Руководство пользователя (УД)

Концепция продукта

Общая характеристика

Программный продукт «Кинт: Управление делами» предназначен для организации рабочего пространства взаимодействия пользователей.

Позволяет организовать поток исполнения и контроля задач, регламентировать деловые процессы, автоматизировать документооборот.

Гибкость и простота настройки процессов являются отличительной чертой продукта.

Продукт может быть использован как внутри организаций, так и любой группой лиц, участвующих в выполнении каких-либо совместных проектов.

Основные возможности

«Управление делами» позволяет:

• организовать цикл исполнения задач;
• контролировать ход исполнения задач;
• настраивать бизнес-процессы в организации с распределением ролей исполнителей и зон ответственности;
• планировать и контролировать исполнение проектов различных видов;
• организовать учет внутренней и внешней переписки;
• упростить механизм согласования документов;
• управлять отношениями с клиентами;
• вести учет входящих и исходящих договоров;
• настроить гибкую классификацию документов;
• настроить права доступа к документам, вести конфиденциальные документы;
• организовать хранение приложений к документам различного формата - файлы, рисунки, интернет-ссылки и пр.
• производить выборки документов с возможностью произвольных условий отбора и различных группировок;
• работать с системой из любой точки мира.

Области применения

• Управление задачами
• Электронный документооборот
• Учет договоров
• Управление отношениями с клиентами
• Управление проектами

Перечень подсистем

Бизнес-процессы и управление задачами

• Настройка исполнителей - пользователей продукта.
• Настройка проектов.
  • Настройка участия исполнителей в проектах - определение ролей участников.

• Настройка процессов.
  • Формирование этапов процессов и правил перехода между ними.
  • Настройка ответственных исполнителей для этапов процессов.
  • Настройка связи проектов и процессов.

• Контроль прохождения документов по этапам бизнес-процесса.
• Отображение состояния документов - по исполнителям, проектам, процессам, этапам и пр.
• Учет времени выполнения задач.

Деловой документооборот

• Организация документооборота — разделение документов по видам, процессам, делам, проектам.
• Гибкая фильтрация и группировка документов по значениям свойств и реквизитов.
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
• Поддержка служебной переписки.
• Учет договоров — разделение по категориям (типам).
• Механизм уведомлений о событиях в системе.
• Механизм выборочного контроля документов.
• Возможность полнотекстового поиска документов.
• Возможность настройки дополнительных свойств документов.

Электронное хранилище документов

• Хранение документов с возможностью получения актуальных данных.
• Приложения к документам различных типов — файлы, изображения, документы, справочники, интернет-ссылки.
• Шаблоны договоров, актов и других документов с автоматическим заполнением данными.

Управление отношениями с клиентами (CRM)

• Ведение базы данных контрагентов.
• Возможность учета сведений как об контрагенте, так и о его сотрудниках — контактных лицах.
• Учет и планирование контактов, сделок, переписки с контрагентами.
• Гибкая классификация контрагентов (по проектам, статусу отношений и пр.).
• Возможность настройки дополнительных свойств для заданной категории контрагентов.
• Удобный доступ к документам контрагента.

Подсистема контроля прав

• Настройка прав доступа к объектам системы в соответствии с ролью пользователя.

Руководство пользователя

Запуск программы

Для входа в систему надо запустить программу «1С:Предприятие 8».

Для работы с системой на компьютере пользователя не нужна полная версия платформы «1С:Предприятие», достаточно части «Тонкий клиент» (запускаемый файл 1cv8c.exe).

Настройка подключения описана в разделе настройка подключения к системе.

Ввод логина и пароля пользователя

• Необходимо ввести логин и пароль и нажать «ОК».

Основные интерфейсы

Рабочий стол

Рабочий стол — это совокупность форм и команд, отображаемых в рабочей области основного окна приложения при начале работы с программой.

