Документ "Заявка" (КУС)

В системе ведётся учёт заявок на пребывание в санатории от физических и юридических лиц.

В документе Заявка фиксируется информация от потенциального клиента о желании приобретения путёвки с указанием необходимых требований. Все заявки, принятые от клиентов, регистрируются в системе. Затем по заявкам создаются путевки клиентам и бронируются номера гостиницы.

Виды заявок:

• индивидуальная — на одного человека;
• групповая — на несколько (много) человек. Такие заявки делают санаториям, как правило, юридические лица — компании, которые хотят отправить на лечение в санаторий своих сотрудников. Например, в начале года компания может оставить в санатории групповую заявку о том, что она хочет направить к ним на лечение в течение года 40 человек: 10 в мае, 10 в августе, 15 в сентябре и 5 в октябре. Групповую заявку также может оставить семья из нескольких человек или компания друзей.

Статусы заявки:

• «Черновик» — новая заявка от создания до ее регистрации.
• «На исполнении» — заявка от регистрации до бронирования гостиничных номеров для людей из нее и создания им путевки(-ок).
• «Исполнена (закрыта)» — отработанная заявка, по которой созданы путевки и забронированы номера гостям, либо оформлен отказ. Такие заявки скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав на верхней панели инструментов журнала кнопку Файл:Кнопка Все.png Все.

Журнал заявок

Заявки хранятся в журнале заявок. Чтобы его открыть, на основной панели навигации в разделе БРОНИРОВАНИЕ нажмите Заявки.

Чтобы открыть заявку, дважды щелкните по ней в журнале мышью или установите на нее курсор и нажмите клавишу Enter.

Отработанные заявки со статусом «Исполнена (закрыта)», по которым созданы путевки и забронированы номера гостям, скрываются из общего журнала. Их можно посмотреть нажав на верхней панели инструментов журнала кнопку Файл:Кнопка Все.png Все.

Упрощенная и полная форма заявки

При создании заявки для удобства работы первоначально она открывается в упрощенной форме, на которой нужно только выбрать контрагента и в поле Описание в произвольной форме ввести информацию от клиента. Этого достаточно, чтобы зафиксировать заявку.

Чтобы отобразить полную форму заявки, нажмите ссылку Показать все параметры. Появятся тематические закладки, на которые можно занести всю необходимую информацию и подробно оформить заявку:

Создание заявки

Заявку на посещение санатория можно создать следующими способами:

• Из Интерфейса «Менеджер продаж» на закладке Заявки нажав кнопку Создать.
• Из Шахматки администратора гостиницы. Выделите мышью предполагаемый период проживания гостя в желаемом им номере и в контекстном меню выберите пункт Индивидуальная заявка или Групповая заявка.
• Из журнала заявок нажав кнопку Создать.

Создание заявки из Интерфейса «Менеджер продаж»

Создание заявки из Шахматки администратора гостиницы

Работа с заявкой

Регистрация заявки

Документы «Заявка» предназначены для фиксирования заявок от всех желающих посетить санаторий. Заявку необходимо создать и зафиксировать в ней информацию о клиенте: ФИО заявителя (контрагента), количество проживающих и контактную информацию; установить срок пребывания и желаемые варианты проживания, питания и лечения. На закладке Гости в ячейке «Категория номера» нужно указать категорию номера, в которой желает жить человек — например, «Стандарт», «Бизнес», «Люкс».

После заполнения полей нажмите кнопку Зарегистрировать.

• Заявка зафиксируется в программе.
• На форме заявки появится кнопка Создать бронь (с ее помощью осуществляется окончательное бронирование гостиничных номеров для людей из заявки).
• Статус заявки становится «На исполнении».

В дальнейшем зарегистрированные заявки можно открыть и выполнить дальнейшие действия — забронировать номера для гостей из заявки, тем самым создав им путевки.

Бронирование гостиничных номеров для людей (создание путевок)

Предварительное бронирование

Нажмите кнопку Забронировать — осуществится предварительное бронирование номера(-ов) в категорию номеров для гостей, указанных в заявке: программа отметит в указанной категории номеров необходимое количество номеров из заявки.

На форме заявки появится кнопка Подтвердить бронь, с помощью которой осуществляется окончательное бронирование.

Окончательное бронирование

Способ 1. После регистрации заявки нажмите кнопку Создать бронь.
Откроются формы Бронирование и Поиск мест, с помощью которых выберите подходящие гостиничные номера для людей из заявки.

Способ 2. После предварительного бронирования нажмите кнопку Подтвердить бронь.

При окончательном бронировании происходит следующее:

• Подтверждение предварительной брони — бронирование конкретных мест в гостинице для людей из заявки.
• Создаётся документ «Путёвка». Он отображается в заявке на закладке Документы.
• Статус заявки становится «Исполнена (закрыта)».

Прочие действия с заявкой

Для информирования клиента о получении путёвки из документа «Путевка» можно создать уведомление и отправить его клиенту по электронной почте.

