Документы (УД)

Предопределенные виды

В систему встроено несколько предопределенных видов документов:

• Задача
• Объявление
• Письмо
• Договор
• Статья
• Материал

Кроме вышеназванных пользователь может создавать свои собственные виды и подвиды документов.

Журнал документов

Журнал документов предназначен для просмотра, выбора, редактирования и изменения состояния документов. Журнал документов позволяет осуществлять различные отборы и развороты по произвольному множеству свойств и категорий документов. Состав и порядок этих свойств может быть настроен пользователем. Журнал используется для всех видов документов.

Элементы управления

1. Таблица отборов и разворотов
2. Дерево разворотов

Режимы журнала

• Актуальные документы
• Все документы
• Затраты ресурсов

Работа со списком элементов

С помощью кнопок командной панели списка документов пользователь может выполнять следующие действия:

• Создать создать новый документ;
• Ввести на основании — создать новый документ на основании текущего;
• Изменить — открыть форму текущего документа для редактирования;
• Найти — выполнять поиск документа в списке. При поиске можно задать колонку для поиска и значение реквизита. В результате поиска в списке отображаются только элементы, содержащие введенное значение реквизита в выбранной колонке;
• Отменить поиск в списке — отменить поиск документа в списке. Отменяет режим поиска, выполненный с помощью команды Найти. В списке снова отображаются все документы.
• Поднять документ — передвинуть документ на позицию выше;
• Опустить документ — передвинуть документ на позицию ниже;

• Настроить список — задать отбор, сортировку, группировку или условное оформление для списка;
• Вывести список — вывести текущий список на печать;
• Печать — вывести журнал на печать (в отличие от «Вывести список» выводит все документы, попавшие в дерево разворотов, с учетом иерархии)

Командная панель формы

С помощью кнопок командной панели формы можно выполнить следующие действия:

• Поиск по всем документам… — открыть форму глобального поиска по всем документам;
• Сохранение/восстановление настройки — сохранить текущую либо открыть существующую настройку отборов/разворотов;
• Настройки пользователя — открыть форму пользовательских настроек;
• Настройка видимости колонок — управление видимостью и порядком колонок списка.

См. также

• Форма списка справочников

Форма документа

Форма предназначена для создания, просмотра и редактирования документов. Формы всех документов системы (за исключением контакта) практически идентичны.

Закладки

• Реквизиты — здесь расположены основные реквизиты документа, а так же таблицы свойств и категорий
• Приложения — список приложенных к документу ссылок, файлов, объектов конфигурации, а так же список документов, связанных с данным
• Учет ресурсов — таблица учета ресурсов, затраченных на выполнение поставленной задачи
• Подписка — список сотрудников, следящих за документом
• История — история движений документа

Создание документа

Для создания документа необходимо ввести данные в поля, обязательные к заполнению. К таким относятся: тема, процесс, дело, отдел.

Некоторые поля, такие как дата, номер, автор, заполняются автоматически.

Также могут быть заполнены свойства и категории документа.

После заполнения полей запишите документ, при этом он попадет на этап «Черновик» выбранного вами процесса. При переводе нового документа запись осуществляется автоматически.

Редактирование документа

При редактировании существующего документа доступны следующие действия:

• Изменение реквизитов
  • Важность, дело, отдел, проект — доступно всем
  • Тема, содержание — доступно автору документа
• Изменение свойств и категорий
• Добавление комментариев

Комментарии к документу отображаются в одном поле с содержанием. Для добавления комментария воспользуйтесь кнопкой «Новый комментарий».

Кнопки формы

• Перевести — выполнить перевод документа на новый этап.
• Завершить процесс — завершить текущий процесс (отправить документ в архив)
• Взять на контроль / снять с контроля — установка или снятие документа с контроля
• Подписчики — открыть список сотрудников, следящих за документом
• Отправить уведомление — отправить уведомление по документу
• Создать напоминание — создать новое напоминание по документу
• Печать — вывод документа на печать
• Внешние обработки — запуск внешних обработок
• Ввод на основании — создание нового документа на основании данного

Дайджест (УД82)