На рабочем столе могут быть отображены следующие панели:

• Панель навигации
• Журнал документов
• Панель уведомлений
• Документы на контроле

Настройка рабочего стола: Главное меню -> Сервис -> Настройка интерфейса -> Рабочий стол…

Панель навигации (УД)

Таблица отборов и разворотов

Таблица отборов/разворотов

Таблица отборов и разворотов предназначена для фильтрации списка объектов и настройки дерева разворотов.

Колонки

• Пиктограмма (только в журнале документов) — характеризует тип переменной

— Реквизит, свойство

— Условный классификатор

— Поиск

• Флаг разворота — включение/отключение разворота по переменной
• Переменная — наименование переменной
• Флаг отбора — включение/отключение отбора по значению переменной
• Значение — список значений отбора

Кнопки командной панели

• Добавить — добавление в таблицу новой переменной из числа реквизитов, свойств и категорий объекта
• Удалить — удаление переменной из таблицы
• Переместить вверх/вниз — перемещение строки таблицы; также возможно перетаскивание строк таблицы при помощи мыши

Контекстное меню

Контекстное меню

• Выбор значения отбора — выбор нового значения отбора, эквивалентно двойному клику в колонке «Значение»
• Очистить значение отбора — очистка значения отбора
• Установить значение по умолчанию — установка значения отбора по умолчанию: для переменных «Исполнитель» и «Автор» это текущий сотрудник, для переменной «Заказчик» — текущая организация
• Изменить список значений отбора — редактирование списка значений отбора

Примеры

Пример 1: Фильтр по «Исполнителю» и «Автору»

Рис. 4. Дерево документов: разворот по «Виду документа», «Бизнес-процессу» и «Этапу». Фильтр по «Исполнителю» и «Автору».

• Разворот тот же: по «Виду документа», «Бизнес-процессу» и «Этапу».
• Фильтр: «Исполнитель» = «Бах Иоганн Себастьян» и «Автор» = «Бетховен Людвиг Ван»

• Как видно, всего 2 задачи попали под условия отбора. Таким образом можно очень точно локализовать интересующий нас круг документов.

Пример 2: Список документов по авторам

Рис. 5. Дерево документов: разворот по «Автору», «Виду документа» и «Бизнес-процессу». Фильтров нет.

• Разворот по «Автору» (1), «Виду документа» и «Бизнес-процессу».
• Фильтров нет.

• При развороте по «Автору» наглядно видно в каких бизнес-процессах ставит задачи каждый пользователь.

Пример 3: Список документов по исполнителям

Рис. 6. Дерево документов: разворот по «Исполнителю», «Виду документа» и «Бизнес-процессу». Фильтров нет.

• Разворот по «Исполнителю» (1), «Виду документа» и «Бизнес-процессу».
• Фильтров нет.

• При развороте по «Исполнителю» можно посмотреть, какие документы находятся на исполнении у каждого пользователя.

См. также

• Дерево разворотов

Справочники (УД)

Бизнес-процессы

Процесс

Панель навигации -> Настройка -> Процесс

Основные реквизиты

• Наименование — имя процесса
• Вид документа — фиксирует вид документов, имеющих возможность проходить по данному процессу
• Описание

Маршрут процесса

Этапы

Командная панель:

• Добавить — добавить этап в процесс
• Изменить — открыть форму этапа для редактирования
• Переместить вверх/вниз — управление порядком этапов
• Удаление/Восстановление
  • Удалить — исключить этап из процесса
  • Восстановить — восстановить этап в процессе
  • Показать все / Скрыть удаленные — управление режимом отображения этапов

Колонки:

• Этап — наименование этапа
• Флаг «Конечный этап» — флаг, указывающий что после выполнения данного этапа возможно завершение процесса
• Подпроцессы — список подпроцессов, доступных для вызова с данного этапа

Переходы

Колонки:

• Переход доступен — флаг, отображающий доступность перехода с этапа, выбранного в списке этапов, на целевой этап
• Целевой этап — целевой этап перехода
• Наименование перехода

Исполнители

В списке слева перечислены роли — участники процесса. При позиционировании на участнике, расположенные справа список отображает этапы процесса, отмечая галочками те из них, где участник является исполнителем.