С помощью кнопки Счет на оплату можно создать документ «Счёт на оплату» и отправить его по электронной почте контрагенту для оплаты. Счета отображаются в заявке на закладке Оплата.

Видео Создание и обработка заявки на путевку

Групповая заявка

Групповая заявка — это заявка от одного контрагента на несколько человек.

Люди, входящие в заявку, отображаются на закладке Гости.

С помощью кнопки Гость можно добавить человека в заявку.

С помощью кнопки Группа можно добавить группу, в которую потом с помощью кнопки Гость можно добавлять людей. Чтобы добавить человека в группу, надо чтобы курсор стоял либо на строке с группой, либо на человеке из этой группы.

Группировать людей можно по следующим параметрам:

• по категории номера — если группа людей будет жить в номерах одной категории. Для этого установите курсор на строку с группой и в колонке «Категория номера» выберите категорию.
• по гостиничному номеру — если группа людей будет жить в одном номере. Для этого установите курсор на строку с группой и в колонке «Номер гостиницы» выберите номер.
• дате заезда — если люди приедут в один день. Для этого установите курсор на строку с группой и в колонке «Дата заезда» выберите дату.
• по гостиничному номеру и дате заезда — если люди будет жить в одном номере и приедут в один день.
• как вам угодно по произвольному не предусмотренному программой признаку. В этом случае в колонках «Номер гостиницы» и «Дата заезда» ничего устанавливать не надо.

Параметры гостей заполняются в табличной части, для этого дважды щелкните в нужной колонке мышью.

Для каждого человека из группы могут быть установлены разные параметры пребывания, отчего зависит цена путевки, которая отображается в столбце «Стоимость» для каждого гостя.

Людей можно «перетаскивать» мышью из группы в группу.

Массовое изменение одного параметра пребывания для нескольких гостей

Если нужно изменить один параметр пребывания для множества гостей (установить одно значение в колонке для нескольких гостей), например, изменить у нескольких гостей вариант проживания, или очистить ячейки в одной колонке у нескольких гостей, установите курсор на одну из ячеек, значение в которой надо изменить, выделите мышью в списке нужных гостей (с помощью клавиш Shift или Ctrl) и нажмите кнопку .

В открывшемся окне:

• выберите нужное значение,
• укажите — установить выбранное значение или очистить значения в выделенной колонке у выбранных гостей,
• укажите, для каких ячеек выполнить действие — для заполненных или незаполненных или и у тех и других (можно установить обе галочки, тогда указанное значение установится во всех выбранных ячейках в колонке),

Нажмите кнопку Установить.

Таким образом очень быстро и удобно можно изменять значение ячеек у большого количества гостей.

Видео Групповая заявка, заявка на путевки от юридических лиц в «Кинт: Управление санаторием»

Интерфейс заявки

Документ «Заявка» содержит следующие закладки:

Гости — cписок отдыхающих по заявке.

Операции — типовые операции, совершенные по данной заявке.

Оплата — список документов, выставленных к оплате: счета на оплату, документы приема и возврата платежей.

Дополнительные свойства — на этой закладке находится список дополнительных свойств к путевке, значения которых можно выбирать. Таким образом можно указать некоторые дополнительные параметры к путевке, отражающие требования гостя. Дополнительные свойства создаются программистами или администратором системы, а на этой закладке только отображаются и доступны для использования. Пример дополнительного свойства: «Вид из окна», его значения — на лес, на озеро, во внутренний двор, на фонтан, на бассейн. С помощью этого дополнительного свойства можно указать какой вид из окна своего номера хочет гость и подобрать ему именно такой номер.

Документы — cписки путевок, уведомлений и справок по заявке.

Приложения — список всевозможных файлов разных форматов, приложенных к заявке. С помощью кнопки Добавить можно добавить файл на закладку. С помощью панели инструментов на закладке можно работать с файлами.

Кнопки:

Отказ — отказ от заявки. Он оформляется если в санатории нет мест или если клиент сам позвонил и по какой-то причине отказался ехать в санаторий. При нажатии на эту кнопку у заявки устанавливается статус «Исполнена (закрыта)». Заявки с отказами по умолчанию скрыты из списка в Журнале заявок. Их можно увидеть, нажав кнопку Файл:Кнопка Все.png Все — они отображаются в журнале серым шрифтом. Заявки с отказами доступны для просмотра, но работать с ними больше нельзя.

Счет на оплату — создать документ «Счет на оплату». Он отображается на закладке Документы — Счета на оплату.

Подтвердить бронь — подтвердить бронь на группы человек или на каждого человека в заявке:

• на группу — создастся столько путевок, сколько групп в заявке. В каждой путевке будет столько строк с данными гостей, сколько человек в каждой группе. Например, в заявке 2 группы, в первой 2 человека, во второй 3. При подтверждении брони на группу создастся 2 путевки — для первой и второй группы гостей. В путевке для первой группы будут записаны 2 человека, в путевке для второй группы будут записаны 3 человека.
• на каждого — создастся по путевке на каждого человека в заявке. То есть если в заявке всего 5 человек, то создастся 5 путевок — на каждого человека.