Справочник "Номенклатура дел" (УД77)

Меню Справочники > Номенклатура дел

Номенклатура дел — оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

Справочник «Номенклатура дел» предназначен для:

• классификации документов;
• порядка формирования дел в делопроизводстве;
• учета дел;
• группировки документов в дела;
• систематизации дел;
• индексации дел.

Справочник позволяет вести учет номенклатуры в виде дерева дел. Кроме того, можно просматривать дела с разделением по годам. Разделение по годам производится на основании даты начала дела.

Форма списка

Справочник «Номенклатура дел» в форме списка отражает дерево номенклатуры дел организации.

В табличной части справочника отражаются реквизиты дел и папок:

• Индекс — индекс дела, регламентируется в организации по группируемым в деле документам (например, цифровое обозначение структурного подразделения, направление деятельности, вид документа).
• № дела — порядковый номер дела по номенклатуре в пределах подразделения или организации в целом.
• Наименование — наименование дела.
• Дата начала — дата заведения дела.
• Дата завершения — дата списания дела в архив.
• Контрагент — контрагент, по которому ведется данное дело.
• Подразделение — структурное подразделение организации, которое занимается данным делом.
• Примечание — описание дела (если необходимо).

Формирование нового дела

Чтобы создать новое дело, выполните следующие действия:

1. Выделите в дереве группу, в которую будет входить новое дело.
2. Щелкните кнопку <Новая строка> .
3. Заполните необходимые реквизиты дела.

Форма элемента справочника содержит закладки:

• Основные реквизиты — основные реквизиты дела.
• Дополнительные реквизиты — дополнительные категории дела и реквизиты категорий (см. раздел Структура реквизитов), заполняется по мере необходимости.
• Местонахождение — данные о местонахождении дела - отражается список всех карт-заместителей, выданных по данному делу, заполняется по мере необходимости.

Закладка «Основные реквизиты»

Для каждого дела вводятся основные реквизиты:

• № дела — порядковый номер дела по номенклатуре в пределах подразделения или организации в целом.
• Наименование - наименование дела.
• Индекс — индекс дела, регламентируется в организации по группируемым в деле документам (например, цифровое обозначение структурного подразделения, направление деятельности, вид документа).
• Дата начала - дата заведения дела.
• Дата завершения — дата списания дела в архив.
• Подразделение - структурное подразделение организации, которое занимается данным делом. ссылка на элемент справочника Подразделения.
• Примечание - описание дела (если необходимо).

Реквизиты Номер дела, Наименование, Индекс и Дата начала являются обязательными для заполнения.

Закладка «Местонахождение»

Закладка «Местонахождение» заполняется при выдаче и возврате бумажных дела и отражает список их карт-заместителей.

Формирование и редактирование новой карты производятся в форме Карта-заместитель:

• Код - код карты-заместителя (порядковый номер).
• Наименование - наименование карты-заместителя (наименование или описание дела).
• Дата выдачи - дата выдачи дела на руки.
• Кол-во листов - количество листов в выданном деле.
• Кому выдано - пользователь или контрагент, которому выдано дело.
• Расписка получателя - ФИО получателя дела.
• Дата возврата - дата возврата дела в архив.
• Расписка о приеме - ФИО приемщика дела.