Добавление участника

Нажмите на кнопку «Добавить участника» и выберите роль из списка.

Установка исполнителя

Для того чтобы сделать выбранного участника исполнителем какого-либо этапа, установите соответствующую пометку в списке этапов. Для просмотра всех исполнителей этапа откройте форму редактирования этапа, выполнив двойной клик в колонке «Этапы».

Дела и подразделения

Для процесса также необходимо указать список дел и подразделений, для которых он доступен.

Ссылки

• Этапы процессов
• Роли

Этап процесса

Панель навигации -> Настройка -> Этапы

Этап является элементарной составной частью процесса. Этап может одновременно входить в несколько процессов. Настройка исполнителей этапа и условий перехода выполняется в контексте процесса.

Исполнители

Для каждого этапа процесса назначается список исполнителей из перечня участников процесса.

Условия перехода

На этой закладке можно указать обязательные к заполнению свойства. Без их заполнения переход документа на следующий этап будет невозможен.

Процессы

Список процессов, содержащих данный этап.

Ссылки

• Процесс

Роль (УД)

Позиции сотрудников

Панель навигации -> Настройка -> Позиции

Позиция — роль сотрудника в определенном контексте. Например, для роли «Куратор проекта» позицией будет указание конкретного проекта: «Куратор внедрения системы качества». Для роли «Руководитель подразделения» позицией будет указание конкретного подразделения,- например, «Руководитель отдела кадров».

Основные реквизиты

• Организация — определяет организацию, которой принадлежит данная позиция (наследуется из роли). Система позволяет вести учет позиций и ролей не только в своей организации, но и в других.
• Роль — роль, которой принадлежит данная позиция.
• Дело, подразделение — контекст, в котором существует позиция.
• Наименование — имя позиции (генерируется автоматически).

Список сотрудников

Список сотрудников на позиции. Подбирается из числа исполнителей роли.

Ссылки

• Роли

Настройка процесса

Настройка -> Бизнес-процессы -> Заявка на обслуживание

Маршрут процесса

• Наименование — название бизнес-процесса. В данном случае — «Заявка на обслуживание».
• Вид документа — выбираем из списка. Для нашего процесса ставим «Задачи».
• Куратор — выбираем куратора бизнес-процесса или создаем нового.

Этапы бизнес-процесса

• Добавляем в процесс этапы, при необходимости создаем новые.
  • Черновик (добавляется по умолчанию)
  • Регистрация
  • Исполнение
  • Приемка
• Желательно упорядочить этапы по порядку их прохождения.
• Указываем, после каких этапов можно завершить процесс.
  • Черновик (по умолчанию)
  • Приемка

Переходы

Для каждого этапа указываем перечень целевых этапов, в которые из него можно перейти. В нашем процессе доступны следующие переходы:

• Черновик > Регистрация
• Регистрация > Исполнение
• Исполнение > Приемка
• Приемка > Исполнение (На доработку)

При необходимости можно изменить название переходов.

Настройка исполнителей

Участники процесса

Добавляем нужные роли в список участников процесса.

• Автор
• Менеджер по работе с клиентами
• Офис-менеджер

Можно указать исполнителя по умолчанию.

Исполнители этапов

Для каждого участника укажите этапы, для которых он является исполнителем.

• Автор — Приемка
• Менеджер по работе с клиентами — Исполнение, Приемка
• Офис-менеджер — Регистрация

Для просмотра всех исполнителей этапа откройте форму этапа двойным кликом по его наименованию.

Дела и подразделения

На закладке «Дела» отметьте те, в которых будет участвовать данный процесс. Документы по другим делам не смогут проходить по этому процессу.

На закладке «Подразделения» добавьте в список подразделения, участвующие в данном процессе.

