Рекомендации по учету резервов по отпускам (УАУ)

Актуально для редакций «Учет. Анализ. Управление» 12.02/xx и выше.

В 2011 г. организации, за исключением субъектов малого предпринимательства, обязаны формировать резервы на оплату отпусков в бухгалтерском учете. На это указано в п.3 — 8 Положения по бухгалтерскому учету «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (ПБУ 8/2010), утвержденного Приказом Минфина России от 13.12.2010 N 167н (далее — ПБУ 8/2010). Ранее такая обязанность у организаций отсутствовала (п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Вместе с тем формирование резерва на оплату отпусков в налоговом учете по-прежнему остается правом, но не обязанностью налогоплательщика (ст. 324.1 НК РФ). Предлагаемая методика позволяет рассчитывать и корректировать размер созданного резерва исходя из условий текущего момента.

Общие принципы и механизмы

Используемые счета:

• Счет 96-01 «Резервы предстоящих расходов на выплату отпускных», соответственно регламентирован. Регламентированный счет введен вновь, рекомендуемая аналитика «Сотрудники». Количественный учет включен.
• Счет 96-02 «Выплата зарезервированных отпускных в счет будущих периодов», соответственно регламентирован. Регламентированный счет введен вновь, рекомендуемая аналитика «Сотрудники». Количественный учет включен.
• Счет 96-00 буферный. Без аналитики, без регламентации.
• Счет 09 — Отложенный налоговый актив. Для удобства рекомендуется завести отдельный субсчет для учета ОНА по резервам отпусков. Аналитика для данного счета не обязательна, в данном случае его дебетовый остаток будет равен кредитовому остатку счета 96-01, помноженному на ставку налога на прибыль.

Коды счетов могут быть установлены другие, на усмотрение пользователя, но первые два счета должны быть соответствующе регламентированы.

Суммы сформированного резерва относятся на счета временных разниц, определяемых при настройке.

Создание резерва, расчет его величины, списание использованных сумм и корректировка суммы резерва, исходя из изменившейся средней заработной платы, производится обработкой «Корректировка резерва на отпускные», меню Журналы — Зарплата и кадры — Корректировка резерва на отпускные. При открытии обработки производится проверка наличия регламентированных счетов.

Расчет резерва производится по каждому сотруднику, что позволяет динамически вносить коррективы при изменении обстоятельств (прием новых, увольнение) без пересчета всей базы.

Описываемая обработка предназначена для формирования бухгалтерских справок. Датой формирования справки является дата конца периода расчета. При проведении справки дату можно изменить.

Используемые затратные счета

Суммы сформированного резерва относятся в дебет счетов временных разниц. За отправную точку (счет учета налоговый) берется счет, установленный в штатной единице реквизитом «Счет затрат».

Следует обратить особое внимание на то, что формирование проводок по счету отложенных налоговых активов и использование счетов налогового учета производится только при установленном флаге «Учет по ПБУ-18» (элемент справочника «Фирмы», закладка «Настройки учетной политики»). Соответственно предприятия, не применяющие указанное Положение, могут использовать данную обработку для создания резерва в бухгалтерском учете. Все возможные проводки должны быть прописаны в справочнике «Реестр проводок», в противном случае бухгалтерская справка будет формироваться без проводок.

Реализованный механизм расчета

На счете 96-01 ведется количественный учет положенных дней отпуска сотрудника.

Рекомендуется проводить корректировку проводится один раз в месяц последним числом, после проведения всех начислений заработной платы, расчетов отпусков и закрытия отпусков будущих периодов. Возможен выбор другого периода.

При проведении корректировки, обработка учитывает количество положенных дней отпуска на начало месяца, учитывает отпуска по количеству использованных дней и начисленных сумм, увеличивает количество положенных дней за текущий месяц и корректирует сумму резерва на конец месяца с учетом изменившегося среднего заработка.

Общие настройки обработки (закладка «Настройки формирования»)

• Способ определения счетов временных разниц — определяет счет дебета проводки формирования резерва. Ввиду различных вариантов настроек пользователей, в системе предлагается два варианта поиска указанных счетов.

При установлении флага «По регламентации счета» подбирается счет, регламентированный как «Временные разницы», соответствующий регламентированному счету, установленному в штатной единице.

Флаг «По коду» подбирает счет с последней цифрой субсчета равной 3 (в штатной единице установлен счет 20-011, подберется счет 20-013). Подстановка проводки возможна и в сформированной бухгалтерской справке.

При неустановленном флаге «Учет по ПБУ-18» механизм замены отключен, то есть в проводках используются счета, указанные в месте работы.

• Базовая зарплата за — определяет количество месяцев расчета базы. Последний месяц периода расчета текущий.

• Дней отпуска за год — количество календарных дней отпуска в целом по предприятию.
• Тариф страховых взносов — по умолчанию сумма ставок отчислений с ФОТ, возможна корректировка.
• Учитывать увеличение зарплаты — вводит коэффициент увеличения сумм создаваемого резерва исходя из увеличения оклада в течении расчетного (для базы) периода.
• Параметры формирования бухсправок — необходимые счета и проводки.

Создание резерва или переход на настоящую методику

Для введения в систему данных по количеству положенных дней отпуска, необходимо сформировать бухгалтерскую справку концом прошлого месяца.

