Работа с субсидиями (КП)

В программном комплексе реализовано заселение гостя с учетом частичной оплаты проживания и оказания услуг за счет субсидий.

Бронирование путевки и заселение гостя

Бронирование

Менеджеры ведут бронирование при поступлении обращения с сайта или по телефону, чтобы зафиксировать информацию о предварительном желании клиента разместить подопечного в пансионат.

1. Чтобы создать заявку, перейдите в раздел Бронирование — Создать заявку. Откроется форма создания заявки.
2. Нажмите кнопку Добавить.
3. Заполните поля «Клиент», «Дата заезда», «Дней», «Категория», «Вид ухода». Поле «Договор» заполняется автоматически при выборе Клиента.
4. Нажмите кнопку «Установить цену» и заполните цену вручную.

   Если путевка коммерческая, то цена будет рассчитываться автоматически. Заполнять поле «Гость» на данном этапе не обязательно.

5. Забронируйте заявку.
6. Чтобы создать счет на оплату, перейдите во вкладку «Услуги и оплата» и нажмите кнопку Счет на оплату.
7. Нажмите Провести.

   Программа автоматически отправит информацию в банк через эквайринг. Распечатать счет можно нажатием кнопки «Печать».

Подтверждение брони

После создания заявки бронь необходимо подтвердить, чтобы убедиться в действительности заезда гостя и закреплении номера его проживания.

1. Чтобы подтвердить бронь зайдите в интерфейс «Администратор гостиницы» и откройте вкладку «Прибывающие».
2. Выделите нужную бронь и нажмите кнопку Подтвердите бронь. Откроется форма путевки.
3. Заполните поля «Категория», «Номер», «Гость». Заполните данные гостя в карточке физлица: ФИО, возраст, дату рождения.
4. Для обратной связи с гостем обязательно введите номер телефона.

   По умолчанию международный код установлен +7. Чтобы его изменить, выберите другую страну в форме ввода адреса регистрации.

5. Нажмите Записать и закрыть.
6. Чтобы забронировать путевку, в форме путевки нажмите «Забронировать».

Заселение гостя

В день заезда в программе производим заселение гостя.

1. Откройте интерфейс «Администратор гостиницы», вкладка «Прибывающие».
2. Чтобы зарегистрировать гостя, найдите на вкладке строку с нужным клиентом/подопечным и нажмите кнопку Регистрация. Откроется форма Карты гостя.
3. Нажмите кнопку Зарегистрировать. Для регистрации обязательно заполнение паспортные данные гостя (серия и номер, как минимум). Если они не заполнены, то из формы Карты гостя откройте Физическое лицо (Подопечного), заполните паспортные данные и сохраните изменение (Записать и закрыть).

   В Карте гостя также можно принять деньги: созданием счета на оплату, либо нажатием по гиперссылке в колонке «К оплате».

4. После заселения гостя в Карте гостя возможно проводить гостиничные операции: переселение, продление пребывания, выбытие и др. Операции находятся в выпадающем списке Выполнить.

   Если путевка коммерческая, работа с ней проходит с использованием Карты гостя и гостиничных операций.

   Если путевка оплачивается на субсидии, то продления пребывания гостя фиксированы на определенный период.

Настройка сопровождения подопечного и субсидированного учета после заселения

Подопечный может находится в пансионате по субсидии с самого начала, либо спустя какое-то время пребывания по коммерческому договору, а затем получил субсидии на проживание в пансионате. В любом случае необходимо настроить поступление субсидий для этого гостя.