Документооборот

Разворот документов

Документы могут быть сгруппированы и развернуты по значениям свойств (реквизитов) документов и атрибутов состояний. Объектом, с помощью которого выполняется отборы и развороты, является дерево разворотов.

Позволяет группировать объекты, имеющие одинаковые значения заданных переменных (реквизитов, свойств, категорий). Состав и порядок переменных для разворотов задается при помощи таблицы отборов/разворотов. При позиционировании на узле дерева на список элементов устанавливается соответствующий отбор.

В левой колонке в иерархическом порядке отображаются значения переменных, в правой — количество объектов, чьи переменные имеют соответствующее значение.

Принцип построения дерева

Рассмотрим структуру дерева на примере журнала задач. Заданы развороты по исполнителю и процессу.

Корень дерева соответствует полному набору документов и отображает их количество (9).

На первом уровне документы сгруппированы по исполнителю: 4 задачи на исполнении у Баха и 5 у Вивальди.

На втором уровне объекты сгруппированы по процессу, но следует учесть, что этот разворот вложен в предыдущий. Таким образом, выделенная строка дерева (Заявка на обслуживание — 2) говорит о том, что у Вивальди на исполнении есть два документ в процессе «Заявка на обслуживание».

Журнал документов

Журнал документов предназначен для просмотра, выбора, редактирования и изменения состояния документов. Журнал документов позволяет осуществлять различные отборы и развороты по произвольному множеству свойств и категорий документов. Состав и порядок этих свойств может быть настроен пользователем. Журнал используется для всех видов документов.

Элементы управления

1. Таблица отборов и разворотов
2. Дерево разворотов

Режимы журнала

• Актуальные документы
• Все документы
• Затраты ресурсов

Работа со списком элементов

С помощью кнопок командной панели списка документов пользователь может выполнять следующие действия:

• Создать создать новый документ;
• Ввести на основании — создать новый документ на основании текущего;
• Изменить — открыть форму текущего документа для редактирования;
• Найти — выполнять поиск документа в списке. При поиске можно задать колонку для поиска и значение реквизита. В результате поиска в списке отображаются только элементы, содержащие введенное значение реквизита в выбранной колонке;
• Отменить поиск в списке — отменить поиск документа в списке. Отменяет режим поиска, выполненный с помощью команды Найти. В списке снова отображаются все документы.
• Поднять документ — передвинуть документ на позицию выше;
• Опустить документ — передвинуть документ на позицию ниже;

• Настроить список — задать отбор, сортировку, группировку или условное оформление для списка;
• Вывести список — вывести текущий список на печать;
• Печать — вывести журнал на печать (в отличие от «Вывести список» выводит все документы, попавшие в дерево разворотов, с учетом иерархии)

Командная панель формы

С помощью кнопок командной панели формы можно выполнить следующие действия:

• Поиск по всем документам… — открыть форму глобального поиска по всем документам;
• Сохранение/восстановление настройки — сохранить текущую либо открыть существующую настройку отборов/разворотов;
• Настройки пользователя — открыть форму пользовательских настроек;
• Настройка видимости колонок — управление видимостью и порядком колонок списка.

См. также

• Форма списка справочников

Форма документа

Форма предназначена для создания, просмотра и редактирования документов. Формы всех документов системы (за исключением контакта) практически идентичны.

Закладки

• Реквизиты — здесь расположены основные реквизиты документа, а так же таблицы свойств и категорий
• Приложения — список приложенных к документу ссылок, файлов, объектов конфигурации, а так же список документов, связанных с данным
• Учет ресурсов — таблица учета ресурсов, затраченных на выполнение поставленной задачи
• Подписка — список сотрудников, следящих за документом
• История — история движений документа

Создание документа

Для создания документа необходимо ввести данные в поля, обязательные к заполнению. К таким относятся: тема, процесс, дело, отдел.

Некоторые поля, такие как дата, номер, автор, заполняются автоматически.

Также могут быть заполнены свойства и категории документа.

После заполнения полей запишите документ, при этом он попадет на этап «Черновик» выбранного вами процесса. При переводе нового документа запись осуществляется автоматически.

