназначена для формирования бухгалтерских справок. Датой формирования справки является дата, установленная реквизитом «Расчет на» закладки «Расчет резерва». При проведении справки дату можно изменить.

Используемые затратные счета. Суммы сформированного резерва относятся в дебет счетов временных разниц. За отправную точку (счет учета налоговый) берется счет, установленный в штатной единице реквизитом «Счет затрат».

Общие настройки формирования и списания

Обработка «Формирование и списание резерва по отпускным», меню Обработки — Зарплата и кадры — Формирование и списание резерва по отпускным (ПБУ 18/02), закладка «Настройки формирования».

• Способ определения счетов временных разниц — определяет счет дебета проводки формирования резерва. Ввиду различных вариантов настроек пользователей, в системе предлагается два варианта поиска указанных счетов. При установлении флага «По регламентации счета» подбирается счет, регламентированный как «Временные разницы», соответствующий регламентированному счету, установленному в штатной единице. Флаг «По коду» подбирает счет с последней цифрой субсчета равной 3 (в штатной единице установлен счет 20-011, подберется счет 20-013). Подстановка проводки возможна и в сформированной бухгалтерской справке.
• Базовая зарплата за — определяет количество месяцев расчета базы.
• Дней отпуска за год — по умолчанию 28, возможны корректировки. Справочно дается количество дней, на которые создается резерв (устанавливается исходя из месяцев, указанных на закладке «Расчет резерва»).
• Тариф страховых взносов — по умолчанию сумма ставок отчислений с ФОТ, возможна корректировка.
• Учитывать увеличение зарплаты — вводит коэффициент увеличения сумм создаваемого резерва исходя из увеличения оклада в течении расчетного (для базы) периода.
• Сформировать по сотрудникам — фильтр по сотрудникам.
• Параметры формирования бухсправок — необходимые счета и проводки.

Создание резерва и его пополнение

Расчет среднего заработка производится аналогично расчету отпуска. За базу расчета принимаются виды начислений, определяющих базу для начисления отпускных.

Реквизит «Расчет на» определяет дату формирования бухсправки, «За» определяет количество месяцев, за который производится формирование резерва. 12 месяцев означает создание резерва на 28 дней отпуска, Х месяцев — (28/12)*Х дней.

Реализованы два вида расчета величины резерва :

1. Расчет на основании заработка за предыдущий период. Расчет производится исходя из базы за установленный период предшествующий дате формирования расчета.
2. Дополнительный расчет резерва для вновь принятых сотрудников. При установленном флаге расчет производится только для сотрудников, принятых за указанный рядом период.

Применяется в случае, если в основной расчет не попали сотрудники, принятые за последний месяц (основной расчет резерва сделан до момента начисления заработной платы новеньких).

Создание резерва подразумевает расчет на полный год с учетом использованных отпусков, то есть перед формированием справки необходимо откорректировать количество положенных дней отпуска.

Пополнение резерва (периодичность определяется предприятием) производится по тем же правилам с указанием количества месяцев (1,3,12) на которые создается резерв. По клавише «Заполнить» производится расчет табличной части документа.

Колонки табличной части:

• Пометка — поле для пометки, в проведении не участвует.
• Сотрудник — аналитика проводки
• Дата приема — справочно
• Средняя зарплата — (дневная) результат расчета, при необходимости редактируется пользователем.
• Дней отпуска — дни, на которые создается резерв.
• Отпуск — сумма основного резерва, (Средняя зарплата * Дней отпуска).
• Страховые взносы — сумма резерва на отчисления с ФОТ (Отпуск * Тариф взносов)
• Резерв — общая сумма резерва.
• ОНА — сумма отложенного налогового актива по сумме резерва.
• Счет затрат — счет отнесения резерва на временные разницы, корректируется.
• Статья затрат — статья затрат счета для отнесения суммы резерва по зарплате, заполняется из штатной единицы.
• Подразделения, Доп.аналитика — для заполнения аналитики затратного счета
• Проводка бухсправки — дебет счета затрат временных разниц, крелит — счет учета резерва.
• Статья затрат страховых взносов — статья затрат счета для отнесения суммы резерва по отчислениям с ФОТ, заполняется из штатной единицы.

После заполнения и внесения корректировок «Сформировать бухсправку». Бухгалтерская справка корректируется и проводится. По каждому сотруднику формируется 3 проводки — сумма резерва по зарплате, сумма резерва по отчислениям с ФОТ, ОНА.