1. Заполнение таблицы контрагентов/договоров:
   • Контрагента подопечного:
     • В Карте гостя откройте Карточку физлица и поставьте контрагентом гостя. Нажмите Записать и закрыть.
     • В таблицу договоров, нажмите кнопку Добавить договор:
     • Поставьте контрагентом гостя.
     • Выберите договор, открыть договор и в карточке договора поменяйте вид расчетов на «Субсидирование услуг».
     • Наименование договора создается автоматически. При необходимости наименование можно изменить.
     • Нажмите Записать и закрыть.
   • Чтобы добавить субсидирование от Департамента труда, нажмите кнопку Добавить договор:
     • Контрагентом выберите «Департамент труда и социальной защиты населения города Москвы».
     • Выберите необходимый договор. Например «52».
     • В поле «Вид расчетов» должно стоять «Субсидирование услуг».
   • Первый и основной договор должен быть заключен с клиентом. Если до этого было полностью коммерческое проживание, то необходимо в карточке Клиент (Контрагента) создать новый договор:
     • Создайте новый договор и установите вид расчетов «Продажа коммерческая для субсидии».
     • Убедиться что договор есть в списке договоров в Карте гостя. Выделить его.
     • Нажмите кнопку Основной, чтобы сделать этот договор основным.
     • Прежний договор учитывается, однако все последующие действия будут происходить уже по новому договору.
2. Нажмите кнопку Установка СДД и ГН:
   • Установите Среднедушевой доход, даты, процент аванса и группу нуждаемости.
   • При первичной настройки желательно делать установку свойств задним числом. С начала текущего месяца, например.
   • Нажмите Записать и закрыть.

     Дата установки СДД не должна превышать даты назначения аванса.

3. Чтобы установить ручную цену, нажмите кнопку Установка цены:
   • Установите прайс «По договору».
   • Выберите основной договор и дату.
   • Впишите цену и нажмите кнопку Установить цену.
4. В Карте гостя нажмите Сохранить.
5. Настройка правил формирования документов:
   • Карте гостя нажмите ссылку Набор номенклатуры:
   • Откройте выпадающий список Еще.
   • Откройте Правила формирования документов. Откроется форма «Настройка сопровождения гостя»:

     

   • поле «Дата» заполняется при изменении правил формирования в течении пребывания подопечного. При первичном заполнении можно оставлять текущим числом.
   • Заполняется выставление правило счета на аванс для подопечного:
     • Контрагент/договор подопечного из списка заполненных в карте гостя.
     • Заполняется номенклатура какая будет заполняться в счете. Может быть любой, так как чисто информационное поле.
     • Сумма аванса заполняется по СДД с учетом процента авансах (см. Установку СДД и ГН).
   • Заполняется вид документов при очередной работе с подопечным. Галочкой отметьте, какие документы нужно формировать автоматически:
     • Продление — Создаёт заявку гостя на продление. Контрагент/договор необходимо заполнить Контрагентом, который будет доплачивать за коммерческую часть помимо субсидии (вид расчетов «Продажа коммерческая для субсидии».).

       Дата первой операция устанавливается произвольная.

       Сдвиг даты операции отвечает за изменение даты при очередной работе с подопечным, не влияет на дату выезда.

       Вариант продления отвечает какая дата выезда будет после операции продления. Обычно ставиться «До конца следующего месяца».

     • Набор услуг — Создаёт оперативную реализацию по услугам субсидии на период продления. Установите контрагентом подопечного с соответствующим договором из заполненных в Карте гостя (вид расчетов на «Субсидирование услуг»).

       заполните поля «График» и «Вариант» аналогично продлению.

     • Счет на оплату — Создаёт счет на оплату по всем невыставленным ранее платным услугам (доплата за проживание, медикаменты, услуги ит.д.). Установите контрагентом клиента, заполните поле «Договор».
     • Реализация товаров и услуг — Создаёт документ «Реализация товаров и услуг» по всем невыставленным ранее платным услугам (доплата за проживание, медикаменты, услуги ит.д.). Установите контрагентом клиента, заполните поле «Договор».
   • Сохраните настройку.
6. Настройка перевода услуг и авансов

   • 

   • Для дальнейшего перевод услуг субсидий с контрагента-подопечного на контрагента-организацию необходимо настроить правила этого перевода.
   • В карте гостя нажимаете на «Настройка перевода услуг».
   • Сверху заполняется контрагент/договор с которого будут переводиться услуги и авансы.
   • Снизу заполняется контрагент/договор на который будут переводиться услуги и авансы.
   • Также необходимо заполнить номенклатуру на которую будут объединяться услуги при переносе.
   • После заполнения все полей необходимо нажать «Записать и закрыть».

Сопровождение гостя

Ручное индивидуальное сопровождение гостя

Продление гостя

1. Чтобы продлить гостя, откройте список «Выполнить» и выберите операцию «Продление». Откроется форма заявки на продление.
2. Заполните поля «Категория номера», «Номер гостиницы» и дату переселения.