Редактирование документа

При редактировании существующего документа доступны следующие действия:

• Изменение реквизитов
  • Важность, дело, отдел, проект — доступно всем
  • Тема, содержание — доступно автору документа
• Изменение свойств и категорий
• Добавление комментариев

Комментарии к документу отображаются в одном поле с содержанием. Для добавления комментария воспользуйтесь кнопкой «Новый комментарий».

Кнопки формы

• Перевести — выполнить перевод документа на новый этап.
• Завершить процесс — завершить текущий процесс (отправить документ в архив)
• Взять на контроль / снять с контроля — установка или снятие документа с контроля
• Подписчики — открыть список сотрудников, следящих за документом
• Отправить уведомление — отправить уведомление по документу
• Создать напоминание — создать новое напоминание по документу
• Печать — вывод документа на печать
• Внешние обработки — запуск внешних обработок
• Ввод на основании — создание нового документа на основании данного

Предопределенные виды

В систему встроено несколько предопределенных видов документов:

• Задача
• Объявление
• Письмо
• Договор
• Статья
• Материал

Кроме вышеназванных пользователь может создавать свои собственные виды и подвиды документов.

Журнал «Договоры»

Рабочий стол -> Договор

Журнал «Договор» предназначен для регистрации и учета договоров.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков:

• поток входящих документов: как правило, документы поступившие в организацию извне;
• поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

• создавать и отправлять на подпись договоры
• получать, регистрировать и оправлять на подпись
• оправлять пользователям и получать уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
• присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Рис. 1. «Управление делами» — Новый документ «Договор»

Входящий/исходящий договор

Рабочий стол -> Договор -> Создать

• Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Договор»(1). В журнале «Договор» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Исполнителя и Заказчика:
  • Входящие договоры
  • Исходящие договоры
• Если Исполнителем является организация пользователя, то договор Исходящий. Если Заказчиком, то договор Входящий.

• Выбираем процесс в поле «Процесс»:
  • Входящие договоры
  • Исходящие договоры

Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

• Тема — краткое описание договора.
• Содержание — содержание договора. Подробное описание.
• Номер договора … от … — автоматически после записи формируется номер документа, дата договора выбирается вручную.
• Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
• Номер — номер документа в системе. Формируется автоматически. Без возможности ручной корректировки.
• Автор — автор документа «Договор». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
• Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
• Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
• Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.

• Свойства:
  • Исполнитель — контрагент, являющийся исполнителем по договору. Ссылка на справочник «Организации»
  • Заказчик — контрагент, являющийся заказчиком по договору. Ссылка на справочник «Организации»
  • Номер — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).

• Классификатор — позволяет выбрать вид документа:
  • вид гражданско-правового договора.

После записи документа становятся доступными следующие команды:

• Добавить комментарий
• Изменить содержание
• Изменить последний комментарий
• Удалить последний комментарий
• Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов

Закладка «Договор»

Закладка «Договор» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании договора и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

• Приложения
• Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение договора по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

• Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
• Таблица 2 показывает перемещения договора.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Договор -> Создать

• Для того, чтобы создать новый документ необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Договор»(1). В журнале «Договор» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)

• Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Исполнителя и Заказчика:
  • Входящие договоры
  • Исходящие договоры
• Если Исполнителем является организация пользователя, то договор Исходящий. Если Заказчиком, то договор Входящий.

• Выбираем процесс в поле «Процесс»:
  • Исходящий договор
  • Входящий договор

Как перевести документ на следующий этап?

Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап

• Исходящий договор после записи находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
  • Подготовка (Юридический отдел)
  • На подписи (Руководитель организации)
  • Действующие (юридический отдел)

• Входящий договор после записи находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
  • Регистрация (Офис-менеджер)
  • На подписи (Руководитель организации)
  • Действующие (Юридический отдел)

• В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
• После перевода документ (в данном случае договор) автоматически сохраняется.
• После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.