При закрытии обработки, справка по которой не сформирована, вся информация теряется.

Если в окне «бухсправка» указан документ, то при «Сформировать бухсправку» данные в нем перетираются.

Если необходимо внести в бухсправку исправления, необходимо ее указать в окне, заполнить табличную часть обработки посредством элемента «Заполнить данными…» (стрелка сверху вниз), откорректировать обработку и вновь сформировать ту же справку. Альтернатива — исправление самой справки.

Дополнительные функции при создании резерва (дополнительные функции вызываются элементами управления с правой стороны таблицы):

• Добавить — добавление нового сотрудника для корректировки резерва вручную.
• Удалить — удаление строки
• Пересчитать по текущему сотруднику — пересчет только одной строки и вывод по ней данных расчета
• Просмотр — просмотр сотрудкика по выделенной строке
• Печать — печатная форма документа.

Расчет отпускных

В случае перехода на описываемую методику, проводки расчета отпускных необходимо изменить.

Сумма, относимая на затраты текущего месяца (ранее проводки 20/70, 26/70, 44/70 и т. д.) должна дебетоваться по счету резерва (96-01/70).

Переходящая сумма, относимая на затраты следующего месяца (ранее проводки 97/70) должна дебетоваться по счету выплаты зарезервированных отпускных в счет будущих периодов (96-02/70).

Дебетуемые счета затрат указываются на закладке «Начислено» расчета отпускных. В реестре проводок должны быть предусмотрены соответствующие проводки.

Расчет отчислений с ФОТ автоматически отнесет отчисления на те же счета. В реестре проводок должны быть предусмотрены соответствующие проводки.

Закрытие отпусков будущих периодов

По аналогии закрытия 97 счета, формируется бухгалтерская справка по закрытию суммы счета 96-02 за прошлый месяц. В реестре проводок должна быть предусмотрена проводка 96-01/96-02.

Закрытие резерва

Закрытие резерва сводится к анализу использования созданного резерва и корректировке ОНА.

Закрытие резерва производится той же обработкой, что и начисление, с теми же настройками.

Дата формирования справки принимается равной дате, установленной реквизитом «Расчет на…» закладки «Расчет резерва». Период закрытия устанавливается на закладке «Списание резерва», после чего производится заполнение таблицы данными по кнопке «Заполнить». Аналогично созданию, по результатам закрытия должна быть сформирована и проведена бухгалтерская справка.

Табличная часть заполняется данными по начисленному и списанному резерву в течении указанного периода (в данном случае — дебетовые и кредитовые обороты счета 96-01).

Возможны два варианта развития событий:

• 1. Созданный резерв использован не полностью, то есть по окончании месяца имеется остаток по дебету счета 96-01. В данном случае в табличной части кроме сумм начисленного и использованного резерва данных нет. По этим строкам (сотрудникам) формируются проводки, переводящие суммы использованного резерва со счета временных разниц в налоговый учет (сумма начисленной зарплаты и сумма отчислений с ФОТ по отдельности) — проводки 20-01/20-03 и т. д., а также уменьшение ОНА — проводка 68/09.

Указанные проводки должны быть предусмотрены в реестре.

• 2. Созданного резерва не хватило для покрытия отпуска, то есть остаток по счету 96-01 кредитовый. По данным строкам (сотрудникам) формируются те же проводки, что и по предыдущему пункту в пределах созданного резерва.

Кредитовый остаток счета резерва через должен быть отнесен непосредственно на налоговый затратный счет. Указанные суммы в табличной части указываются в графах «Списать по налоговому учету» и «В том числе взносы». Списание проводится проводками 96-01/96-00 сторно и 20-01(и т. д.)/96-00 по заработной плате и отчислениям отдельно. Итого при данной ситуации по сотруднику формируется 7 проводок.

Все указанные проводки должны быть предусмотрены в реестре проводок.

Контроль и корректировки резерва

Ввиду того, что создаваемый резерв никогда не будет равен его использованию, необходим периодический контроль и корректировки его размера. Контроль суммы резерва ведется по счету 96-01 по ОСВ с разворотом по сотрудникам.

Корректировка суммы резерва производится вышеописанной обработкой формированием резерва, устанавливая отвлеченные значения среднего заработка и количества дней (в том числе и отрицательных).