   Чтобы подобрать номер гостиницы, нажмите кнопку «Подобрать».

3. Нажмите «Выполнить и закрыть».

Переселение гостя

1. Чтобы переселить гостя, откройте список «Выполнить» и выберите операцию «Переселение». Откроется форма заявки на переселение.
2. Заполните поля «Категория номера», «Номер гостиницы» и дату переселения.

   Чтобы подобрать номер гостиницы, нажмите кнопку «Подобрать».

3. Нажмите «Выполнить и закрыть».

Прерывание пребывания

Номенклатуры по умолчанию считаются выполненными. При необходимости их можно снять.

1. Первое предоставление услуг можно сформировать из Карты гостя. Выберите договор на гостя по субсидиям:

   Перейти в окно «Сопровождение гостей» можно также из интерфейса «Администратор гостиницы».

   • Нажмите ссылку Набор номенклатуры.
   • Установите период выставления услуг и нажмите ОК. Откроется Оперативная реализация — полный перечень услуг по субсидиям.
   • Нажмите Провести и закрыть.

     Учтите, что дата назначения услуг не должна стоять раньше даты оказания услуг.

   • Перейдите в Карту гостя и нажмите Обновить. В договоре по субсидиям появится список услуг.

     Чтобы снять услуги, откройте Набор номенклатуры — Снять.

2. Чтобы продлить выставление услуг, зайдите в интерфейс «Администратор гостиницы»:
   • Отметьте галочкой карту гостя, выставьте дату выставления услуг и нажмите Сформировать.

     Выставится счет на аванс для оплаты СДД. Карта гостя продлится до конца следующего месяца, чтобы сформировать счет на оплату по договору.

     Услуги субсидий выставятся на следующий месяц. Пребывание можно ограничить в договоре контрагента.

3. Сформированные счета можно отправить по электронной почте, если настроена печатная форма для отправки.
4. Чтобы перевести авансы:
   • В Карте гостя создайте счет на оплату по Карте гостя.

     В поле «Доступен аванс» автоматически отобразится аванс.

   • Нажмите Провести и закрыть.

     Программа сформирует счет в Интернет-эквайринге и сформирует ссылку на оплату.

   Если договор недействителен (например, перешли на коммерческую субсидию), то нужно этот договор закрыть. Для этого откройте карточку договора, поставьте галочку «Договор закрыть» и нажмите Записать.

Если гость прерывает пребывание, делает перерыв, то зайдите в интерфейс «Администратор гостиницы», перейдите во вкладку «Сопровождение гостей» и перенесите услуги. Перенос авансов можно осуществить из интерфейса «Администратор гостиницы». Отметьте галочкой нужную строку и нажмите Перенести авансы.

Перенос услуг

1. В Карте гостя выберите договор гостя и нажмите Перенос услуг. Откроется окно «Заполнение переноса остатков ОУ», лист «Перенос услуг».
2. Проверить заполнение контрагентов на соответствие настройки переноса услуг.
3. Выберите проверить период (например Прошлый месяц).
4. Нажать кнопка «Заполнить движения».
5. Нажмите кнопку Документ корректировки.
6. Записать и закрыть открывшийся документ.

Перенос авансов

1. В Карте гостя выберите договор гостя и нажмите Перенос услуг. Откроется окно «Заполнение переноса остатков ОУ», лист «Перенос услуг».
2. Выберите лист «Перенос авансов».
3. Проверить заполнение контрагентов на соответствие настройки переноса услуг.
4. В Параметрах переноса услуг:
5. Выберите проверить период (например Прошлый месяц).
6. Нажать кнопка «Заполнить движения».
7. Нажмите кнопку Документ корректировки.
8. Записать и закрыть открывшийся документ.

Автоматическое сопровождение гостя

1. Открыть интерфейс «Администратор гостиницы» — вкладка «Сопровождение».
2. Выделить гостей. По ним обязательно должны быть настроены правила сопровождения.
3. Нажать кнопку «Сформировать».
4. По выбранным гостям будут сформированы документы.
5. Нажать «Перенести услуги» для переноса услуг по выбранным подопечным.
6. Нажать «Перенести авансы» для переноса услуг по выбранным подопечным.
7. По выбранным гостям будут сформированы документы корректировки.