Входящая и исходящая корреспонденция

Рабочий стол -> Письмо

Журнал «Письмо» предназначен для регистрации и учета писем в организации.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков:

• поток входящих документов: как правило, документы поступившие в организацию извне;
• поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

• создавать и отправлять на согласование письма
• получать, регистрировать письма
• отправлять пользователям и получать уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
• присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Рис. 1. «Управление делами» — Новый документ «Письмо»

Входящее/исходящее письмо

Рабочий стол -> Письмо -> Создать

• Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма
• Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.

• Выбираем процесс в поле «Процесс»:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма

Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

• Тема — краткое описание текста письма.
• Содержание — содержание письма. Подробное описание.
• Номер — автоматически после записи формируется номер документа.
• Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
• Дата регистрации — дата регистрации. Выбирается вручную.
• Автор — автор документа «Письмо». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
• Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную.
• Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
• Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.

• Свойства:
  • Отправитель — организация-отправитель письма. Ссылка на справочник «Организации»
  • Получатель — организация — получатель. Ссылка на справочник «Организации»
  • Номер — позволяет изменить номер, присвоенный системой, на необходимый пользователю. Например, добавление префикса ВХ(ИХ).

• Классификатор — отражает вид документа:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма

После записи документа становятся доступными следующие команды:

• Добавить комментарий
• Изменить содержание
• Изменить последний комментарий
• Удалить последний комментарий
• Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов

Рис. 2. «Управление делами» — Документ «Письмо»

Закладка «Письмо»

Закладка «Письмо» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании письма и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

• Приложения
• Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение письма по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

• Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
• Таблица 2 показывает перемещения договора.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Письмо -> Создать

• Для того, чтобы создать новый документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Письмо»(1). В журнале «Письмо» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Категория документа поставляется автоматически в зависимости от Получателя и Отправителя:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма
• Если Отправителем является организация пользователя, то письмо Исходящее. Если Получателем, то договор Входящее.

• Выбираем процесс в поле «Процесс»:
  • Входящие письма
  • Исходящие письма

Учет контактов (УД)

Журнал «Служебные записки»

Рабочий стол -> Служебные записки

Журнал «Служебные записки» позволяет пользователям системы обмениваться электронными сообщениями. В журнале формируется два вида внутренних документов:

• служебная записка
• заявление

Внутренние документы предназначены для хранения организационно-распорядительных и информационно-справочных документов официального характера.

При работе с журналом пользователь имеет возможность:

• создавать и отправлять служебные записки и уведомления
• получать служебные записки и уведомления других пользователей, адресованные пользователю.
• перенаправлять другим пользователям
• присоединять и открывать вложения(файлы, веб-ресурс и прочие)

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов

Служебная записка (заявление)

Рабочий стол -> Контакт -> Создать

• Для того, чтобы создать новый внутренний документ, необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Служебные записки»(1). В журнале «Служебные записки» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)

• Выбираем категорию документа:
  • служебная записка
  • заявление

• Выбираем вид внутреннего документа в поле «Процесс»:
  • служебная записка
  • заявление

Закладка «Содержание»

Закладка «Содержание» отражает основные реквизиты документа.

Реквизиты:

• Тема — краткое описание документа.
• Содержание — содержание документа. Подробное описание.
• Дата — дата создания документа. Формируется автоматически. Возможна ручная корректировка.
• Номер — номер документа в системе. Формируется автоматически. Без возможности ручной корректировки.
• Автор — автор документа «Служебная записка». Заполняется автоматически. Ссылка на карточку сотрудника.
• Процесс — бизнес-процесс организации. Выбирается вручную. Меняет вид внутреннего документа.
• Проект — проект организации. Выбирается вручную пользователем.
• Отдел — подразделение организации, в котором находится пользователь.
• Классификатор — позволяет выбрать категорию документов. Меняет вид внутреннего документа.
  • Докладная записка
  • Служебная записка
  • Заявление

После записи документа становятся доступными следующие команды:

• Добавить комментарий
• Изменить содержание
• Изменить последний комментарий
• Удалить последний комментарий
• Обновить.

Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов

Закладка «Служебная записка»

Закладка «Служебная записка» отражает всю информацию с закладок «Содержание» и «Приложение».

Закладка «Приложения»

На закладке «Приложения» отображаются задачи и документы и пр., сформированные на основании контакта и связанные с ним.

Закладка содержит таблицы:

• Приложения
• Связанные задачи

Подробнее о работе с приложениями Приложения к документу

Закладка «Учет ресурсов»

Закладка «Учет ресурсов» отображает затраты времени сотрудника.

Подробнее о заполнении учета ресурсов Учет ресурсов

Закладка «История»

Закладка «История» отображает движение контакта по этапам, исполнителям. Состоит из двух таблиц:

• Таблица 1 отражает текущее состояние документа.
• Таблица 2 показывает перемещения контакта.

Подробнее о закладке История документа

Как создать новый документ?

Рабочий стол -> Контакт -> Создать

• Для того, чтобы создать новый внутренний документ необходимо выбрать на рабочем столе журнал «Служебные записки»(1). В журнале «Служебные записки» создаем новый документ с помощью команды «Создать» (2)
• Выбираем вид внутреннего документа в поле «Процесс»:
  • служебная записка
  • заявление

Рисунок 1.

Как перевести документ на следующий этап?

Рабочий стол -> Документ -> Переход на следующий этап

• На Рис. документ находится на этапе Черновик. После завершения этого этапа можно перевести документ на:
  • Утверждение (Руководитель подразделения)
  • Согласование (Руководитель организации)
  • Бухгалтерия (Главный бухгалтер)
  • Уточнение (Автор)
  • Уведомление (Автор)

• В скобках указаны роли, ответственные за выполнение этапа бизнес-процесса.
• После перевода документ (в данном случае служебная записка/заявление) автоматически сохраняется.
• После перевода форма автоматически закрывается, если только документ не остался на текущем пользователе.

Механизмы

Взятие документов на контроль

Механизм контроля позволяет отслеживать изменения состояния, реквизитов и свойств документов, находящихся на контроле

Список документов на контроле

Форма отображает список документов находящихся на контроле у текущего пользователя.

Доступные действия:

• открытие документов — двойной клик по строке;
• снятие документов с контроля — кнопка «Снять с контроля» в командной панели и в контекстном меню;
• изменение подписки на события — двойной клик по колонкам подписки и кнопка «Изменить подписку на события» в контекстном меню;

Колонки

• Тема
• Автор
• Вид
• Дата
• Подписанные события

Как взять документ на контроль?

Способы взять документ на контроль:

• В форме документа нажать кнопку «Взять на контроль» на панели инструментов

• Перетащить документ из журнала или из панели уведомлений в форму «Документы на контроле»

• В форме перехода установить галочку «Взять на контроль». При успешном переходе документ окажется на контроле у пользователя.

Поставить документ на контроль другому пользователю системы нельзя.

Как снять документ с контроля?

Снять документ с контроля возможно как в самом документе на панели инструментов, так и в журнале «Документы на контроле» с помощью команды «Снять с контроля»

Подписка

• Подписчик — пользователь системы, на контроль которому поставлены документы.
• Для того чтобы увидеть список подписчиков по документу, необходимо выбрать команду «Подписчики»

Уведомления о событиях

Уведомление — короткое текстовое сообщение, отправляемое пользователем или системой другому пользователю. Уведомление всегда связано с каким-либо объектом системы, чаще всего с документом.

Виды уведомлений

системное — уведомление, автоматически рассылаемое системой, например при наступлении критического интервала задачи.

пользовательское — уведомление, отправленное пользователем.

напоминание — отложенное уведомление, для которого задана дата доставки получателю.

изменение состояния объекта — генерируется при переводе документа на новый этап.

изменение объекта — генерируется при изменении реквизитов и свойств объекта.