Проводки должны обеспечить заведение количества по кредиту счета 96-01 без сумм, то есть могут быть использованы проводки 00/96-01 или 20/96-01.

При первом формировании корректировки, указанные дни будут учтены автоматически.

При необходимости (закрыт период), справка может быть проведена первым числом текущего месяца, при этом период корректировки должен начинаться со второго числа.

Корректировка резерва

Расчет среднего заработка производится аналогично расчету отпуска. За базу расчета принимаются виды начислений, определяющих базу для начисления отпускных.

По клавише «Рассчитать изменение резерва» производится расчет табличной части документа.

Колонки табличной части:

• № — порядковый номер строки документа.
• Сотрудник — аналитика проводки
• Дата приема, дата увольнения — справочно
• Неисп. дни отпуска на … — количество дней по счету 96-01 на начало расчетного периода
• Ежегодный отпуск за … — дни использованных отпусков и начисленные суммы по документам периода
• Текущий остаток резерва на … — сумма резерва на конец периода без учета корректировки (дней и сумм за текущий период).
• Дни отпуска, «заработанные» за … — количество дней, положенных за текущий период. Рассчитывается исходя из дней отпуска за год.
• Неиспольз. дни отпуска на … — количество положенных дней отпуска с учетом последнего месяца.
• Средний дневной заработок за… — средний дневной заработок рассчитанный с учетом текущего периода.
• Резерв по расчету на … — сумма резерва на конец периода, рассчитанная исходя из неиспользованных дней и среднедневного заработка. В случае дебетового остатка по количеству на счете 936-01 (использован отпуск авансом) сумма резерва принимается равной нулю.
• Увеличение резерва … — Сумма корректировки резерва на конец периода. В случае уменьшения резерва проводка сторно.
• Корректировка резерва при превышении… — суммы и проводки, переводящие перерасход резерва (дебетовый суммовой остаток счета 96-01) в случае, если начисленный отпуск превысил созданный резерв, на счета налогового учета.

Списание проводится проводками 96-01/96-00 сторно и 20-01(и т. д.)/96-00 по заработной плате и отчислениям отдельно.

Все указанные проводки должны быть предусмотрены в реестре проводок.

• Списание по налоговому учету отпускных … — проводки, переводящие сумму использованного отпуска со счетов временных разниц на счета налогового учета (сумма начисленной зарплаты и сумма отчислений с ФОТ по отдельности) — проводки 20-01/20-03 и т. д., а также уменьшение ОНА — проводка 68/09.

Указанные проводки должны быть предусмотрены в реестре.

После заполнения и внесения корректировок, «Сформировать бухсправку». Бухгалтерская справка корректируется и проводится. По каждому сотруднику формируется соответствующие проводки.

Если в окне «бухсправка» указан документ, то при «Сформировать бухсправку» данные в нем перетираются.

Дополнительные возможности

При закрытии обработки, справка по которой не сформирована, вся информация теряется. При необходимости перерыва в работе, данные частично сформированной обработки сохраняются посредством элемента управления «Сохранить список во внешний файл» (значок дискеты). Для восстановления данных — «Восстановить список…».

Элемент управления «Подбор сотрудников» позволяет выбирать (добавлять) сотрудников из справочника.

Элемент «Очистить» после подтверждения безвозвратно очищает табличную часть.

«Обновить» — запускает перерасчет заполненных строк.

Табличная часть документа выводится на печать соответствующим элементом «Печать».

Расчет отпускных

В случае перехода на описываемую методику, проводки расчета отпускных необходимо изменить.

• Сумма, относимая на затраты текущего месяца (ранее проводки 20/70, 26/70, 44/70 и т. д.) должна дебетоваться по счету резерва (96-01/70).
• Переходящая сумма, относимая на затраты следующего месяца (ранее проводки 97/70) должна дебетоваться по счету выплаты зарезервированных отпускных в счет будущих периодов (96-02/70).
• Дебетуемые счета затрат указываются на закладке «Начислено» расчета отпускных. В реестре проводок должны быть предусмотрены соответствующие проводки.
• Расчет отчислений с ФОТ автоматически отнесет отчисления на те же счета. В реестре проводок должны быть предусмотрены соответствующие проводки.

Закрытие отпусков будущих периодов

По аналогии закрытия 97 счета, формируется бухгалтерская справка по закрытию суммы счета 96-02 за прошлый месяц. В реестре проводок должна быть предусмотрена проводка 96-01/96-02.

Компенсация за неиспользованный отпуск

При расчете компенсации обязательно указание количества дней, за которые компенсация исчислена.

Контроль резерва

Ввиду того, что создаваемый резерв никогда не будет равен его использованию, необходим периодический контроль. Контроль суммы резерва ведется по счету 96-01 по ОСВ с разворотом по сотрудникам в суммовом и количественном выражении. Следует иметь в виду, что счет 96-01 имеет остаток кредитовый, соответственно количество положенных дней отпуска будет иметь отрицательное значение (красное), перерасход — положительное. При положительном значении количества, сумма резерва должна быть равна нулю.

Суммы по счету 96-01 и 09 должны иметь соотношение, равное ставке налога на прибыль.