добавление комментария — генерируется при добавлении нового комментария.

изменение в учете ресурсов — генерируется при добавлении новых записей в учете ресурсов по объекту.

Подписка

Механизм подписки позволяет пользователю получать уведомления о событиях, происходящих с документами, находящимися у него на контроле. При постановке документа на контроль, пользователь выбирает события, на которые он хотел бы подписаться.

Список подписанных событий также можно изменить в списке документов на контроле, выполнив двойной клик по одной из колонок подписки, либо выбрав пункт «Изменить подписку на события» в контекстном меню.

Отправка уведомлений

Все виды уведомлений, кроме пользовательского уведомления и напоминания, генерируются автоматически при наступлении соответствующего события. Эти же два вида уведомлений создаются непосредственно пользователями.

Создать уведомления можно из формы документа, либо из контекстного меню журнала документов.

В открывшемся окне нового уведомления следует указать получателя и ввести текст уведомления. Ссылка на текущий документ будет подставлена автоматически. Для напоминания следует также указать дату и время его доставки.

Просмотр уведомлений

Всплывающие оповещения

При получении новых уведомлений адресат видит всплывающее оповещение. В нем указано количество новых уведомлений. Всплывающие оповещения можно отключить в настройках пользователя.

При нажатии на ссылку «Открыть список» открывается панель уведомлений. Также ее можно открыть с закладки «Документы» панели навигации.

Панель уведомлений

Панель уведомлений содержит список полученных уведомлений, сгруппированный по документам. При позиционировании на документе в верхнем списке, в нижнем отображаются связанные с ним уведомления.

Форма позволяет удалять как одиночные уведомления, так и все уведомления по документу. Для одновременного удаления нескольких строк следует выделить их в списке, затем нажать кнопку «Удалить».

В режиме «Отправленные (на контроле)» отображаются отправленные вами уведомления, с отметкой об их прочтении получателем.

В режиме «Отложенные» отображаются уведомления, срок доставки которых еще не наступил.

Учет затрат ресурсов

Информация о затраченном времени необходима для анализа затрат главного ресурса любого предприятия — рабочего времени сотрудников.

Учет ресурсов — это механизм УД, позволяющий вести учет времени, затраченного на выполнение задач описанных в документе. Весь механизм состоит из двух этапов: внесение информации о затраченном времени в документ; получение отчетов о затраченных ресурсах.

Внесение информации об израсходованном времени

Информацию о затраченном времени заносят исполнители, исходя из фактически израсходованного ими времени. Исполнителем является любой человек, потративший свое рабочее время на какую-либо деятельность, связанную с содержимым документа.

В каждом документе системы присутствует закладка «Учет ресурсов», перейдя на нее, можно просматривать и редактировать записи о затраченном времени. Все действия над записями, такие как добавление новой, удаление, изменение, производятся при помощи кнопок, расположенных прямо над списком.

Получение отчета о затраченном времени

Для получения информации о том, на что было потрачено время, можно воспользоваться отчетом «Исполнение задач». Этот отчет имеет настройку, позволяющую производить отбор и группировки данных всеми возможными способами.

Оперативный способ контроля затраченного времени

Журнал документов также позволяет получать информацию о затраченных ресурсах.

В отличие от отчета, здесь нет широких возможностей для настройки (можно выбрать лишь временной промежуток), что делает процесс получения оперативных данных очень простым.

Категории и свойства (УД)

Поиск документов

Форма поиска предназначена для поиска документов по фрагменту темы, содержания или комментария. Для вызова формы воспользуйтесь кнопкой в командной панели журнала.

Следует указать виды документов, среди которых будет производится поиск. Также можно установить отбор по автору документа, делу, дате создания документа. При нахождении заданного в поле «Максимум» количества документов поиск будет остановлен.

В окне результатов выводятся заголовки документов и фрагменты текста, содержащие найденные слова.

Отчеты

Отчет "Исполнение задач" (УД)